যখন আমরা আমাদের সময় নিয়ে স্মার্ট থাকি, তখন আমরা অকেজো জিনিসগুলিতে কম খরচ করি, যেমন আমাদের ইনবক্সের মাধ্যমে নির্বোধভাবে স্ক্রোল করা। আমাদের প্রস্তাবিত সমাধান:একটি ইনলাইন প্রতিক্রিয়া, কিন্তু সাধারণভাবে ইনলাইন উত্তর নয়৷
৷"ইনলাইন প্রতিক্রিয়া" এর অর্থ কী যখন এটি সত্যই সঠিকভাবে করা হয়? স্ক্র্যাচ থেকে আপনার নিজের ইমেল লেখার পরিবর্তে ইমেলের মূল অংশের মধ্যে একটি বার্তার উত্তর দেওয়ার অভ্যাস হল ইনলাইন উত্তর৷
ইনলাইন উত্তর ইতিমধ্যেই একটি স্বাভাবিক জিনিস যা আমাদের মধ্যে বেশিরভাগই ইতিমধ্যে সময়ে সময়ে করে থাকে—আসলে, আমরা যুক্তি দেব যে এটি এমন কিছু যা অনেক বেশি ব্যবহার করা উচিত। আমাদের কাছে কিছু নিয়ম আছে যা আপনি সবসময় সংগঠিত এবং সহজে অনুসরণযোগ্য ইনলাইন ইমেল থ্রেডগুলি বজায় রাখতে মনে রাখতে পারেন৷
ইনলাইন ইমেল:অর্থ, আমরা প্রতিদিন ভুল ইমেলের উত্তর দিচ্ছি
ইনলাইন রিপ্লাইয়ের বিপরীতে "টপ পোস্টিং" বলা হয়—এখানেই আপনি একটি ইমেলের উত্তরে আঘাত করেন এবং টেক্সট বক্সের শীর্ষে টাইপ করা শুরু করেন।
আজকের বেশিরভাগ ইমেল বার্তাগুলি এভাবেই তৈরি হয়৷ যদি না আপনি শুধুমাত্র অত্যন্ত সাধারণ ইমেল কথোপকথনের সাথে কাজ করছেন, শীর্ষ পোস্টিং সব ধরণের সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে৷
প্রথমত, টপ পোস্ট করার সময়, আসল ইমেইলে ফেরত পাঠানো একটি বিশাল ঝামেলা হয়ে দাঁড়ায়। আপনি যা খুঁজছেন তা খুঁজে পেতে আপনি ইমেলের পরে ইমেলের মাধ্যমে খুঁটিয়ে খুঁটিয়ে শেষ করেন৷ তারপরে আপনাকে মূল ইমেলটিতে ফিরে স্ক্রোল করতে হবে যা আপনি এইমাত্র খুঁজে পেয়েছেন, প্রসঙ্গের বাইরে এবং প্রায়শই গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলি হারিয়েছেন তা ব্যাখ্যা করার জন্য আপনি রচনা করেছিলেন৷
কখনও কখনও, একজন প্রাপক সম্পূর্ণ নতুন ইমেলে আপনার ইমেলের উত্তর দিতে পারে। আপনার কথোপকথন এখন দুই বা ততোধিক পৃথক থ্রেডে ঘটছে, এবং এটি একটি ইনলাইন ইমেল প্রতিক্রিয়া দিয়ে এড়ানো যেত।
আপনি যদি একটি গোষ্ঠী কথোপকথনের অংশ হন তবে জিনিসগুলি আরও অগোছালো হতে পারে। কে কী, কখন, এবং এর বাইরে উত্তর দেয় তার ট্র্যাক রাখা প্রায় অসম্ভব কীর্তি হয়ে ওঠে৷
ইনলাইন উত্তর দেওয়াই সমাধান
শীর্ষ পোস্ট করার পরিবর্তে, আমাদের ইনলাইনে উত্তর দেওয়া উচিত—অর্থাৎ, মূল ইমেল বার্তার মূল অংশ থেকে।
আউটলুক এবং অ্যাপল মেইলে, আপনি উত্তর টিপলেই আপনি আসল বার্তাটি দেখতে পাবেন। Gmail-এ, সম্পূর্ণ কথোপকথনটি দেখানোর জন্য রচনা স্ক্রিনের নীচে তিনটি বিন্দুতে টিপুন। Gmail-এ আপনার উত্তর থেকে উল্লম্ব উদ্ধৃতি লাইনটি সরাতে, সম্পূর্ণ ইমেলটি হাইলাইট করুন এবং ইন্ডেন্ট কম ক্লিক করুন বোতাম।
ইনলাইন উত্তর দেওয়ার অর্থ হল আপনাকে আর কখনও বার্তার পর বার্তা স্ক্রোল করতে হবে না। আসল ইমেলটি অন্তর্ভুক্ত এবং অনুসন্ধানযোগ্য, আপনি সেই কথোপকথনে প্রাপ্ত সাম্প্রতিকতম বার্তার ঠিক পাশে।
এছাড়াও, আপনাকে অন্য লোকের বার্তাগুলিকে ব্যাখ্যা করার জন্য সময় নষ্ট করতে হবে না, বা আপনার নিজের ইনলাইন উত্তরকে প্রসঙ্গে রাখার জন্য ইমেলের স্নিপেটগুলি কপি-পেস্ট করতে হবে না৷ ইনলাইন উত্তরগুলির সাথে, প্রত্যেকের জন্য যেকোন সময় ফিরে যাওয়ার জন্য সবকিছু রয়েছে৷
৷ইনলাইন উত্তর সঠিকভাবে ব্যবহার করে কীভাবে একটি ইমেলের উত্তর দিতে হয়
যখন বেশিরভাগ লোকেরা ইনলাইনে উত্তর দেয়, তখন তারা যে পাঠ্যটির উত্তর দিতে চায় তার সাথে তাদের ইনলাইন উত্তরগুলি লেখেন, এই পাঠ্যটিকে গাঢ় বা লাল রঙে কল করে৷
এই আদর্শ থেকে অনেক দূরে. যদি কেউ প্লেইন টেক্সটে ইমেলটি খোলে, তারা এই ফর্ম্যাটিং দেখতে পাবে না। এবং, যত তাড়াতাড়ি আপনি থ্রেডে আরও কয়েকজনকে আমন্ত্রণ জানান, জিনিসগুলি দ্রুত অগোছালো হয়ে যেতে পারে৷
এখানে কিছু ইনলাইন ইমেল টিপস এবং কৌশল রয়েছে যা বিভ্রান্তি কমাতে সাহায্য করতে পারে৷
1. ফরম্যাটিং এর উপর নির্ভর করবেন না
পূর্বে উল্লিখিত হিসাবে, একজন প্রাপক সর্বদা আপনি একটি ইমেলে যে বিন্যাসটি অন্তর্ভুক্ত করেন তা দেখতে সক্ষম নাও হতে পারে (উদাহরণস্বরূপ, তারা তাদের প্রান্তে প্লেইন টেক্সট পছন্দ করতে পারে)। যদি কেউ বর্ণ-অন্ধ হয়, তবে তাদের একাধিক রঙের থ্রেড অনুসরণ করা কঠিন হতে পারে।
একটি ইমেল স্ক্যান করার সময় উত্তরগুলি খুঁজে পাওয়া সহজ করতে ফর্ম্যাটিং ব্যবহার করুন, তবে আপনার আত্ম-পরিচয়ের একমাত্র মাধ্যম হিসাবে নয়৷ এই পরবর্তী পয়েন্টটি অনেক বেশি নির্ভরযোগ্য পদ্ধতি।
2. আপনার নামের সাথে মুখবন্ধ উত্তর
বিন্যাসের উপর নির্ভর করার পরিবর্তে, আপনার নাম এবং, যদি আপনার বিশেষভাবে সংগঠিত হওয়ার প্রয়োজন হয় তবে তারিখের সাথে আপনার সমস্ত উত্তরের পূর্বেফেস করার অভ্যাস করুন। সমস্ত প্রাপককে একই কাজ করতে বলুন৷
৷
বর্তমানে, Gmail বা Outlook ওয়েব অ্যাপে, ম্যানুয়ালি আপনার নাম টাইপ করা ছাড়া আপনার আর কোনো বিকল্প নেই। আপনি যদি আউটলুক ডেস্কটপ ব্যবহার করেন, তবে, সেখানে একটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার নাম দিয়ে আপনার উত্তরগুলিকে প্রাধান্য দেবে৷
এটি করতে, ফাইল এ যান৷> বিকল্প> মেইল . তারপর, উত্তর এবং ফরোয়ার্ড এ যান৷ , এর সাথে মুখবন্ধ মন্তব্য চেক করুন বাক্সে, এবং আপনার নাম টাইপ করুন৷ আপনি যখন একটি ইমেলের মূল অংশে উত্তর দেবেন, তখন আপনার নাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে বন্ধনীতে প্রদর্শিত হবে৷
3. লাইন ব্রেক ব্যবহার করুন, অনুগ্রহ করে
যখনই আপনি একটি ইনলাইন উত্তর ছেড়ে যান, এটি একটি নতুন লাইনে হওয়া উচিত, মধ্য-বাক্য বা অনুচ্ছেদের শেষে ঢোকানোর পরিবর্তে।
এটি অন্য লোকেদের জন্য আপনার মন্তব্যের উত্তর দেওয়া এবং কথোপকথন স্ক্যান করা সহজ করে তোলে৷
৷4. ইন্ডেন্ট মাল্টি-লেভেল উত্তর
যখন একাধিক পয়েন্ট একটি ইমেলে সম্বোধন করা হয়, তখন আপনার কাছে একটি বার্তার মধ্যে একাধিক থ্রেড ঘটতে থাকবে৷
এইগুলিকে সংগঠিত রাখতে, আপনাকে থ্রেডেড উত্তরগুলি ইন্ডেন্ট করতে হবে যাতে প্রতিটি পয়েন্টের সাথে কোন মন্তব্যগুলি সম্পর্কিত তা স্পষ্ট হয়৷ আমি ব্যক্তিগতভাবে কোণ বন্ধনী (> ) বেছে নেওয়ার জন্য সবচেয়ে স্বজ্ঞাত চরিত্র হতে হবে, কারণ বুলেট পয়েন্ট সবসময় প্লেইন-টেক্সট ইমেলে নাও দেখা যেতে পারে।
5. শেষ রিসোর্ট:একটি ভিন্ন টুল ব্যবহার করুন
ইনলাইন উত্তর দেওয়া প্রকল্পগুলিকে এগিয়ে নিয়ে যাওয়ার সর্বোত্তম উপায়। এটি কথোপকথনের ইতিহাসের মাধ্যমে সময় নষ্ট না করে সবাইকে একই পৃষ্ঠায় রাখতে সহায়তা করে। তবুও, কেউ কেউ এই সমাধানটিকে অত্যধিক-জটিল, অপ্রয়োজনীয় এবং অনুসরণ করা কঠিন বলে মনে করেন।
স্ল্যাক, ইয়ামার এবং হাডলের মতো যোগাযোগের সরঞ্জামগুলি আপনার দলকে ইলেকট্রনিক যোগাযোগের ব্যথা কমাতে সাহায্য করতে পারে। আপনার ক্রু যদি সমস্যায় পড়ে তবে তিনটিই একটি দুর্দান্ত ইমেল বিকল্প বা সম্পূরক সমাধান তৈরি করে৷
শব্দ ছড়িয়ে দিন
এই সাধারণ ইনলাইন উত্তরের নিয়মগুলি প্রত্যেকবার আপনার এবং একজন সহকর্মীর ইমেলের মাধ্যমে আলোচনা করার জন্য অনেক বেশি লেনদেনের জন্য অনেক বেশি মসৃণ লেনদেন তৈরি করে৷
কে জানে? আপনি হয়তো শেষ পর্যন্ত সেই একজন হতে পারেন যিনি তাদের কাজ করার এই পদ্ধতিতে রূপান্তরিত করেন। সত্যিই কোন খারাপ দিক নেই; পার্থক্য কোন সময়েই স্পষ্ট হয়ে যায়।
