সময় স্মার্টভাবে ব্যবহার করলে আমরা কম সময় ব্যয় করি বেকার কাজে — যেমন মানসিকভাবে ইনবক্স স্ক্রোল করলে। আমাদের প্রস্তাবিত সমাধান: ইনলাইন রেসপন্স, কিন্তু সাধারণ ইনলাইন রিপ্লাই নয়।
"ইনলাইন রেসপন্স" সঠিকভাবে করলে কী বোঝায়? ইনলাইন রিপ্লাই মানে একটি মেসেজের মূল বডির ভেতরে রিপ্লাই দেওয়া, নতুন করে ইমেল লিখা নয়।
ইনলাইন রিপ্লাই ইতিমধ্যে একটি স্বাভাবিক বিষয় যা আমরা কখনো কখনো করি — আমরা মনে করি এটি অনেক বেশি ব্যবহার করা উচিত। ইনলাইন ইমেল থ্রেড সাদৃশ্য ও অনুসরণযোগ্য রাখার কিছু নিয়ম রয়েছে।
ইনলাইন ইমেল: অর্থাৎ, আমরা প্রতিদিন ইমেল রিপ্লাই ভুল করছি
ইনলাইন রিপ্লাইর বিপরীত হলো Top Posting — এখানে আপনি রিপ্লাই বাটনে চাপেন এবং টেক্সট বক্সের উপরে থেকে লিখতে শুরু করেন।
আজকাল অধিকাংশ ইমেল এভাবে লিখা হয়। খুব সিম্পল কনভারসেশন না হলে Top Posting খুব সমস্যা সৃষ্টি করে।
প্রথমত, Top Posting-এ মূল ইমেল রেফার করতে গিয়ে বড় ঝামেলা হয়। ইমেলের পর ইমেল খুঁজে বের করতে হয়। তারপর নিজের কম্পোজ করা ইমেলে স্ক্রোল ডাউন করে প্রসঙ্গ বাদে প্যারায়ফ্রেজ করতে হয়, এবং গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলো মিস হয়।
কখনো প্রাপক একটি নতুন ইমেলে রিপ্লাই দেয়। আপনার কথোপকথন এখন দুটি বা তার অধিক আলাদা থ্রেডে চলে যায়, যা ইনলাইন রিপ্লাই দিয়ে এড়ানো যেতো।
গ্রুপ কনভারসেশনে বিষয়টি আরও জটিল হয়ে যায়। কে কী কখন রিপ্লাই দিয়েছে ট্র্যাক রাখা প্রায় অসম্ভব।
ইনলাইন রিপ্লাই — সমাধান
Top Posting না করে আমাদের ইনলাইন রিপ্লাই করা উচিত — অর্থাৎ, মূল ইমেল মেসেজের বডির ভেতর থেকে।
Outlook এবং Apple Mail-এ রিপ্লাই চাপলেই মূল মেসেজ দেখা যায়। জিমেইলে কম্পোজ স্ক্রিনের নিচে তিনটি ডট চাপলে পুরো কথোপকথন দেখা যায়। জিমেইলে আপনার রিপ্লাই থেকে ভার্টিক্যাল কোট লাইন সরাতে পুরো ইমেল হাইলাইট করে indent less (ইন্ডেন্ট কমান) বাটনে ক্লিক করুন।
ইনলাইন রিপ্লাই মানে আপনাকে বারবার মেসেজ স্ক্রোল করতে হবে না। মূল ইমেল সার্চযোগ্য থাকে, আপনার 받은 লেটেস্ট মেসেজের পাশে।
সাথে ही, আপনাকে অন্যের মেসেজ প্যারায়ফ্রেজ করতে বা কপি-পেস্ট করতে হবে না প্রসঙ্গ বুঝানোর জন্য। ইনলাইন রিপ্লাই-এ সবকিছু সবার সামনে থাকে যাতে যেকোনো সময় রেফার করা যায়।
সঠিকভাবে ইনলাইন রিপ্লাই করার পদ্ধতি
বেশিরভাগ লোক ইনলাইন রিপ্লাই করলে সোজা লিখে ফেলে যে টেক্সটের जवাব দিচ্ছেন তার পাশে, বল্ড বা লাল রং দিয়ে হাইলাইট করে।
এটি আদর্শ নয়। কেউ প্লেইন টেক্সটে ইমেল খুললে ফরম্যাটিং দেখতে পাবে না। আর কয়েকজন লোক থ্রেডে যোগ হলে বিষয়টি দ্রুত গड़বড় হয়ে যায়।
নিচে কিছু ইনলাইন ইমেল টিপস দেয়া হলো যাতে বিভ্রান্তি কম থাকে।
১. ফরম্যাটিং-এর ওপর নির্ভর করবেন না
উল্লেখ্য, প্রাপক আপনার ইমেলের ফরম্যাটিং সবসময় দেখতে পাবে না (সেটি প্লেইন টেক্সট পছন্দ করতে পারে)। কালার ব্লাইন্ড থাকলে একাধিক রঙের থ্রেড ফলো করা কঠিন হয়।
ইমেল স্ক্যান করার সময় রিপ্লাই খুঁজে পাওয়ার জন্য ফরম্যাটিং ব্যবহার করুন, কিন্তু আপনার স্ব-পরিচয়ের একমাত্র মাধ্যম নয়। পরবর্তী পয়েন্টটি বেশি নির্ভরযোগ্য।
২. আপনার নাম দিয়ে রিপ্লাই শুরু করুন
ফরম্যাটিংয়ের বদলে আপনার নাম এবং প্রয়োজনে তারিখ দিয়ে সব রিপ্লাই শুরু করার অভ্যাস বানান। সব প্রাপককে একই করতে বলুন।
জিমেইল বা আউटलুক ওয়েব অ্যাপে আপনাকে ম্যানুয়ালি নাম লিখতে হয়। কিন্তু আউटलুক ডেস্কটপে একটি ফিচার রয়েছে যা অটোমেটিক্যালি আপনার নাম দিয়ে রিপ্লাই শুরু করে।
এজন্য File > Options > Mail এ যান। Replies & Forwards-এ গিয়ে Preface comments with বক্সে টিক দিয়ে নাম লিখুন। ইমেল বডিতে রিপ্লাই দিলে আপনার নাম ব্র্যাকেটে স্বয়ংক্রিয় আসবে।
৩. লাইন ব্রেক ব্যবহার করুন
ইনলাইন রিপ্লাই দিলে সেটি নতুন লাইনে হওয়া উচিত, মাঝপথে বা প্যäraগ্রাফের শেষে না।
এতে অন্যদের আপনার কমেন্টের জবাব দেয়া এবং কথোপকথন স্ক্যান করা সহজ হয়।
৪. মাল্টি-লেভেল রিপ্লাই ইন্ডেন্ট করুন
একই ইমেলে একাধিক পয়েন্ট আড্রেস করা হলে একাধিক থ্রেড একটি মেসেজেই চলতে পারে।
এগুলো সাদৃশ্য রাখতে থ্রেডেড রিপ্লাইগুলো ইন্ডেন্ট করুন যাতে বোঝা যায় কোন কমেন্ট কোন পয়েন্টের সাথে জড়িত। আমি প্সোনালি এ্যাঙ্গেল ব্র্যাকেট (>) সবচেয়ে সহজ বোঝার ক্যারেক্টার মনে করি, কারণ বুলেট পয়েন্ট প্লেইন-টেক্সট ইমেলে সবসময় দেখায় না।
৫. শেষ উপায়: অন্য টুল ব্যবহার করুন
ইনলাইন রিপ্লাই প্রজেক্ট आगे বেড়াতে সাহায্য করে। সবাই এক পেজে থাকে, কথোপকথনের ইতিহাস খোঁজে 시간 বর্জন হয় না। তবুও কেউ কেউ এটিকে জটিল, अनাবশ্যক এবং কঠিন মনে করেন।
Slack, Yammer, Huddle gibi কমিউনিকেশন টুল ইলেকট্রনিক কমিউনিকেশনের কষ্ট কমানোতে সাহায্য করে। এই তিনটিই ইমেলের দুর্দান্ত বিকল্প বা সাপ্লিমেন্টারি সমাধান যদি আপনার টিম ভুগছে।
শব্দ প্রসারিত করুন
এই সহজ ইনলাইন রিপ্লাই নিয়মগুলো আপনি এবং সহকর্মীর মাঝে ইমেল আলোচনা অনেক স্মूद করে দেয়।
হয়তো আপনিই সেটাকে এই পদ্ধতিতে আনার ব্যক্তি হবেন। কোনো ডাউনসাইড নেই; পার্থক্য খুব দ্রুত বোঝা যায়।
