যখন ইমেল আসে, তখন পেশাদার সীমানা স্থাপন করা চ্যালেঞ্জিং হতে পারে। সর্বোপরি, অনেক কোম্পানি ধরে নেয় যে যতক্ষণ আপনার কাছে ইন্টারনেট থাকবে, আপনি যেকোনো বার্তার উত্তর দিতে পারবেন।
যখন এমন একটি সময় ছিল যে পেশাদারদের সর্বদা কলে থাকার আশা করা হয়েছিল, সময়গুলি ধীরে ধীরে পরিবর্তিত হচ্ছে৷ আজকাল, লোকেদের ছুটির দিনে অফলাইনে থাকাটা ক্রমশ সাধারণ হয়ে উঠছে, এবং সঙ্গত কারণেই৷
আপনি যদি ছুটিতে যাচ্ছেন, আপনার বুদ্ধিমত্তার জন্য সময় নিচ্ছেন, বা অন্য কোনো কারণে অফিস থেকে দূরে থাকার প্রয়োজন আছে, তাহলে অফিসের বাইরে একজন পেশাদার ইমেল উত্তর কীভাবে লিখবেন তার কিছু টিপস এখানে দেওয়া হল।
1. অফিসের বাইরের বিষয় শিরোনাম পরিষ্কার করুন
আপনি অফিসের বাইরে আছেন তা লোকেদের জানানোর সবচেয়ে সহজ উপায়গুলির মধ্যে একটি হল আপনার ইমেলের উত্তরের বিষয় শিরোনাম পরিবর্তন করা। শুধু "অফিস-এর বাইরে" লেখার পরিবর্তে, আপনি যে ধরনের ছুটি নিচ্ছেন তাও অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন, যদি আপনি এটি ভাগ করতে স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করেন।
এখানে অফিসের বাইরের ইমেল বিষয় শিরোনামের কিছু উদাহরণ রয়েছে:
- অফিসের বাইরে - ছুটির ছুটি (ডিসেম্বর 25 - 4 জানুয়ারি)
- [অফিস-এর বাইরে] মেডিকেল ছুটি
- অফিসের বাইরে | পিতৃত্বকালীন ছুটি
- *অফিস-এর বাইরে* জরুরী ছুটি
- অফিসের বাইরে (বিরেভমেন্ট লিভ)
- অফিসের বাইরে | মাতৃত্বকালীন ছুটি
- অফিসের বাইরে ~ ফিল্ড ওয়ার্ক
- [অফিস-এর বাইরে] ছুটির দিন (বড়দিনের দিন)
- অফিসের বাইরে – অসুস্থ ছুটি
- অফিসের বাইরে – বিয়ে করা!
2. উল্লেখ করুন আপনি কি ধরনের ছুটি নিচ্ছেন
কিছু লোকের জন্য, অফিসের বাইরের যে কোনও ইমেল অবসরের উদ্দেশ্যে বলে মনে করা সাধারণ। যাইহোক, এটা সবসময় সবার ক্ষেত্রে হয় না।
কিছু লোক অফিসের বাইরের ইমেলগুলিও ব্যবহার করে যখন তারা কাজ করে, কিন্তু সারা দিন তাদের ইমেল অ্যাক্সেস করতে পারে না। উদাহরণস্বরূপ, বিক্রয় প্রতিনিধি বা যারা মাঠে কাজ করছেন তাদের ইন্টারনেট সংযোগ নেই এমন এলাকায় ভ্রমণ করতে হতে পারে।
এছাড়াও, এটাও সম্ভব যে আপনি ব্যক্তিগত বিষয় যেমন হাসপাতালে পরিদর্শন, অন্ত্যেষ্টিক্রিয়া বা অসুস্থতা থেকে পুনরুদ্ধারের জন্য সময় নিচ্ছেন। এটির সাথে, "আমি আশা করি আপনি ভাল ছুটি কাটাচ্ছেন।"
এর উত্তর দেওয়া বিশ্রী হতে পারে।এটি এড়াতে, আপনি পরিবর্তে আপনার ইমেলের মূল অংশে আপনার ছুটির বিবরণ সন্নিবেশ করতে পারেন। আপনার পরিস্থিতি যদি আপনাকে অস্বস্তিকর করে তোলে সে সম্পর্কে আপনাকে সৎ হতে হবে না, তবে আপনার বস, সতীর্থ বা ক্লায়েন্টদের সাথে সত্যবাদী হওয়া সহানুভূতি তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি গাড়ি দুর্ঘটনায় পড়ে থাকেন এবং আপনার আঘাত থেকে পুনরুদ্ধার করতে কিছু সময়ের প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনার পরিচিতিদের জানানো তাদের আপনার বিলম্বিত আউটপুট এবং প্রত্যাশিত প্রত্যাবর্তন সম্পর্কে তাদের প্রত্যাশা পরিচালনা করতে সহায়তা করে।
3. অপ্রয়োজনীয় ক্ষমা এড়িয়ে চলুন
অনেক কাজের জন্য, অফিসের বাইরের ইমেলগুলিতে ক্ষমাপ্রার্থী অন্তর্ভুক্ত করা সাধারণ, যেমন "এখনই উত্তর দিতে না পারার জন্য দুঃখিত!" যাইহোক, এটা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ যে কাজ থেকে ছুটি নেওয়ার জন্য আপনাকে ক্ষমা চাওয়া উচিত নয়, বিশেষ করে যদি এটি সঠিক কারণে হয়।
দুঃখিত বলার পরিবর্তে, এখানে কিছু শর্ত রয়েছে যা আপনি পরিবর্তে ব্যবহার করতে পারেন:
- "আপনাকে যোগাযোগ করার জন্য ধন্যবাদ!"
- "ইমেইলের জন্য ধন্যবাদ।"
- "এই ইমেলটি গৃহীত হয়েছে।"
ক্ষমা চাওয়ার পরিবর্তে, আপনি বিনয়ের সাথে স্বীকার করতে পারেন যে তাদের বার্তা আনুষ্ঠানিকভাবে গৃহীত হয়েছে। এটির মাধ্যমে, আপনি এমন ভাষা বেছে নিতে পারেন যা তাদের সময় এবং প্রচেষ্টার জন্য তাদের ধন্যবাদ জানানোর উপর ফোকাস করে।
4. উত্তর দেওয়ার তারিখের নিশ্চয়তা দেবেন না
অনেক লোকের জন্য, দীর্ঘ অনুপস্থিতির পরে অফিসে ফিরে আসার পরে ইমেলের একটি বিশাল ব্যাকলগ দেখতে অপ্রতিরোধ্য হতে পারে। আসলে, উদ্বেগ এমনকি দ্বিগুণ হতে পারে যখন আপনি বাক্যাংশ ব্যবহার করেন যেমন "আমি অফিসে ফিরে আসার সাথে সাথে আমি প্রতিক্রিয়া জানাব।"
এটি শুধুমাত্র আপনার ফেরার প্রথম দিনে উত্তর দেওয়ার গ্যারান্টি দেওয়ার জন্য প্রচুর অপ্রয়োজনীয় চাপ যোগ করতে পারে না, তবে এটি আপনার সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা করা লোকেদের জন্য ভুল প্রত্যাশাও সেট করে।
যদিও একটি ইমেলের প্রাপ্তি স্বীকার করা সঠিক, এটির সাথে সাথে উত্তর দেওয়ার গ্যারান্টি দেওয়ার প্রয়োজন নেই৷ আপনি উত্তর দেওয়ার জন্য উপলব্ধ থাকলে অতিরিক্ত প্রতিশ্রুতি এড়াতে, এর পরিবর্তে একটি বিস্তৃত উত্তর বা একটি সাধারণ পরিসরে লেগে থাকা ভাল৷
এখানে বাক্যগুলির কিছু উদাহরণ রয়েছে যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন:
- ছুটির পরে যখন আমি উপলব্ধ হব তখন আমি প্রতিক্রিয়া জানাব৷
- অনুগ্রহ করে _______ এর শেষ নাগাদ আমার কাছ থেকে একটি উত্তর আশা করুন।
- জরুরী না হলে, অনুগ্রহ করে ________ এর মধ্যে একটি প্রতিক্রিয়া আশা করুন।
মনে রাখবেন, যদি একটি ইমেল সমালোচনামূলক হয়, লোকেরা হয় কিছু সময় পরে আপনাকে কল করার বা অনুসরণ করার চেষ্টা করবে। এর সাথে, বাফার করা গুরুত্বপূর্ণ যাতে লোকেরা দ্রুত উত্তরের আশা না করে।
5. ব্যাক-আপ পরিচিতি থেকে সম্মতি চাও
কিছু ভূমিকার জন্য, যখন আপনি দূরে থাকেন তখন লোড নেওয়ার জন্য ব্যাক-আপ পরিচিতিগুলি থাকা সাধারণ। যাইহোক, যখন আপনি উপলব্ধ না হন তখন একজন বস, সহকর্মী বা দলের সদস্যকে দায়িত্ব নেওয়ার জন্য দায়িত্ব দেওয়ার আগে, সম্মতি নেওয়া অপরিহার্য।
অনেক লোক ইতিমধ্যেই তাদের নিজের কাজ নিয়ে অভিভূত, অন্য লোকেদের দায়িত্ব নেওয়া চাপের হতে পারে, এমনকি তা অল্প সময়ের জন্য হলেও। উপরন্তু, তারা ক্লায়েন্ট বা গ্রাহকদের নির্দিষ্ট ইমেল ঠিকানা বা ব্যক্তিগত ফোন নম্বরগুলিতে অ্যাক্সেস দিতে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করতে পারে না।
এই কারণে, আপনার অফিসের বাইরের ইমেলে কারও যোগাযোগের বিশদ যোগ করার আগে, নিশ্চিত করুন যে আপনি তাদের জিজ্ঞাসা করেছেন যে এটি করা আপনার পক্ষে ঠিক আছে কিনা এবং তারা কী বিশদ ভাগ করাতে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করে।
6. অভ্যন্তরীণ বা বহিরাগত পক্ষগুলির জন্য অফিসের বাইরের বিভিন্ন ইমেল তৈরি করুন
কে ইমেলটি পাবে তার উপর নির্ভর করে, আপনার অফিসের বাইরের ইমেল উত্তরে আপনি যে পরিমাণ তথ্য ভাগ করতে ইচ্ছুক তা পরিবর্তিত হতে পারে। সর্বোপরি, আপনাকে এখনও গোপনীয়তার সতর্কতা অবলম্বন করতে হবে, বিশেষ করে যখন আপনি ছুটিতে থাকেন।
উদাহরণস্বরূপ, যখন আপনি আপনার অফিসের সঙ্গীদের সাথে কোথায় ভ্রমণ করছেন তা ভাগ করে নিতে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করলে, আপনি র্যান্ডম লোকেদের সাথে এটি করতে চান না।
ইমেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করে, কে এটি পাবে তার উপর নির্ভর করে আপনি অফিসের বাইরে একটি ভিন্ন উত্তর সেট করতে পারেন। এটির মাধ্যমে, আপনি লোকেদেরকে আপনার অফিসের বাইরের পরিস্থিতি সম্পর্কে সঠিক পরিমাণে প্রসঙ্গ দিতে পারেন।
আপনার অফিসের বাইরের উত্তর দিয়ে আরও ভালো কাজের সীমানা তৈরি করুন
এমন একটি বিশ্বে যেখানে আমরা সর্বদা উপলব্ধ থাকার আশা করি, অফিসের বাইরের একটি ইমেল যা সীমানা দেখায় তা একটি পার্থক্য করতে পারে৷ আপনার ব্যক্তিগত সময়ের সাথে দৃঢ় থাকার মাধ্যমে, আপনি আপনার চারপাশের লোকদেরকে আপনার ব্যক্তিগত জীবনের মূল্যও শেখাতে পারেন।
এছাড়াও, অন্যদেরকে আপনার সময়ের প্রতি শ্রদ্ধাশীল হতে বলে, আপনি অন্যদেরকেও একই কাজ করতে উৎসাহিত করতে পারেন। যদিও এটি এত বড় চুক্তির মতো শোনাচ্ছে না, তবে অফিসে স্বাস্থ্যকর মানগুলি সেট করা হলে এটি দলের জন্য সবকিছু বোঝাতে পারে।
