কিভাবে এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করবেন (ধাপে ধাপে)

প্রত্যেকেই তার ডেটা সংগঠিত করতে পছন্দ করে। ন্যূনতম প্রচেষ্টার সাথে ডেটা সংগঠিত করা আমরা আরও বেশি পছন্দ করি। টেবিলে সহজে ডেটা প্রবেশ করার জন্য, আমরা একটি ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করতে পারি . এই নিবন্ধে, আমরা শিখতে যাচ্ছি কিভাবে Excel এ ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করতে হয়।

আরও স্পষ্টতার জন্য, আমি তারিখ ধারণকারী একটি ডেটাসেট ব্যবহার করতে যাচ্ছি , নাম , পদবী , প্রবেশের সময় , প্রস্থান সময় , এবং কাজের সময় কলাম।

ডেটা এন্ট্রি ফর্ম

একটি ডেটা ফর্ম অনুভূমিকভাবে স্ক্রোল না করে একটি টেবিলে তথ্যের একটি সম্পূর্ণ সারি প্রবেশ করার জন্য সুবিধাজনকভাবে একটি উপায় প্রদান করতে আমাদের সাহায্য করে। এটা বেশ স্পষ্ট যে এটি ডেটা এন্ট্রিকে আগের চেয়ে অনেক সহজ করে তোলে। এটি একটি ভুল কলামে একটি তথ্য রাখার সম্ভাবনা হ্রাস করে। সেক্ষেত্রে, আমাদের কোনো পরিশীলিত বা কাস্টম বৈশিষ্ট্যের প্রয়োজন নেই, আমরা আমাদের কাজের চাপ কমাতে ফর্মটি ব্যবহার করতে পারি।

Microsoft Excel আমাদের টেবিলের জন্য একটি অন্তর্নির্মিত ডেটা ফর্ম তৈরি করতে পারে। ডাটা ইনপুট করার অপশন সহ সমস্ত কলাম হেডার ডাটা এন্ট্রি ফর্মের একটি একক বাক্সে প্রদর্শিত হয়। আমরা সর্বাধিক 32টি কলাম পর্যন্ত ডেটা প্রবেশ করতে পারি। আমরা একটি ডেটা এন্ট্রি ফর্মে বেশ কিছু ক্রিয়াকলাপ সম্পাদন করতে পারি, কিছু সম্মানজনক উল্লেখ হল - নতুন সারিগুলি প্রবেশ করানো, নেভিগেট করে সারিগুলি সন্ধান করা, বা (সেলের বিষয়বস্তুর উপর ভিত্তি করে) সারিগুলি আপডেট করা এবং সারিগুলি মুছে ফেলা৷ যদি আমাদের একটি সূত্র প্রয়োগ করা থাকে, আমরা ফর্ম থেকে এটি পরিবর্তন করতে পারি না।

এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করার জন্য ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া

আমি ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করতে পুরো প্রক্রিয়াটি ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করেছি 4টি সহজ ধাপে। সেগুলি স্পষ্টীকরণের জন্য চিত্র সহ নীচে লেখা হয়েছে৷

1. একটি টেবিল তৈরি করুন

আমরা উপলব্ধ ডেটা দিয়ে একটি টেবিল তৈরি করতে পারি।

পদক্ষেপ :

• সম্পূর্ণ ডেটা নির্বাচন করুন(i. ই। B4:G9 )।
• পরবর্তীতে, ঢোকান এ ক্লিক করুন .
• তারপর, টেবিল -এ ক্লিক করুন ফিতা থেকে।

একটি টেবিল তৈরি করুন বক্স আসবে।

• আমার টেবিলে হেডার আছে চেক করুন 1ম ধাপে টেবিল নির্বাচনের কারণে পরিসর স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেট হয়ে গেছে।
• অবশেষে, ঠিক আছে ক্লিক করুন .

টেবিল গঠিত হবে।

আরো পড়ুন: কিভাবে ইউজারফর্ম ছাড়াই একটি এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করবেন

2. দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে ফর্ম কমান্ড যোগ করুন

ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করতে বেশ সহজে, আমরা ফর্ম যোগ করতে পারি দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে কমান্ড .

পদক্ষেপ :

• দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবার কাস্টমাইজ করুন-এ ক্লিক করুন
• তারপর,আরো কমান্ড বেছে নিন .

একটি এক্সেল বিকল্প বক্স প্রদর্শিত হবে।

• সমস্ত কমান্ড বেছে নিন এর থেকে কমান্ড নির্বাচন করুন থেকে

• এরপর, ফর্ম বেছে নিন কমান্ড দিন এবং যোগ করুন এ ক্লিক করুন .
• অবশেষে, ঠিক আছে টিপুন .

তারপর, আপনার কাছে ফর্ম থাকবে৷ দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে কমান্ড .

আরো পড়ুন: এক্সেলে ডেটা এন্ট্রির প্রকার (একটি দ্রুত ওভারভিউ)

একই রকম পড়া

• এক্সেলে একটি অটোফিল ফর্ম কীভাবে তৈরি করবেন (ধাপে ধাপে নির্দেশিকা)
• কিভাবে এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি স্বয়ংক্রিয় করবেন (2টি কার্যকর উপায়)
• এক্সেলে ড্রপ ডাউন তালিকা সহ কিভাবে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করবেন (২টি পদ্ধতি)

3. তথ্যের একটি নতুন সেট যোগ করুন

ডেটা এন্ট্রি ফর্মের সাহায্যে আমরা সহজেই তথ্যের একটি নতুন সেট যোগ করতে পারি .

পদক্ষেপ :

• টেবিল থেকে যেকোনো ঘরে ক্লিক করুন(e. C5 )।
• এরপর, ফর্মে ক্লিক করুন দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবার থেকে কমান্ড .

• নতুন এ ক্লিক করুন ফর্মের মানদণ্ড  থেকে বক্স।

• এখন, কলাম অনুযায়ী আপনার তথ্য ইনপুট করুন।
• অবশেষে, বন্ধ টিপুন .

আমরা নতুন যোগ করা তথ্যগুলোকে সম্মানিত কলামের সাথে সারিবদ্ধভাবে দেখতে পাচ্ছি।

4. তথ্যের একটি পূর্ববর্তী সেট সরান

আমরা পূর্বের তথ্যের একটি সেটও সরিয়ে দিতে পারি।

পদক্ষেপ :

• কারসার স্ক্রোল করে তথ্যের সেট নির্বাচন করুন।
• তারপর, মুছুন এ ক্লিক করুন .

• ঠিক আছে ক্লিক করুন যখন সতর্কীকরণ বাক্স প্রদর্শিত হয়।

নির্বাচিত সারি তাদের তথ্য সহ মুছে ফেলা হবে।

আরো পড়ুন: এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি কীভাবে সীমাবদ্ধ করবেন (2টি সহজ পদ্ধতি)

ডাটা এন্ট্রি ফর্ম কাজ না করার কারণ হতে পারে

কিছু গুরুতর কারণ থাকতে পারে যা ডেটা প্রবেশের ব্যর্থতার কারণ হতে পারে।

কারণগুলি হল:

৩২টির বেশি কলামের এন্ট্রি

যদি টেবিলে 32টির বেশি কলাম থাকে তবে এটি একটি ফর্ম তৈরি করতে সক্ষম হবে না। এটি একটি সতর্কতা বার্তা বাক্স দেখাবে৷

তালিকা বাড়ানো হয়নি

যদি কার্যপত্রকটি ইতিমধ্যেই টেবিলের বাইরে কিছু ডেটা ধারণ করে, তবে ইতিমধ্যে ডেটা ইনপুট থাকায় টেবিলটি বাড়ানো যাবে না। সুতরাং, ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করার আগে পরিষ্কার করা ভাল।

সারণীর বাইরে কার্সার

যদি কার্সার টেবিলের বাইরে একটি কক্ষ সনাক্ত করে, তবে এটি আর কোনো তথ্য নিতে সক্ষম হবে না। সুতরাং, ডেটা এন্ট্রি ফর্ম কাজ করবে না। সুতরাং, টেবিলের মধ্যে কার্সার রাখা নিশ্চিত করুন।

পরিসরের নাম

যদি আপনি পরিসরের নাম দেন যা ইতিমধ্যেই অন্য একটি পরিসরের জন্য আছে আপনি ত্রুটির সম্মুখীন হতে পারেন। ফর্ম সর্বদা সেই পরিসর বিবেচনা করবে। সুতরাং, ডেটা এন্ট্রি ফর্ম প্রদত্ত কমান্ড অনুযায়ী কাজ করবে না। পরিসরে একটি অনন্য নাম প্রদান করুন৷

অভ্যাস বিভাগ

আরও দক্ষতার জন্য, আপনি এখানে অনুশীলন করতে পারেন।

উপসংহার

আমি এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম কীভাবে তৈরি করতে হয় এই বিষয়ে সম্পূর্ণ পদ্ধতিটি সহজ ভাষায় ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করেছি। . আশা করি সবাই খুব সহজে বুঝতে পারবেন। আরও প্রশ্নের জন্য, নীচে মন্তব্য করুন. আপনি আমাদের ExcelDemy দেখতে পারেন এক্সেল সম্পর্কে আরও তথ্যের জন্য সাইট।

সম্পর্কিত প্রবন্ধ

• Excel এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাইমস্ট্যাম্প ডেটা এন্ট্রি সন্নিবেশ করান (5 পদ্ধতি)
• কীভাবে একটি ওয়েব ফর্ম থেকে একটি এক্সেল স্প্রেডশীট পপুলেট করবেন
• এক্সেলে একটি পূরণযোগ্য ফর্ম তৈরি করুন (5টি উপযুক্ত উদাহরণ)
• কিভাবে এক্সেলে একটি ডেটা লগ তৈরি করবেন (2টি উপযুক্ত উপায়)