Outlook থেকে Gmail-এ (এবং বিপরীত) স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল ফরওয়ার্ড করার পদ্ধতি

আপনাকে কয়েকটি ইমেইল অন্য ঠিকানায় ফরওয়ার্ড করতে হয়, অথবা আপনি Outlook বা Gmail-এ থেকে সব ইমেইল একটি নতুন ইনবক্সে ফরওয়ার্ড করতে চান? Outlook এবং Gmail দুটোই সেট-ইট-এন্ড-ফরগেট মেথড দিয়ে ফরওয়ার্ডিং প্রসেস অটোমেট করার সহজ উপায় দেয়।

আমরা আপনাকে দেখাব Outlook ইমেইল Gmail-এ এবং বিপরীত কীভাবে ফরওয়ার্ড করবেন, আপনি Outlook 웹 বা ডেস্কটপ যেকোনো ব্যবহার করুন।

Outlook Desktop-এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল ফরওয়ার্ড করার পদ্ধতি

প্রথমে, আমরা Outlook-এর ডেস্কটপ ভার্সনে Gmail-এ অটো-ফরওয়ার্ড ইমেইল করার পদ্ধতি কভার করব। এটি করতে, আপনাকে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে একটি রুল তৈরি করতে হবে:

1. Outlook খুলুন। Home ট্যাবে, Move সেকশন খুঁজুন। সেখানে, Rules সিলেক্ট করুন এবং ড্রপডাউনে Manage Rules & Alerts বেছে নিন।
2. ফলস্বরূপ উইন্ডোতে, New Rule-এ ক্লিক করুন।
3. Start from a blank rule-এর নিচে, Apply rule on messages I receive সিলেক্ট করুন। Next ক্লিক করুন।
4. আপনি যে ধরনের মেসেজ ফরওয়ার্ড করতে চান সেগুলোর ক্রাইটেরিয়া সিলেক্ট করুন। আপনি যদি সব ইমেইল ফরওয়ার্ড করতে চান, এই পেজের সব বক্স খালি রেখে দিন। Next ক্লিক করুন এবং প্রম্পট কনফার্ম করুন যদি একটি ডায়লগ বক্স সতর্কতা দেয় যে এই রুল সব মেসেজে প্রযোজ্য হবে।
5. Step 1-এ, Forward it to people or public group সিলেক্ট করুন। (আপনি পছন্দ করলে, Forward it to people or public group as an attachmentও কাজ করবে।) তারপর Step 2-এ, লিংক টেক্সট people or public group-এ ক্লিক করুন।
6. দেখানো Rule Address বক্সে, নিচের To বক্সে একটি ইমেইল ঠিকানা দিন যেটিতে সব ইমেইল ফরওয়ার্ড হবে। আপনি উপরের বক্স থেকে আপনার কন্টাক্ট সিলেক্ট করতে পারেন ম্যানুয়ালি ঠিকানা দিয়ে না, এবং যত ইচ্ছা ঠিকানা দিতে পারেন। OK ক্লিক করুন, তারপর Rules Wizard উইন্ডোতে Next।
7. পরবর্তী, আপনার কাছে কিছু ক্রাইটেরিয়া আছে যেসব ইমেইল আপনি এই রুল থেকে বাদ দিতে চান। আপনাকে কিছু বেছে নেওয়ার দরকার নেই, কিন্তু আপনি চাইলে নির্দিষ্ট সেন্ডার থেকে ইমেইল বা নির্দিষ্ট শব্দ সমৃদ্ধ মেসেজ ফিল্টার করতে পারেন। সন্তুষ্ট হলে Next ক্লিক করুন।
8. শেষে, আপনার রুলের জন্য একটি নাম দিন যাতে ভবিষ্যতে সহজে খুঁজে পাওয়া যায়। তারপর নিশ্চিত করুন Turn on this rule চেক করা আছে এবং Finish ক্লিক করুন। আপনি যদি ইনবক্সে ইতিমধ্যে থাকা সব মিলে যাওয়া ইমেইলও এখন ফরওয়ার্ড করতে চান, Run this rule now on messages already in "Inbox" বক্সও চেক করুন।

আপনি Outlook মেসেজগুলো Gmail-এ (বা যেকোনো অন্য ইমেইল ঠিকানায়) ফরওয়ার্ড করার কাজ শেষ করলেন। আপনি যা পাবেন (বা শুধু যেসব ক্রাইটেরিয়া মেট করবে সেগুলো, আপনি যদি নির্দিষ্ট করলে) সব ইমেইল আপনার নির্দিষ্ট ঠিকানায় ফরওয়ার্ড হবে।

ইমেইল ফরওয়ার্ডিং বন্ধ করতে, আবার Home ট্যাবে যান, Rules > Manage Rules & Alerts ক্লিক করুন, এবং আপনি যে রুল ডিজেবল করতে চান তার পাশের বক্স অনচেক করুন। আপনি যেকোনো সময় এই চেকবক্স টগল করে ফরওয়ার্ডিং ইनेবল বা ডিজেবল করতে পারেন।

Gmail-এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল ফরওয়ার্ড করার পদ্ধতি

Gmail-এ অটোমেটিক্যালি ইমেইল ফরওয়ার্ড করতে চান? এই প্রসেস Outlook-এ ফরওয়ার্ডিং-এর মতো, কিন্তু একটি প্রধান পার্থক্য আছে। Outlook-এ ফরওয়ার্ডিং করার সময়, আপনাকে ফরওয়ার্ডিং ঠিকানার একাউন্টে কিছু করতে হয় না। কিন্তু Gmail-এ, রিসিভিং ইমেইল ঠিকানাটি আপনাকে ইমেইল ফরওয়ার্ড করার অনুমতি দিতে হবে।

Gmail-এ ফরওয়ার্ডিং ঠিকানা যোগ করার পদ্ধতি

Gmail ইমেইল অটোমেটিক্যালি ফরওয়ার্ড করার প্রথম ধাপ হলো ফরওয়ার্ডিং ঠিকানা যোগ করা। এটি করতে:

1. আপনার Gmail অপশনে যান Gmail খুলে, ডানপাশের উপরের কোণে গিয়ার আইকনে ক্লিক করে, এবং See all settings বেছে নিন।
2. Forwarding and POP/IMAP ট্যাব খুলুন।
3. পেজের উপরে Forwarding সাবহেডিং-এর নিচে, Add a forwarding address ক্লিক করুন।
4. দেখানো উইন্ডোতে, আপনি যে ইমেইল ঠিকানাতে ইমেইল ফরওয়ার্ড করতে চান সেটি দিন। নোট করুন আপনি একবারে শুধু একটি ইমেইল ঠিকানা দিতে পারবেন। হলে Next ক্লিক করুন।
5. নির্বাচিত ইমেইল ঠিকানাটি একটি ইমেইল পাবে। মালিককে লিংকে ক্লিক করে আপনার Gmail ঠিকানাকে ইমেইল ফরওয়ার্ড করার অনুমতি দিতে হবে।

এনম্যান্সন পাওয়ার পর, আপনি সহজে সেই Gmail সেটিংস পেজে থেকেই সব ইমেইল নতুন ঠিকানাতে অটো-ফরওয়ার্ড করতে পারবেন। Forward a copy of incoming mail to বাটনটি ইনেবল করুন, তারপর ড্রপডাউন লিস্ট থেকে আপনার ফরওয়ার্ডিং ঠিকানা বেছে নিন।

দ্বিতীয় বক্স ব্যবহার করে, আপনি আপনার ইনবক্সে মূল মেসেজের সাথে কী হবে সেটি জন্য চারটি অপশন থেকে বেছে নিতে পারেন:

• Keep my copy in the Inbox, যা ইমেইলকে আপনার Gmail ইনবক্সে অপরিবর্তিত রেখে দেয়।
• Mark my copy as read, যার মানে আপনার Gmail একাউন্টে সেটি নিউ হিসেবে লাইট আপ হবে না।
• Archive my copy, যাতে সেটি আপনার মেইন ইনবক্স থেকে বের হয়ে যায়।
• Delete my copy, আপনি যদি সেটি চান না।

Gmail-এ ফরওয়ার্ড করা ইমেইল ফিল্টার করা

আপনি যদি Gmail-এ সব ইমেইল ফরওয়ার্ড করতে না চান, নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে একটি ফিল্টার তৈরি করুন যা শুধু নির্দিষ্ট মেসেজ ফরওয়ার্ড করবে। নোট করুন Gmail ফিল্টার শুধু নতুন ইমেইল ফরওয়ার্ড করে, তাই এটি পুরনো মেসেজে প্রযোজ্য হবে না:

1. Gmail-এ যান, gear > See all settings ক্লিক করুন, তারপর Filters and Blocked Addresses ট্যাবে যান।
2. আপনার ফিল্টার লিস্টের নিচে, Create a new filter ক্লিক করুন।
3. আপনি যে ইমেইলগুলো ফরওয়ার্ড করতে চান সেগুলোর ক্রাইটেরিয়া দিন। আপনি যদি সব ইমেইল ফরওয়ার্ড করতে চান, শুধু To ফিল্ডে আপনার ইমেইল ঠিকানা দিন। হলে Create filter ক্লিক করুন।
4. পরবর্তী স্ক্রিনে, Forward it to বক্স চেক করুন। ড্রপডাউন মেনু থেকে, আপনি যে ফরওয়ার্ডিং ঠিকানাতে প্রযোজ্য ইমেইলগুলো ফরওয়ার্ড করতে চান সেটি বেছে নিন। যদি সঠিক ঠিকানা দেখতে না পান, Add forwarding address ক্লিক করুন এবং উপরে লিস্ট করা ধাপগুলো অনুসরণ করে একটি অনুমোদিত ঠিকানা যোগ করুন।
5. আপনি চাইলে অন্যান্য অপশন ইনেবল করুন, তারপর Create filter ক্লিক করুন।

ইমেইল ফরওয়ার্ডিং বন্ধ করতে, Settings > Filters and Blocked Addresses-এ ফিরে যান এবং আপনি যে রুল সরাতে চান তার পাশে delete ক্লিক করুন।

Outlook.com-এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল ফরওয়ার্ড করার পদ্ধতি

শেষে, Outlook-এর ওয়েব ভার্সন থেকে মেসেজ ফরওয়ার্ড করার পদ্ধতি দেখি।

শুরু করতে, Outlook.com মেইলে সাইন ইন করুন এবং উপরের ডান কোণে Settings গিয়ারে ক্লিক করুন। সাইডবারের নিচে স্ক্রোল ডাউন করুন এবং View all Outlook settings সিলেক্ট করুন।

ফলস্বরূপ স্ক্রিনে, নিশ্চিত হন আপনার Mail ট্যাব বাম দিক থেকে সিলেক্টেড আছে, তারপর Forwarding সেকশনে ব্রাউজ করুন। এই পয়েন্টে, আপনাকে আপনার আইডেন্টিটি ভেরিফাই করতে হতে পারে অন্য একটি विश्वস্ত ইমেইল ঠিকানায় কোড পেতে।

তারপর, Forwarding পেজে, Enable forwarding অপশন টিক করুন এবং আপনি যে ইমেইল ঠিকানাতে ফরওয়ার্ড করতে চান সেটি দিন। আপনি Keep a copy of forwarded messages চেক করলে, সেগুলো আপনার Outlook ইনবক্সেও থাকবে।

প্রসেস সম্পূর্ণ করতে নিচে Save ক্লিক করুন। Outlook-এর ওয়েব অ্যাপ থেকে Gmail বা অন্য সার্ভিসে ইমেইল ফরওয়ার্ড করতে এটিই সব। ফরওয়ার্ডিং ডিজেবল করতে, এই পেজে ফিরে আসুন, Enable forwarding বক্স অনচেক করুন, এবং আবার Save হিট করুন।

Outlook Web থেকে শুধু কিছু মেসেজ ফরওয়ার্ড করার পদ্ধতি

আপনি যদি সব মেইল ফিল্টার করতে না চান, Outlook-এর ওয়েব ভার্সন আপনাকে আপনার সিলেক্ট করা যেকোনো ক্রাইটেরিয়া দিয়ে মেসেজ ফিল্টার করতে দেয়। এটি সেট আপ করতে, উপরে বর্ণনা করা মতে Settings > Mail-এ ফিরে যান, তারপর Rules সেকশন খুলুন।

এখানে, উপরে আপনার নতুন রুলের জন্য একটি নাম দিন, তারপর Add a condition ড্রপডাউন বক্সে একটি আইটেম সিলেক্ট করুন। Add another condition লিংক ব্যবহার করুন আপনি যদি একাধিক স্পেসিফাই করতে চান।

পরবর্তী, Add an action-এর নিচে, Forward to বা Forward as attachment বেছে নিন। আপনি যে ইমেইল ঠিকানাতে এই মেসেজগুলো ফরওয়ার্ড করতে চান সেটি পাশের বক্সে দিন। Add an exception ক্লিক করুন আপনি যদি এই রুল কিছু মেসেজ ফরওয়ার্ড করতে না চান।

আপনি যদি আপনার বাকি Outlook রুলগুলো ফরওয়ার্ড করা মেসেজগুলোর ওপর প্রযোজ্য হয় তা চান, নিশ্চিত হন Stop processing more rules অনচেক করা আছে। হলে Save বেছে নিন।

Outlook মেইল এবং কন্টাক্ট Gmail-এ ইম্পোর্ট করার পদ্ধতি

উপরে, আমরা দেখেছি কীভাবে সব নতুন Outlook মেইল আপনার Gmail একাউন্টে ফরওয়ার্ড করব। আপনি যদি চান, আপনি আপনার ইনবক্সে বর্তমানে থাকা মেসেজগুলো, প্লাস আপনার কন্টাক্টগুলো, Gmail-এর ইম্পোর্ট টুল ব্যবহার করে একটি সহজ ধাপে আনে পারেন। নোট করুন এটি প্রায় যেকোনো ইমেইল ঠিকানায় কাজ করে, শুধু Outlook-এ নয়।

আপনার Gmail একাউন্ট খুলুন এবং উপরের ডান কোণে Gear আইকনে ক্লিক করুন, তারপর See all settings বেছে নিন। উপরে Accounts and Import বেছে নিন, এবং সেটি পেজে, Import mail and contacts ক্লিক করুন।

এটি একটি নতুন উইন্ডো খুলবে। Outlook ইমেইল ঠিকানা (বা যেকোনো অন্য ইমেইল ঠিকানা) দিন যেটি থেকে আপনি ইম্পোর্ট করতে চান। এর ক্রেডেনশিয়াল কনফার্ম করার পর, আপনি পারমিশনগুলোর একটি লিস্ট দেখবেন যা আপনাকে দিতে হবে।

Yes ক্লিক করুন সেগুলো এক্সেপ্ট করতে। শেষে, আপনি একটি Import Options উইন্ডো দেখবেন। Import mail এবং Import contacts বক্সগুলো চেক করুন, আপনি যদি চান। আপনি Import new mail for 30 daysও চেক করতে পারেন, যদিও এটি অপ্রয়োজনীয় যদি আপনি উপরে ফরওয়ার্ডিং করছেন।

আপনার Outlook-এ কতটুকু মেইল আছে সেটি নির্ভর করে, এতে কিছু সময় লাগতে পারে। আপনার মেইল প্রগ্রেস کے সাথে সাথে Gmail-এ দেখাবে।

Outlook কন্টাক্ট Google Contacts-এ ইম্পোর্ট করার পদ্ধতি

যদি উপরের টুল কোনো কারণে কাজ না করে, আপনি Google Contacts ইম্পোর্ট টুল ব্যবহার করে আপনার Outlook কন্টাক্ট Gmail-এ ট্রান্সফার করতে পারেন। আপনার Gmail একাউন্টে লগ ইন করা অবস্থায়, Google Contacts খুলুন। স্ক্রিনের বাম পাশে, Import বেছে নিন।

Gmail আপনাকে একটি CSV ফাইল চাইবে যেটিতে আপনার কন্টাক্ট আছে। এটি পেতে, আমাদের ইমেইল কন্টাক্ট ইম্পোর্ট ও এক্সপোর্ট করার গাইড দেখুন।

Outlook ক্যালেন্ডার Gmail-এ সরানোর পদ্ধতি

আমরা দেখেছি কীভাবে আপনার মেইল এবং কন্টাক্ট ইম্পোর্ট করবেন; শেষ গুরুত্বপূর্ণ উপাদান যা আনতে হবে সেটি হলো আপনার ক্যালেন্ডার। এর জন্য, Outlook এবং Google Calendar একাউন্ট সিঙ্ক করার সেরা টুলগুলো দেখুন।

Outlook এবং Gmail ইমেইল ফরওয়ার্ডিং সম্পূর্ণ

এখন আপনি জানেন কীভাবে Outlook-কে Gmail-এ এবং বিপরীত ফরওয়ার্ড করবেন। আপনি কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ মেসেজ সরাতে চান বা সম্পূর্ণরূপে প্রোভাইডার স্যুইচ করতে চান, এটি করা কঠিন নয়।

আরেকটি মেথডের জন্য, আপনি Gmail-কে Outlook-এ সেট আপ করার কথা ভাবতে পারেন।