এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির ধাপে ধাপ গাইড

সবাই আপনার ডেটা সংগঠিত রাখতে পছন্দ করেন। আমরা এটিকে আরও বেশি পছন্দ করি যখন কম পরিশ্রমে সংগঠিত ডেটা পাওয়া যায়। টেবিলে সহজে ডেটা ইনপুট করার জন্য, আমরা একটি ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করতে পারি। এই নিবন্ধে, আমরা এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির উপায় শিখব।

আরও স্পষ্টতায়, আমি একটি ডেটাসেট ব্যবহার করব যাতে date, Name, Designation, Entry Time, Exit Time, এবং Working Hours কলাম থাকে।

Data Entry Form বা ডেটা এন্ট্রি ফর্ম

এক ডেটা ফর্ম আমাদের সুবিধার সাথে একটি টেবিলে সম্পূর্ণ একটি সারির তথ্য দাখিল করার সুযোগ দেয় হরিজেন্টালি স্ক্রোল না করেই। এটি খুব স্পষ্ট যে এটি ডেটা এন্ট্রিকে কখনও থেকে সহজ করে দিয়েছে। এটি ভুল কলামে তথ্য দাখিল হওয়ার সম্ভাবনা কমিয়ে দেয়। যদি আমাদের কোনো জটিল বা কাস্টম ফিচারের প্রয়োজন না হয়, তবে আমরা ফর্ম ব্যবহার করে আমাদের ওয়ার্কলোড কমাতে পারি।

মাইক্রোসফট এক্সেল আমাদের টেবিলের জন্য একটি বিল্ট-ইন ডেটা ফর্ম তৈরি করতে পারে। ডেটা এন্ট্রি ফর্মে সকল কলাম হেডার ডেটা ইনপুট করার অপশনসহ একটি বক্সে প্রদর্শিত হয়। আমরা সর্বোচ্চ ৩২ কলাম পর্যন্ত ডেটা দাখিল করতে পারি। আমরা একটি ডেটা এন্ট্রি ফর্মে বেশ কিছু অপারেশন পারফর্ম করতে পারি, কিছুเกরেফারেন্স হলো – নতুন সারি দাখিল করা, নেভিগেট করে সারি খুঁজে বের করা, বা (সেল কন্টেন্টের ভিত্তিতে) সারি আপডেট এবং ডিলিট করা। যদি কোনো ফর্মুলা প্রয়োগ থাকে, তবে আমরা ফর্ম থেকে সেটি পরিবর্তন করতে পারি না।

এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির ধাপে ধাপ প্রক্রিয়া

আমি ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করার পুরো প্রক্রিয়া ৪টি সহজ ধাপে ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করেছি। সেগুলো নিচে ছবি সহ লেখা আছে।

১. একটি টেবিল তৈরি করুন

আমরা উপলব্ধ ডেটা দিয়ে একটি টেবিল তৈরি করতে পারি।

ধাপসমূহ:

• পুরো ডেটা নির্বাচন করুন (i.e. B4:G9)।
• এরপর, Insert-এ ক্লিক করুন।
• তারপর, রিবন থেকে Table-এ ক্লিক করুন।

একটি Create Table বক্স আসবে।

• My table has headers বক্সে চেকমার্ক দিন কারণ ১ম ধাপে টেবিল নির্বাচনের কারণে রেঞ্জ অটোমেটিক্যালি সেট হয়েছে।
• শেষে, OK ক্লিক করুন।

টেবিলটি তৈরি হবে।

আরও পড়ুন: UserForm ছাড়া এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির উপায়

২. কুইক এক্সেস টুলবারে Form Command যোগ করুন

ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি খুব সহজ করার জন্য, আমরা Quick Access Toolbar-এ Form কমান্ড যোগ করতে পারি।

ধাপসমূহ:

• Customize Quick Access Toolbar এ ক্লিক করুন
• তারপর, More Commands বেছে নিন।

একটি Excel Options বক্স প্রদর্শিত হবে।

• Choose commands from থেকে All Commands বেছে নিন।

• এরপর, Form কমান্ড বেছে নিন এবং Add-এ ক্লিক করুন।
• শেষে, OK-এ চাপুন।

তখন, আপনার Quick Access Toolbar-এ Form কমান্ড থাকবে।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ডেটা এন্ট্রির ধরন (একটি দ্রুত ওভারভিউ)

সদৃশ পাঠ্য

• এক্সেলে অটোফিল ফর্ম তৈরির উপায় (ধাপে ধাপ গাইড)
• এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করার উপায় (২টি কার্যকর উপায়)
• ড্রপ ডাউন লিস্ট সহ এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি (২টি পদ্ধতি)

৩. একটি নতুন সেট ইনফরমেশন যোগ করুন

আমরা সহজে data entry form সাহায্যে একটি নতুন সেট ইনফরমেশন যোগ করতে পারি।

ধাপসমূহ:

• টেবিল থেকে যেকোনো সেলে ক্লিক করুন (e.g. C5)।
• এরপর, Quick Access Toolbar- থেকে Form কমান্ডে ক্লিক করুন।

• Form Criterion বক্স থেকে New-এ ক্লিক করুন।

• এখন, কলাম অনুযায়ী আপনার ইনফরমেশন ইনপুট করুন।
• শেষে, Close চাপুন।

আমরা নতুন যোগ করা ইনফরমেশনটি কলাম অনুযায়ী সারি বিন্যাসে দেখতে পাচ্ছি।

৪. একটি পুরনো সেট ইনফরমেশন মুছুন

আমরা একটি পুরনো সেট ইনফরমেশনও মুছে ফেলতে পারি।

ধাপসমূহ:

• কার্সর স্ক্রোল করে ইনফরমেশন সেটটি নির্বাচন করুন।
• তারপর, Delete-এ ক্লিক করুন।

• সতর্কতা বক্স প্রদর্শিত হলে OK চাপুন।

নির্বাচিত সারি তাদের ইনফরমেশনসহ ডিলিট হয়ে যাবে।

আরও পড়ুন: এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করার উপায় (২টি সহজ পদ্ধতি)

Data Entry Form কাজ না করার কারণগুলো

কিছু গুরুত্বপূর্ণ কারণ থাকতে পারে যা ডেটা এন্ট্রি ফেল করতে পারে।

কারণগুলো হলো:

৩২ কলামের বেশি এন্ট্রি

যদি টেবিলে ৩২ কলামের বেশি থাকে, তবে এটি ফর্ম তৈরি করতে পারবে না। এটি একটি সতর্কতা মেসেজ বক্স দেখাবে।

লিস্ট এক্সটেন্ডেড নয়

যদি ওয়ার্কশিটে ইতিমধ্যে টেবিলের বাইরে কিছু ডেটা থাকে, তবে টেবিল এক্সটেন্ড করা যাবে না কারণ ইতিমধ্যে ডেটা ইনপুট আছে। তাই, ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির আগে ক্লিন করে নেওয়া ভালো।

কার্সর টেবিলের বাইরে

যদি কার্সর টেবিলের বাইরের কোনো সেল ডিটেক্ট করে, তবে এটি আর কোনো তথ্য গ্রহণ করতে পারবে না। তাই, ডেটা এন্ট্রি ফর্ম কাজ করবে না। নিশ্চিত করুন কার্সর টেবিলের ভিতরে রয়েছে।

রেঞ্জ নাম

আপনি যদি রেঞ্জকে এমন কিছু নাম দেন যা ইতিমধ্যে অন্য রেঞ্জের জন্য আছে, তবে আপনি এরর মুখোমুখি হতে পারেন। ফর্মটি সবসময় সেই রেঞ্জকে বিবেচনা করবে। তাই, ডেটা এন্ট্রি ফর্ম দেওয়া কমান্ড অনুযায়ী কাজ করবে না। রেঞ্জকে একটি ইউনিক নাম দিন।

অনুশীলন বিভাগ

আরও দক্ষতার জন্য, আপনি এখানে অনুশীলন করতে পারেন।

উপসংহার

আমি সহজ ভাষায় এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির উপায় ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করেছি। আশা করি সবাই এটি খুব সহজে বুঝতে পারবেন। আরও প্রশ্নের জন্য নিচে মন্তব্য করুন। এক্সেল সম্পর্কিত আরও তথ্যের জন্য আমাদের ExcelDemy সাইট ভিজিট করুন।

সম্পর্কিত নিবন্ধ

• স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাইমস্ট্যাম্প ডেটা এন্ট্রি এক্সেলে ইনসার্ট করুন (৫টি পদ্ধতি)
• ওয়েব ফর্ম থেকে এক্সেল স্প্রেডশিট পপুলেট করুন
• এক্সেলে ফিলএবল ফর্ম তৈরি (৫টি উপযুক্ত উদাহরণ)
• এক্সেলে ডেটা লগ তৈরির উপায় (২টি উপযুক্ত উপায়)