যদিও আমাদের কাছে এখন অনেকগুলি যোগাযোগ প্ল্যাটফর্ম রয়েছে যা আরও সহযোগী কর্মপ্রবাহের জন্য স্বতন্ত্র বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে, ইমেলগুলি এখনও আমাদের জীবনে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে, বিশেষ করে আমাদের ব্যক্তিগত চেনাশোনার বাইরের লোকেদের সাথে কথোপকথনের জন্য৷
সমস্যা হল, আপনি এখনও একটি প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করছেন, এবং আপনি নিজেকে ভাবছেন যে আপনার ইমেল খোলা হয়েছে এবং আপনি গণনা করতে পারেন তার চেয়ে বেশি বার পড়েছেন কিনা। আপনার ইমেলগুলি অপ্টিমাইজ করার জন্য এখানে কিছু মূল পদক্ষেপ রয়েছে:
1. একটি বাধ্যতামূলক বিষয় লাইন দিয়ে শুরু করুন
প্রথম ইমপ্রেশন সবকিছুই, তাই ইমেল পাঠানোর সময় একটি শক্তিশালী বিষয় লাইন থাকা অপরিহার্য—বিশেষ করে যদি আপনি চান যে ব্যক্তি এটি খুলুক। সাবজেক্ট লাইন হল প্রথম জিনিস যা লোকেরা দেখে, তাই এটি তাদের মনোযোগ আকর্ষণ করে এবং তাদের আরও শিখতে চায়। আপনার সাবজেক্ট লাইন যদি ব্ল্যান্ড বা স্প্যামি হয়, তাহলে সেই ব্যক্তি ইমেল না খুলার একটা ভালো সুযোগ আছে।
অন্যদিকে, বিষয় লাইনটি যদি কৌতুহলী হয়, তবে তারা সম্ভবত ইমেলটি খুলবে এবং আপনি যা লিখেছেন তা পড়বেন। কারো দৃষ্টি আকর্ষণ করার জন্য আপনার কাছে মাত্র কয়েক সেকেন্ড আছে, তাই তাদের গণনা করুন।
আরও ভালো সাবজেক্ট লাইন লেখার জন্য এখানে কিছু টিপস আছে:
- এমন বাক্য লেখা এড়িয়ে চলুন যা সত্য হতে খুব ভালো।
- আপনার প্রাপকের নাম, আপনার নাম, বা অন্য কিছু যোগ করে আপনার বিষয় লাইনকে ব্যক্তিগতকৃত করুন যা তাদের জানাতে দেয় যে আপনার ইমেল তাদের জন্য।
- "হ্যালো," "হেই," বা "হাই" এর মতো এক-শব্দের বিষয় লাইন লিখবেন না।
- এমন কিছু লিখে আপনার প্রাপকের কৌতূহল তৈরি করুন যা তারা হয়তো জানেন না।
- স্প্যামি ট্রিগার ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন যা আপনার ইমেল জাঙ্ক বক্সে ল্যান্ড করতে পারে। কিছু উদাহরণের মধ্যে রয়েছে 100% বিনামূল্যে, $$$, আপনার আয় এখন দ্বিগুণ করুন, সস্তা, মুছে ফেলবেন না, জীবনে একবার, শুধুমাত্র কয়েকটি নাম।
- বিস্ময়সূচক বিন্দু বা ক্যাপ এড়িয়ে চলুন।
মনে রাখবেন যে লোকেরা ব্যস্ত থাকে এবং প্রতিদিন অগণিত ইমেল পায়, তাই অত্যধিক দীর্ঘ বা জটিল বিষয় লাইন নিয়ে এসে জিনিসগুলিকে জটিল করবেন না। সংক্ষিপ্ত এবং সরল সাবজেক্ট লাইনগুলি আদর্শ কারণ তারা যারা তাদের গ্রহণ করে তাদের জন্য পড়া সহজ করে তোলে।
2. একটি হত্যাকারী খোলার বাক্য লিখুন
যেমনটি আমরা আগে উল্লেখ করেছি, আপনার সাবজেক্ট লাইন দিয়ে আপনার প্রাপকের মনোযোগ আকর্ষণ করার জন্য আপনার কাছে বেশি জায়গা নেই। একই নীতি আপনার ইমেলের শুরুর বাক্যে প্রযোজ্য।
আপনার প্রাপককে আরও পড়তে আগ্রহী করে তুলতে আপনার খোলার বাক্যটি আকর্ষণীয় এবং যথেষ্ট আকর্ষণীয় হওয়া উচিত, এবং এটির সংক্ষিপ্ত বিবরণও দেওয়া উচিত বাকি ইমেলটি কী। যদি সম্ভব হয়, শুরুর বাক্যে নতুন বিষয়গুলি উপস্থাপন করা এড়াতে চেষ্টা করুন, কারণ এটি আপনার পাঠককে বিভ্রান্ত করতে পারে৷
এখানে সাহায্য করার জন্য কয়েকটি টিপস রয়েছে:
- একটি প্রশ্ন দিয়ে শুরু করুন। পাঠককে একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা তাদের জড়িত করার এবং আপনি যা লিখছেন তাতে তাদের আগ্রহী করার একটি দুর্দান্ত উপায়।
- একটি পর্যবেক্ষণ করুন বা একটি পরিসংখ্যান শেয়ার করুন যা আপনার পাঠকের মনোযোগ আকর্ষণ করবে।
- বিষয়ের সাথে প্রাসঙ্গিক একটি ব্যক্তিগত গল্প শেয়ার করুন।
- আপনি যদি চান পাঠক মনোযোগ দিতে, তাহলে আপনার ইমেল ওপেনারটি অনন্য হওয়া উচিত এবং অন্যদের থেকে আলাদা হওয়া উচিত যা তারা পেয়েছে। "আমি আশা করি এটি আপনাকে ভালভাবে খুঁজে পেয়েছে" বা "আশা করি আপনার শেষের দিকে সবকিছু ঠিকঠাক চলছে" এর মতো ট্রিট খোলার লাইন এড়িয়ে চলুন। আপনার ইমেল বা আপনার প্রাপকের উদ্দেশ্যের উপর নির্ভর করে, আপনি মজাদার এবং সৃজনশীল কিছুর জন্য যেতে পারেন, "আমি আশা করি আপনি ইতিমধ্যেই আপনার কফি খেয়েছেন" বা "আমি প্রতিশ্রুতি দিচ্ছি যে এই ইমেলটি আগেরটির চেয়ে ছোট হবে।"
3. আপনার বানান এবং ব্যাকরণকে পোলিশ করুন
আপনি সম্ভবত পেশাদার সেটিংসে ইমেলগুলি ব্যবহার করতে পারেন, এবং আপনার খোলার হার উন্নত করার একটি কার্যকর উপায় হল ভাল লিখিত এবং ত্রুটি-মুক্ত ইমেলগুলি। টাইপোস এবং ব্যাকরণগত ভুলগুলি আপনাকে অ-পেশাদার এবং অগোছালো দেখাতে পারে।
আপনি যদি আপনার স্ব-সম্পাদনা দক্ষতার বিষয়ে আত্মবিশ্বাসী না হন, তাহলে আপনার ইমেলটি পাঠানোর আগে অন্য কাউকে প্রুফরিড করানো ভালো। চোখের একটি নতুন সেট আপনাকে ভুল ধরতে সাহায্য করতে পারে যা আপনি মিস করেছেন।
বিকল্পভাবে, আপনি আপনার ইমেলগুলিকে পালিশ করতে গ্রামারলি বা হেমিংওয়ে অ্যাপের মতো সম্পাদনা সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করতে পারেন। পাঠাতে আঘাত করার আগে সঠিকতার জন্য সংশোধন করা সংস্করণটি দুবার চেক করতে ভুলবেন না।
4. সংক্ষিপ্ত হোন—বিন্দুতে যান
কেউই দীর্ঘ, অস্থির ইমেল পড়তে পছন্দ করেন না এবং পয়েন্টে না গিয়ে অনুচ্ছেদের জন্য ছুটে চলা লেখাগুলিকে উপেক্ষা করা বা মুছে ফেলার সম্ভাবনা রয়েছে৷
আপনার ইমেল রচনা করার সময়, সরাসরি পয়েন্টে যান এবং ঝোপের চারপাশে মারধর এড়ান। এটি আপনাকে নিশ্চিত করতে সাহায্য করবে যে আপনার বার্তা কার্যকরভাবে যোগাযোগ করা হয়েছে।
উপরন্তু, যদি আপনার কাছে ভাগ করার জন্য অনেক তথ্য থাকে, তাহলে এটিকে ছোট ছোট অংশে ভাঙ্গার চেষ্টা করুন যাতে আপনার প্রাপকের পক্ষে হজম করা সহজ হয়। আপনার চিন্তাভাবনাগুলিকে সংগঠিত করার জন্য যেখানে সম্ভব শিরোনাম এবং তালিকাগুলি ব্যবহার করুন এবং আপনার ইমেলের মাধ্যমে দ্রুত স্কিম করা তাদের জন্য সহজ করুন৷
5. দরকারী তথ্য প্রদান করুন
"শুধু," "আসলে" এবং "খুব" এর মতো ফিলার শব্দ এবং বাক্যাংশ বাদ দিন। তারা আপনার বার্তার কোন মূল্য যোগ করে না।
আপনার সংক্ষিপ্ত শব্দ বা শিল্প শব্দ ব্যবহার করা এড়ানো উচিত যদি না আপনি জানেন যে আপনার পাঠকরা তাদের সাথে আগে থেকেই পরিচিত। এটি নিশ্চিত করবে যে আপনার ইমেলগুলি অ্যাক্সেসযোগ্য থাকবে এমনকি কিছু লোকের আপনি যা আলোচনা করছেন সে সম্পর্কে বিশেষ জ্ঞান না থাকলেও৷
যদি কোনো ইভেন্ট বা বিষয় সম্পর্কে কোনো গুরুত্বপূর্ণ তথ্য থাকে যা সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে কারোর প্রয়োজন হয়, তাহলে অবিলম্বে এটি অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না, যাতে আপনার বাকি ইমেল পড়ার সময় তারা গুরুত্বপূর্ণ কিছু মিস না করে।
6. সঠিক সময়ে ইমেল পাঠান
ইমেল পাঠানোর জন্য একটি নিখুঁত সময় নেই—এটি আপনার বার্তার বিষয়বস্তুর উপর নির্ভর করে এবং আপনি আপনার প্রাপকদের কাছ থেকে কী চান। মানুষ কখন উপলভ্য হওয়ার সম্ভাবনা বেশি এবং সেই অনুযায়ী সামঞ্জস্য করা যায় সেদিকে খেয়াল রাখুন৷
উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট ইভেন্টের সাথে সম্পর্কিত একটি ইমেল পাঠান, তবে এটি খুব তাড়াতাড়ি বা খুব দেরিতে পাঠানো এড়াতে গুরুত্বপূর্ণ। যদি সম্ভব হয়, তাদের সর্বোত্তম সময়ের জন্য নির্ধারিত করার চেষ্টা করুন, যেমন কাজের সময়।
আপনার ইমেলের খোলার হার এবং পাঠকের সংখ্যা উন্নত করুন
আপনার ইমেলগুলি পড়া ছাড়াই আপনার উত্পাদনশীলতা এবং আপনার ব্যবসার লাভের উপর মারাত্মক আঘাত করতে পারে৷
লোকেরা আপনার ইমেলগুলিকে উপেক্ষা করার বিভিন্ন কারণ রয়েছে, যার মধ্যে কিছু আপনার নিয়ন্ত্রণের বাইরে। যাইহোক, এই টিপসগুলি বাস্তবায়ন করা আপনাকে ওপেন রেট, পাঠক সংখ্যা এবং আপনার ইমেলের প্রতিক্রিয়া উন্নত করতে সাহায্য করতে পারে৷
