এসএমএস বা ইমেইল দিয়ে কমিউনিকেশন করা খুব সহজ, কিন্তু কিছু পিটফল আছে जिनके प्रति আপনাকে সতর্ক থাকা উচিত। যেহেতু প্রাপকের কাছে শুধু আপনার শব্দগুলো রয়েছে, তাই কমপক্ষে আপনি যেসব সাধারণ টেক্সটিং মিসটেক এড়াতে পারেন যা অনেক মানুষ এনয়োইং বলে মানে, না হলে অফেন্সিভ।
বিবেচনায় নেওয়া যাক যে আপনার ব্যক্তিগত এবং পেশাদার জীবন প্রভাবশালী কমিউনিকেশনের ওপর নির্ভর করে, টেক্টফুল হওয়া আপনাকে অনেকভাবে উপকৃত করবে। এখানে ছয়টি অভ্যাস দেওয়া হলো যেকোনো টেক্সট-বেসড মেসেজ পাঠানোর সময় এড়িয়ে চলার। এই প্রিন্সিপলগুলো কিছু আপনার পারসোনাল ইন্টারঅ্যাকশন-এও প্রযোজ্য হতে পারে।
১. খুব বেশি ইমোজি ব্যবহার করা
ইমোজি এক্সপ্লোর করা মজাদার এবং একটি ফিলিং বা রিয়্যাকশন দ্রুত এক্সপ্রেস করার জন্য খুব হ্যান্ডি। কিন্তু এর একটি লিমিট রয়েছে কতবার আপনি এটা ব্যবহার করবেন। প্রফেশনাল সেটিং-এ スペশালি সতর্ক থাকুন, কারণ สมাইলি ফেসের বাইরে যাওয়া আপনাকে ইম্মেচিউর দেখাতে পারে।
আসুন আরও স্পেসিফিক হই। সহকর্মীদের সাথে কথা বলার সময়, কয়েকটি সিম্পল ইমোজি রেখে সেগুলো কম ব্যবহার করুন।
কাস্টমারের সাথে কথা বলার সময়, একটি মেসেজে একটার বেশি স্মাইলি ফেস ব্যবহার করবেন না এবং শুধু তখনই যখন আপনি টেক্সটকে একটু ওয়ার্ম ফিল দিতে চান। ইমোজি, সঠিকভাবে প্রয়োগ করলে, সত্যিই ফ্রেন্ডলিনেস অনুপ্রেরণা করতে পারে।
পরিচিতদেরও একইভাবে সতর্কতা বজায় রাখুন। যতক্ষণ না আপনি তাদের ভালোভাবে জানেন, ইমোজি মিনিমাম রাখা সেরা।
আপনি যদি একজন বন্ধুকে টেক্সট করেন, তবে কম প্রেসার রয়েছে। একে অপরের পিকচার-বেসড মেসেজ সলভ করা এমনকি মজাদার হতে পারে, শুধু সবসময় নয়।
সকল জনপ্রিয় ইমোজি এবং তাদের ডেফিনিশন জানুন। তারপর আপনি আপনার বন্ধু গ্রুপের জন্য একটি টেক্সটিং গেম তৈরি করতে পারেন শুধু ইমোজি দিয়ে। ইমোজির একমাত্র উপযুক্ত ওভারইউজ এইটিই।
২. সব ক্যাপস-এ লিখা
টেক্সটাররা যে একটা খারাপ অভ্যাসে পড়ে। ক্যাপিটাল লেটারসের লুকই চিৎকারের ইঙ্গিত দেয়, তাই একটি অল-ক্যাপস ইমেইল পড়া কমপক্ষে জারিং। কখনো ক্যাপিটাল লেটার ওভারইউজ করবেন না, বিশেষ করে প্রফেশনাল কনটেক্সটে।
আপনার মেসেজ শান্ত এবং স্পষ্ট থাকা নিশ্চিত করা একটি অনেক ভালো সিগন্যাল পাঠায়। এটি দেখায় আপনি প্রাপকের পড়ার অভিজ্ঞতা কেয়ার করেন এবং সেটি তাদেরকে একই সম্মানজনকভাবে রেসপন্ড করতে উৎসাহিত করে।
তারপর আবার আমাদের আছে অল্টারনেটিং ক্যাপসের মত ট্রেন্ড। এই প্যাটার্নের একটি স্পেসিফিক উদ্দেশ্য রয়েছে (ব্যঙ্গ্য এক্সপ্রেস করা), কিন্তু এটি চোখের জন্য খুব কষ্টদায়ক, তাই এটি বা এরকম যেকোনো জিনিস যতটুকু সম্ভব এড়িয়ে চলুন। আসলে, একটি একক ইমোজি একটি ভালো চয়েস হতো।
৩. এনয়োয়িং এক্সপ্রেশন ব্যবহার করা
শব্দগুলো আপনি কম এক্সপেক্ট করলেও ভুল দিকে কাটতে পারে। এবং যখন অনেক মানুষ সম্মত যে নির্দিষ্ট ফ্রেজগুলো অফেন্সিভ, তবে সেগুলো ব্যবহার বন্ধ করা একটি ভালো আইডিয়া। আপনি যদি একজন ম্যানেজার হন বা খুব সোশ্যাল পজিশনে থাকেন, তবে আপনি চাইবেন না লোকেদকে দূরে ঠেলে দেওয়া।
নিচের এক্সপ্রেশনগুলো বা উপরের ভিডিওতে যেসব আছে সেগুলো এড়িয়ে চলুন। সেগুলো নিরীহ লাগতে পারে, কিন্তু সেগুলো ডিমিনিং, প্যাসিভ-অগ্রেসিভ, এবং নিতান্ত এনয়োয়িং হিসেবে আসতে পারে:
- "With all due respect…" (স 못해 রেসপেক্টের সাথে…)
- "In my opinion…" (আমার মতামতে…)
- "You'll get there…" (তুমি সেখানে পৌঁছাবে…)
- "You can do better than that…" (তুমি সেটির চেয়ে ভালো করতে পারো…)
- "It's common sense…" (এটি কমন সেন্স…)
- "It is what it is…" (যেটি আছে সেটিই আছে…)
লিস্ট আরো দীর্ঘ, তাই রিডার্স ডাইজেস্টের মত সোর্সের সাহায্যে এনয়োয়িং ফ্রেজের বিষয়ে আরও খুঁজে বের করা যেতে পারে। এভাবে উপযুক্ত টেক্সট এবং ইমেইল কম্পোজ করা সহজ এবং দ্রুত হবে।
কিন্তু অফেন্স এড়ানোর বিষয়টিও বেসিক প্রিন্সিপলে আসে: বলার আগে চিন্তা করা, যা লিখিত ইন্টারঅ্যাকশনে অন্য কিছুর মতই প্রযোজ্য। লিখতে আপনাকে এক্সট্রা টাইম এবং স্পেস দেয় চিন্তা করার, তাই সুযোগটি ব্যবহার করুন আপনি কীভাবে এক্সপ্রেস করছেন সেটি কেয়ার করতে।
৪. খুব বেশি মেসেজ পাঠানো
ভালো কমিউনিকেশনের আর একটি দিক হলো সঠিক বাউন্ডারি খুঁজে বের করা। তাত্ক্ষণিক রেসপন্স এক্সপেক্ট করবেন না। এবং ডিমান্ডও করবেন না।
আপনি যদি হরিয়ে থাকেন, তবে যতটা সম্ভব পোলাইটলি বলুন। ২৪ ঘন্টা內 কোনো রেসপন্স না থাকলে, বা একটি ডিপ্লোমেটিক ফলো-আপ পাঠান বা চলে যান।
অগ্রেসিভ মেসেজিং প্রফেশনাল ইন্টারঅ্যাকশনে বড় নো-নো, চাহে সহকর্মীদের সাথে হোক বা কাস্টমারদের সাথে। আপনি বলতে পারেন ক্লিয়ার কল-টু-অ্যাকশন মার্কেটিং ক্যাম্পেইনের কী, কিন্তু সেটি মানে নয় আপনি আপনার নিউজলেটারকে সেসব দিয়ে ভরাবেন।
চরমে, মনে রাখুন লোকেদের নিজেদের জীবন এবং প্রেশার রয়েছে, তাই আপনার টেক্সট বা ইমেইল কাউকে লিখার সময় শুধু সম্মানজনক এবং ধৈর্যশীল হোন।
৫. ভুল সময়ে মেসেজ পাঠানো
টাইমিংও টেক্ট। যেমন বললাম, আপনি প্রিভিয়াস ইমেইলে ফলো-আপ করতে পারেন, কিন্তু কম সময়ে ছয় ছয় নতুন মেসেজ দিয়ে প্রাপককে অভিভূত করবেন না।
আপনি কতটুকু পোলাইট হোক না কেন, এটি অদৈর্যের প্রদর্শন যা তাদের বিরক্ত করবে। আপনি যদি বিজনেস চালান, তবে এইভাবে কাস্টমার হারাতে পারেন।
অতিরিক্ত, আপনি যদি এসএমএস বা হুয়াটসঅ্যাপ দিয়ে লোকেদের সাথে কমিউনিকেট করেন, তবে আপনি কি সময় মেসেজ পাঠাচ্ছেন সেটি নিয়ে সতর্ক থাকুন। আপনি সকাল ছয়টে জেগে থাকতে পারেন, কিন্তু সবাই নয়।
কাম-রিলেটেড লোকেদের সাথে টেক্সট করার জন্য উপযুক্ত টাইমফ্রেম সেট করুন। সবশেষে, তাদের রাতে বিরক্ত করলে সেগুলো নোটিফিকেশন মিউট করে দিতে পারে এবং পরের গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলো মিস করতে পারে। সেলফ-রেস্ট্রেইন্ট ভালো সোশ্যাল স্কিলের জন্য বিতর্কের বাইরে।
আপনি আধুনিক সমাধানগুলোর সেরা ব্যবহারও করতে পারেন গুগল মেসেজেস দিয়ে টেক্সট শিডিউল করতে শিখে। আউटलুক এবং জিমেইল আপনাকে ইমেইলের সাথে একই জিনিস করতে দেয়। এতটুকু স্মার্ট মেথড আপনার কমিউনিকেশনকে দ্রুত অর্ডারে আনায়।
৬. আপনার মেসেজগুলো খুব খারাপভাবে স্ট্রাকচার করা
একটি মেসেজের কন্টেন্টের পাশাপাশি, আপনাকে সতর্ক থাকতে হবে কীভাবে আপনি সেটি গড়ে তুলেছেন। যেকোনো জিনিস লিখার সময় একটি বড় মিসটেক হলো সেটিকে টেক্সটের একটি ব্লকে পরিণত করা। প্রথমে, এটি রিডারদের पहली নজরে ডিটার করে। দ্বিতীয়ে, ওই শব্দের জঙ্গলে কী ডিটেইলস মিস হয়ে যেতে পারে সহজে।
নিশ্চিত করুন আপনার মেসেজগুলো, বিশেষ করে লম্বা মেসেজগুলো, ছোট ছোট চান্কে ব্রেক ডাউন করা আছে যেগুলো আরও সহজে অ্যাবসর্ব করা যায়। আরও ভালো, বুলেট পয়েন্ট বা বোল্ড ফন্ট ব্যবহার করুন গুরুত্বপূর্ণ ইনফোর্মেশন হাইলাইট করতে।
সাধারণত, সংক্ষিপ্ত হওয়ার চেষ্টা করুন। একটি শেষ নেই ইমেইল আকর্ষণীয় নয়। অথবা, এটিকে আলাদা আলাদা ইন্টেরেস্টিং মেসেজে ভাগ করুন—কিন্তু সেগুলো একসাথে পাঠাবেন না। প্রফেশনাল উদ্দেশ্যে, স্মার্ট হোন এবং আপনার কমিউনিকেশন প্রি-প্ল্যান করুন সেরা রেজাল্টের জন্য।
তবে, একবার আবার, আপনার মেসেজগুলো কত ছোট হওয়া উচিত সেটির একটি লিমিট রয়েছে। টেক্সটিং করার সময়, শ্যাটনার স্টাইল এড়িয়ে চলুন, যা হলো আপনি একাধিক টেক্সট ব্যবহার করেন একটি একক সেন্টেন্স বানাতে।
এটি একটি এক্সট্রিম উদাহরণ, কিন্তু একটি কমন ট্রেন্ড। এবং, যদি না আপনি চান লোকেরা আপনার মেসেজগুলো ড্রেড করে, লক্ষ্য করুন সেগুলো যতটা সম্ভব পেইন-ফ্রি রিসিভ এবং রিড করার জন্য।
পরবর্তী মেসেজ কম্পোজ করার আগে চিন্তা করুন এবং রিসার্চ করুন
লোকেরা আপনার মুখ বা বডি ল্যাঙ্গুয়েজ দেখে না আপনার মেসেজ পড়ার সময়, তাই এই টিপস ফলো করুন এই টেক্সটগুলোকে তাদের সেরা সম্ভাব্য ফর্মে প্রেজেন্ট করার জন্য। এভাবে আপনি কাউকে বিভ্রান্ত বা এমনকি ভুলে ইনসাল্ট করতে পারেন এড়াতে।
সকল ডিটেইল মানে, আপনি যেসব এক্সপ্রেশন ব্যবহার করেন থেকে টেক্সটের স্ট্রাকচার পর্যন্ত। কীভাবে একটি ইমেইল বা এসএমএস আসে সেটি কেয়ার করা ভালো রিলেশন বিল্ড করে, চাহে বন্ধু, সহকর্মী, বা ক্লায়েন্টের সাথে। কিন্তু লিখিত কমিউনিকেশন শুধু একটি টুল আপনার ইমেইল স্কিল উন্নত করার ক্ষেত্রে।
