নিয়মিত পাঠ্য বার্তাগুলির থেকে ভিন্ন, ইমেল লেখা আলাদা। স্ক্র্যাচ থেকে একটি ইমেল রচনা করার ক্ষেত্রে লোকেরা অনেক বেশি চিন্তা করে। আপনি ভাবছেন কী অন্তর্ভুক্ত করবেন, কী এড়াতে হবে এবং ঈশ্বর জানেন আপনি বর্তমানে যা লিখছেন তা সঠিক কিনা?
একজন পরিষেবা প্রদানকারী হওয়ার কারণে, আমাকে প্রতিদিন কয়েক ডজন ইমেল লিখতে হবে। এবং এটি আমাকে আপনার প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য নিখুঁত ব্যক্তি করে তোলে৷
সঠিক তথ্য সহ, কার্যকর ইমেলগুলি দ্রুত লেখা একটি চ্যাটিং অ্যাপে একটি বার্তা টাইপ করার মতো সহজ হয়ে ওঠে। তারপরে, আপনি প্রক্রিয়াটি দ্রুত করতে AI সরঞ্জামগুলিও ব্যবহার করতে পারেন। এখানে কিভাবে.
কার্যকর ইমেল দ্রুত লিখতে 10 টি টিপস
1. সাবজেক্ট লাইনকে আপনার ইমেলের সারাংশ হিসাবে বিবেচনা করুন
যখন আপনাকে একটি ইমেল পাঠাতে হবে, তখন আপনাকে প্রথমে যে জিনিসটি মোকাবেলা করতে হবে তা হল একটি শক্তিশালী বিষয় লাইন লেখা। এটি প্রথম জিনিস যা আপনার প্রাপক দেখেন এবং খারাপ বা কোন বিষয় লাইন সহ যেকোন ইমেল মুছে যেতে পারে বা স্প্যাম ফোল্ডারে শেষ হতে পারে।
এইভাবে, এটি ভাবতে এবং লিখতে আপনার একটি অতিরিক্ত মিনিটের প্রয়োজন হতে পারে। আপনার সাবজেক্ট লাইনগুলিকে সাধারণ বা অস্পষ্ট হওয়া থেকে আটকানোর সবচেয়ে সহজ উপায় হল সেগুলিকে হেডলাইন হিসাবে বিবেচনা করা। আপনাকে যা করতে হবে তা হল একটি সংক্ষিপ্ত অথচ তথ্যপূর্ণ পদ্ধতিতে আপনার ইমেলের সারসংক্ষেপ।
2. তাদেরকে অভিবাদন জানাই
আপনার বিষয় লাইনের পরে, আপনাকে আপনার ইমেলের জন্য টোন সেট করতে হবে এবং আপনার প্রাপকের উপর একটি ছাপ তৈরি করতে হবে। আনুষ্ঠানিকভাবে বা অনানুষ্ঠানিকভাবে তাদের অভিনন্দন জানানো এটি করার নিখুঁত উপায়। আপনি যদি বিভ্রান্ত হন তবে আনুষ্ঠানিক উপায় বেছে নিন।
এখানে আপনার প্রাপকদের শুভেচ্ছা জানানোর বিভিন্ন উপায় রয়েছে:
- হ্যালো: এটি সরাসরি এবং বন্ধুত্বপূর্ণ কথোপকথনের জন্য।
- হাই: এটা সহজ এবং নম্র।
- প্রিয়: এটি কিছুটা অস্বাভাবিক, তবে আপনি কোনও নির্বাহী বা এর সাথে যোগাযোগ করার সময় এটি ব্যবহার করতে পারেন।
3. একটি খোলার বাক্য যোগ করুন
আপনার প্রাপককে অভিবাদন জানানোর পরে, আপনার ইমেলটি কী তা নিয়ে কথা বলতে আপনাকে অবশ্যই চুলকানি অনুভব করতে হবে তবে এক সেকেন্ডের জন্য বিরতি দিন। আপনি কিছু বলার আগে, আপনার ইমেলটি একটি ভাল প্রবাহের সাথে শুরু করতে একটি প্রারম্ভিক বাক্য লিখুন৷
৷এটি করার সেরা উপায়গুলির মধ্যে একটি হল একটি খোলার লাইন যোগ করা৷
৷এখানে কয়েকটি উদাহরণ রয়েছে যা আপনি সরাসরি ব্যবহার করতে পারেন:
- আমাকে আমার পরিচয় দিতে দিন।
- আপনার কাছ থেকে শুনে খুব ভালো লাগছে।
- আশা করি ভালো আছেন।
- আমি ____ সম্পর্কে যোগাযোগ করছি
- আপডেটের জন্য ধন্যবাদ।
- আমি ____ এ চেক ইন করছি
- আপনার (সাম্প্রতিক কৃতিত্ব) জন্য অভিনন্দন।
4. নিজের পরিচয় দিন
আপনি যদি প্রথমবারের মতো কাউকে ইমেল করেন, তাহলে অন্য কিছু সম্পর্কে কথা বলার আগে আপনাকে অবশ্যই নিজের পরিচয় দিতে হবে।
যদিও মানুষ সাধারণত ঘণ্টার পর ঘণ্টা কথা বলে, নিজেদের পরিচয় দিতে বলা হলে তারা ঘামতে শুরু করে। চিন্তা করবেন না। এটা সেভাবে হতে হবে না। এটি সহজ করতে, নিম্নলিখিত ফর্ম্যাটগুলির মধ্যে একটি ব্যবহার করুন৷
৷- আমার নাম (পুরো নাম), এবং আমি একজন (আপনার বর্তমান ভূমিকা)।
- আমি (পুরো নাম) এবং আমি (কোম্পানির নাম) নামে একটি (শিল্প) ফার্মে কাজ করি।
সর্বোত্তম অভ্যাস হল নিজের সম্পর্কে শুধুমাত্র একটি বা দুটি বাক্য অন্তর্ভুক্ত করা, এবং এর বেশি নয়।
5. দ্রুত পয়েন্টে যান
আপনার ইমেল প্রাপকের কাছে মূল্যবান হয় তা নিশ্চিত করার সর্বোত্তম উপায় হল এটিকে তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য দ্রুত বিতরণযোগ্য করে তোলা। অন্য কথায়, দ্রুত পয়েন্টে পৌঁছান।
আপনি আপনার প্রাপককে শুভেচ্ছা জানিয়েছেন, একটি শুরুর লাইন লিখেছেন/নিজের পরিচয় দিয়েছেন, এখন লিখুন কেন আপনি তাদের ইমেল করছেন। যদি আপনাকে একাধিক বিষয় নিয়ে আলোচনা করতে হয়, সেগুলিকে অগ্রাধিকার দিন এবং আপনার ইমেলটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিস দিয়ে শুরু করুন। এটি একটি প্রশ্নের উত্তর দেওয়া বা একটি অনুরোধ করা হতে পারে৷
৷6. একটি বড় আইডিয়া অন্তর্ভুক্ত করুন
যদি আপনার ইমেলটি একটু দীর্ঘ হয়ে যায়, তাহলে নিয়মিত বিষয়বস্তু লেখা থেকে একটি পরামর্শ নিন এবং শেষে একটি উপসংহার বা একটি বড় ধারণা যোগ করুন৷
এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ের উপর সমস্ত ফোকাস রাখবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার প্রথমে কিছু করা দরকার, অথবা একটি প্রকল্পের সাথে এগিয়ে যাওয়ার জন্য আপনার অবিলম্বে একটি উত্তর প্রয়োজন, ইত্যাদি। আপনি এমন কিছু বলে একটি উপসংহার যোগ করতে পারেন:আমাদের আলোচনার মূল পথ হল [____]।
7. এটি সংক্ষিপ্ত রাখুন
একজন গড় পেশাদার প্রতিদিন এক শতাধিক ইমেল পান। এটি বোঝায় যে আপনি যাদের সাথে যোগাযোগ করেন তাদের বেশিরভাগই ব্যস্ত। তারা আপনাকে যতই পছন্দ করুক না কেন, তারা সম্ভবত কোনো ধরনের ঘোরাঘুরির জন্য প্রস্তুত হবে না। সুতরাং, আপনার ইমেলগুলি ছোট এবং মিষ্টি রাখুন৷
দীর্ঘ ইমেলগুলির আরেকটি অসুবিধা হল যে কখনও কখনও সেগুলি অস্পষ্ট হয়ে যায়, মূল বিষয়টির বাইরে, বা এমনকি ভুল বোঝাবুঝিও তৈরি করতে পারে৷
8. সম্মানিত এবং উদার হন
সম্মানজনক এবং ভদ্র ইমেল লেখার সৌন্দর্য হল যে আপনি কারো সাথে একমত না হতে পারেন, বিকল্প মতামত উপস্থাপন করতে পারেন, এমনকি পক্ষপাতিত্বও চাইতে পারেন, কিন্তু সেগুলো পড়তে ঠিকই মনে হবে।
আপনি যদি আপনার ইমেলে এমন কোনো কাজ করার পরিকল্পনা করছেন, তাহলে প্রথমে আপনার প্রাপককে ধন্যবাদ জানানো বা তাদের কাজ বা ধারণার জন্য প্রশংসা করার কথা বিবেচনা করুন। তারপর, তারা যা করেছে তা খারাপ বা সম্পূর্ণ ভুল তা সরাসরি না বলে আপনার মতামত উপস্থাপন করুন৷
9. একটি সমাপনী বাক্য যোগ করুন
আপনার ক্লোজিং লাইন নির্ভর করে আপনি যে ব্যক্তিকে ইমেল করছেন তার কাছ থেকে আপনি কী ধরনের উত্তর আশা করছেন তার উপর। আপনি প্রেক্ষাপটের উপর নির্ভর করে একটি বিবৃতি বা একটি ক্লোজ-এন্ডেড প্রশ্ন দিয়ে আপনার ইমেলটি শেষ করতে বেছে নিতে পারেন। যাইহোক, যেকোন মূল্যে ওপেন-এন্ডেড প্রশ্ন দিয়ে বন্ধ করা এড়িয়ে চলুন।
এটি প্রধানত কারণ একটি বিবৃতি এবং একটি ক্লোজ-এন্ড প্রশ্ন আপনার কথোপকথনকে একটি দিকনির্দেশনা দেয়, জিনিসগুলিকে ট্র্যাকে রাখে এবং একটি উত্তর নিশ্চিত করে৷
যাইহোক, একটি উন্মুক্ত প্রশ্ন অকারণে আলোচনার থ্রেড বাড়িয়ে দেয়। এছাড়াও, আপনি যদি একেবারে ব্যস্ত কারো সাথে যোগাযোগ করেন, তাহলে আপনার ইমেলটি সম্পূর্ণ উপেক্ষা করা হতে পারে।
এখানে একটি ক্লোজ-এন্ডেড প্রশ্নের উদাহরণ।
আসুন একটি কলে এটি আরও আলোচনা করা যাক। কোন সময়টি আপনার জন্য সবচেয়ে ভালো কাজ করে?
|
এটি আপনার প্রাপকের জন্য সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রক্রিয়াকে সহজ করে তোলে৷
অন্যদিকে, এখানে একটি ওপেন-এন্ডেড প্রশ্নের উদাহরণ দেওয়া হল।
| আমরা একটি কলের মাধ্যমে আরও আলোচনা করতে পারি। তো, আপনি কখন ফ্রি? |
এটি আপনার প্রাপককে উত্তর দেওয়ার আগে তাদের ক্যালেন্ডার চেক করার জন্য চাপ দেয়, এটি পদক্ষেপ নেওয়া কঠিন করে তোলে।
উপরন্তু, একটি বিবৃতি একটি ইমেল যোগ করার জন্য একটি ভাল ধারণা হতে পারে। যেমন:
|
10. সাইন অফ করুন
অবশেষে, আপনি আপনার ইমেলের প্রসঙ্গের উপর নির্ভর করে এই সাইন-অফ বাক্যাংশগুলির যেকোনো একটি দিয়ে আপনার ইমেলটি শেষ করতে পারেন৷
- আন্তরিক শুভেচ্ছা
- শুভেচ্ছা
- বিনীত
- সেরা
- চিয়ার্স
- শুভেচ্ছা
এই সমস্ত টিপস আপনাকে সঠিকভাবে সমস্ত ইমেল রচনা এবং উত্তর দিতে সাহায্য করার জন্য যথেষ্ট।
কার্যকরী ইমেল দ্রুত লিখতে সাহায্য করার জন্য AI টুলস
আপনি যদি নতুন প্রজেক্ট বা নতুন চাকরি পেতে চান বা আপনার বর্তমান চাকরির জন্য আপনাকে প্রতিদিন একাধিক ইমেল পাঠাতে হয়, এই AI টুলগুলি সহায়ক হতে পারে।
1. লোলা এআই
এই টুলটি আপনাকে আপনার প্রাপকদের লিঙ্কডইন প্রোফাইল ডেটার উপর ভিত্তি করে কাস্টম খোলার লাইন তৈরি করতে সাহায্য করে। আপনাকে যা করতে হবে তা হল টুলটিতে প্রাপকের লিঙ্কডইন ইউআরএল যোগ করুন এবং এটি তাদের প্রোফাইলের বিবরণের উপর ভিত্তি করে অনন্য খোলার লাইন নিয়ে আসবে।
200টি পর্যন্ত খোলার লাইনের জন্য টুলটির প্রতি মাসে $36 খরচ হয়৷
৷2. SmartWriter.ai
SmartWriter.ai আপনাকে আপনার প্রাপকের সর্বজনীন প্রোফাইল থেকে তথ্য সংগ্রহ করতে এবং তাদের উল্লেখ করা খবর থেকে তথ্য সংগ্রহ করতে সহায়তা করে। এটি আপনাকে যাদের সাথে যোগাযোগ করছেন তাদের জন্য ব্যক্তিগতকৃত ইমেল তৈরি করতে সহায়তা করে।
আপনি আউটরিচের জন্য ঠান্ডা ইমেল বা লিঙ্কডইন বার্তা পাঠাতে এটি ব্যবহার করতে পারেন। টুলটির সদস্যতা প্রতি মাসে $49 থেকে শুরু হয়।
3. Snazzy.ai 
আপনি যদি একটি নতুন ব্যবসা শুরু করেন এবং তহবিলের প্রয়োজন হয়, তাহলে Snazzy.ai আপনার জন্য নিখুঁত হাতিয়ার হতে পারে। এটি আপনাকে ভিসি বা দেবদূত বিনিয়োগকারীদের পিচ করতে ইমেল টেমপ্লেট দিয়ে সাহায্য করে৷
৷কিন্তু প্রথমে, আপনাকে প্ল্যাটফর্মে একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে হবে। ইমেল পাঠানো শুরু করতে, আপনি যে দর্শকদের লক্ষ্য করছেন, আপনি যে কীওয়ার্ডগুলি খুঁজছেন এবং আপনার অফারটির বিবরণ লিখুন। এবং এটি একটি ব্যক্তিগতকৃত প্রথম খসড়া প্রদান করে আপনার প্রচুর সময় বাঁচাবে।
এর পরে, আপনি পরিপূর্ণতা নিশ্চিত করতে এটিকে কিছুটা পরিবর্তন করতে পারেন। সদস্যতা প্রতি মাসে $25 থেকে শুরু হয়৷
৷4. Lyne.ai
আপনার প্রাপকদের জন্য নিখুঁত হুক নিয়ে আসতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য এটি আরেকটি এআই টুল। Lyne.ai-এর সাথে শুরু করতে, তাদের কাজের ইমেল বা তাদের LinkedIn প্রোফাইল URL গুলি সহ আপনার সম্ভাবনার CSV লিখুন৷
টুলটি খোলার জন্য কতগুলি বাক্য লিখতে চান তাও আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, 1-2 বাক্য বা 3-4 বাক্য ইত্যাদি। সাবস্ক্রিপশন প্রতি মাসে $99 থেকে শুরু হয়।
ইমেল লেখা এত সহজ ছিল না
আপনি যদি কখনও একটি ভাল ইমেল রচনা করার জন্য সমস্ত পয়েন্ট সংগ্রহ করা কঠিন বলে মনে করেন তবে আপনার সংগ্রাম আজই শেষ হবে৷
আপনার পরবর্তী কার্যকর ইমেল দ্রুত লিখতে এই টিপস বা সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করুন!
