সবাই চান তাদের লেখাপত্র সুসংগঠিত রাখা। আমরা সবাই দিনবৃত্তানে অনগিনত ইমেইলে ডুবাচ্ছি। আপনি ঘন্টা ঘন্টা যেতে পারেন অসংখ্য বিজ্ঞাপন, রিপোর্ট, নিউজলেটার এবং মেসেজ sorte করতে যেগুলো আপনার জিমেইল একাউন্টে জমা হয়ে থাকে।
আপনি আপনার পছন্দের পদ্ধতি বেছে নিতে পারেন সেগুলো হ্যান্ডেল করার জন্য, কিন্তু আমরা পরামর্শ দিই কিছু সময় ও শ্রম লাগিয়ে "ইমেইলের রাজা" কে মাস্টার করার জন্য। জিমেইল আসলে অনেক ফাংশন দিয়ে আসে যেগুলো সবাই না জানে। নতুন ফিচারগুলো বারবার রোল আউট হচ্ছে, তাই প্রায়ориটাইজ করে ধরে রাখা কঠিন।
এই আর্টিকেলে, আমরা কিছু সবচেয়ে উপযোগী লুকানো জিমেইল ফিচার হ্যান্ড-পিক করেছি যা আপনি মিস করতে পারেন। এগুলো শিখলে আপনার ইমেইল যোগাযোগে আরও কাঠামো আনতে সাহায্য করবে। জিমেইলে গ্রুপ ইমেইল তৈরির পদ্ধতি থেকে শুরু করা যাক।
জিমেইলে গ্রুপ ইমেইল তৈরি করা
আপনি যদি নিয়মিত একই লোকদের ইমেইল পাঠান, তবে এই ট্রিক শিখলে আপনার অনেক সময় ও শ্রম বাঁচবে।
জিমেইলে গ্রুপ ইমেইল পাঠাতে, আপনাকে প্রথমে একটি মেইলিং লিস্ট তৈরি করতে হবে সব কন্ট্যাক্টসহ যাদের আপনি অন্তর্ভুক্ত করতে চান। পরে আপনি সেই গ্রুপগুলো এডিট করতে পারবেন কন্ট্যাক্ট যোগ বা বাদ দিয়ে।
ইমেইল লিস্ট সেট আপ করার পদ্ধতি
গুগলের আপনার সকল জিমেইল কন্ট্যাক্ট ম্যানেজ করার জন্য একটি আলাদা অ্যাপ আছে। তাই জিমেইলে মেইলিং লিস্ট তৈরি করতে, আপনাকে প্রথমে গুগল কন্ট্যাক্টসে একটি লিস্ট তৈরি করতে হবে।
- গুগল কন্ট্যাক্টস ওয়েব অ্যাপ খুলুন।
- আপনার কন্ট্যাক্ট লিস্ট থেকে যেসব কন্ট্যাক্ট একই গ্রুপে রাখতে চান সেগুলো বেছে নিন।
- একবার কন্ট্যাক্টগুলো সিলেক্ট করলে, স্ক্রিনের উপরে Manage labels আইকন খুঁজে বের করুন এবং সেটিতে ক্লিক করুন।
- ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Create label বেছে নিন।
- লেবেলের নাম দিন। নামটি সহজে মনে রাখার উপযুক্ত হওয়া উচিত কারণ পরে ইমেইল লিস্ট সনাক্ত করার জন্য সেটি ব্যবহার করবেন।
- লিস্ট তৈরি করতে Save-এ ক্লিক করুন।
লিস্ট ম্যানেজ করতে, স্ক্রিনের বাম পাশের Labels মেনু থেকে সেটি বেছে নিন। সেখান থেকে আপনি বিদ্যমান কন্ট্যাক্টস বাদ দিতে পারবেন। বিদ্যমান লিস্টে কন্ট্যাক্ট যোগ করতে, আবার আপনার কন্ট্যাক্টসে যান, কন্ট্যাক্ট বেছে নিন এবং Manage labels আইকনে ক্লিক করলে ইতিমধ্যে তৈরি লিস্টের নাম বেছে নিন।
আপনি বিভিন্ন গোষ্ঠীর মানুষের জন্য যত চান তত লিস্ট (যা লেবেল) তৈরি করতে পারেন।
গ্রুপ ইমেইল পাঠানোর পদ্ধতি
এখন আপনার ইমেইল লিস্ট প্রস্তুত, আপনার প্রথম গ্রুপ ইমেইল পাঠান এবং দেখুন কতটাই সহজ এটি প্রত্যেককে আলাদা করে কপি-পেস্ট করার চেয়ে।
- জিমেইল খুলুন।
- + Compose আইকনে ক্লিক করুন নতুন ইমেইল শুরু করতে।
- নতুন মেসেজ উইন্ডোতে, To-র নিচে আপনার কন্ট্যাক্ট লিস্টের নাম টাইপ करना শুরু করুন। জিমেইল সেটি চিনবে এবং আপনার জন্য পূরণ করবে।
- সাজেশনটিতে ক্লিক করলে আপনি দেখবেন আপনার লিস্টের সব কন্ট্যাক্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেসিপিয়েন্ট ফিল্ডে আসে।
- সাবজেক্ট লাইন এবং আপনার ইমেইলের বাকি অংশ লিখুন। তারপর Send চাপুন আপনার জিমেইলে প্রথম গ্রুপ ইমেইল পাঠাতে।
আপনার পণ্যktivিটি বাড়াতে আরও জিমেইল ট্রিকস
যেকোনো সফ্টওয়্যারের মতই, জিমেইল-এর নিজস্ব ট্রিকস এবং শর্টকাট আছে যা আপনার যোগাযোগকে আরও দক্ষ করতে পারে। কিছু অন্যগুলোর চেয়ে কম प्रत्यক্ষ। নিচের জিমেইল ফিচারগুলো শিখে ব্যবহার করলে আপনার পণ্যktivিটি বাড়বে এবং আপনি আরও ভালোভাবে আপনার ইমেইল যোগাযোগ সংগঠিত করতে পারবেন।
Schedule Send (পাঠানোর সময় নির্ধারণ)
এই ফিচার দিয়ে আপনি যেসব ইমেইল পরে পাঠাতে চান সেগুলো লিখে রাখতে পারেন। তারপর ভবিষ্যতে যেকোনো সময় সেগুলো পাঠাতে শিডিউল করতে পারেন।
ইমেইল রেডি হলে, Send-এ ক্লিক না করে তার পাশের ডাউন অ্যারো-এ ক্লিক করুন। তারপর Schedule Send মেনু থেকে তারিখ ও সময় বেছে নিন।
Smart Compose (স্মার্ট কম্পোজ)
Smart Compose হল পেরফেক্ট ফিচার যদি আপনি মেসেজ কম্পোজ করার সময় জিমেইল থেকে একটু সাহায্য চান। এটি আপনি যা লিখবেন তার পরবর্তী শব্দ ও frases অনুমান করে সাজেশন দেয়। এতে টাইপিং টাইম অনেক বাঁচায়।
ফিচারটি সক্রিয় করতে, আপনার জিমেইল Settings-এ যান। General-এর অধীনে নিচে স্ক্রোল করে Smart Compose এবং Smart Compose Personalisation খুঁজে বের করুন। দুটোই অন করে দিন পার্সোনালাইজড রাইটিং সাজেশনের জন্য।
Undo Send (পাঠানো বাতিল)
শীর্ষ মেসেজিং অ্যাপগুলোতে ইতিমধ্যে ভুলে পাঠানো মেসেজ ফিরিয়ে আনার ফিচার আছে। এখন জিমেইলেও আপনি সেটি করতে পারবেন। তবে, জিমেইলে আপনার কাছে শুধু ৩০ সেকেন্ড থাকে Send চাপার পর।
সেট আপ করতে, জিমেইল Settings-এ যান। General-এর অধীনে নিচে স্ক্রোল করে Undo Send খুঁজে বের করুন। সেখানে আপনি ইমেইল পাঠানোর ৫ থেকে ৩০ সেকেন্ড পর্যন্ত ক্যான্সেলেশন পিরিয়ড বেছে নিতে পারেন।
Confidential Mode (গোপন মোড)
আপনি Confidential mode ফিচার দিয়ে বিষয়টি আরও নিতে পারেন। ফেসবুক কীভাবে নির্দিষ্ট সময় পর মেসেজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলায় সেটি মনে করুন? এখন জিমেইলেও একই কাজ করা যায়।
ইমেইল পাঠানোর আগে, Send বাটনের ডান পাশের লক আইকনে ক্লিক করুন। আপনি এই ইমেইলের এক্সপায়ারেশন পিরিয়ড সেট করতে পারেন, যাতে রেসিপিয়েন্ট এটি ফরওয়ার্ড, কপি, প্রিন্ট, বা ডাউনলোড করতে পারবে না।
আপনি এক্সট্রা সিকিউরিটিও যোগ করতে পারেন এবং রেসিপিয়েন্টকে তাদের ফোনে পাঠানো SMS কোড দিয়ে যাচাই করতে বাধ্য করতে পারেন আপনার ইমেইল খোলার আগে।
Nudges (নাজ)
আপনি যদি দিনে অনেক ইমেইল পান এবং প্রায়শ জবাব দেওয়া ভুলে যান, তবে জিমেইলের Nudges ফিচার আপনার ভালোবাসার বিষয় হবে। এটি আপনার পুরনো ইমেইলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইনবক্সে ফিরিয়ে আনবে জবাব দেওয়া বা ফলো-আপ করার সাজেশন দিয়ে।
এই ফিচার সক্রিয় করতে, জিমেইল Settings-এ যান। General-এর অধীনে নিচে স্ক্রোল করে Nudges খুঁজে বের করুন। তারপর এক বা দুটি বক্সে ক্লিক করে সাজেশনগুলো সক্রিয় করুন।
একজন প্রো জিমেইল ইউজার হওয়া
আপনি এডভান্সড জিমেইল ইউজার হোন বা শুধু শুরু করছেন, প্ল্যাটফর্মের সর্বোত্তম ফায়দা পাওয়ার জন্য অপরিহার্য টিপস শিখতে হবে। ইনবক্স সর্ট করার পদ্ধতি এবং জিমেইলে কাউকে ব্লক করার পদ্ধতি শিখে আপনার ইমেইল আরও ভালোভাবে সংগঠিত করুন।
জিমেইল ব্যবহার করার সময় আপনি কি অন্য কোনো উপযোগী ফিচার আবিষ্কার করেছেন? কমেন্ট সেকশনে আপনার অভিজ্ঞতা আমাদের সাথে শেয়ার করুন।
