এসএমএস বা ইমেলের মাধ্যমে যোগাযোগ করা খুবই সহজ, কিন্তু এমন কিছু সমস্যা রয়েছে যা আপনার সচেতন হওয়া উচিত। যেহেতু সমস্ত প্রাপককে আপনার কথা বলতে হবে, তাই আপনি যা করতে পারেন তা হল সাধারণ টেক্সটিং ভুলগুলি ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন অনেক লোক বিরক্তিকর মনে করে, যদি আপত্তিকর না হয়।
আপনার ব্যক্তিগত এবং পেশাগত জীবন অনেকাংশে কার্যকর যোগাযোগের উপর নির্ভর করে তা বিবেচনা করে, কৌশলী হওয়া আপনাকে বিভিন্ন উপায়ে উপকৃত করবে। যেকোন টেক্সট-ভিত্তিক বার্তা পাঠানোর সময় এখানে ছয়টি অভ্যাস থেকে দূরে থাকতে হবে। এই নীতিগুলির মধ্যে কিছু আপনার ব্যক্তিগত মিথস্ক্রিয়াতেও প্রযোজ্য হতে পারে।
1. অনেক বেশি ইমোজি ব্যবহার করা
ইমোজিগুলি অন্বেষণ করতে মজাদার এবং দ্রুত অনুভূতি বা প্রতিক্রিয়া প্রকাশের জন্য খুব সহজ৷ তবে কত ঘন ঘন আপনি এগুলি ব্যবহার করবেন তার একটি সীমা রয়েছে। পেশাদার পরিবেশে বিশেষভাবে সতর্ক থাকুন, কারণ হাস্যোজ্জ্বল মুখের বাইরে গেলে আপনাকে অপরিপক্ক বলে মনে হতে পারে।
তবে আসুন আরও নির্দিষ্ট করা যাক। সহকর্মীদের সাথে কথা বলার সময়, কয়েকটি সাধারণ ইমোজিতে লেগে থাকুন এবং সেগুলিকে অল্প ব্যবহার করুন৷
একজন গ্রাহককে সম্বোধন করার সময়, প্রতি বার্তায় একটি স্মাইলি ফেস ছাড়া আর কিছুই ব্যবহার করবেন না এবং শুধুমাত্র যদি আপনার পাঠ্যটিকে কিছুটা উষ্ণ অনুভূতি দিতে হয়। ইমোজি, যখন সঠিকভাবে প্রয়োগ করা হয়, সত্যিই বন্ধুত্বকে অনুপ্রাণিত করতে পারে।
পরিচিতদের সাথে তেমনই সাবধানতার সাথে আচরণ করুন। যতক্ষণ না আপনি তাদের যথেষ্ট ভালোভাবে জানেন, ততক্ষণ ইমোজিগুলিকে ন্যূনতম রাখাই ভাল।
আপনি যদি একজন বন্ধুকে টেক্সট করেন, অন্যদিকে, কম চাপ থাকে। একে অপরের ছবি-ভিত্তিক বার্তাগুলি সমাধান করা এমনকি মজাদার হতে পারে, শুধু সব সময় নয়।
সমস্ত জনপ্রিয় ইমোজি এবং তাদের সংজ্ঞা জানুন। তারপর আপনি ইমোজি ছাড়া আর কিছুই ব্যবহার না করে আপনার বন্ধুদের গ্রুপের জন্য একটি টেক্সটিং গেম তৈরি করতে পারেন। এটি ইমোজির একমাত্র উপযুক্ত অত্যধিক ব্যবহার।
2. সমস্ত ক্যাপগুলিতে লেখা
এখানে আরেকটি খারাপ অভ্যাস টেক্সটার্স প্রবেশ করে। ক্যাপিটাল লেটার্সের খুব চেহারা চিৎকার করার পরামর্শ দেয়, তাই একটি অল-ক্যাপ ইমেল পড়া অন্তত বলতে বিরক্তিকর। কখনই বড় অক্ষর বেশি ব্যবহার করবেন না, বিশেষ করে পেশাদার প্রসঙ্গে।
নিশ্চিত করুন যে আপনার বার্তা শান্ত এবং পরিষ্কার একটি অনেক ভাল সংকেত পাঠায়। এটি দেখায় যে আপনি প্রাপকের পড়ার অভিজ্ঞতার বিষয়ে যত্নশীল এবং এটি তাদের একই সম্মানের সাথে প্রতিক্রিয়া জানাতে উত্সাহিত করে৷
কিন্তু তারপরে আমাদের বিকল্প ক্যাপগুলির মতো প্রবণতাও রয়েছে। যদিও এই প্যাটার্নটির একটি নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য রয়েছে (ব্যঙ্গাত্মকতা প্রকাশ করার জন্য), এটি চোখের পক্ষে খুব কঠিন, তাই যতটা সম্ভব এটি বা অনুরূপ কিছু ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। আসলে, একটি একক ইমোজি অনেক ভালো পছন্দ হবে।
3. বিরক্তিকর অভিব্যক্তি ব্যবহার করা
শব্দগুলি সত্যিই ভুল পথ কাটতে পারে যখন আপনি অন্তত তাদের আশা করেন। এবং যখন অনেক লোক সম্মত হন যে নির্দিষ্ট বাক্যাংশগুলি আপত্তিকর, তখন সেগুলি ব্যবহার বন্ধ করা একটি ভাল ধারণা। আপনি যদি একজন ম্যানেজার হন বা খুব সামাজিক অবস্থানে থাকেন, তাহলে আপনি শেষ জিনিসটি লোকেদের দূরে ঠেলে দিতে চান।
উপরের ভিডিও বা নীচের তালিকার মত এক্সপ্রেশন ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। তারা নির্দোষ বলে মনে হতে পারে, কিন্তু তারা অবমাননাকর, প্যাসিভ-আক্রমনাত্মক, এবং সরাসরি বিরক্তিকর হিসাবে আসতে পারে:
- "সমস্ত সম্মানের সাথে..."
- "আমার মতে..."
- "আপনি সেখানে পৌঁছে যাবেন..."
- "আপনি এর চেয়ে ভালো করতে পারেন..."
- "এটি সাধারণ জ্ঞান..."
- "এটা তাই..."
তালিকাটি চলতেই থাকে, তাই রিডার্স ডাইজেস্টের মতো উত্সগুলির সাহায্যে বিরক্তিকর বাক্যাংশগুলির বিষয়ে আরও খোঁজ করা মূল্যবান হতে পারে। এইভাবে উপযুক্ত পাঠ্য এবং ইমেলগুলি রচনা করা সহজ এবং দ্রুত হবে৷
৷কিন্তু অপরাধ এড়ানোও আপনার কথা বলার আগে চিন্তা করার মূল নীতিতে নেমে আসে, যা অন্য যেকোনো কিছুর মতোই লিখিত মিথস্ক্রিয়াতে প্রযোজ্য। লেখালেখি আপনাকে চিন্তা করার জন্য অতিরিক্ত সময় এবং স্থান দেয়, তাই আপনি কীভাবে নিজেকে প্রকাশ করেন সেদিকে খেয়াল রাখার সুযোগটি ব্যবহার করুন।
4. অনেক বার্তা পাঠানো হচ্ছে
ভাল যোগাযোগের আরেকটি দিক হল সঠিক সীমানা খুঁজে বের করা। উদাহরণস্বরূপ, একটি অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া পাওয়ার আশা করবেন না। এবং একটিও দাবি করবেন না।
আপনি যদি তাড়াহুড়ো করেন তবে যতটা সম্ভব নম্রভাবে বলুন। যদি 24 ঘন্টার মধ্যে কোনও প্রতিক্রিয়া না পাওয়া যায়, হয় একটি কূটনৈতিক ফলো-আপ পাঠান বা এগিয়ে যান৷
আক্রমনাত্মক বার্তাপ্রেরণ সহকর্মী বা গ্রাহকদের সাথে, পেশাদার মিথস্ক্রিয়ায় একটি বড় নো-না। আপনি বলতে পারেন যে স্পষ্ট কল-টু-অ্যাকশন হল মার্কেটিং প্রচারাভিযানের চাবিকাঠি, কিন্তু এর মানে এই নয় যে আপনার নিউজলেটারগুলি দিয়ে সেগুলি পূরণ করা উচিত।
শেষ পর্যন্ত, মনে রাখবেন যে মানুষের জীবন এবং তাদের নিজস্ব চাপ আছে, তাই কাউকে আপনার টেক্সট বা ইমেল লেখার সময় শুধুমাত্র সম্মান এবং ধৈর্য ধরুন।
5. ভুল সময়ে বার্তা পাঠানো
সময়ও কৌশল হিসাবে গণনা করা হয়। আমি আগেই বলেছি, আপনি পূর্ববর্তী ইমেল অনুসরণ করতে পারেন, তবে অল্প সময়ের মধ্যে বেশ কিছু নতুন বার্তা দিয়ে প্রাপককে অভিভূত করবেন না।
আপনি যতই নম্র হোন না কেন, এটি অধৈর্যের একটি প্রদর্শন যা তাদের বন্ধ করে দেবে। আপনি যদি একটি ব্যবসা চালান, তাহলে আপনি এইভাবে গ্রাহক হারাতে পারেন।
উপরন্তু, আপনি যদি এসএমএস বা হোয়াটসঅ্যাপের মাধ্যমে লোকেদের সাথে যোগাযোগ করেন, তাহলে আপনি কখন আপনার বার্তা পাঠাবেন সে বিষয়ে সতর্ক থাকুন। আপনি হয়তো সকাল ছয়টায় জেগে থাকবেন, কিন্তু অন্য সবাই তা নয়।
টেক্সট করার জন্য নিজেকে উপযুক্ত সময়সীমা সেট করুন, বিশেষ করে কাজের সাথে সম্পর্কিত লোকেদের সাথে। সর্বোপরি, গভীর রাতে তাদের বিরক্ত করা তাদের বিজ্ঞপ্তিগুলিকে নিঃশব্দে নিয়ে যেতে পারে এবং পরবর্তী গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলি মিস করতে পারে। ভালো সামাজিক দক্ষতার জন্য আত্মসংযম অত্যাবশ্যক।
আপনি Google Messages-এর সাহায্যে পাঠ্য শিডিউল করার পদ্ধতি শিখে আধুনিক সমাধানগুলির সর্বাধিক সুবিধাও পেতে পারেন৷ আউটলুক এবং Gmail আপনাকে ইমেলের সাথে একই জিনিস করতে দেয়। এই ধরনের অনেক স্মার্ট পদ্ধতি আপনার যোগাযোগকে দ্রুত সাজাতে পারে।
6. আপনার বার্তাগুলিকে খারাপভাবে গঠন করা
একটি বার্তার বিষয়বস্তুর পাশাপাশি, আপনি কীভাবে এটিকে একত্রিত করবেন সে বিষয়েও আপনাকে সতর্ক থাকতে হবে। কিছু লেখার সময় একটি বড় ভুল হল এটিকে পাঠ্যের ব্লকে পরিণত করা। প্রথমত, এটি পাঠকদের দৃষ্টিতে বাধা দেয়। দ্বিতীয়ত, এই সমস্ত শব্দের মূল বিবরণ মিস করা সহজ।
আপনার বার্তাগুলিকে, বিশেষ করে দীর্ঘগুলিকে ছোট ছোট অংশে ভাগ করে নিন যা শোষণ করা সহজ। আরও ভাল, গুরুত্বপূর্ণ তথ্য হাইলাইট করতে বুলেট পয়েন্ট বা একটি গাঢ় ফন্ট ব্যবহার করুন।
সাধারণভাবে, যদিও, সংক্ষিপ্ত হওয়ার চেষ্টা করুন। একটি অন্তহীন ইমেল আবেদনময় নয়। বিকল্পভাবে, এটিকে আলাদা আকর্ষণীয় বার্তাগুলিতে বিভক্ত করুন — তবে সেগুলি একই সময়ে পাঠাবেন না৷ পেশাগত উদ্দেশ্যে, স্মার্ট হোন এবং সর্বোত্তম ফলাফলের জন্য আগে থেকেই আপনার যোগাযোগের পরিকল্পনা করুন।
যাইহোক, আবারও, আপনার বার্তাগুলি কত ছোট হওয়া উচিত তার একটি সীমা রয়েছে। টেক্সট করার সময়, উদাহরণস্বরূপ, শ্যাটনার স্টাইল এড়িয়ে চলুন, যখন আপনি একটি বাক্য তৈরি করতে একাধিক পাঠ্য ব্যবহার করেন।
এটি একটি চরম উদাহরণ, তবে একটি সাধারণ প্রবণতা, তবুও। এবং, আপনি যদি না চান যে লোকেরা আপনার বার্তাগুলিকে ভয় পায়, সেগুলিকে যতটা সম্ভব গ্রহণ এবং পড়ার জন্য ব্যথামুক্ত করার লক্ষ্য রাখুন৷
আপনার পরবর্তী বার্তা রচনা করার আগে চিন্তা করুন এবং গবেষণা করুন
আপনার বার্তাগুলি পড়ার সময় লোকেরা আপনার মুখ বা শরীরের ভাষা দেখতে পারে না, তাই এই পাঠ্যগুলিকে তাদের সম্ভাব্য সর্বোত্তম আকারে উপস্থাপন করতে এই টিপসগুলি অনুসরণ করুন৷ এইভাবে আপনি ভুল করে কাউকে বিভ্রান্ত করা বা এমনকি অপমান করা এড়াতে পারেন।
আপনি যে অভিব্যক্তিগুলি ব্যবহার করেন তা থেকে পাঠ্যের কাঠামো পর্যন্ত সমস্ত বিবরণ গুরুত্বপূর্ণ। কীভাবে একটি ইমেল বা এসএমএস আসে সে সম্পর্কে যত্ন নেওয়া বন্ধু, সহকর্মী বা ক্লায়েন্টদের সাথে ভাল সম্পর্ক তৈরি করে। কিন্তু আপনার ইমেল দক্ষতা উন্নত করার ক্ষেত্রে ভাল লিখিত যোগাযোগ শুধুমাত্র একটি হাতিয়ার।
