অফিস সহকর্মীদের সাথে মিটিং-এর জন্য সেরা সময় বের করা প্রায়শই সহজ কাজ নয়। প্রথমে তাদের সুবিধাজনক সময় জিজ্ঞেস করতে হয়, তারপর নিজের শিডিউলের সাথে মিলিয়ে সবার জন্য সেরা সময় বের করতে হয়। যতটুকু কম লোক উপস্থিত থাকলে মিটিং-এর সময় ঠিক করা তুলনামূলকভাবে সহজ, কিন্তু অধিক লোক থাকলে কাজটি খুব কঠিন হয়ে যায়। কেউ উপস্থিত থাকেন না, কেউ বিভিন্ন কারণে বাদ দেন। এই সব প্রক্রিয়া আপনার প্রোডাক্টিভ টাইমের অনেক অংশ নেয়, ঠিক ন?
FindTime একটি অ্যাপ্লিকেশন যা আপনাকে দ্রুত মিটিং শিডিউল করতে সাহায্য করতে পারে। Microsoft Outlook-এর একটি অ্যাড-ইন, FindTime আপনাকে একটি সুশীল পদ্ধতিতে এবং আপনার কম জড়িত থাকাই মিটিং-এর সময় সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে। অ্যাপটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাজেস্ট করে কোন দিনগুলো এবং সময়গুলো মিটিং-এ যোগ দাওয়া লোকজনদের জন্য সবচেয়ে ভালো কাজ করে। অতএব, আপনাকে সবার মতামত মিলিয়ে সেসময় বের করতে খুব সহজ হয়। দ্রুত মিটিং শিডিউল করার পদ্ধতি জানতে নিচে পড়ুন।
Outlook-এ Microsoft FindTime ব্যবহার করার পদ্ধতি
FindTime অর্গানাইজ করার সময় কমায়। একটি অর্গানাইজার হিসেবে, আপনি আপনার বেছে নেওয়া সময়গুলো সব উপস্থিতকারীদের প্রস্তাব করেন এবং সবার মতামত দিতে দেন। একবার ভোটিং দিয়ে সম্মতি হলে, FindTime আপনার পক্ষে মিটিং ইনভাইট পাঠিয়ে দেয়, এবং এইভাবে আপনাকে মানুষের সাথে কոয়ার্ডিনেট করে সবার জন্য সেরা সময় বের করার জন্য যেটা নিবেশ করতে হতো সেটি বাদ দেয়।
FindTime ব্যবহার শুরু করতে
প্রথম ধাপ: FindTime ইনস্টল করা। এবং এটি করার জন্য আপনি বাধ্যতামূলকভাবে Office 365 অ্যাকাউন্টে লগইন করতে হবে। একবার লগইন করলে, আপনি Office Store থেকে FindTime ইনস্টল করতে পারেন। একবার ইনস্টল হলে, Outlook রিস্টার্ট করুন এবং আপনি Outlook স্ক্রিনের টপ রাইট কর্নারে FindTime আইকন দেখতে পাবেন। Outlook এবং Outlook on the Web-এ চেহারার পার্থক্য নিচে দেখানো হলো।
Outlook অ্যাপে
Outlook on the web-এ
অ্যাপ সেটআপ হলে, এখন আপনি একটি নতুন ইমেইল কম্পোজ করতে পারেন বা মিটিং শিডিউল করার জন্য বিদ্যমান ইমেইলে রিপ্লাই করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি বিদ্যমান ইমেইলে রিপ্লাই করে তালিকাভুক্ত লোকদের সাথে একটি মিটিং সেট আপ করতে চান। "Reply with Meeting Poll"-এ ক্লিক করুন।
একটি প্যানেল খুলবে যার মাধ্যমে আপনি মিটিং ডিউরেশন টাইম সেট করতে পারেন। প্যানেলের মাঝখান এবং নিচের অংশে আপনি যাদের মিটিং-এ আমন্ত্রণ জানাতে চান তাদের শিডিউল দেখতে পাবেন। এখানে আপনি একাধিক টাইম স্লট সিলেক্ট করে জড়িত লোক들에게 পাঠাতে পারেন যাতে তারা ভোট দেয়।
লোকদের স্ট্যাটাস বিভিন্ন রঙে প্রকাশিত হয় এবং এর ভিত্তিতে আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন কোন মিটিং স্লট সবার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত।
"Next"-এ ক্লিক করুন এবং আপনি শর্টলিস্ট করা টাইম স্লট এবং "meeting location" সरीখে ট্যাব দেখতে পাবেন। আপনি এখন ইনভাইট তৈরির জন্য প্রস্তুত। "Insert to email"-এ ক্লিক করুন ইনভাইট তৈরির জন্য।
ইনভাইট তৈরি হলে, আপনার মেসেজ ইনবক্স উইন্ডোতে "send"-এ ক্লিক করুন যাতে লোকেরা আপনার বেছে নেওয়া টাইম স্লটগুলোর ওপর ভোট দিতে শুরু করে। আমন্ত্রিত সবাই অনলাইন পোল দেখতে পাবে কে কোনো সময়ের পক্ষে ভোট দিয়েছে। আপনি এমনকি অন্যরা আপনার পছন্দের স্লট সম্পর্কে জানতে পারেন।
ভোট পাওয়ার সাথে সাথে, ইনভাইট শিডিউল হয়ে যায় এবং আপনার মিটিং সেট আপ হয়ে যায়। অর্গানাইজারকেও ইনভাইট কনফার্মেশন সম্পর্কে একটি ইমেইল পাওয়া যায়।
দ্রষ্টব্য: প্রাপকদের পক্ষ থেকে, তাদের শুধু একটি ইমেইল অ্যাড্রেস দরকার আপনার ইনভাইট পাওয়ার জন্য এবং ইন্টারনেট এক্সেস FindTime ওয়েবসাইটে ভোট দিতে। তারা যেকোনো ডিভাইস থেকে ভোট দিতে পারে। প্রাপকদের FindTime তাদের PC বা হ্যাডফোনে ইনস্টল করা দরকার নয়, বা Office 365 অ্যাকাউন্টও দরকার নয়।
findtime.microsoft.com ভিজিট করুন FindTime ব্যবহার শুরু করতে এবং আমাদের জানান আপনি এই Microsoft-এর নতুন অ্যাপটি পছন্দ করেছেন কিনা।
