এক্সেলে মাসিক ব্যয় রিপোর্ট তৈরি করুন: দ্রুত ধাপে ধাপে গাইড

মাসিক ব্যয় রিপোর্ট আমাদের পেশাগত জীবনে একটি সাধারণ বিষয়। প্রায় সকল প্রতিষ্ঠান তাদের কর্মচারীদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাটানো বিল পরিশোধের জন্য এই রিপোর্টের সাথে কাজ করে। এই আর্টিকেলে আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে এক্সেলে মাসিক ব্যয় রিপোর্ট তৈরি করতে হয়। আপনারও যদি নিজের মাসিক ব্যয় রিপোর্ট তৈরি করার ইচ্ছা থাকে, তবে আমাদের ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন এবং আমাদের অনুসরণ করুন।

এই আর্টিকেল পড়ার সময় অনুশীলনের জন্য এই ফ্রি ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন।

এক্সেলে মাসিক ব্যয় রিপোর্ট তৈরির ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া

আমরা ডেভিড নামে একটি কর্মচারীকে ধরে নিচ্ছি जो আমাদের কোম্পানির সেলস ডিপার্টমেন্টে কাজ করেন। তার কর্মচারী আইডি 2022007। তার ডিপার্টমেন্ট ম্যানেজারের নাম লুকা।

ধাপ ১: প্রাথমিক সারাংশ লেয়াউট ডিজাইন করা

এই ধাপে, আমরা মাসানুসারে খরচ দেখানোর জন্য একটি প্রাথমিক সারাংশ লেয়াউট তৈরি করব।

• প্রথমে, সেল রেঞ্জ B6:B9-এ নিচের এন্টিটিগুলো ছবি অনুযায়ী লিখুন।
• তারপর, আপনার ইচ্ছা অনুযায়ী সেল রেঞ্জ C6:C9 ফরম্যাট করুন কর্মচারীর ডেটা ইনপুট করার জন্য।

• এপরে, সেল B11 এবং C11-কে Month এবং Expense হিসেবে এনটাইটেল করুন।

• সকল মাসের নাম সেল রেঞ্জ B12:B23-এ লিখুন।

• আমাদের প্রাথমিক সারাংশ লেয়াউট প্রস্তুত।

এভাবে, আমরা বলতে পারি এক্সেলে মাসিক ব্যয় রিপোর্ট তৈরির প্রথম ধাপটি সম্পন্ন করেছি।

আরও পড়ুন: এক্সেলে আয় ও ব্যয় রিপোর্ট তৈরি করা (৩ উদাহরণ)

ধাপ ২: সকল মাসের জন্য মাসিক ব্যয় রিপোর্ট তৈরি করা

এখন, আমরা মাসিক ব্যয় রিপোর্ট তৈরি করব। আমরা প্রক্রিয়াটি জানুয়ারি-র জন্য দেখাব। বাকি মাসের প্রক্রিয়াও একই থাকবে।

• প্রথমে, আপনার কোম্পানির লোগো ইনসার্ট করার জন্য সেল D1 সিলেক্ট করুন।
• Insert ট্যাবে, Illustrations > Pictures-এর drop-down arrow-এ ক্লিক করুন।
• তারপর, This device অপশন সিলেক্ট করুন।

• ফলস্বরূপ, Insert Picture ডায়লগ বক্স আসবে। আপনার প্রতিষ্ঠানের লোগো বেছে নিন। আপনার সুবিধার্থে আমরা আমাদের ওয়েবপেজের লোগো ইনসার্ট করছি।
• শেষে, Insert বাটনে ক্লিক করুন।

• লোগো ইনসার্ট হবে এবং আপনার পছন্দের লোকেশনে লোগো রাখুন।

• এখন, সেল রেঞ্জ B4:F4 সিলেক্ট করুন।
• Home ট্যাবে, Alignment গ্রুপ থেকে Merge & Center অপশন সিলেক্ট করুন।

• তারপর, মার্জ করা সেলে শিটের জন্য উপযুক্ত একটি টাইটেল সেট করুন। আমরা শিটকে Expense Report of January হিসেবে ডেনোট করছি।

• এপরে, সেল রেঞ্জ B6:B7 এবং D6:D7-এ নিচের এন্টিটিগুলো লিখুন।

• তারপর, সেল C6 সিলেক্ট করুন এবং Summary শিট থেকে কর্মচারীর ID বের করার জন্য নিচের ফর্মুলা লিখুন।

=": " & IF(Summary!C6<>0,Summary!C6," ")

• Enter চাপুন।

• এখানে, আমরা সেল ফরম্যাটিং সুন্দর করার জন্য IF ফাংশন ব্যবহার করেছি।
• এরপর, সেল C7-এ কর্মচারীর নাম পাওয়ার জন্য নিচের ফর্মুলা লিখুন।

=": " & IF(Summary!C7<>0,Summary!C7," ")

• Enter চাপুন।

• একইভাবে, সেল E6-এ department নামের মান পাওয়ার জন্য ফর্মুলা লিখুন।

=": " & IF(Summary!C8<>0,Summary!C8," ")

• Enter কী চাপুন।

• শেষে, সেল E7-এ ম্যানেজারের নাম পাওয়ার জন্য নিচের ফর্মুলা লিখুন।

=": " & IF(Summary!C9<>0,Summary!C9," ")

• তারপর Enter চাপুন।

• এখন, ছবি অনুযায়ী মাসিক ব্যয় টেবিলের জন্য নিচের টাইটেলগুলো সেল রেঞ্জ B9:F9-এ লিখুন।

• Payment Type এবং Category কলামগুলিতে সঠিক ডেটা ইনপুট নিশ্চিত করতে, আমাদের ডেটা ভ্যালিডেশন ফিচার ব্যবহার করতে হবে।
• এজন্যে, একটি আলাদা শিট তৈরি করুন এবং এটিকে Others হিসেবে রিনেম করুন।
• এখন, সেল রেঞ্জ B3:B6-এ চার ধরনের পেমেন্ট সিস্টেম লিখুন।

• এপরে, সেল D10 সিলেক্ট করুন এবং Data ট্যাবে, Data Tools গ্রুপ থেকে Data Validation > Data validation-এর drop-down arrow সিলেক্ট করুন।

• একটি ছোট ডায়লগ বক্স আসবে, যার নাম Data Validation।
• তারপর, Allow অপশন List হিসেবে সেট করুন, এবং Source অপশনে সেল রেঞ্জ Others!$B$3:$B$6 সিলেক্ট করুন।
• OK ক্লিক করুন।

• একইভাবে, সেল E10-এ Others শিটের সেল রেঞ্জ B9:B14-এ দেখানো ক্যাটাগরিগুলোর জন্য একই data validation drop-down তৈরি করুন।

• এখন, আমরা ডেটাসেটকে একটি টেবিলে রূপান্তর করব, কারণ এটি এই টেবিলের প্রতিটি নতুন সারিতে ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন অ্যারো কপি করতে সাহায্য করবে।
• এজন্যে, সেল রেঞ্জ B9:F10 সিলেক্ট করুন এবং 'Ctrl+T' চাপুন ডেটাসেটকে টেবিলে রূপান্তর করতে।

• ফলস্বরূপ, Create Table ডায়লগ বক্স আসবে।
• My table has headers অপশন চেক করুন এবং OK ক্লিক করুন।

• তারপর, Table Design ট্যাবে, Properties গ্রুপ থেকে টেবিলের নাম January হিসেবে সেট করুন।
• এছাড়া, আপনার ইচ্ছা অনুযায়ী Table Style Options মডিফাই করুন। আমরা আমাদের টেবিলের জন্য নিচের আইটেমগুলো চেক করেছি।

• আমাদের জানুয়ারি-র মাসিক ব্যয় ডেটা টেবিল ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত।

• বাকি মাসের জন্য মাসিক ব্যয় শিট তৈরি করতে একই প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন।

শেষে, আমরা বলতে পারি যে এক্সেলে মাসিক ব্যয় রিপোর্ট তৈরির দ্বিতীয় ধাপটি সম্পন্ন করেছি।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ব্যয় রিপোর্ট তৈরি করা (সহজ ধাপে)

সাদৃশ্য পড়ুন

• ম্যাক্রো ব্যবহার করে এক্সেলে রিপোর্ট জেনারেট করা (সহজ ধাপে)
• এক্সেলে ডেইলি সেলস রিপোর্ট তৈরি করা (দ্রুত ধাপে)
• এক্সেলে মাসিক রিপোর্ট তৈরি করা (দ্রুত ধাপে)
• এক্সেলে কোয়ার্টারলি সেলস ডিসপ্লে করার রিপোর্ট তৈরি করা (সহজ ধাপে)
• সেলসের জন্য এক্সেলে MIS রিপোর্ট তৈরি করা (সহজ ধাপে)

ধাপ ৩: ডেটা দিয়ে সারাংশ রিপোর্ট যাচাই করা

এই ধাপে, আমরা কিছু নমুনা ডেটা দিয়ে আমাদের সারাংশ রিপোর্ট পূর্ণ করব এবং রিপোর্টের কর্মক্ষমতা যাচাই করব।

• প্রথমে, আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রোফাইল অনুযায়ী নিচের ডেটা সেল রেঞ্জ C6:C9-এ ইনপুট করুন।

• আপনি দেখবেন IF ফাংশন এই ডেটাগুলো আমাদের মাসিক ব্যয় শিটে দেখাচ্ছে।
• January নামের টেবিলে ছবি অনুযায়ী কিছু নমুনা ডেটা ইনপুট করুন।

• এখন, Summary শিটে, সেল C12 সিলেক্ট করুন এবং সেলে নিচের ফর্মুলা লিখুন।

=January[[#Totals],[Total]]

• Enter চাপুন।

• একই ধরণের ফর্মুলা লিখুন প্রতিটি মাসের টোটাল খরচ বের করার জন্য সেল রেঞ্জ C13:C23-এ।

• আমাদের সারাংশ রিপোর্ট সম্পন্ন।

চূড়ান্তভাবে, আমরা বলতে পারি যে এক্সেলে মাসিক ব্যয় রিপোর্ট তৈরির চূড়ান্ত ধাপটি সম্পন্ন করেছি।

আরও পড়ুন: এক্সেলে টেবিল হিসেবে রিপোর্ট তৈরি করা (সহজ ধাপে)

ধাপ ৪: ডাইনামিক মাসিক ব্যয় রিপোর্ট জেনারেট করা

আমরা আমাদের সারাংশ রিপোর্টে দুইটি চার্ট যোগ করব মাসিক খরচের ভালো ভিজ্যুয়ালাইজেশনের জন্য। এটি বাধ্যতামূলক নয়, কিন্তু এটি আপনার ডেটাসেটকে আরও ভালো ভিজ্যুয়ালাইজেশন দেবে। আমরা একটি পাই চার্ট এবং একটি বার চার্ট যোগ করব।

• Summary শিটে, সেল রেঞ্জ B12:C23 সিলেক্ট করুন।
• তারপর, Insert ট্যাবে, Insert Pie or Doughnut Chart অপশনের drop-down arrow সিলেক্ট করুন এবং 3-D Pie অপশন বেছে নিন।

• চার্টটি সামনে আসবে।
• আপনি Chart Design এবং Format ট্যাব থেকে চার্ট স্টাইল মডিফাই করতে পারেন। আমাদের পাই চার্টের জন্য, আমরা Chart Styles গ্রুপ থেকে Style 9 বেছে নিয়েছি।
• এছাড়া, Chart Elements আইকনে ক্লিক করুন এবং Data Labels চেক করুন, এবং Legends-কে right সাইডে রাখুন।

• আবার, সেল রেঞ্জ B12:C23 সিলেক্ট করুন।
• এখন, Bar চার্ট ইনসার্ট করতে একই প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন, এবং Columns or Bar Chart-এর drop-down arrow-এ, 2-D Bar সেকশন থেকে Clustered Bar অপশন সিলেক্ট করুন।

• তারপর, আপনার ইচ্ছা অনুযায়ী এলিমেন্টের সংখ্যা এবং চার্ট স্টাইল মডিফাই করুন। আমরা এই চার্টে Style 7 এবং Axes ও Data Labels এলিমেন্ট বেছে নিয়েছি।
• Data Labels দেখাতে, Outside End অপশন বেছে নিন।

• এপরে, উভয় চার্টকে Summary শিটে উপযুক্ত একটি পজিশনে রাখুন।
• শেষে, সেল রেঞ্জ B4:J4 সিলেক্ট করুন এবং Home ট্যাবে, Alignment গ্রুপ থেকে Merge & Center অপশনে ক্লিক করুন।

• মার্জ করা সেলে আপনার ইচ্ছা অনুযায়ী একটি উপযুক্ত টাইটেল লিখুন। আমাদের শিটের জন্য, আমরা Summary of Monthly Expense Report টাইটেল হিসেবে লিখেছি।

• শেষে, ধাপ ২-র মতো একই প্রক্রিয়া অনুসরণ করে আপনার প্রতিষ্ঠানের লোগো সেল G1-এ ইনসার্ট করুন।
• আমাদের মাসিক ব্যয় রিপোর্ট সম্পন্ন এবং ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত।

শেষে, আমরা বলতে পারি যে এক্সেলে মাসিক ব্যয় রিপোর্ট তৈরির সকল ধাপ সম্পন্ন করেছি। এছাড়া, আপনি দেখতে পাচ্ছেন, শেষ ধাপের শেষে আমাদের ডেটাশিট আরও ভালো লুক দিয়েছে।

আরও পড়ুন: এক্সেল ডেটা থেকে রিপোর্ট জেনারেট করা (২ সহজ পদ্ধতি)

উপসংহার

এই আর্টিকেলের সমাপ্তি এখানে। আশা করি এই আর্টিকেল আপনার জন্য উপকারী হবে এবং আপনি এক্সেলে মাসিক ব্যয় রিপোর্ট তৈরি করতে পারবেন। আপনার আরও কোনো প্রশ্ন বা সুপারিশ থাকলে নিচে কমেন্ট সেকশনে আমাদের সাথে শেয়ার করুন।

আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy-কে এক্সেল-সম্পর্কিত সমস্যা ও সমাধানের জন্য চেক করতে ভুলবেন না। নতুন পদ্ধতি শিখতে থাকুন এবং বড় হতে থাকুন!

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেলে মাসিক সেলস রিপোর্ট তৈরি করা (সহজ ধাপে)
• এক্সেল ভিবিএ ব্যবহার করে PDF ফরম্যাটে রিপোর্ট জেনারেট করা (৩ কুইক ট্রিক)
• এক্সেলে প্রোডাকশন রিপোর্ট তৈরি করা (২ সাধারণ ভেরিয়েন্ট)
• এক্সেলে ডেইলি অ্যাক্টিভিটি রিপোর্ট তৈরি করা (৫ সহজ উদাহরণ)
• এক্সেলে ডেইলি প্রোডাকশন রিপোর্ট তৈরি করা (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড)
• এক্সেলে রিপোর্ট কার্ড তৈরি করা (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড)
• ম্যাক্রো ব্যবহার করে এক্সেল রিপোর্ট অটোমেট করা (৩ সহজ পদ্ধতি)