ব্যক্তিগত বা পেশাগত হোক, ইমেল হল আজকের যোগাযোগের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রায়শই ব্যবহৃত মাধ্যম। এবং এটি চিরকাল স্থায়ী হয়, আপনাকে যত্ন সহকারে রচনা করার চেষ্টা করা উচিত।
যদিও লেখা সবার চায়ের কাপ নয়। কিন্তু একটি মহান ইমেল পাঠাতে আপনাকে একজন মহান লেখক হতে হবে না। মানসম্পন্ন বার্তা নিশ্চিত করতে আপনার যা দরকার তা হল কয়েকটি সাইট এবং এক্সটেনশন৷
1. ড্রাফ্টম্যাপ (Chrome, ওয়েব):রিয়েল-টাইম উন্নতির পরামর্শগুলি
হেমিংওয়ে বা গ্রামারলির মতো আরও ভালো লেখার জন্য আপনি কিছু চমত্কার ব্রাউজার-ভিত্তিক টুল খুঁজে পেতে পারেন। ড্রাফ্টম্যাপ একই শিরায় রয়েছে, তবে এটি আপনার শৈলী এবং শব্দের পুনরাবৃত্তিও পরীক্ষা করে। এছাড়াও, Chrome এক্সটেনশন রিয়েল-টাইম পরামর্শের সন্তোষজনক এবং স্বজ্ঞাত অভিজ্ঞতা যোগ করে।
DraftMap বিভিন্ন শৈলী পরামর্শ হাইলাইট করতে বিভিন্ন রং ব্যবহার করে। এটি পুনরাবৃত্তিমূলক শব্দ, প্যাসিভ ভয়েস, ক্রিয়াবিশেষণ এবং ক্লিচগুলি নির্দেশ করবে এবং এমনকি আপনাকে ইমেলের পাঠযোগ্যতা এবং শৈলী সম্পর্কে পরামর্শ দেবে। নীতিগুলি আর্নেস্ট হেমিংওয়ের লেখার নিয়মগুলির মতোই। এবং এক্সটেনশনটি আপনার Gmail কম্পোজিশন উইন্ডোর ভিতর থেকে এই সব করে।
চিন্তা করবেন না, ড্রাফটম্যাপ আপনার কথা পরিবর্তন করে না। আপনি যদি এখনও রঙগুলি হাইলাইট করে থাকেন এবং ইমেল পাঠান, তবে প্রাপক সেই রঙগুলি দেখতে পাবেন না। এটা শুধুমাত্র আপনার জন্য।
2. ইমেল টেক্সট ফরম্যাটার (Chrome):Gmail কে সুন্দর দেখান
Gmail মার্কডাউনকে সমর্থন করে, যা আরও ভালো বার্তা লেখার একটি স্মার্ট উপায়। কিন্তু এর নেতিবাচক দিক হল আপনি যখন সাইটগুলি থেকে জিনিসগুলি কপি-পেস্ট করেন, তখন এটি সমস্ত মূল পৃষ্ঠার বিন্যাস ধরে রাখে। আপনি যদি কখনও অদ্ভুত ফন্ট এবং আকার সহ একটি ইমেল পেয়ে থাকেন তবে আপনি জানেন যে এটি কীভাবে বন্ধ হতে পারে৷
ইমেল টেক্সট ফরম্যাটার এই সমস্ত ফন্ট, রং এবং মাপ সরিয়ে দেয়। আপনি যা কিছু পেস্ট করেছেন তা ডিফল্ট Gmail টেক্সটে পরিণত হবে, কিন্তু এটি ক্যাপিটালাইজেশন এবং লিঙ্কগুলি অক্ষত রাখবে। এটি আপনার বার্তা ফর্ম্যাট করার একটি সহজ উপায়৷
যথারীতি, এই ক্রোম এক্সটেনশনটি অপেরার মতো অন্যান্য ক্রোমিয়াম-ভিত্তিক ব্রাউজারগুলির সাথেও কাজ করে। এখানে কিভাবে অপেরায় ক্রোম এক্সটেনশন ইনস্টল করতে হয়।
3. ইমেল ওপস ব্লকার (Chrome):একটি সাধারণ ভুল পাস এড়িয়ে চলুন
"BCC" বৈশিষ্ট্যটি একটি মৌলিক প্রযুক্তিগত দক্ষতা যা প্রত্যেকেরই থাকা উচিত। এটি প্রেরকদের তাদের এক্সপ্রেস ইনপুট আমন্ত্রণ না করেই লোকেদের লুপের মধ্যে রাখতে দেয়৷ কিন্তু যদি আপনি এটি না পান, তাহলে এই এক্সটেনশনের সাথে আপনার একটি শিষ্টাচার পাঠের প্রয়োজন৷
আপনি যদি BCC-ed হয়ে থাকেন, তাহলে এর মানে সাধারণত আপনাকে কোনো পদক্ষেপ নিতে হবে না। কিন্তু দেখুন, এটা ভাঙা কঠিন অভ্যাস। পরের বার যখন আপনি কোনো ইমেলে BCC-এড হন এবং "সমস্ত উত্তর দিন" বা "ফরওয়ার্ড" করার চেষ্টা করেন, তখন ইমেল উফ ব্লকার কাজ শুরু করবে।
এটি আপনাকে মনে করিয়ে দেবে যে এই ধরনের একটি ইমেলে এই ক্রিয়াগুলির যেকোনো একটি গ্রহণ করা খারাপ ফর্ম, এবং আপনাকে সত্যিই এটি করতে হবে কিনা তা পুনরায় মূল্যায়ন করতে বাধ্য করবে৷ কখনও কখনও, একটি ধাক্কা আমাদের একটি ভুল পাস এড়াতে প্রয়োজন হয়.
4. সংক্ষিপ্ত (Chrome):সংক্ষিপ্ত হতে বাধ্য করার জন্য ওয়ার্ড কাউন্টার
ইমেল করার মূল পাপগুলির মধ্যে একটি হল এমন বার্তা প্রেরণ করা যা কোনও প্রাপকের পক্ষে খুব দীর্ঘ। কারও কাছে তাদের ইনবক্সে প্রবন্ধ পড়ার সময় বা ঝোঁক নেই, তাদের ফোনে ছেড়ে দিন (যেখানে বেশিরভাগ লোকেরা ইমেল চেক করে)।
Gmail এর জন্য ক্রোম এক্সটেনশন ব্রিফ আপনাকে বুদ্ধিমানের সাথে আপনার শব্দ চয়ন করতে বাধ্য করে৷ অনেকটা যেমন টুইটার আপনাকে 140 অক্ষরের নিচে লিখতে বাধ্য করে, ব্রিফ একটি 125-শব্দের সীমাবদ্ধতা আরোপ করে। আপনি যদি 125 শব্দের বেশি যান, এটি আপনাকে ইমেল পাঠাতে দেবে না। নীচের অংশে একটি টিকার দেখায় যে আপনি কতগুলি শব্দ লিখেছেন বা শেষ করেছেন৷
এবং হ্যাঁ, আমরা সবাই জানি যে কখনও কখনও, একটি ইমেলের জন্য 125টির বেশি শব্দের প্রয়োজন হয়। সংক্ষিপ্ত নিয়ম সম্পর্কে একটি stickler নয়. আপনি "পাঠান" বোতামে তিনবার ক্লিক করে সীমাবদ্ধতাকে বাইপাস করতে পারেন৷
৷5. Minimize.Email [Broken URL Removed] (ওয়েব):বেনামে অন্যদের বার্তা কমাতে বলুন
আমাদের সকলের একজন সহকর্মী বা বন্ধু আছে যে অনেক বেশি ইমেল পাঠায়। তাদের থামাতে বলা একটু অভদ্র এবং অসভ্য হবে। কিন্তু আপনি যদি বেনামে এটি করতে চান তবে আপনি তাদের অনুভূতিগুলিকে কিছুটা এড়িয়ে যেতে পারেন।
Minimize.Email আপনার জন্য নোংরা কাজ পরিচালনা করে। সাইটে যান এবং যাদের বার্তা আপনি কমাতে চান তাদের ইমেল ঠিকানা যোগ করুন। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যক্তিকে তাদের সীমালঙ্ঘন সম্পর্কে জানাতে ইমেল করবে, কিন্তু একটি বন্ধুত্বপূর্ণ পদ্ধতিতে৷
৷
হ্যাঁ, এটি নিজে আরও ভাল ইমেল লেখার বিষয়ে নয়, তবে আপনার ইনবক্সে একটি হ্রাস একটি স্বাগত পরিবর্তন। এছাড়াও, অন্তত ভবিষ্যতে, আপনি আপনার সহকর্মীর মুখে তাদের অবিরাম বার্তাগুলি সম্পর্কে উড়িয়ে দেবেন না৷
আপনি কি Gmail ব্যবহার করেন না?
এই নিবন্ধের বেশিরভাগ সরঞ্জামই Gmail কে লক্ষ্য করে কারণ আমরা জানি প্রায় সবাই এটি তাদের ইমেলের প্রয়োজনে ব্যবহার করে। কিন্তু আমরা সর্বদা বহিরাগতদের কাছ থেকে শুনতে আগ্রহী।
আপনি কি Gmail ব্যবহার করেন নাকি অন্য কিছুর জন্য এটিকে বাদ দিয়েছেন? আপনি এখন কোন ইমেল পরিষেবা ব্যবহার করছেন?
