১০০+ এমবি এক্সেল ফাইল কমপ্রেস করুন: ৭টি প্রমাণিত কৌশল

যদি আপনি ১০০ এমবির বেশি এক্সেল ফাইল কীভাবে কমপ্রেস করবেন তা খুঁজছেন, তবে আপনি সঠিক জায়গায় আছেন। আমাদের ব্যাবহারিক জীবনে আমরা ঘন ঘন এক্সেল ফাইল ব্যবহার করি এবং বিভিন্ন ডিভাইসে এই ফাইল ট্রান্সফার ও শেয়ার করার প্রয়োজন পড়ে। ফাইল সাইজ সেখানে একটি গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর। তাই আমরা ঘন ঘন এটিকে কমপ্রেস করার প্রয়োজন পড়ে। এই আর্টিকেলে আমরা ১০০ এমবির বেশি এক্সেল ফাইল কীভাবে কমপ্রেস করবেন তা আলোচনা করার চেষ্টা করেছি।

১০০ এমবির বেশি এক্সেল ফাইল কমপ্রেস করার ৭ পদ্ধতি

এক্সেল ফাইল কমপ্রেস করার বা এর সাইজ কমানোর বিভিন্ন পদ্ধতি রয়েছে। এক্সেল ফাইল কমপ্রেস করার পদ্ধতিগুলো আলোচনা করা যাক।

১. ১০০ এমবির বেশি এক্সেল ফাইল ZIP/RAR-এ কমপ্রেস করুন

আমরা এক্সেল ফাইলকে ZIP/RAR-এ কমপ্রেস করে এর সাইজ কমাতে পারি।

• প্রথমে আমাদের এক্সেল ফাইল Compress Excel File-এ রাইট-ক্লিক করুন।
• দ্বিতীয়, Add to Archive নির্বাচন করুন।

• ফলস্বরূপ একটি Archive Name and Parameters উইন্ডো দেখাবে।
• তৃতীয়, General > Active Format-এ RAR বা ZIP নির্বাচন করুন। আমরা RAR নির্বাচন করেছি।
• চতুর্থ, OK ক্লিক করুন।

তাহলে এখন আমাদের এক্সেল ফাইল RAR ফাইলে কমপ্রেস হয়েছে।

ডিসক্লেমার: আমরা উদাহরণ হিসেবে WinRAR সফটওয়্যার ব্যবহার করেছি। কোনো ব্যবসায়িক বিষয় বা বিজ্ঞাপন নেই।

আরও পড়ুন: এক্সেল ফাইল Zip-এ কমপ্রেস করার ২ উপযুক্ত পদ্ধতি

২. এক্সেল ফাইল কমপ্রেস করতে এক্সেল বাইনারি ফরম্যাটে সেভ করুন

ওয়ার্কবুককে বাইনারি ফাইল হিসেবে .xlsb ফরম্যাটে সেভ করলে প্রায় ৬০% পর্যন্ত ফাইল সাইজ কমে যায় যা অনেক স্পেস বাঁচায়। এটি এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে অর্থাৎ কমপ্রেস করার সবচেয়ে সহজ পদ্ধতির একটি।

• প্রথমে File-এ যান।

• দ্বিতীয়, Save As > ফাইল অপশনের আইকনে ক্লিক করুন > ফাইল টাইপ হিসেবে Excel Binary Workbook (*.xlsb) বেছে নিন > Browse ক্লিক করে ডিভাইসে নির্দিষ্ট জায়গায় ফাইল রাখুন।

• চূড়ান্তভাবে, একটি Excel Binary Workbook নামক Compress Excel File তৈরি হয়েছে এবং সাইজও ২৪KB থেকে ২০ KB-এ কমে গেছে।

আরও পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইল সাইজ ৪০-৬০% কমাতে ১২ প্রমাণিত পদ্ধতি

৩. খালি সেল ক্লিয়ার করে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো

খালি সেলগুলো এক্সেল ফাইলে স্পেস ঘেরে। যদি আমরা খালি সেলগুলো ক্লিয়ার করি তবে ফাইল সাইজ বড় পরিমানে কমে যায়।

• খালি সেল ক্লিয়ার করতে, প্রথমে CTRL + SHIFT + ↓ + → চাপুন। অ্যারো চিহ্নগুলো নির্দেশ করে আমাদের কমান্ড কোথায় দিতে হবে।

• দ্বিতীয়, Home > Editing > Clear > Clear All ক্লিক করুন।
• চূড়ান্তভাবে, সকল খালি সেল ক্লিয়ার হয়ে যাবে।

অতিরিক্তভাবে, আমরা অন্যভাবেও এটি করতে পারি।

• প্রথমে Home > Editing > Find & Select > Go to Special নির্বাচন করুন।

• ফলস্বরূপ একটি Go to Special উইন্ডো দেখাবে।
• দ্বিতীয়, Blanks সিলেক্ট করুন।
• তৃতীয়, OK ক্লিক করুন।

আরও পড়ুন: ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কমপ্রেস করার ১৩ কুইক মেথড

৪. ওয়ার্কশিট সংখ্যা কমিয়ে ১০০ এমবির বেশি এক্সেল ফাইল কমপ্রেস করা

আমাদের যেসব ওয়ার্কশিটে ডেটা ব্যবহার করা হচ্ছে না বা যেসব ওয়ার্কশিটে যেসব ফর্মুলা কোনো কাজে আসছে না, সেগুলো ডিলিট করুন। অপ্রয়োজনীয় ওয়ার্কশিটগুলো এক্সেল ফাইল সাইজ বড় করে এবং সেগুলো ডিলিট করলে সাইজ অনেক কমে যায়।

আরও পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইল সাইজের কারণ নির্ণয়ের পদ্ধতি

৫. ছবি কম রেজোলিউশনে সেভ করা

কখনো কখনো আমাদের এক্সেল ফাইলে ছবি রয়েছে যা আসলে খুব জায়গা ঘেরে এবং ফাইল সাইজ বাড়ায়। এই সমস্যাটি আমরা সেই ছবিগুলো কম রেজোলিউশনে সেভ করে সমাধান করতে পারি।

• এজন্য প্রথমে File-এ যান।

• দ্বিতীয়, Options নির্বাচন করুন।

• একটি Excel Options উইন্ডো দেখাবে।
• তৃতীয়, Advanced-এ যান।
• চতুর্থ, Image Size and Quality এ Discard Editing Data সিলেক্ট করুন। নিশ্চিত করুন Do not Compress Images in file আনচেক করা আছে।
• পঞ্চম, Default Resolution অপশনে 150 ppi বা তার নিচে বেছে নিন। অধিকাংশ ক্ষেত্রে এর চেয়ে বেশি রেজোলিউশন দরকার নেই।

আরও পড়ুন: ডেটা ডিলিট ছাড়া এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে ৯ কুইক টিপস

৬. ছবি কমপ্রেস করা

এক্সেল ফাইলের ছবিগুলো কমপ্রেস করলেও ফাইল সাইজ অনেক কমে যায়।

• প্রথমে ছবিতে ক্লিক করুন > Picture Format > Compress Pictures সিলেক্ট করুন।

• ফলস্বরূপ একটি Compress Pictures উইন্ডো দেখাবে।
• দ্বিতীয়, Compression options-এ Delete cropped areas of pictures সিলেক্ট করুন। যদি শুধু সিলেক্ট করা ছবিটি কমপ্রেস করতে চান তবে Apply only to this picture সিলেক্ট করুন। কিন্তু ফাইলের সব ছবি কমপ্রেস করতে চাইলে এই অপশনটি আনচেক করে দিন।
• তৃতীয়, Resolution বক্সে Use default resolution সিলেক্ট করুন।
• চতুর্থ, OK ক্লিক করুন।

আরও পড়ুন: ছবিসহ এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে ২ সহজ পদ্ধতি

৭. ফাইলের সাথে পিভট ক্যাশ সেভ না করা

যদি আমাদের স্প্রেডশিটে PivotTable থাকে, তবে আমরা PivotTable সোর্স ডেটা ক্যাশ ফাইলের সাথে সেভ না করে ফাইল সাইজ কমাতে পারি। মান লইয়া যাক, আমাদের স্প্রেডশিটে নিচের PivotTable রয়েছে।

• ফাইলের সাথে পিভট ক্যাশ সেভ না করে ফাইল সাইজ কমাতে, প্রথমে PivotTable-এ যেকোনো সেল সিলেক্ট করুন।
• দ্বিতীয়, PivotTable Analyze > PivotTable > Options নির্বাচন করুন।

• তৎক্ষণে একটি PivotTable Options উইন্ডো দেখাবে।
• তৃতীয়, নিচের ছবিতে দেখানো অপশনগুলো সিলেক্ট করুন।
• চতুর্থ, OK ক্লিক করুন।

আরও পড়ুন: পিভট টেবিল সহ এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে

উপসংহার

এই আর্টিকেলটি ভালোভাবে পড়লে আমরা দক্ষতার সাথে এক্সেল ফাইল সাইজ কমপ্রেস বা রিডিউস করতে পারব। আরও প্রশ্নের জন্য আমাদের অফিশিয়াল এক্সেল লার্নিং প্ল্যাটফর্ম ExcelDemy ভিজিট করতে পারেন।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• আমার এক্সেল ফাইল কেন এত বড়? (৭ কারণ ও সমাধান)
• ফাইল ওপেন ছাড়া এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো (সহজ ধাপ সহ)
• ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে ১১ সহজ পদ্ধতি
• [সolve!] কোনো কারণ ছাড়া এক্সেল ফাইল খুব বড় (১০ সম্ভাব্য সমাধান)