এক্সেল ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করুন: দক্ষতার জন্য ২টি প্রমাণিত কৌশল

এই টিউটোরিয়ালে আমরা দেখাব কিভাবে এক্সেল-এ ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করতে হয়। অসংখ্য ডেটা হ্যান্ডল করার সময় প্রতিটি ডেটা ম্যানুয়ালি ইনপুট করা প্রায় অসম্ভব। তাই ডেটা এন্ট্রির অটোমেশন এই সমস্যার সমাধান হতে পারে। যদি আমরা ডেটা এন্ট্রির প্রক্রিয়া অটোমেট করতে পারি তবে আমাদের দৈনন্দিন কাজজীবন অনেক সহজ হবে। এটি শুধু সময় বাঁচাবে না, বরং একই ডেটা বারবার টাইপ করার ঝামেলা থেকেও রক্ষা করবে।

আপনি এখান থেকে প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করতে পারেন।

এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করার ২টি কার্যকর পদ্ধতি

এই আর্টিকেলে আমরা ২টি কার্যকর পদ্ধতি দেখাব এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করার। প্রথম পদ্ধতিতে আমরা Data Validation ফিচার ব্যবহার করব ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করতে। দ্বিতীয় পদ্ধতিতে আমরা Excel টেবিল ফরম্যাট ব্যবহার করব ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করার জন্য।

১. Data Validation ব্যবহার করে এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করা

প্রথমে এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, আমরা Data Validation ব্যবহার করব এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করার জন্য। এক্সেলের Data Validation ফিচার একটি নির্দিষ্ট সেল বা সেল রেঞ্জে ব্যবহারকারী কী ইনপুট দিতে পারবে তা নিয়ন্ত্রণ করতে পারে। সাধারণত এটি ব্যবহারকারীর এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করে। আমরা সকল ভার্সনের Microsoft Excel-এ এক্সেল Data Validation ব্যবহার করতে পারি। এই ফিচার ব্যবহার করে আমরা ব্যবহারকারীর জন্য ডেটা এন্ট্রির সীমা কাস্টোমাইজ করতে পারি। এই পদ্ধতি বোঝানোর জন্য আমরা নিচের ডেটাসেট ব্যবহার করব।

এই পদ্ধতির ধাপগুলো দেখি।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে, সেল (B11:B15) সিলেক্ট করুন।
• এছাড়া, ফর্মুলা ট্যাবের পাশে থাকা Name Manager বক্সে যান। Name Manager ফিল্ডে Fruits টাইপ করুন।

• আরো, সেল রেঞ্জ (B11:C14) সিলেক্ট করুন। Name Manager ফিল্ডে fruitprice টাইপ করুন।

• এরপর, সেল রেঞ্জ (B5:B8) সিলেক্ট করুন।

• তারপর, Data ট্যাবে যান।
• পরে, রিবন থেকে Data Validation ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন। ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Data Validation অপশন সিলেক্ট করুন।

• একটি নতুন ডায়লগ বক্স見える Data Validation নামে।
• আরো, সেটি ডায়লগ বক্সের Settings ট্যাবে যান। Allow ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে List অপশন সিলেক্ট করুন।
• নেম রেঞ্জ ভ্যালু '=Fruits' টাইপ করুন।
• এখন, OK-এ ক্লিক করুন।

• সুতরাং, আমরা নিচের ছবির মত একটি ড্রপ-ডাউন আইকন পাব। এটি আমাদের অন্য ডেটা রেঞ্জ থেকে ডেটা বেছে নেওয়া দেবে।

• এপরে, সেল রেঞ্জ (C5:C8) সিলেক্ট করুন। ফর্মুলা বারে নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন:

• Ctrl + Enter চাপুন সিলেক্ট করা সকল সেলে ফর্মুলা প্রয়োগ করার জন্য।

• শেষে, সেল B5-এ ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে যেকোনো ফলের নাম সিলেক্ট করুন।
• ফলস্বরূপ, সংশ্লিষ্ট সেল C5-এ এর দাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসবে।

আরও পড়ুন: এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করা (২ সহজ পদ্ধতি)

সাদৃশ্য পড়ুন

• এক্সেলে ডেটা লগ তৈরি করা (২ উপযুক্ত পদ্ধতি)
• ড্রপ ডাউন লিস্ট সহ এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা (২ পদ্ধতি)
• এক্সেলে ফিলেবল ফর্ম তৈরি করা (৫ উপযুক্ত উদাহরণ)
• এক্সেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাইমস্ট্যাম্প ডেটা এন্ট্রি ইনসার্ট করা (৫ পদ্ধতি)

২. এক্সেল টেবিল প্রয়োগ করে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করা

দ্বিতীয় পদ্ধতিতে, আমরা ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করার জন্য Excel Table প্রয়োগ করব। ডেটা ধারণ করার জন্য Excel টেবিল সেরা পদ্ধতি। এতে অনেক ফিচার থাকে যা ডেটা ম্যানেজ এবং অ্যানালাইজ করা সহজ করে। এই পদ্ধতি বোঝানোর জন্য আমরা নিচের ডেটাসেট ব্যবহার করব। ডেটাসেটে বিভিন্ন ফলের নাম এবং তাদের দাম আছে। ডেটাসেটের শেষ সطرে সকল ফলের Total দাম দেখানো আছে। আমরা এই ডেটা রেঞ্জকে একটি টেবিলে রূপান্তর করব। সুতরাং, যদি আমরা টেবিলে যেকোনো নতুন রেকর্ড যোগ করি তবে Total পরিমাণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে।

এক্সেল টেবিল ব্যবহারের ধাপগুলো দেখি।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, সম্পূর্ণ ডেটা রেঞ্জ (B4:C9) সিলেক্ট করুন।
• দ্বিতীয়, Insert ট্যাবে যান। রিবন থেকে Table অপশন সিলেক্ট করুন।

• Create Table নামে একটি নতুন ডায়লগ বক্স আসবে।
• তৃতীয়, My table has headers অপশনটি চেক করা নাও ভুলুন।
• OK-এ ক্লিক করুন।

• ফলস্বরূপ, আমরা আমাদের ডেটা রেঞ্জ টেবিল ফরম্যাটে পেলাম।

• এখন, টেবিলের সারি 6-এ একটি নতুন রেকর্ড যোগ করুন।
• শেষে, আমরা দেখতে পাচ্ছি সেল C10-এ টোটাল প্রাইসে এন্ট্রিটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়েছে।

আরও পড়ুন: এক্সেল ভিবিএ-এ ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা (সহজ ধাপে)

উপসংহার

উপসংহারে, এই টিউটোরিয়াল ২টি কার্যকর পদ্ধতি দেখিয়েছে এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করার। এই আর্টিকেলে থাকা প্র্যাকটিস ওয়ার্কশিট ডাউনলোড করে আপনার দক্ষতা পরীক্ষা করুন। যদি কোনো প্রশ্ন থাকে তবে নিচে কমেন্ট বক্সে জানান। আমাদের টিম যত্নশীলতাপूर्वক আপনার মেসেজের জবাব দিতে চেষ্টা করবে। ভবিষ্যতে আরও সৃজনশীল Microsoft Excel সমাধানের জন্য আপডেট থাকুন।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• ওয়েব ফর্ম থেকে এক্সেল স্প্রেডশিট পপুলেট করা
• এক্সেলে অটোফিল ফর্ম তৈরি করা (ধাপে ধাপে গাইড)
• UserForm ছাড়া এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা
• এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা (ধাপে ধাপে)