মাইক্রোসফট এক্সেলে, আপনি ডেটা এন্ট্রি, ক্যালকুলেটর ইত্যাদি বিভিন্ন ফর্ম তৈরি করতে পারেন। এই ধরনের ফর্ম আপনাকে সহজে ডেটা দাখিল করতে সাহায্য করে। এতে আপনার অনেক সময় বাঁচায়। এক্সেলের আরেকটি উপকারী ফিচার হলো ড্রপ ডাউন লিস্ট। সীমিত মান বারবার টাইপ করলে প্রক্রিয়াটি জটিল হয়ে যেতে পারে। কিন্তু drop-down list দিয়ে আপনি সহজে মানগুলো নির্বাচন করতে পারেন। আজ, এই নিবন্ধে, আমরা শিখব কিভাবে Excel-এ ড্রপ-ডাউন লিস্ট সহ data entry ফর্ম করা যায় কার্যকরভাবে উপযুক্ত চিত্রণ সহ।
এক্সেলে ড্রপ ডাউন লিস্ট সহ ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির ২টি উপযুক্ত উপায়
ধরি, আমাদের কাছে একটি Excel বড় ওয়ার্কশিট আছে যাতে আর্মানি স্কুল-এর বেশ কিছু ছাত্র-র তথ্য আছে। ছাত্রদের নাম, পরিচয় নম্বর, এবং গণিতে প্রাপ্ত নম্বর যথাক্রমে কলাম B, C, এবং D-এ দেওয়া আছে। আমরা IF Function ব্যবহার করে Excel-এ ডেটা এন্ট্রি ফর্মের জন্য সহজে ড্রপ ডাউন লিস্ট তৈরি করতে পারি। আজকের টাস্কের dataset-র একটি ওভারভিউ নিচে দেওয়া হল।
১. Data Validation কমান্ড ব্যবহার করে ড্রপ ডাউন লিস্ট সহ ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি
এই অংশে, আমাদের ডেটাসেট থেকে, আমরা ডেটা এন্ট্রি ফর্মের জন্য একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করব। এটি একটি সহজ এবং সময় বাঁচানোর কাজ। আমরা IF function ব্যবহার করব একজন ছাত্র সফল হয়েছে কি না বা ব্যর্থ হয়েছে সেটি চিহ্নিত করতে। নিচের নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন ডেটা এন্ট্রি ফর্মের জন্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে!
ধাপ ১:
- প্রথমে, একটি সেল নির্বাচন করুন। আমরা আমাদের সুবিধার জন্য E5 নির্বাচন করব।
- সেল E5 নির্বাচনের পর, নিচের ফাংশনটি লিখুন।
=IF(D5>=50,"Pass","Fail")- যেখানে D5>=50 হল IF function-এর logical_test। যদি নম্বর ৫০ বা তার বেশি হয়, তবে সে পাস করবে নাহলে ফেল।
- অতএব, কীবোর্ডে শুধু ENTER চাপুন। ফলস্বরূপ, আপনি IF ফাংশনের রিটার্ন হিসেবে “Pass” পাবেন।
ধাপ ২:
- আরও, কলাম E-এর বাকি সেলগুলোর জন্য IF ফাংশন autoFill করুন।
ধাপ ৩:
- এখন, আমরা একটি ড্রপ ডাউন লিস্ট তৈরি করব। এর জন্য, প্রথমে একটি সেল নির্বাচন করুন, এবং তারপর আপনার Data ট্যাবে যান,
Data → Data Tools → Data Validation → Data Validation
- তৎক্ষণাৎ, একটি Data Validation ডায়লগ বক্স আপনার সামনে প্রদর্শিত হবে। Data Validation ডায়লগ বক্স থেকে, প্রথমে, Settings ট্যাব নির্বাচন করুন। দ্বিতীয়, Allow ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে List অপশন নির্বাচন করুন। তৃতীয়, Source নামক টাইপিং বক্সে =$D$5:$D$11 টাইপ করুন। চতুর্থ, OK চাপুন।
- ফলস্বরূপ, আপনি নিচের স্ক্রিনশটে দেওয়া মতো একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে পারবেন।
- যদি আমরা ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে John-এর গণিতের নম্বর পরিবর্তন করি, তবে মন্তব্যগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিবর্তন হবে। ধরুন, আমরা ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে 44 নির্বাচন করি, এবং মন্তব্যগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিবর্তন হবে যা নিচের স্ক্রিনশটে দেওয়া আছে।
- সদৃশভাবে, আপনি কলাম D-এর বাকি সেলগুলোর জন্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে পারেন।
আরও পড়ুন: এক্সেলে অটোফিল ফর্ম তৈরির উপায় (ধাপে ধাপ গাইড)
সদৃশ পাঠ্য
- এক্সেলে ডেটা এন্ট্রির ধরন (একটি দ্রুত ওভারভিউ)
- এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করার উপায় (২টি কার্যকর উপায়)
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাইমস্ট্যাম্প ডেটা এন্ট্রি এক্সেলে ইনসার্ট করুন (৫টি পদ্ধতি)
২. Quick Access Toolbar কমান্ড প্রয়োগ করে ড্রপ ডাউন লিস্ট সহ ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি
এখন, আমরা Quick Access Toolbar কমান্ড ব্যবহার করব। নিচের নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন ডেটা এন্ট্রি ফর্মের জন্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে!
ধাপ ১:
- প্রথমে, File অপশন নির্বাচন করুন।
- তারপর, আপনার সামনে একটি উইন্ডো প্রদর্শিত হবে। সেখান থেকে Options নির্বাচন করুন।
- ফলস্বরূপ, আপনার সামনে একটি Excel Options ডায়লগ বক্স প্রদর্শিত হবে। Excel Options ডায়লগ বক্স থেকে, প্রথমে, Quick Access Toolbar নির্বাচন করুন। দ্বিতীয়, Choose commands from নামক ড্রপ-ডাউন লিস্টের নিচে Form অপশন নির্বাচন করুন। তৃতীয়, Add অপশন চাপুন। চতুর্থ, OK চাপুন।
Excel Options →Quick Access Toolbar → Form → Add → OK
- আরও, আপনি রিবন বারে Form চিহ্নটি দেখতে পাবেন।
- অতএব, রিবন বারের Form চিহ্নে চাপুন। ফলস্বরূপ, Data Entry Form with Drop Down নামক একটি ডেটা এন্ট্রি ফর্ম পপ আপ হবে। সেখান থেকে আপনি Find Next অপশন চাপিয়ে মান পরিবর্তন করতে পারেন।
- Find Next অপশন চাপার পর, আপনি নিচের স্ক্রিনশটে দেওয়া মতো ডেটা এন্ট্রি ফর্ম পরিবর্তন করতে পারবেন।
আরও পড়ুন: UserForm ছাড়া এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির উপায়
স্মরণীয় বিষয়
👉 #DIV/0! এরর হয় যখন কোনো মান শূন্য(0)-দিয়ে ভাগ করা হয় অথবা সেল রেফারেন্স খালি থাকে।
👉 Microsoft 365-এ, আপনি যদি সঠিক ডাইমেনশন নির্বাচন না করেন তবে এক্সেল #Value! Error দেখাবে। #Value! এরর হয় যখন ম্যাট্রিক্সের যেকোনো উপাদান সংখ্যা নয়।
উপসংহার
আমি আশা করি উপরে উল্লিখিত সকল উপযুক্ত পদ্ধতি ডেটা এন্ট্রি ফর্মের জন্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে আপনাকে এখন আরো উৎসাহিত করবে আপনার Excel স্প্রেডশিটে আরও উৎপাদনশীলতার সাথে প্রয়োগ করতে। আপনার যেকোনো প্রশ্ন বা জিজ্ঞাসা থাকলে মন্তব্য করতে আপনাকে স্বাগতম।
সম্পর্কিত নিবন্ধ
- ওয়েব ফর্ম থেকে এক্সেল স্প্রেডশিট পপুলেট করুন
- এক্সেলে ফিলএবল ফর্ম তৈরি (৫টি উপযুক্ত উদাহরণ)
- এক্সেলে ডেটা লগ তৈরির উপায় (২টি উপযুক্ত উপায়)
- এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করুন (২টি সহজ পদ্ধতি)
- VBA ব্যবহার করে এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির উপায় (সহজ ধাপ সহ)
