ডেটা এন্ট্রি ফর্ম ব্যবহার করে এক্সেল ডাটাবেস তৈরি করুন: ধাপে ধাপে গাইড

অনেক ক্ষেত্রে, আপনাকে এক্সেলে একটি ডাটাবেস তৈরি করতে হতে পারে। خوشবস্তে, এক্সেল একটি ডেটা এন্ট্রি ফর্ম (Form) প্রদান করে যাতে এই কাজটি দক্ষতার সাথে করা যায় আর ঐতিহ্যবাহী পদ্ধতিতে না করে। এই নির্দেশনামূলক সেশনে, আমি আপনাকে ধাপে ধাপে গাইড করব কীভাবে ফর্ম (Form) ব্যবহার করে এক্সেলে ডাটাবেস তৈরি করতে হয় কিছু অত্যাবশ্যক বিষয়সহ যা ফর্ম-এর সাথে সম্পর্কিত।

এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম (Data Entry Form) কী?

সাধারণত, ব্যবহারকারীরা এক্সেলে সেল বাই সেল ডেটা ইনপুট দেন। এই পদ্ধতিতে ইনপুট দিলে আপনি সমস্যায় পড়তে পারেন বিশেষ করে যদি আপনি একটি বড় ডাটাবেস তৈরি করতে চান। এমন পরিস্থিতিতে, আপনি ডেটা এন্ট্রি ফর্ম ব্যবহার করে অনেক ডেটা কার্যকরভাবে হ্যান্ডেল করতে পারেন। নিচের স্ক্রিনশটটি এক্সেল ফর্ম-এর ইন্টারফেস দেখাচ্ছে।

ফর্ম ব্যবহার করে এক্সেলে ডাটাবেস তৈরির ৪টি ধাপ

এখন, আপনি এক্সেলে ফর্ম ব্যবহার করে ডাটাবেস তৈরির ধাপে ধাপে প্রক্রিয়াটি অন্বেষণ করবেন। যাইহোক, এই বিভাগে আমি দেখাবো কীভাবে একটি বিদ্যমান ডেটাসেট থেকে এক্সেল ফর্ম প্রয়োগ করতে হয়। এবং আপনি পরবর্তী বিভাগে দেখবেন কোনো ডেটাসেট না থাকলে নতুন রেকর্ড যোগ করার প্রক্রিয়াটি।

ধাপ ০১: কলাম হেডিংসহ ডেটাসেট ইনসার্ট করুন

• প্রথমে, বিদ্যমান ডেটাসেটটি পরীক্ষা করুন কোলাম হেডিংস (অর্থাৎ Fruits, Product ID, States, Unit Price, এবং Sales) উপলব্ধ কিনা।

দ্রষ্টব্য: একটি কথায়, এক্সেল ফর্ম ব্যবহার করার জন্য ডেটাসেটে কলাম হেডিংস রাখা বাধ্যতামূলক।

ধাপ ০২: এক্সেল টেবিল তৈরি করুন

• দ্বিতীয়, কলাম হেডিংসহ সম্পূর্ণ ডেটাসেট সিলেক্ট করুন, অথবা ডেটাসেটের যেকোনো সেলের ওপর কার্সর রাখুন।
• পরবর্তী CTRL + T চাপুন এক্সেল টেবিল তৈরি করতে (বিকল্পভাবে, আপনি Insert ট্যাব > Table-এ যেতে পারেন)।
• Create Table ডায়ালগ বক্স দেখলে, My table has headers অপশনের আগে চেকবক্সে টিক দিতে ভুলবেন না।

OK চাপলে আপনি নিচের টেবিলটি পাবেন।

ধাপ ০৩: রিবন বা কুইক এক্সেস টুলবারে (QAT) ফর্ম যোগ করুন

সর্বাধিক সম্ভাবনা, আপনার এক্সেল রিবনে Form কমান্ড পাবেন না কারণ এটি ডিফল্টভাবে প্রদান করা হয় না। তাই আপনাকে এই কমান্ডটি যোগ করতে হবে।

• প্রাথমিকভাবে, File ট্যাব > Options এ যান অথবা এক্সেল রিবনের খালি জায়গায় রাইট-ক্লিক করে Customize the Ribbon অপশনটি বেছে নিন।
• Excel Options ডায়ালগ বক্সে, New Tab অপশনে ক্লিক করুন। তারপর New Group (Custom) অপশন সিলেক্ট করার পর Rename অপশনটি বেছে নিন।

• পরবর্তী Display name হিসেবে Form নির্দিষ্ট করুন, এবং OK-এ চাপুন।

• অতিমুখ্য, কার্সর তৈরি করা Form (Custom) গ্রুপের ওপর রেখে, Choose commands from-এর ড্রপডাউন লিস্ট থেকে All Commands অপশনটি বেছে নিন।
• শেষে, Form কমান্ড > Add বাটন > OK বাটন চাপুন নিচের স্ক্রিনশটের মতো।

বিকল্পভাবে, আপনি ফর্ম কমান্ডটি Quick Access Toolbar (QAT)-এও রাখতে পারেন।

• আপনার এক্সেল রিবনের উপরে অবস্থিত Customize Quick Access Toolbar আইকনটি সিলেক্ট করুন।
• সুতরাং, More Commands অপশনটি বেছে নিন।

• পরবর্তী Choose commands from এর অধীনে অপশন থেকে All Commands সিলেক্ট করে Form কমান্ডটি বেছে নিন।
• শেষে Add এবং OK বাটন চাপুন।

তাহলে, আপনি নিচের ছবির মত QAT-এ Form কমান্ডটি পাবেন।

ধাপ ০৪: ফর্ম ব্যবহার করে ডেটা ইনপুট করুন

এখন, আপনি Form কমান্ড ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত!

• সবার আগে, টেবিলের যেকোনো সেল বেছে নিন এবং Form কমান্ডটি New Tab অথবা QAT- থেকে বেছে নিন।

শেষে, আপনার সম্পূর্ণ টেবিল স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেল ফর্ম-এর ভিতরে যোগ হয়ে যাবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি প্রথম রেকর্ড (১ এর ৮) наблюда করছেন অর্থাৎ Bananas নিচের চিত্রে।

দ্রষ্টব্য: আপনি কোন সেল বেছে নেন কেন, ফর্ম আপনাকে সবসময় প্রথম রেকর্ড দেখাবে। মনে করুন, আপনি B10 সেলটি সিলেক্ট করেন, এবং তারপর ফর্ম কমান্ড অন কর, আপনি Bananas-র রেকর্ড পাবেন!

আরও পড়ুন: ভিবিএ ব্যবহার করে সিম্পল ডাটাবেস তৈরি করা এক্সেলে

ফর্ম ব্যবহার করে ডাটাবেস তৈরির সময় অত্যাবশ্যক বিষয়গুলো

যখন আপনি এক্সেলে ফর্ম ব্যবহার করে ডাটাবেস তৈরি করেন, তখন আপনাকে এই মৌলিক বিষয়গুলো জানা উচিত যা নিশ্চিতভাবেই আপনার জন্য উপকারী হবে।

১. এক্সেল ফর্মে নতুন রেকর্ড যোগ করে ডাটাবেস তৈরি করা

এই ফিচারটি আপনার জন্য ফলপ্রসূ হবে যদি আপনি প্রথমবার নতুন রেকর্ড যোগ করতে চান।此外, প্রয়োজনে বিদ্যমান ডেটাসেটেও নতুন রেকর্ড যোগ করতে পারেন।

• প্রথমে, কলাম হেডিংস ইনসার্ট করুন (নিচের ছবির মত) এবং সেগুলোকে এক্সেল টেবিল-এ রূপান্তর করুন (সহজে CTRL + T চাপুন)।

• পরবর্তী টেবিলের যেকোনো সেল সিলেক্ট করে Form কমান্ডটি বেছে নিন।
• তারপর প্রতিটি ফিল্ডের জন্য ম্যানুয়ালি ডেটা ইনসার্ট করুন (যেমন Fruits: Bananas), এবং New বাটনে ক্লিক করুন।

এভাবে আপনি সহজে নতুন রেকর্ড যোগ করতে পারেন।

২. এক্সেল ফর্মের ডাটাবেস থেকে একটি রেকর্ড মুছে ফেলা

ধরিয়ে নিন আপনি Blueberries-এর রেকর্ডটি মুছে ফেলতে চান (যা অবস্থিত B10:F10 সেলগুলোতে)।

• আপনাকে প্রথমে রেকর্ডটি খুঁজে বের করতে হবে। সুতরাং, Form কমান্ড অন করার পর নিচের দিকে স্ক্রল করুন নিচের স্ক্রিনশটের মত।

• এখন, আপনি কাঙ্ক্ষিত রেকর্ডটি পেয়েছেন (৮ এর ৬)। শুধু Delete বাটনে ক্লিক করুন।

• তৎক্ষণাৎ আপনি নিচের বার্তাটি পাবেন। তারপর OK চাপুন।

সুতরাং, রেকর্ড বাদ দিয়ে আউটপুট নিচের মত হবে।

৩. এক্সেল ফর্মে একটি রেকর্ড আপডেট বা সম্পাদনা করা

কখনও কখনও আপনাকে একটি রেকর্ডের মধ্যে ডেটা আপডেট বা সম্পাদনা করতে হতে পারে। ধরিয়ে নিন, আপনি F6 সেলের Sales-কে $4000-এ আপডেট করতে চান।

• প্রথমে, দ্বিতীয় রেকর্ডে যান (৭ এর ২)।
• তারপর Sales বক্সে $4000 টাইপ করুন এবং ENTER কী চাপুন।

দ্রষ্টব্য: কিছু ক্ষেত্রে, Restore বাটন কাজ করে না। সেক্ষেত্রে ENTER কী চাপুন।

সুতরাং, আপডেট করা আউটপুট নিচের মত হবে।

আরও পড়ুন: স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হওয়া ডাটাবেস তৈরি এক্সেলে

৪. ফর্ম ব্যবহার করে ডাটাবেসের মধ্যে মাপদণ্ডের ভিত্তিতে খোঁজা

আপনি যদি কোনো নির্দিষ্ট রেকর্ড খুঁজতে চান, তবে সেটাও করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি Ohio States-এ থাকা রেকর্ডটি খুঁজতে চাইতে পারেন।

• প্রথমে Criteria বাটনে ক্লিক করুন।

• পরবর্তী States ফিল্ডের পরের বক্সে Ohio টাইপ করুন এবং পূর্ববর্তী রেকর্ড খুঁজতে Find Prev বাটন বেছে নিন।

টপটপ আপনি আপনার কাঙ্ক্ষিত রেকর্ড পাবেন (৭ এর ১)।

কিন্তু আপনি পরবর্তী রেকর্ড পেতে চাইলে, Find Next বাটন বেছে নিন।

সুতরাং, আপনি রেকর্ডটি পাবেন (৭ এর ৪) যার States হলো Ohio।

৫. এক্সেল ফর্ম বন্ধ করা

এक्सেল ফর্ম বন্ধ করতে, ইন্টারফেসের উপরের ডান কোণে অবস্থিত Close আইকন বেছে নিন অথবা Close বাটন চাপুন (কীবোর্ড শর্টকাট হলো Esc কী)।

৬. এক্সেল ফর্মে ডাটাবেস তৈরির কীবোর্ড শর্টকাট

শেষত, নিচের কীবোর্ড শর্টকাটটি এক্সেল ফর্ম-এ কাজ করার সময় আপনার জন্য কাজের হতে পারে।

তাহলে, পরবর্তী ফিল্ডগুলোতে ক্রমান্বয়ে যেতে TAB কী চাপুন।

অপ্রত্যাশিতভাবে, পূর্বের ফিল্ডে যেতে SHIFT + TAB কীগুলো চাপুন।

অতিরিক্তভাবে, স্ক্রল ডাউন করার বদলে পরবর্তী রেকর্ড পেতে ENTER কী চাপুন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ডাটাবেস ফাংশন ব্যবহার (উদাহরণসহ)

উপসংহার

আজকের সেশনের শেষ এখানে। এভাবে আপনি এক্সেলে ফর্ম ব্যবহার করে ডাটাবেস তৈরি করতে পারেন। আমি দৃঢ়ভাবে বিশ্বাস করি এই আর্টিকেল আপনার জন্য অত্যন্ত উপকারী হবে। যাইহোক, আপনার মতামত শেয়ার করা ভুলবেন না।

সম্পর্কিত আর্টিকেলগুলো

• এক্সেলে কাস্টমার ডাটাবেস রক্ষণাবেক্ষণ
• ইনভেন্টরি ডাটাবেস তৈরি এক্সেলে (৩টি সহজ পদ্ধতি)
• রিলেশনাল ডাটাবেস তৈরি এক্সেলে (সহজ ধাপসহ)
• সার্চযোগ্য ডাটাবেস তৈরি এক্সেলে (২টি দ্রুত ট্রিক)