সবাই এখনো ইমেইল সমস্যা সমাধান করতে চাচ্ছে। আমরা বেটার ইমেইল এটিকেট ও ইনবক্স পরিষ্কার করার”上রে লিখি। কোনো ডেভেলপার বসে আছে পরবর্তী মহান ইমেইল অ্যাপ বানাতে। জিমেইল ও ইয়াহু যেকোনো সফল ডেভেলপার কিনে নিচ্ছে।
কিন্তু আমরা সবচেয়ে বেসিক অভ্যাস — ভালো ইমেইল লেখার কലা — সেটি বেশি আলোচনা করি না।
ইমেইল হ্যাল অফ ইনফামি ক্যারিয়ার ধ্বংস ও লজ্জা থেকে লাল হওয়া মুখের কঙ্কাল দিয়ে পূর্ণ কারণ ইমেইল ফক পাসে। কিন্তু থামুন। এই ছোট পোস্ট খারাপ খবরের জন্য নয়। এটি সেই সুন্দর ছোট টুলগুলো সম্পর্কে যা ইমেইল লেখায় আপনাকে অগ্রসর করবে। ওয়েবের দূর কোণ থেকে পাওয়া ৫টি কুল (এবং নতুন) ইমেইল রাইটিং টুল এখানে।
মেইলমেন্টর
স্কট হ্যান্সেলমান বলেছেন "ইমেইল হলো যেখানে কীস্ট্রোক মরে যায়"। সত্য। সংক্ষিপ্ত ও অতি স্পষ্ট হোন। মনে করুন আপনি মার্ক জুকারবার্গের কাছে পৌঁছাচ্ছেন যার সময় খুব কম।
মেইলমেন্টর একটি বেসিক ফ্রি টুল যা দ্রুত বলে দিতে পারে আপনার ইমেইল রিডার-ফ্রেন্ডলি কিনা। আপনার ইমেইল টেক্সটবক্সে পেস্ট করুন এবং সিঙ্গেল-পেজ টুলটি কাজ শুরু করবে। পড়তে কতক্ষণ লাগবে, রিডিং লেভেল (৫ম-৬ম গ্রেড বা একটু বেশি লক্ষ্য করুন), আর কিছু সুপারিশ করা পরিবর্তন চেক করুন। কয়েকবার কপি-পেস্ট করলে আপনি ইমেইল সরল করার অভ্যাস পাবেন।
স্কটের এই মজার টুল চেষ্টা করুন জানতে আপনার হাতে কত কীস্ট্রোক বাকি। ইমেইল সিগনেচার কপি-পেস্ট করুন যাতে আপনার প্রলিফিক বন্ধুদের আপনার উদ্দেশ্য জানা যায়।
মার্কডাউন হিয়ার
মার্কডাউনে লেখা ফরম্যাটিংর ঔদার্য্য ও গতির মিশ্রণ। কিন্তু জিমেইল এখনো এটা উপেক্ষা করেছে। আপনি যদি কোডার বা ডেভেলপার হন, মার্কডাউনে লেখা আপনার জন্য সহজ। না হলে, শেখা সহজ।
মার্কডাউন হিয়ার একটি ফ্রি ক্রস-ব্রাউজার এক্সটেনশন যা ওয়েবের সবচেয়ে সহজ মার্কআপ ল্যাঙ্গুয়েজে ইমেইল লেখতে সাহায্য করে। কম্পোজ ইমেইল বক্স খুলুন এবং মার্কডাউন টেক্সট টাইপ করুন। ইমেইলে খালি জায়গায় রাইট-ক্লিক করুন এবং কনটেক্সট মেনু থেকে "মার্কডাউন টগল" বেছে নিন। মার্কডাউন টেক্সট সাধারণ টেক্সটে রূপান্তরিত হবে আপনার নির্দিষ্ট ফরম্যাটিংসহ।
মার্কডাউন হিয়ার ক্রোম, ফায়ারফক্স, সাফারি, ওপেরা ব্রাউজার এবং থান্ডারবার্ড ও পোস্টবক্স ইমেইল অ্যাপ্লিকেশনের জন্য উপলব্ধ।
গোরজিয়াস
টেমপ্লেট ব্যবহার করার অনস্টাইলিশ উপায় হলে সেগুলো ড্রাফট ও ক্যানড রেসপন্স হিসেবে সংরক্ষণ করা। তাহলে কেন ফ্রি ক্রোম এক্সটেনশন দিয়ে তৈরি টেমপ্লেট দিয়ে প্রোডাক্টিভিটি বাড়াবেন না? এটি জিমেইল, আউটলুক.কম, ইয়াহুর জন্য কাজ করে। আরও উন্নত টিম ফিচার পেইড একাউন্টে পাওয়া যায়। কীবোর্ড শর্টকাট দিয়ে নীরস রেসপন্সের জন্য ইমেইল টাইম বাঁচান।
টেমপ্লেট আমাদের একই জিনিস বারবার টাইপ করে নায়েয়া লাগা থেকে বাঁচায়। টেমপ্লেট মেসেজ সেটআপ করতে সময় নিন — চাকরির জন্য কভার লেটার, ক্লায়েন্টের জন্য সেলস পিচ, বা সাধারণ স্বীকৃতি চিঠি। সাবধানে তৈরি ইমেইল ব্যবহার করে ভুল কমান, সকালের কফি আগে হিপ থেকে ফায়ারিং না করে।
গ্রামারলি
একটি টাইপো ডিল ব্রেকার হতে পারে। আপনি যদি ঘড়ির সাথে দৌড়াচ্ছেন, তবুও সেন্ড চাপার আগে ইমেইল রিভিউ করতে সময় নিন। অথবা একটি স্পেলিং ও গ্রামার চেকিং টুলে আস্থা রাখুন।
গ্রামারলি ক্রোম এক্সটেনশন তার পূর্বের সংস্করণ থেকে অনেক উন্নত। কনটেক্সচুয়াল টুল ২৫০ অ্যাডভান্সড গ্রামার রুল চেক করে এবং ভুলের সাথে সঠিক সুপারিশ দেয়। টেক্সট বক্সের কোণে ঘুরন্ত চক্র একটু বিরক্তিকর। এবং আমি চাই ডেভেলপাররা চেকার ডিজেবল করার অপশন দিতেন। এই দুটি বাদে, গ্রামারলি একটি ভালো ফেইল-সেফ — আপনার চোখের পরের ধাপ।
টিএল;ডিআর ইমেইল
একটি ফ্রি আইওএস অ্যাপ যা "টু লং, ডিডন্ট রিড" আন্দোলনের সাথে আপনার পরিচয় করাতে পারে। এটি জিমেইলের সাথে কাজ করে। প্রথমে টিএল;ডিআর মেসেজ লিখুন (৩০ শব্দ পর্যন্ত। তারপর যদি আবশ্যক হয়, আপনার ইচ্ছামতো টেক্সট যোগ করুন। আপনি প্রাপক হলে, অ্যাপটি প্রতিটি ইমেইলের প্রথম শব্দগুলো বের করে সোশ্যাল মিডিয়া ফিডের মতো পোস্টে রূপান্তর করে। আপনি চাইলে পুরো ইমেইলতে ঢুকে যেতে পারেন। সংক্ষিপ্ত রাখুন। সবার সময় বাঁচান।
হয়তো শীঘ্রই আমরা ইমেইলে কাটানো সময় কমাতে আরও টুল নিয়ে আসব। আপনার ইনবক্স থেকে একক্ষণের জন্য দূরে হোন। আমাদের আপনার ইমেইল ডিজাস্টার ও শিখা পাঠ বলুন।
