অবাঞ্ছিত ইমেলগুলো আপনার কম্পিউটারের মেমোরির বড় অংশ দখল করতে পারে। এটা এড়াতে মাইক্রোসফট মাইক্রোসফট আউটলুক-এ একটি প্যারামিটার অফার করে যা নির্ধারণ করে আপনার লোকাল পিসিতে কতটুকু মেইল ডাউনলোডের জন্য উপলব্ধ থাকবে। যদি আপনার মেইল অ্যাকাউন্ট মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ সার্ভারের সাথে লিংকড থাকে (যেমন অফিস ৩৬৫ বা হটমেইল), তাহলে কনফিগার করা প্যারামিটার আপনার কম্পিউটারের জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেইল লিমিট সেট করবে। প্রয়োজনে আপনি এই সেটিং পরিবর্তন করে আউটলুককে সার্ভার থেকে সব ইমেল ডাউনলোড করতে বাধ্য করতে পারেন।
আউটলুককে সার্ভার থেকে সব ইমেল ডাউনলোড করান
আপনি যদি মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ সার্ভারের ছাড়া অন্য কোনো মেইল প্রোভাইডার ব্যবহার করেন (যেমন গুগল), তবে আউটলুক প্যারামিটারটি উপেক্ষা করে সব মেইল ডাউনলোড করবে।
এক্সচেঞ্জ সার্ভার থেকে আউটলুকে সব ইমেল ডাউনলোড করতে-
- লিংকের মাধ্যমে মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জের সাথে সংযোগ করুন
- এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট সেটিংস পরিবর্তন করুন
১] লিংক দিয়ে মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জের সাথে সংযোগ করুন
এক্সচেঞ্জ সার্ভার থেকে সব ইমেল ডাউনলোড করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল একটি ফোল্ডারের নিচে স্ক্রোল করা। যদি সার্ভারে সেই ফোল্ডারে আরও আইটেম থাকে, তবে আপনি 'মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জে আরও দেখতে এখানে ক্লিক করুন' লিংকটি দেখতে পাবেন।
লিংকটিতে ক্লিক করুন এবং কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে আউটলুক আপনার কম্পিউটারে সব ইমেল ডাউনলোড শুরু করবে।
২] এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট সেটিংস পরিবর্তন করুন
এজন্য মাইক্রোসফট আউটলুক খুলুন এবং 'ফাইল' মেনুতে যান এবং 'অ্যাকাউন্ট সেটিংস' বেছে নিন।
এরপর ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে আবার 'অ্যাকাউন্ট সেটিংস' নির্বাচন করুন।
'অ্যাকাউন্ট সেটিংস' উইন্ডোতে যাওয়ার পর আপনার অ্যাকাউন্টটি নির্বাচন করুন এবং 'পরিবর্তন' বাটনে ক্লিক করুন।
তারপর খুলা 'অফলাইন সেটিংস' উইন্ডোতে চেক করুন 'ক্যাশড এক্সচেঞ্জ মোড ব্যবহার করুন' সক্রিয় কিনা। যদি সক্রিয় থাকে, তবে 'অফলাইনে রাখার মেইল' স্লাইডারটিকে আপনার পছন্দের সময় সীমায় টেনে আনুন।
ডিফল্টভাবে ৩ দিন থেকে ৫ বছর এবং 'সব' অপশন উপলব্ধ থাকে। আপনি আপনার কম্পিউটারে সব মেইল ডাউনলোড করতে চাইলে 'সব' বেছে নিন। 'সব' অপশন বেছে নেওয়ার আগে নিশ্চিত করুন যে আপনার কম্পিউটারে পর্যাপ্ত ডিস্ক স্পেস আছে।
হলে 'নেক্সট' ক্লিক করুন এবং প্রম্পট आने پر আউটলুক রিস্টার্ট করুন।
প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন হলে আউটলুক-এর নিচে 'সকল ফোল্ডার আপ টু ডেট' মেসেজটি দেখাবে। এটি নির্দেশ করে যে আপনি মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ সার্ভার থেকে আপনার আউটলুক অ্যাকাউন্টে সব ইমেল ডাউনলোড করেছেন।
সম্পর্কিত: আউটলুকতে 'সার্ভারে মেসেজের কপি রেখে দিন' অপশন অনুপস্থিত।
আশা করি এই টিপটি আপনার কাজে আসবে।
