ব্যক্তিগত হোক বা পেশাগত, ইমেইল আজকের দিনে যোগাযোগের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ এবং ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত মাধ্যম। এবং যেহেতু এটি চিরকাল টিকে থাকে, তাই আপনাকে সেগুলো যত্নपूর্বক কম্পোজ করার চেষ্টা करनी चाहिए।
লেখা সবার চায়ের পাতিল নয়। কিন্তু একটি চমৎকার ইমেইল পাঠানোর জন্য আপনাকে একজন মহান লেখক হলো প্রয়োজন নেই। আপনাকে শুধু কিছু সাইট এবং এক্সটেনশন দরকার যাতে কোয়ালিটি মেসেজ নিশ্চিত হয়।
১. DraftMap (Chrome, Web): রিয়েল-টাইম উন্নতির পরামর্শ
আপনি হেমingway বা Grammarly-এর মতো ব্রাউজার-ভিত্তিক কিছু চমৎকার টুল পেতে পারেন ভালো লিখতে। DraftMap একই ধরণের, কিন্তু এটি আপনার শৈলি এবং শব্দ পুনরাবৃত্তিও চেক করে। প্লাস, ক্রোম এক্সটেনশন রিয়েল-টাইম সাজেশনের সন্তোষজনক এবং ইন্টুইটিভ অভিজ্ঞতা যোগ করে।
DraftMap ভিন্ন রঙ ব্যবহার করে ভিন্ন শৈলির পরামর্শ হাইলাইট করে। এটি পুনরাবৃত্ত শব্দ, নিষ্ক্রিয় ভয়েস, ক্রিয়া বিশেষণ, এবং ক্লিশে নির্দেশ করবে, এবং ইমেইলটির পঠনযোগ্যতা এবং শৈলীর ওপর পরামর্শ দেবে। নীতিগুলো Эрনেস্ট হেমিংওয়ের লেখার নিয়মের মত। এবং এক্সটেনশনটি আপনার জিমেইল কম্পোজিশন উইন্ডোর ভিতর থেকেই এই সব করে।
চিন্তা করবেন না, DraftMap আপনার শব্দগুলো পরিবর্তন করে না। কেসে আপনি হাইলাইট করা রঙগুলোর সাথে ইমেইল পাঠিয়ে দেন, তবে প্রাপক সেগুলো দেখতে পাবে না। এটি শুধু আপনার জন্য।
২. Email Text Formatter (Chrome): জিমেইলকে সুন্দর করুন
জিমেইল Markdown সাপোর্ট করে, যা ভালো দেখার মেসেজ লিখার স্মার্ট উপায়ের একটা। কিন্তু এর ডাউনসাইড হলো আপনি কখনো সাইট থেকে কপি-পেস্ট করলে, সেটি মূল পেজের সকল ফরম্যাটিং রিটেইন করে। আপনি যদি কখনো আদা ফন্ট এবং সাইজযুক্ত ইমেইল পান, তবে আপনি জানেন এটি কতটা মন খারাপ করে।
Email Text Formatter এই সকল ফন্ট, রঙ, এবং সাইজ সরিয়ে ফেলে। আপনি যা পেস্ট করলেন সেটি ডিফল্ট জিমেইল টেক্সটে রূপান্তরিত হবে, কিন্তু ক্যাপিটালাইজেশন এবং লিংকগুলো অক্ষুণ্ণ থাকবে। এটি আপনার মেসেজ ফরম্যাট করার একটি সহজ উপায়।
স্বাভাবিকভাবেই, এই ক্রোম এক্সটেনশন অপেরা 비롯한 অন্যান্য ক্রোমিয়াম-ভিত্তিক ব্রাউজারও কাজ করে। অপেরায় ক্রোম এক্সটেনশন ইনস্টল করার পদ্ধতি জানুন।
৩. Email Oops Blocker (Chrome): একটি সাধারণ ফোম্পা এড়ান
"BCC" ফিচার একটি বেসিক টেক স্কিল যা সবার জানা উচিত। এটি প্রেরকদের লোকদের লুপে রাখতে দেয়, তাদের সরাসরি ইনপুট আহ্বান না করেই। কিন্তু আপনি যদি সেটা না বুঝেন, তবে আপনাকে একটি শিষ্টাচার লেসন এবং এই এক্সটেনশনের প্রয়োজন।
আপনি যদি BCC-এ থাকেন, তবে সেটি সাধারণত মানে আপনাকে কোনো কর্ম করতে হবে না। কিন্তু মানে, এটি ছাড়া যেতে কঠিন অভ্যাস। পরের বার আপনি যদি কোনো ইমেইলে BCC-এ থাকেন এবং "Reply All" বা "Forward" করার চেষ্টা করেন, তবে Email Oops Blocker কাজে লাগবে।
এটি আপনাকে স্মরণ করাবে যে এই ধরণের ইমেইলে সেই অ্যাকশন দুটোই ভুল রীতি, এবং আপনাকে পুনরায় বিবেচনা করতে বাধ্য করবে যে আপনার সত্যি সেটি করতে হবে কিনা। কখনো কখনো, একটি সলামই আমাদেরকে একটি ফোম্পা থেকে বাঁচায়।
৪. Brief (Chrome): শব্দ গণনা করে আপনাকে সংক্ষিপ্ত হতে বাধ্য করে
ইমেইলিংয়ের কার্ডিনাল পাপগুলোর একটা হলো এমন মেসেজ পাঠানো যা যেকোনো প্রাপকের জন্য অত্যধিক লম্বা। কেউই তাদের ইনবক্সে, অথবা ফোনে (যেখানে অধিকাংশ লোক ইমেইল চেক করে) নিবন্ধ পড়তে সময় বা ইচ্ছা রাখে না।
ক্রোম এক্সটেনশন Brief for Gmail আপনাকে বুদ্ধিমান থেকে শব্দ বেছে নিতে বাধ্য করে। টুইটারের মতো যেভাবে ১৪০ ক্যারেক্টারের নিচে লিখতে বাধ্য করে, Brief ১২৫ শব্দের সীমা নিয়ে আসে। আপনি ১২৫ শব্দের বেশি লিখলে, এটি আপনাকে ইমেইল পাঠাতে দেবে না। নিচে একটি টিকার থাকে যা দেখায় আপনি কত শব্দ লিখেছেন বা এক্সিড করেছেন।
এবং হ্যাঁ, আমরা সবাই জানি কখনো কখনো ইমেইলে ১২৫ শব্দের বেশি লাগে। Brief নিয়মে কঠোর নয়। আপনি "Send" বাটনটি ট্রিপল-ক্লিক করে সীমা বাইপাস করতে পারেন।
৫. Minimize.Email [ব্রোকেন URL সরানো হয়েছে] (Web): বেনামে অন্যদের মেসেজ কমাতে বলুন
আমাদের সবার একটি সহকর্মী বা বন্ধু থাকে যারা খুব বেশি ইমেইল পাঠায়। তাদের বন্ধ করার জন্য বলা কিছুটা রুড এবং বিনয়হীন। কিন্তু আপনি যদি এটি বেনামে করেন, তবে আপনি তাদের মনোভাব কিছুটা বাঁচাতে পারেন।
Minimize.Email আপনার গন্দা কাজটি করে দেয়। সাইটে যান এবং যেসব লোকের মেসেজ কমাতে চান তাদের ইমেইল ঠিকানা যোগ করুন। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সে লোককে ইমেইল পাঠিয়ে তাদের লঙ্ঘন সম্পর্কে জানাবে, কিন্তু বান্ধবভাবে।
হ্যাঁ, এটি আপনার নিজের ইমেইল ভালো লিখার বিষয়ে নয়, কিন্তু আপনার ইনবক্স কমে যাওয়া একটি স্বাগতযোগ্য পরিবর্তন। প্লাস, অন্তত ভবিষ্যতে, আপনি তাদের অবিরাম মেসেজের জন্য তাদের মুখে ফাটবেন না।
আপনি কি জিমেইল ব্যবহার করেন না?
এই আর্টিকেলের অধিকাংশ টুল জিমেইলকে টার্গেট করে কারণ আমরা যারা সবাই জানি প্রায় সবাই তাদের ইমেইল দরকারের জন্য জিমেইল ব্যবহার করে। لكن আমরা সবসময় আউটলায়ারদের শুনতে কৌতূহলী।
আপনি কি জিমেইল ব্যবহার করেন বা অন্য কিছুর জন্য এটিকে ছেড়ে দিয়েছেন? আপনি এখন কোন ইমেইল সার্ভিস ব্যবহার করছেন?
