আপনি কি বার বার একই মেসেজ কয়েকজনের কাছে পাঠাতে হয়? সাধারণত আপনি সব ইমেইল To: লাইনে ম্যানুয়ালি লিখেন, তারপর Send চাপেন।
কিন্তু পুরো প্রক্রিয়াটা খুব লম্বা, এবং আপনার কিমতমূল্য সময় বালাম করবেন না যখন বিকল্প, দ্রুত মেথড ইতিমধ্যে আছে। আউটলুকে ইমেইল গ্রুপ তৈরি করলে আপনি একটি সিঙ্গেল গো-এ আপনার সব গুরুত্বপূর্ণ কন্ট্যাক্টকে ইমেইল পাঠাতে পারবেন। কীভাবে করবেন তা নিচে ফলো করুন।
আউটলুকে ইমেইল গ্রুপ তৈরি করা
আউটলুকে একটি ইমেইল গ্রুপ, কখনো কখনো Contact group বা Distribution list-ও বলা হয়, যেটি কিছু ইমেইল ও সেটিংস নিয়ে গঠিত একটি গ্রুপ যা আপনাকে সব মেম্বারকে একসাথে ইমেইল পাঠাতে সাহায্য করে, প্রক্রিয়ায় অনেক সময় বাঁচায়।
আউটলুকে ইমেইল গ্রুপ তৈরি করতে নিচের ধাপগুলো ফলো করুন:
- পিসিতে Outlook খুলুন, এবং সেখান থেকে Contact সেকশন লঞ্চ করুন যা একদম নিচে অবস্থিত।
- রিবন থেকে New Contact > Contact Group সিলেক্ট করুন।
- আপনার ইমেইল গ্রুপের জন্য একটি প্রাসঙ্গিক নাম দিন, এবং Add members ক্লিক করে নতুন ইমেইল কন্ট্যাক্ট লিস্টে যোগ করা শুরু করুন।
- Add Members লিস্ট থেকে New E-mail Contact ক্লিক করুন নতুন ফাইল যোগ করতে। অথবা আপনার আউটলুক কন্ট্যাক্টস থেকে নতুন নামও যোগ করতে পারেন। শুধু From Outlook Contact ক্লিক করুন, হয়ে যাবে।
- কন্ট্যাক্টের নাম এবং ইমেইল অ্যাড্রেস দিয়ে OK চাপুন মেম্বারটি এই গ্রুপে সেভ করতে।
এটিই। যতবার চান ততবার রিপিট করুন নতুন মেম্বার আপনার আউটলুক গ্রুপে যোগ করতে। এখন একই ইমেইল একাধিক লোকের কাছে পাঠাতে চাইলে, শুধু গ্রুপটি বেছে নিন, ইমেইল লিখুন, এবং Send চাপুন।
আউটলুকে ইমেইল গ্রুপ তৈরি করা
একাধিক লোকের কাছে ইমেইল পাঠানো হেডেক নয়। কিন্তু ইমেইল গ্রুপ বা কন্ট্যাক্ট লিস্ট তৈরি করলে আপনি একসাথে একাধিক লোকের কাছে পৌঁছাতে পারবেন, এবং প্রক্রিয়ায় আপনার কিমতমূল্য সময় বাঁচাতে পারবেন।
