এক্সেল অটোফিল ফর্মে দক্ষ হন: ধাপে ধাপে টিউটোরিয়াল

এক্সেলে বিশাল ডেটাসেট এডিট বা চেক করা একটি কঠিন কাজ। তাই ব্যবহারকারীরা দ্রুত এন্ট্রি চেক, যোগ বা ডিলিট করার জন্য এক্সেলে অটোফিল ফর্ম তৈরি করে। ডেটা এন্ট্রি করার সময় অটোফিল ফর্ম একটি খুব কার্যকর টুল হিসেবে কাজ করে।

মান लीজিয়ে আমাদের একটি ডেটাসেট আছে যাতে ছাত্র-ছাত্রীদের তথ্য আছে - Student IDs, Names, Height, Weight। আমরা এই এন্ট্রিগুলো চেক করতে এবং নতুন এন্ট্রি যোগ করতে অটোফিল ফর্ম ব্যবহার করতে চাই।

এই আর্টিকেলে আমরা এক্সেলে অটোফিল ফর্ম তৈরির ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া দেখাব।

এক্সেল ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন

নিচের ডেটাসেট দিয়ে অনুশীলন করুন।

এক্সেলে অটোফিল ফর্ম কী?

অটোফিল ফর্ম একটি ডেটা এন্ট্রি বা চেক করার টুল। এর একটি অনন্য কাঠামো থাকে যা যেকোনো Table ডেটার সব কলাম হেডারকে নিজস্ব ডেটা এন্ট্রি বক্স হিসেবে অন্তর্ভুক্ত করে। Table-এ বিদ্যমান ডেটা এর (অটোফিল ফর্ম-এর) ডেটা এন্ট্রি বক্সে আনা হয়। ব্যবহারকারী Scroll bar-এ ক্লিক করে তাদের ডেটায় ঘুরে বের করতে পারেন। এছাড়া এর অফার করা কীগুলো ব্যবহার করে ডেটাসেটে নতুন এন্ট্রি যোগ, ডিলিট বা খুঁজে বের করা যায়।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা (ধাপে ধাপে)

এক্সেলে অটোফিল ফর্ম তৈরির ধাপগুলো

অটোফিল ফর্ম তৈরি করা সহজ কাজ। একটি তৈরি করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপ ১: অটোফিল ফর্ম তৈরির জন্য ডেটা সেটআপ করা

🔼 অটোফিল ফর্ম তৈরি করার আগে, ব্যবহারকারীদের তাদের ডেটা Excel Table- হিসেবে সেটআপ করতে হয়। পছন্দের রেঞ্জ হাইলাইট করুন তারপর Insert ট্যাবে যান > Tables সেকশনে Table-এ ক্লিক করুন।

🔼 এক্সেল Create Table ডায়লগ বক্স দেখাবে। My table has headers অপশনে টিক দিন তারপর OK-এ ক্লিক করুন।

🔺 এক মুহূর্তে এক্সেল একটি Table তৈরি করবে যাতে হাইলাইট করা সारा ডেটা থাকবে, নিচের ছবির মত।

ধাপ ২: কুইক অ্যাক্সেস টুলবারে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম টুল যোগ করা

দেখতে পাচ্ছে Excel Ribbon-এ এমন কোনো কমান্ড বা ফিচার নেই। ব্যবহারকারীদের Customize Quick Access Toolbar অপশন ব্যবহার করে এটি যোগ করতে হয়।

🔼 নিচের ছবিতে দেখানো Customize Quick Access Toolbar Icon-এ ক্লিক করুন। তারপর More Commands অপশনে ক্লিক করুন।

🔼 Excel Options উইন্ডো খুলবে। সেখানে Quick Access Toolbar-এ ক্লিক করুন > Choose Commands from অপশন থেকে All Commands বেছে নিন > Form-এ ক্লিক করুন > Add-এ ক্লিক করুন > অবশেষে OK-এ ক্লিক করুন।

🔺 ওয়ার্কশিটে ফিরে আসলে আপনি Quick Access Toolbar এলিয়ায় Form টুলটি দেখতে পাবেন।

এখন আপনি এক্সেলে অটোফিল ফর্ম তৈরি করার জন্য প্রস্তুত।

আরও পড়ুন: এক্সেল ভিবিএ-এ ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা (সহজ ধাপে)

ধাপ ৩: অটোফিল ফর্মের অংশসমূহ

🔼 একটি অটোফিল ফর্ম-এর এন্ট্রি বক্সগুলো ডেটা Table-র উপর নির্ভরশীল। অটোফিল ফর্ম সকল Table হেডারকে নিজস্ব এন্ট্রি বক্স হিসেবে অন্তর্ভুক্ত করে। অটোফিল ফর্ম-এর অংশ বা যাকে বলতে পারেন Keys গুলো স্ট্যাটিক। একটি অটোফিল ফর্ম-এ একাধিক কী থাকে। কীগুলো বেসিক অপারেশনগুলো করে - নতুন এন্ট্রি যোগ করা, ডিলিট করা, বা এন্ট্রিগুলোর মধ্যে নেভিগেট করা। অটোফিল ফর্ম-এর অংশ বা কীগুলো হলো:

⏩ New: এই কীতে ক্লিক করে ব্যবহারকারীরা নতুন এন্ট্রি যোগ করতে পারেন। এছাড়া একটি বিদ্যমান এন্ট্রি এডিট করার পর সেটি ক্লিক করলেই নতুন এন্ট্রি যোগ হয়।

⏩ Delete: এই কীতে ক্লিক করলে ফর্মে লোড করা এন্ট্রি ডিলিট হয়।

⏩ Restore: বিদ্যমান এন্ট্রি এডিট করার সময় ব্যবহারকারী শুধু এই কীতে ক্লিক করলে ফর্মে আগের এন্ট্রি ফিরে আসবে। নিশ্চিত করুন ব্যবহারকারী New বা Enter কী প্রেস করেননি।

⏩ Find Prev: এই কীতে ক্লিক করলে আপনি পূর্ববর্তী এন্ট্রিতে যাবেন।

⏩ Find Next: এই কী পরবর্তী এন্ট্রি খুঁজে বের করে।

⏩ Criteria: কোনো নির্দিষ্ট এন্ট্রি বা রেকর্ড খুঁজে বের করতে ব্যবহারকারী এই কীটি ব্যবহার করতে পারেন।

⏩ Close: এই কীটি অটোফিল ফর্ম-টি বন্ধ করে।

⏩ Scroll Bar: সারিয়ে বা নিচে সারি নেভিগেট করতে স্ক্রোল বারটি সরিয়ে বা Up বা Down অ্যারোতে ক্লিক করুন।

ধাপ ৪: অটোফিল ফর্ম তৈরি করা

সকল ডেটা সেটআপ এবং অটোফিল ফর্ম-এর অংশগুলো জানার পর ব্যবহারকারী সহজেই একটি অটোফিল ফর্ম তৈরি করতে পারেন।

🔼 যেকোনো সেলে কার্সর রাখুন তারপর নতুন যোগ করা Form কুইক অ্যাক্সেস টুলে ক্লিক করুন।

🔼 क्षণভরেই এক্সেল নির্বাচিত এন্ট্রির সাথে অটোফিল ফর্ম উপস্থাপন করবে। এখন ব্যবহারকারী অটোফিল ফর্ম ব্যবহার করে এন্ট্রিগুলোর মধ্যে ঘুরে বের করতে, এডিট করতে, চেক করতে বা নতুন এন্ট্রি যোগ করতে পারবেন।

সাদৃশ্য পড়ুন

• ওয়েব ফর্ম থেকে এক্সেল স্প্রেডশিট পপুলেট করা
• এক্সেলে ডেটা লগ তৈরি করা (২ উপযুক্ত পদ্ধতি)
• ড্রপ ডাউন লিস্ট সহ এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা (২ পদ্ধতি)
• এক্সেলে ফিলেবল ফর্ম তৈরি করা (৫ উপযুক্ত উদাহরণ)

⧭ এক্সেলে অটোফিল ফর্ম ব্যবহার বা তৈরির সুবিধা

ডেটা এন্ট্রি সময়সাপেক্ষ কাজ। এছাড়া এটি খুব ত্রুটিপূর্ণ এবং এটা করার সময় খুব মনোযোগ দরকার। অটোফিল ফর্ম ডেটা এন্ট্রির একটি সহজ বিকল্প প্রদান করে। তাই এক্সেলে ডেটা হ্যান্ডলিং-এ অটোফিল ফর্ম ব্যবহারকারীদের বহুবিধ সুবিধা দেয়।

এন্ট্রিগুলোর মধ্যে নেভিগেশন

অটোফিল ফর্ম ব্যবহারকারীদের ডেটার মধ্যে উপরে নিচে घুরে বের করার একটি দক্ষ টুল। ব্যবহারকারী কেবল Next-এ ক্লিক করলে বা Scroll bar সরিয়ে পরবর্তী এন্ট্রি বা যেকোনো এন্ট্রিতে তৎক্ষণে যেতে পারেন।

নতুন রেকর্ড যোগ করা বা এডিট করা

বিদ্যমান রেকর্ড এডিট করা বা ডেটা Table-এ নতুন রেকর্ড যোগ করা অটোফিল ফর্ম ছাড়া কখনো এত সহজ হয়নি। শুধু New কীতে ক্লিক করলেই নতুন এন্ট্রি বা রেকর্ড যোগ হয়।

এন্ট্রি বা রেকর্ড সার্চ করা

ব্যবহারকারী যেকোনো ফিল্ড ব্যবহার করে নির্দিষ্ট এন্ট্রি খুঁজে বের করার চেষ্টা করলে অটোফিল ফর্ম বড় কাজে লাগে।

🔼 Criteria কীতে ক্লিক করুন।

🔼 আপনি যে এন্ট্রিটি খুঁজছেন তার রেকর্ডের জন্য পছন্দের এন্ট্রিটি টাইপ করুন।

🔼 Enter চাপুন, এক্ষণায় Form-টি সেটি রেসপেক্টিভ এন্ট্রির সকল ফিল্ড দেখাবে। এতে ব্যবহারকারী কুইক অ্যাক্সেস পায় বা নির্দিষ্ট ফিল্ড ব্যবহার করে প্রতিটি রেকর্ডের ফিল্ড চেক করতে পারে।

উপসংহার

এই আর্টিকেলে আমরা এক্সেলে অটোফিল ফর্ম তৈরির ধাপে ধাপে চিত্রণ করেছি। তবে ব্যবহারকারীদের অটোফিল ফর্ম তৈরি করার আগে তাদের ডেটা Excel Table- হিসেবে সেটআপ করতে হবে। আশা করি এই আর্টিকেল আপনার বোঝাপড়া পরিষ্কার করবে এবং এক্সেলে অটোফিল ফর্ম তৈরি করতে সাহায্য করবে। আরও জানতে চাইলে বা কিছু যোগ করতে চাইলে কমেন্ট করুন।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাইমস্ট্যাম্প ডেটা এন্ট্রি ইনসার্ট করা (৫ পদ্ধতি)
• UserForm ছাড়া এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা
• এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করা (২ কার্যকর পদ্ধতি)
• এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করা (২ সহজ পদ্ধতি)