আপনার অফিস সহকর্মীদের সাথে মিটিংয়ের জন্য সেরা সময় খুঁজে বের করা প্রায়শই একটি সহজ কাজ নয়। আপনাকে প্রথমে তাদের তাদের সুবিধাজনক সময় সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করতে হবে এবং তারপর সবার জন্য সেরা উপযুক্ত সময়ে পৌঁছানোর জন্য আপনার সময়সূচীর সাথে একই সাথে মিলতে হবে। উপস্থিতি হিসাবে কম লোক থাকলে কখন দেখা করতে হবে তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার কাজটি তুলনামূলকভাবে সহজ, তবে মিটিংয়ে আরও লোকের প্রয়োজন হলে কেমন হবে। কাজটি সত্যিই কঠিন হয়ে যায় কিছু কিছু উপলব্ধ না থাকা বা বিভিন্ন কারণে লোকেদের বাদ পড়ায়। এই সমস্ত প্রক্রিয়া আপনাকে আপনার প্রচুর উত্পাদনশীল সময় বিনিয়োগ করে, তাই না!
ফাইন্ডটাইম একটি অ্যাপ্লিকেশন যা আপনাকে দ্রুত মিটিং শিডিউল করতে সাহায্য করতে পারে। Microsoft Outlook-এর জন্য একটি অ্যাড-ইন , FindTime আপনাকে একটি পদ্ধতিগত পদ্ধতির সাথে সহজে একটি মিটিংয়ের সময় নির্ধারণ করতে সাহায্য করে এবং তাও আপনার বেশি জড়িত ছাড়াই। অ্যাপটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনাকে পরামর্শ দেয় যে মিটিংয়ে যোগদানের জন্য প্রয়োজনীয় লোকদের জন্য কোন দিন এবং সময়গুলি সবচেয়ে ভাল কাজ করে৷ অতএব, আপনাকে ঐক্যমত্যের সময়ে পৌঁছাতে সাহায্য করে খুব সহজেই। কিভাবে দ্রুত মিটিং শিডিউল করতে হয় তা জানতে নিচে পড়ুন।
আউটলুকে Microsoft FindTime কিভাবে ব্যবহার করবেন
FindTime সংগঠিত সময় হ্রাস. একজন সংগঠক হিসাবে, আপনি সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের কাছে আপনার নির্বাচিত সময় প্রস্তাব করেন এবং প্রত্যেককে ভোট দেওয়ার অনুমতি দেন। ভোটের মাধ্যমে একটি ঐক্যমত্য হয়ে গেলে, FindTime আপনার পক্ষ থেকে মিটিং আমন্ত্রণ পাঠায়, এবং এইভাবে আপনাকে সাধারণত লোকেদের সাথে সমন্বয় করতে এবং সবার জন্য সেরা সময়ে পৌঁছানোর জন্য যে সময় বিনিয়োগ করতে হয় তা বাদ দেয়৷
FindTime ব্যবহার শুরু করতে
প্রথম পদক্ষেপটি হল FindTime ইনস্টল করা এবং এটি করার জন্য, আপনাকে বাধ্যতামূলকভাবে Office 365 অ্যাকাউন্টে লগইন করতে হবে। একবার আপনি লগ ইন করলে, আপনি অফিস স্টোর থেকে FindTime ইনস্টল করতে পারেন। একবার ইনস্টল হয়ে গেলে, Outlook পুনরায় চালু করুন এবং আপনি Outlook স্ক্রিনের উপরের ডানদিকে অবস্থিত FindTime আইকনটি দেখতে পাবেন। নিচে দেখানো ওয়েবে আউটলুক এবং আউটলুকের চেহারার পার্থক্য লক্ষ্য করুন।
আউটলুক অ্যাপে
Outlook on the web
তাই অ্যাপ সেট আপ করার পরে, এখন আপনি একটি নতুন ইমেল রচনা করতে পারেন বা একটি মিটিং শিডিউল করার জন্য একটি বিদ্যমান ইমেলের উত্তর দিতে পারেন৷
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি বিদ্যমান ইমেলের উত্তর দিয়ে তালিকাভুক্ত ব্যক্তিদের সাথে একটি মিটিং সেট আপ করতে চান। "মিটিং পোলের সাথে উত্তর দিন" এ ক্লিক করুন৷
৷
একটি প্যানেল খোলে যার মাধ্যমে আপনি মিটিংয়ের সময়কাল সেট করতে পারেন। প্যানেলের মাঝামাঝি এবং নীচের অংশটি আপনাকে সেই ব্যক্তিদের সময়সূচী দেখতে দেয় যাদের আপনি একটি মিটিংয়ের জন্য আমন্ত্রণ জানাতে চান৷ এখানে আপনি একাধিক টাইম স্লট নির্বাচন করতে পারেন এবং তাদের ভোট দিতে বলার জন্য সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিদের কাছে পাঠাতে পারেন৷
৷
মানুষের স্ট্যাটাস বিভিন্ন রং দ্বারা প্রতিনিধিত্ব করা হয় এবং এর উপর ভিত্তি করে আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন কোন মিটিং স্লটটি সবার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত।
"পরবর্তী" এ ক্লিক করুন এবং আপনি বাছাই করা টাইম স্লট এবং "মিটিং লোকেশন" এর মত ট্যাব দেখতে পাবেন। আপনি এখন একটি আমন্ত্রণ করতে প্রস্তুত. একটি আমন্ত্রণ করতে "ইমেল ঢোকান" ক্লিক করুন৷
৷একটি আমন্ত্রণ করার পরে, আপনার নির্বাচিত টাইম স্লটে লোকেদের ভোট দেওয়া শুরু করার জন্য আপনার বার্তা ইনবক্স উইন্ডোতে "পাঠান" এ ক্লিক করুন৷ আমন্ত্রিত সবাই অনলাইন পোল দেখতে পারবেন কে কোন সময়ে ভোট দিচ্ছেন। আপনি এমনকি আপনার পছন্দের স্লট সম্পর্কে অন্যরা জানেন।
যত তাড়াতাড়ি ভোট হয়, আমন্ত্রণ নির্ধারিত হয় এবং আপনার মিটিং সেট আপ করা হয়েছে। এছাড়াও সংগঠক আমন্ত্রণ নিশ্চিতকরণ সম্পর্কে একটি ইমেল পায়৷
৷দ্রষ্টব্য:প্রাপকদের পক্ষ থেকে, FindTime ওয়েবসাইটে ভোট দেওয়ার জন্য আপনার আমন্ত্রণ এবং ইন্টারনেট অ্যাক্সেস পাওয়ার জন্য তাদের শুধু একটি ইমেল ঠিকানা প্রয়োজন। এছাড়াও, তারা যেকোন ডিভাইস থেকে ভোট দিতে পারবেন। প্রাপকদের তাদের পিসি বা হ্যান্ডফোনে ফাইন্ডটাইম ইনস্টল করা বা অফিস 365 অ্যাকাউন্টের প্রয়োজন নেই৷
FindTime ব্যবহার শুরু করতে findtime.microsoft.com-এ যান এবং Microsoft-এর এই নতুন অ্যাপটি আপনার পছন্দ হলে আমাদের জানান।
