এক্সেল ভিবিএ-এ ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করুন – ধাপে ধাপে গাইড

ভিবিএ দিয়ে এক্সেলে কাজ করার সময় অধিকাংশেরই ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করতে সমস্যায় পড়ে। এই আর্টিকেলে আমি দেখাব কিভাবে আপনি ভিবিএ ব্যবহার করে খুব সহজ ও সুন্দরভাবে এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করতে পারেন।

এক্সেল ভিবিএ-এ ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির ৩টি সহজ ধাপ

এখানে আমার তিনটি ওয়ার্কশিট আছে - ওয়াশিংটন, নিউ ইয়র্ক এবং ক্যালিফোর্নিয়া - যেগুলো একটি ব্যাংকের তিন শাখার কিছু কাস্টমারের নাম, যোগাযোগ নম্বর, বয়স এবং লিঙ্গ ধারণ করে।

আমাদের আজকের লক্ষ্য হলো ভিবিএ ব্যবহার করে এই ডেটাবেসে যেকোনো ডেটা এন্ট্রি করার জন্য একটি ফর্ম তৈরি করা।

এটি আমরা দুটি ধাপে সম্পন্ন করব।

• প্রথমে, নতুন ডেটা এন্ট্রি করার জন্য একটি UserForm তৈরি করব;
• তারপর ওয়ার্কশিটে একটি বাটন যোগ করব যা ফর্মটি খুলবে।

ধাপ ১: এক্সেল ভিবিএ ব্যবহার করে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির জন্য UserForm ডেভেলপ করা

এটি একটি দীর্ঘ প্রক্রিয়া এবং এটি পুরোপুরি বুঝতে আপনাকে কিছু সময় লাগতে পারে। তাই সফল ফলাফলের জন্য নিচের ধাপগুলো ধৈর্য ও যত্নপূর্বক অনুসরণ করুন।

• কীবোর্ডে ALT + F11 চাপুন Visual Basic উইন্ডো খোলার জন্য।

• Visual Basic উইন্ডোতে, টুলবারের Insert > UserForm অপশনে যান। UserForm-এ ক্লিক করুন। UserForm1 নামে একটি নতুন UserForm খুলবে।

• টুলবক্স থেকে একটি Label (Label1) টেনে আনুন UserForm-এর বাম উপরের কোণে। Label-এর ডিসপ্লে Worksheet-এ পরিবর্তন করুন।

Listbox (Listbox1) টেনে আনুন Label1-এর ডানে।

• তারপর ডেটা সেটের মোট কলাম সংখ্যা অনুযায়ী আরও কিছু Label (উদাহরণে ৪) টেনে আনুন UserForm-এর বাম পাশে। প্রতিটি Label-এর পাশে একটি TextBox টেনে আনুন।

Label গুলোর ডিসপ্লে আপনার ডেটা সেটের কলাম হেডার অনুযায়ী পরিবর্তন করুন (এখানে Customer Name, Contact Address, Age এবং Gender)।

• শেষে, UserForm-এর ডান নিচের কোণে একটি CommandButton টেনে আনুন। বাটনের ডিসপ্লে Enter Data-এ পরিবর্তন করুন।

• Listbox-এ ডাবল ক্লিক করুন। ListBox1_Click নামে একটি প্রাইভেট সাবপ্রসিডিউর খুলবে। সেখানে নিচের কোডটি লিখুন।

⧭ ভিবিএ কোড:

Private Sub ListBox1_Click()
For i = 0 To UserForm1.ListBox1.ListCount - 1
If UserForm1.ListBox1.Selected(i) = True Then
Worksheets(UserForm1.ListBox1.List(i)).Activate
End If
Next i
End Sub

• এরপর CommandButton-এ ডাবল ক্লিক করুন। CommandButton_Click নামে আরেকটি প্রাইভেট সাবপ্রসিডিউর খুলবে। সেখানে নিচের কোডটি লিখুন।

⧭ ভিবিএ কোড:

Private Sub CommandButton1_Click()
Total_Rows = ActiveSheet.UsedRange.Rows.Count
Total_Columns = ActiveSheet.UsedRange.Columns.Count
Active_Column = 1
For Each Ctrl In UserForm1.Controls
If TypeName(Ctrl) = "TextBox" Then
ActiveSheet.UsedRange.Cells(Total_Rows + 1, Active_Column) = Ctrl.Text
Active_Column = Active_Column + 1
End If
Next Ctrl
End Sub

• শেষে, টুলবারের Insert > Module অপশনে যান এবং Module-এ ক্লিক করুন।

• Module1 নামে একটি নতুন মডিউল ইনসার্ট হবে। সেখানে নিচের কোডটি লিখুন:

⧭ ভিবিএ কোড:

Sub Run_UserForm()
UserForm1.Caption = "Data Entry Form"
UserForm1.ListBox1.BorderStyle = fmBorderStyleSingle
UserForm1.ListBox1.ListStyle = fmListStyleOption
For i = 1 To Sheets.Count
UserForm1.ListBox1.AddItem Sheets(i).Name
Next i
Load UserForm1
UserForm1.Show
End Sub

হয়ে গেলো! আপনি সফলভাবে ডেটা এন্ট্রি ফর্মটি তৈরি করেছেন যা ডেটাবেসে যেকোনো নতুন ডেটা এন্ট্রি করতে পারবে।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ডেটা এন্ট্রির প্রকারভেদ (একটি দ্রুত ওভারভিউ)

ধাপ ২: ডেটা এন্ট্রি ফর্ম খোলার জন্য বাটন ইনসার্ট করা

আমরা সফলভাবে এক্সেল ভিবিএ-এ UserForm ব্যবহার করে ডেটা এন্ট্রি ফর্মটি তৈরি করেছি। এখন আমরা আমাদের ওয়ার্কশিটে একটি বাটন যোগ করব যা ফর্মটি খুলবে।

নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

• এক্সেল Ribbon-এর উপরে থেকে Developer ট্যাবে ক্লিক করুন। Developer ট্যাব ডিফল্টভাবে এক্সেলে লুকানো থাকে। আপনার এক্সেল রিবনে এটি না থাকলে, এখানে দেওয়া ধাপগুলো অনুসরণ করে এটি আনহাইড করুন।

• Developer ট্যাবের অধীনে Controls সেকশনে, Insert-এ ক্লিক করুন। উপরের বাম দিক থেকে একটি Button (Form Control) টেনে আনুন।

• বাটনটি ওয়ার্কশিটের পছন্দের জোনে টেনে আনুন এবং ছেড়ে দিন। Assign Macro নামে একটি ডায়লগ বক্স খুলবে। Macro name ফিল্ডে Run_UserForm লিখুন।

তারপর OK-এ ক্লিক করুন।

• যদি চান তবে বাটনের ডিসপ্লে পরিবর্তন করতে পারেন। আমি এটি Enter New Data-এ পরিবর্তন করেছি।

অভিনন্দন! আপনি সফলভাবে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম খোলার জন্য বাটনটি যোগ করেছেন।

আপনি যদি চান তবে আমাদের প্রতিটি ওয়ার্কশিটে একটি বাটন যোগ করে প্রক্রিয়াটিকে আরও উন্নত করতে পারেন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাইমস্ট্যাম্প ডেটা এন্ট্রি ইনসার্ট করা (৫ পদ্ধতি)

সাদৃশ্য পড়ুন

• ওয়েব ফর্ম থেকে এক্সেল স্প্রেডশিট পপুলেট করা
• এক্সেলে ডেটা লগ তৈরি করা (২ উপযুক্ত পদ্ধতি)
• এক্সেলে ফিলেবল ফর্ম তৈরি করা (৫ উপযুক্ত উদাহরণ)

ধাপ ৩: ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির চূড়ান্ত আউটপুট

আমরা সফলভাবে এক্সেল ভিবিএ ব্যবহার করে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করেছি এবং এটি খোলার জন্য একটি বাটন যোগ করেছি। আউটপুট দেখতে, ওয়ার্কশিটের Enter New Data বাটনে ক্লিক করুন।

ডেটা এন্ট্রি ফর্মটি খুলবে। প্রথমে সেই ওয়ার্কশিটটি সিলেক্ট করুন যেখানে আপনি নতুন এন্ট্রি করতে চান।

এখানে আমি New York সিলেক্ট করেছি। আপনি কোন ওয়ার্কশিট সিলেক্ট করলেই সেটি এক্টিভ হয়ে যাবে।

• তারপর বাকি ডেটা গুলো পূরণ করুন যা আপনি এন্ট্রি করতে চান। এখানে আমি দিয়েছি Jennifer Marlo, 444204240, 26 এবং Female।

• তারপর Enter Data-এ ক্লিক করুন।

আপনি ডেটাবেসের শেষ সطرে নতুন ডেটা এন্ট্রি হয়ে যাওয়া পাবেন।

আরও পড়ুন: UserForm ছাড়া এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা

মনে রাখার বিষয়গুলো

• নতুন ডেটা এন্ট্রি করার সময় কোডটি UserForm-এর TextBoxes-এর সিকোয়েন্স অনুসরণ করে। তাই UserForm-এ TextBox যোগ করার সময় আপনার ডেটাবেসের কলাম সিকোয়েন্স মেনে চলুন।

উপসংহার

সুতরাং, এটি হলো আপনার ডেটাবেসের জন্য এক্সেল ভিবিএ ব্যবহার করে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির প্রক্রিয়া। কোনো প্রশ্ন থাকলে আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন। এবং আরও পোস্ট ও আপডেটের জন্য আমাদের সাইট ExcelDemy-এ ভিজিট করতে ভুলবেন না।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেলে অটোফিল ফর্ম তৈরি করা (ধাপে ধাপে গাইড)
• ড্রপ ডাউন লিস্ট সহ এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা (২ পদ্ধতি)
• এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করা (২ কার্যকর পদ্ধতি)
• এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করা (২ সহজ পদ্ধতি)