আউটলুকে মিটিংগুলি কীভাবে পরিচালনা করবেন

আপনি যদি বাড়ি থেকে কাজ করছেন, বা এখন অফিসে ফিরে যাচ্ছেন, সময়ের সাথে সাথে কিছু একটা বারবার ঘটছে তা হল মিটিং। গুরুত্বপূর্ণ বিষয় নিয়ে আলোচনা করা, ইন্টারভিউ নেওয়া, এক থেকে এক, এবং আরও অনেক কিছু, যেকোনো ব্যবসা বা চাকরির অংশে মিটিং জড়িত থাকে যাতে সবাই দ্রুত গতিতে উঠতে পারে এবং একই পৃষ্ঠায় থাকতে পারে।

যদিও আপনি যত বেশি মিটিং করবেন, আপনার ক্যালেন্ডার ততই অগোছালো হয়ে উঠতে পারে। ঠিক আছে, Microsoft 365-এ অন্তর্ভুক্ত Windows 10-এ Outlook অ্যাপ, মিটিং পরিচালনা করা সহজ করে তোলে। আপনি কীভাবে আউটলুকে মিটিং পরিচালনা করতে পারেন তার জন্য এখানে আমাদের বাছাইগুলি রয়েছে৷

শিডিউলিং সহকারী ব্যবহার করুন

Outlook-এ মিটিং পরিচালনার জন্য আমাদের এক নম্বর বাছাই হল শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্ট ব্যবহার করা। Outlook-এর এই অন্তর্নির্মিত বৈশিষ্ট্যটি Home -এ ক্লিক করে পাওয়া যাবে ট্যাব, তারপর নতুন ইমেল-এর পাশে নিচের তীরটিতে ক্লিক করুন এবং তারপর মিটিং বেছে নিন . তারপরে আপনি শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্ট-এর জন্য উপরে একটি ট্যাব দেখতে পাবেন৷ . এটিতে ক্লিক করুন৷

শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্টের দিকে তাকালে, উল্লম্ব বার সহ একটি ছায়াযুক্ত এলাকা আপনার পছন্দের মিটিং সময়গুলি দেখাবে। আপনি সময় সামঞ্জস্য করতে বার টেনে আনতে পারেন. উপস্থিতি উপলব্ধ থাকলে একটি গ্রিডও দেখাবে, আপনি দেখতে পাবেন যে আউটলুক সেই মিটিং এর জন্য সময় এবং দ্বন্দ্বের সংখ্যাও প্রস্তাব করবে যদি সেখানে থাকে।

শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্ট এটা নিশ্চিত করতে সাহায্য করে যে মিটিংয়ে সবাই একই পৃষ্ঠায় থাকবে এবং কোনো দ্বন্দ্ব নেই। এটি আপনার সহকর্মীরা উপলভ্য না থাকার সময়গুলিকে ব্লক করে দেবে এবং মিটিং করার সময় কখন মিটিং রুম আছে এবং কখন উপলব্ধ নেই তাও আপনাকে দেখতে দেবে৷

দ্রুত আপনার ক্যালেন্ডার দেখুন

আউটলুকে মিটিং পরিচালনার জন্য পরবর্তীতে আপনার সুবিধার জন্য Outlook এর ক্যালেন্ডার ব্যবহার করা। একটি ইমেল থেকে একটি মিটিংয়ে যোগ দিতে সম্মত হওয়ার আগে, আপনি আপনার দিন বা সপ্তাহের আকার কেমন হচ্ছে তা দেখতে দ্রুত আপনার ক্যালেন্ডার দেখতে পারেন, মাসিক ক্যালেন্ডার দেখতে কেবল ক্যালেন্ডার আইকনের উপর আপনার মাউস ঘোরান৷ ক্যালেন্ডার দ্রুত দৃশ্যের সাথে, আপনি আপনার ইমেলগুলি ছাড়াই আপনার সময়সূচী দেখতে সক্ষম হবেন৷

একবার আপনি আইকনের উপর কার্সার করলে, আপনি সপ্তাহের জন্য আসন্ন মিটিং এবং অ্যাপয়েন্টমেন্ট দেখতে সক্ষম হবেন। তারা কোন কক্ষে এবং কোন সময়ে হয় তাও আপনি দেখতে পারেন। আপনি চাইলে ডক দ্য পিকও নির্বাচন করতে পারেন ক্যালেন্ডারের উপরের ডানদিকের কোণায় (স্ক্রোল বারের কাছে) আইকনটি ডক আউট করতে এবং আপনার ইমেলগুলি পড়ার সাথে সাথে এটি আপনাকে অনুসরণ করতে দেয়৷

আপনার সুবিধার জন্য মিটিং অনুরোধ বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করুন

আমাদের চূড়ান্ত বাছাই আউটলুকের মিটিং অনুরোধ বৈশিষ্ট্যের সাথে সম্পর্কিত। এটির সাথে, আপনার কাছে আপনার ক্যালেন্ডারে সর্বাধিক আপ টু ডেট তথ্য রয়েছে তা নিশ্চিত করে মিটিংয়ের অনুরোধগুলি গ্রহণ করার সাথে সাথে তাদের প্রতিক্রিয়া করার সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ রয়েছে৷ এটি আমন্ত্রণগুলি থেকে আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করতেও সাহায্য করে৷

এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে, আপনাকে মিটিং অনুরোধের ইমেল খুলতে হবে। আপনার দেখতে হবে স্বীকার, অস্থায়ী বা প্রত্যাখ্যান। মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীদের আপনার স্থিতি জানাতে এবং এটি ক্যালেন্ডারে যুক্ত করতে তাদের মধ্যে একটিতে ক্লিক করুন। আপনি যদি গ্রহণ করেন, আপনি প্রেরণের আগে প্রতিক্রিয়া সম্পাদনা করতে পারেন, এখনই প্রতিক্রিয়া পাঠান বা একটি প্রতিক্রিয়া পাঠাবেন না৷ এই পছন্দগুলি মিটিং সংগঠককে কে যোগ দেওয়ার পরিকল্পনা করছে সে সম্পর্কে আরও ভাল ধারণা পেতে সহায়তা করবে। আপনি যদি সাড়া না দেন, তাহলে যিনি এটি আয়োজন করেছেন তিনি জানতে পারবেন না যে আপনি যোগ দেওয়ার পরিকল্পনা করছেন কিনা।

অবশ্যই, আপনি নতুন সময় প্রস্তাব করার বিকল্পটিও ক্লিক করতে পারেন মিটিংয়ের জন্য একটি বিকল্প সময় প্রস্তাব করতে। অথবা, একবার আপনি গ্রহণ করলে, আপনি আপনার ক্যালেন্ডার থেকে মিটিং সম্পাদনা করতে পারেন, সময় পরিবর্তন করতে বলুন, এটিতে ডান-ক্লিক করে।

অন্য কিছু বৈশিষ্ট্যও দেখুন

যদিও আমরা Windows এ Outlook অ্যাপ নিয়ে আলোচনা করেছি, মিটিং পরিচালনা করার কিছু অতিরিক্ত উপায়ও রয়েছে। এইগুলি ওয়েব এবং আউটলুক মোবাইলের জন্য আউটলুককে কভার করে। জুলাইয়ে ঘোষণা করা হয়েছে, ওয়েবে আউটলুক এখন ব্যবহারকারীদের বার্তা, মিটিং বিশদ, অংশগ্রহণকারীদের প্রতিক্রিয়া এবং আরও অনেক কিছু প্রদর্শন করে মিটিংয়ের আমন্ত্রণগুলির উপর আরও নিয়ন্ত্রণ দেয়৷ অ্যান্ড্রয়েডে আউটলুক, ইতিমধ্যে, আপনার ক্যালেন্ডারে ইভেন্টের বিশদ বিবরণে মিটিংয়ের জন্য আপনাকে আরও ভাল পরিকল্পনা করতে সহায়তা করার জন্য আপনার প্রাসঙ্গিক তথ্যগুলি দেখায়, যেমন ইমেল এবং ফাইলগুলি। Outlook-এ মিটিংগুলি পরিচালনা করার জন্য অবশ্যই একাধিক উপায় রয়েছে, তাই আপনি কীভাবে আপনার মিটিংগুলি পরিচালনা করেন তা আমাদের নীচে একটি মন্তব্য করে আমাদের জানান৷