সাধারণ টেক্সট মেসেজের মত নয়, ইমেইল লেখা আলাদা। স্ক্র্যাচ থেকে ইমেইল কম্পোজ করার সময় মানুষ অনেক চিন্তা করে। আপনি চিন্তা করেন কী অন্তর্ভুক্ত করবেন, কী এড়িয়ে চলবেন, এবং ঈশ্বর জানে আপনি যা এখন লিখছেন সেটি ঠিক কিনা?!
একজন সার্ভিস প্রোভাইডার হিসেবে, আমাকে প্রতিদিন দশক দশক ইমেইল লিখতে হয়। এবং সেটি আমাকে আপনার প্রশ্নের উত্তর দিতে উপযুক্ত ব্যক্তি করে তোলে।
সঠিক তথ্যের সাথে, কার্যকর ইমেইল দ্রুত লিখা চ্যাটিং অ্যাপে মেসেজ টাইপ করার মতো সহজ হয়ে যায়। তারপর, আপনি প্রক্রিয়া গতিশীল করতে AI টুলও ব্যবহার করতে পারেন। এখানে কীভাবে।
কার্যকর ইমেইল দ্রুত লেখার ১০ টিপস
১. সাবজেক্ট লাইনকে আপনার ইমেইলের সারাংশ হিসেবে চিনুন
আপনি যখন ইমেইল পাঠাতে হয়, প্রথমেই আপনাকে সামনা করতে হয় একটি শক্তিশালী সাবজেক্ট লাইন লেখার সাথে। এটি প্রাপক যা প্রথমে দেখে, এবং খারাপ বা শূন্য সাবজেক্ট লাইন থাকা কোনো ইমেইল ডিলিট হয়ে যেতে পারে বা স্প্যাম ফোল্ডারে চলে যেতে পারে।
তাই, আপনাকে এক এক্সট্রা মিনিট লাগতে পারে চিন্তা করে লেখার জন্য। আপনার সাবজেক্ট লাইন সাধারণ বা অস্পষ্ট হয়ে যাওয়া থেকে বাঁচানোর সবচেয়ে সহজ উপায় হলো সেগুলোকেও হেডলাইন হিসেবে চিনা। আপনাকে শুধু আপনার ইমেইল সংক্ষিপ্ত কিন্তু তথ্যপূর্ণভাবে সারাংশ দিতে হবে।
২. অভিবাদন করুন
আপনার সাবজেক্ট লাইনের পর, আপনাকে আপনার ইমেইলের টোন সেট করতে হবে এবং প্রাপকের ওপর একটি ছাপ छोड़তে হবে। তাদের অভিবাদন করা, আধিকারিক বা অনৌপচারিকভাবে, এটি করার সেরা উপায়। আপনি যদি বিভ্রান্ত হন, আধিকারিক পথ বেছে নিন।
আপনার প্রাপকদের অভিবাদন করার ভিন্ন উপায়:
- Hello: এটি সরাসরি ও বান্ধব কথোপকথনের জন্য।
- Hi: এটি সরল ও বিনয়ী।
- Dear: এটি কিছুটা কৃত্রিম, কিন্তু আপনি কোনো এক্সিকিউটিভের সাথে যোগাযোগ করার সময় ব্যবহার করতে পারেন।
৩. একটি ওপেনিং সেন্টেন্স যোগ করুন
প্রাপককে অভিবাদন করার পর, আপনাকে আপনার ইমেইল কী সম্পর্কে সেটি বলার ইচ্ছা হবে কিন্তু এক সেকেন্ড rukুন। কিছুই বলার আগে, একটি ওপেনিং সেন্টেন্স লিখুন আপনার ইমেইল একটি ভালো ফ্লো দিতে।
এটি করার সেরা উপায়ের একটি হলো একটি ওপেনিং লাইন যোগ করা।
এখানে কিছু উদাহরণ যা আপনি সরাসরি ব্যবহার করতে পারেন:
- Allow me to introduce myself.
- It's great to hear from you.
- Hope you're well.
- I'm reaching out about ____
- Thank you for the update.
- I'm checking in on ____
- Congratulations on your (recent achievement).
৪. নিজের পরিচয় দিন
আপনি যদি কাউকে প্রথমবার ইমেইল করেন, আপনাকে অন্য কিছু বলার আগে নিজের পরিচয় দিতে হবে।
লোকেরা সাধারণত ঘন্টা পর ঘন্টা কথা বলে, কিন্তু তাদের যখন নিজের পরিচয় দিতে বলা হয় তখন ঘাম আসে। চিন্তা করবেন না। এটাকে এতটাই জটিল হতে হবে না। সহজ করতে, নিচের ফরম্যাটগুলো থেকে একটি ব্যবহার করুন।
- My name is (Full Name), and I'm a (Your Current Role).
- I'm (Full Name), and I work for a/an (Industry) firm called (Company's Name).
সেরা অনুশীলন হলো নিজের সম্পর্কে শুধু এক বা দুই বাক্য রাখা, তার চেয়ে বেশি না।
৫. দ্রুত মূল কথায় যান
আপনার ইমেইল প্রাপকের জন্য মূল্যবান হোক তা নিশ্চিত করার সেরা উপায় হলো এটি তাদের প্রয়োজনীয় তথ্যের একটি কুইক ডেলিভারেবল হিসেবে তৈরি করা। অন্য কথায়, দ্রুত মূল কথায় যান।
আপনি প্রাপককে অভিবাদন করলেন, ওপেনিং লাইন লিখলেন/নিজের পরিচয় দিলেন, এখন লিখুন কেন আপনি তাদের ইমেইল করছেন। আপনার একাধিক বিষয় আলোচনা করতে হলে, সেগুলো প্রায়োরিটাইজ করুন এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় দিয়ে আপনার ইমেইল শুরু করুন। এটি একটি প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে বা একটি অনুরোধ করতে পারে।
৬. একটি বড় আইডিয়া অন্তর্ভুক্ত করুন
আপনার ইমেইল যদি কিছুটা লম্বা হয়ে যায়, তবে রেগুলার কন্টেন্ট রাইটিং থেকে একটি টিপ নিন এবং শেষে একটি উপসংহার বা বড় আইডিয়া যোগ করুন।
এটি সব ফোকাস সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিসের ওপর রাখবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে প্রথমে কিছু করানো দরকার, অথবা একটি প্রজেক্ট এগিয়ে নেওয়ার জন্য তাত্ক্ষণিক উত্তর দরকার, ইত্যাদি। আপনি একটি উপসংহারও যোগ করতে পারেন যেন: The main takeaway from our discussion is [____].
৭. সংক্ষিপ্ত রাখুন
গড় একটি পেশাদার প্রতিদিন ১০০টিরও বেশি ইমেইল পায়। এর মানে আপনার যারা সাথে যোগাযোগ করেন তাদের অধিকাংশ ব্যস্ত। সে কতটুকু আপনাকে পছন্দ করে না কেন, তারা প্রায় কোনো ধরনের বকবকাতে আগ্রহী হবেন না। তাই, আপনার ইমেইলগুলো ছোট ও মিষ্টি রাখুন।
লম্বা ইমেইলের আরেকটি ডিসঅ্যাডভান্টেজ হলো কখনও কখনও সেগুলো অস্পষ্ট হয়ে যায়, মূল পয়েন্ট থেকে ভटके যায়, অথবা ভুল বোঝাবুঝি সৃষ্টি করতে পারে।
৮. সম্মানজনক ও উদার হন
সম্মানজনক ও বিনয়ী ইমেইল লেখার সুন্দরতা হলো আপনি কেউ সাথে অসম্মত হলে, বিকল্প মতামত দিলে, অথবা অনুগ্রহ চাইলেও, সেগুলো পড়তে ভালো লাগবে।
আপনি আপনার ইমেইলে ऐसा কিছু করার পরিকল্পনা করলে, প্রথমে আপনার প্রাপককে ধন্যবাদ জানান বা তাদের কাজ বা আইডিয়ার জন্য প্রশংসা করুন। তারপর, সরাসরি বলা ছাড়া যে তারা কী করল সেটি খারাপ বা সম্পূর্ণ ভুল ছিল সেটি উপস্থাপন করুন।
৯. একটি ক্লোজিং সেন্টেন্স যোগ করুন
আপনার ক্লোজিং লাইন নির্ভর করে আপনি আপনার ইমেইল করছেন সেই ব্যক্তি থেকে কী ধরনের রিপ্লাই আশা করেন। আপনি একটি স্টেটমেন্ট বা ক্লোজড-এন্ডেড কwestion দিয়ে আপনার ইমেইল সমাপ্ত করতে পারেন, প্রসঙ্গের উপর নির্ভর করে। তবে, ওপেন-এন্ডেড কwestion দিয়ে শেষ করা থেকে সবসময় এড়িয়ে চলুন।
এটি প্রধানত কারণ একটি স্টেটমেন্ট এবং একটি ক্লোজড-এন্ডেড কwestion আপনার কথোপকথনকে একটি দিক দেয়, জিনিসগুলো ট্র্যাকে রাখে, এবং একটি রিপ্লাই নিশ্চিত করে।
অন্যদিকে, একটি ওপেন-এন্ডেড কwestion বेवजह আলোচনার থ্রেড বেড়ায়। প্লাস, আপনি যদি কাউকে যোগাযোগ করেন যিনি সম্পূর্ণ ব্যস্ত, আপনার ইমেইল উপেক্ষা হয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে।
এখানে একটি ক্লোজড-এন্ডেড কwestion-এর উদাহরণ।
Let's discuss it further over a call. Which time works the best for you?
|
এটি আপনার প্রাপকের সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রক্রিয়া সহজ করে তোলে।
অন্যদিকে, এখানে একটি ওপেন-এন্ডেড কwestion-এর উদাহরণ।
| We can discuss it further over a call. So, when are you free? |
এটি আপনার প্রাপকের ওপর ক্যালেন্ডার চেক করার চাপ সৃষ্টি করে, যা অ্যাকশন নেওয়া কঠিন করে তোলে।
অতিরিক্তভাবে, একটি স্টেটমেন্টও ইমেইলে যোগ করার জন্য ভালো আইডিয়া হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ:
|
১০. সাইন-অফ করুন
শেষে, আপনি আপনার ইমেইল এই সাইন-অফ ফ্রেজগুলো থেকে যেকোনো দিয়ে শেষ করতে পারেন, আপনার ইমেইল প্রসঙ্গের উপর নির্ভর করে।
- Kind regards
- Regards
- Sincerely
- Best
- Cheers
- Best wishes
এই সব টিপস আপনাকে সঠিকভাবে সব ইমেইল কম্পোজ ও রিপ্লাই করতে সাহায্য করার জন্য পর্যাপ্ত।
আপনাকে কার্যকর ইমেইল দ্রুত লিখতে সাহায্য করার AI টুলসমূহ
আপনি যদি নতুন প্রজেক্ট বা নতুন চাকরি পেতে চান, অথবা আপনার বর্তমান চাকরি আপনাকে প্রতিদিন একাধিক ইমেইল পাঠাতে বাধ্য করে, তবে এই AI টুলগুলো উপকারী হতে পারে।
১. Lola AI
এই টুল আপনাকে আপনার প্রাপকদের লিংকডইন প্রোফাইল ডেটা ভিত্তিক কাস্টম ওপেনিং লাইন তৈরি করতে সাহায্য করে। আপনাকে শুধু প্রাপকের লিংকডইন URL টুলে যোগ করতে হবে, এবং এটি তাদের প্রোফাইল ডিটেইলস ভিত্তিক ইউনিক ওপেনিং লাইন তৈরি করবে।
টুলটির খরচ মাসিক $36, ২০০টি ওপেনিং লাইন পর্যন্ত।
২. SmartWriter.ai
SmartWriter.ai আপনাকে আপনার প্রাপকের পাবলিক প্রোফাইল এবং যেসব নিউজ স্টোরিতে সে উল্লেখিত আছে সেগুলো থেকে ডেটা সংগ্রহ করতে সাহায্য করে। এটি আপনাকে যারা আউটরিচ করছেন তাদের জন্য পারসোনালাইজড ইমেইল তৈরি করতে সাহায্য করে।
আপনি কোল্ড ইমেইল বা লিংকডইন মেসেজ পাঠাতে এটি ব্যবহার করতে পারেন। টুলটির সাবস্ক্রিপশন মাসিক $49 থেকে শুরু।
৩. Snazzy.ai
আপনি যদি নতুন ব্যবসা শুরু করেন এবং ফান্ডিং দরকার হয়, Snazzy.ai আপনার জন্য পারফেক্ট টুল হতে পারে। এটি VC বা এঞ্জেল ইনভেস্টরকে পিচ করার জন্য ইমেইল টেমপ্লেট সহায়তা করে।
আপনাকে প্রথমে প্ল্যাটফর্মে একাউন্ট তৈরি করতে হবে। ইমেইল পাঠানো শুরু করতে, আপনি যে অডিয়েন্স টার্গেট করছেন, আপনি যে কীওয়ার্ড খুঁজছেন, এবং আপনার অফারিংয়ের ডেসক্রিপশন এন্টার করুন। এবং এটি আপনাকে একটি পারসোনালাইজড ফাস্ট ড্রাফট প্রদান করে প্রচুর সময় বাঁচাতে।
তারপর, আপনি একটু টুইক করে পারফেকশন নিশ্চিত করতে পারেন। সাবস্ক্রিপশন মাসিক $25 থেকে শুরু।
৪. Lyne.ai
এটি আপনার প্রাপকদের জন্য পারফেক্ট হুক তৈরি করতে সাহায্য করে অন্য একটি AI টুল। Lyne.ai-এ শুরু করতে, আপনার প্রস্পেক্টদের CSV এন্টার করুন তাদের ওয়ার্ক ইমেইল বা লিংকডইন প্রোফাইল URL দিয়ে।
আপনি ওপেনিং-এর জন্য টুল কতগুলো সেন্টেন্স লিখবে সেটিও সিদ্ধান্ত নিতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, ১-২ সেন্টেন্স বা ৩-৪ সেন্টেন্স, ইত্যাদি। সাবস্ক্রিপশন মাসিক $99 থেকে শুরু।
ইমেইল লেখা কখনো এত সহজ ছিল না
আপনি যদি কখনো একটি ভালো ইমেইল কম্পোজ করার জন্য সকল পয়েন্ট সংগ্রহ করতে চ্যালেঞ্জিং পান, আপনার সংগ্রাম আজ শেষ।
আপনার পরবর্তী কার্যকর ইমেইল দ্রুত লিখতে এই টিপস বা টুলগুলো ব্যবহার করুন!
