কাস্টম এক্সেল ফিলএবল ফর্ম তৈরি – ৫টি প্র্যাক্টিক্যাল টেমপ্লেট

এই নিবন্ধে এক্সেলে fillable form তৈরির কিছু টেমপ্লেট দেখানো হয়েছে। এটি অফিসিয়াল এবং ব্যবসায়িক কার্যক্রমে ডেটা সংরক্ষণের জন্য খুব উপকারী। এছাড়া, fillable forms সার্ভে, অনলাইন অর্ডার, জব অ্যাপ্লিকেশন ফর্ম ইত্যাদির জন্যও উপকারী হতে পারে। এই নিবন্ধে, আমি কিছু কার্যকর টেমপ্লেট দেখাব যা প্র্যাকটিক্যাল ফিল্ডে আপনার ব্যবহার করার জন্য সহজ ও সادা হবে।

নিচের ছবিটি আমি যা প্রথম টেমপ্লেট তৈরি করেছি তা দেখাচ্ছে।

ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন

এক্সেলে ফিলএবল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির ৫টি উদাহরণ

১. কর্মচারীর তথ্যের জন্য এক্সেল ফিলএবল ফর্ম তৈরি

আপনি যদি একজন কর্মচারী-র থেকে বেসিক তথ্য চান, তবে এই সেকশনের fillable form তে সেটি দিয়ে দিতে খুব সহজ হবে। ধরুন আপনার নাম Shawn এবং আপনি একটি Full Time employee। আপনার কিছু সহকর্মী আছে। আমরা workbook-এর Sheet2-এ কিছু ضرুরী তথ্য রাখেছি। সেখানে কিছু গুরুত্বপূর্ণ named ranges ও সংরক্ষিত আছে। নিচের বর্ণনা পড়ার আগে ফাইল ডাউনলোড করে Sheet2 অবলোকন করুন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, নিচের ছবির মতো একটি রফ টেমপ্লেট বানান। এতে কোনো ফর্মুলা বা কোড নেই। আপনি আপনার পছন্দ অনুযায়ী সারি বা কলাম যোগ করতে পারেন।

• আপনি দেখতে পাচ্ছেন ছবিটি কিছু Check Boxes ধারণ করছে। সেগুলো ইনসার্ট করতে, Developer >> Insert >> Form Control-র থেকে Check Box icon-এ যান।
• উপরোক্ত ছবির মতো name কলামে সেগুলো রাখুন।

• এখন আমরা কিছু Data Validation lists তৈরি করব।
• প্রথমে, আমরা Employee Status-এর জন্য একটি লিস্ট বানাচ্ছি। লিস্ট তৈরি করতে, Data >> Data Validation-এ যান।
• Allow: সেকশন থেকে List নির্বাচন করুন এবং Source-এ Statuses টাইপ করুন।
• OK চাপুন।

• তারপর, Year of Birth-এর জন্য আরেকটি লিস্ট তৈরি করুন। মনে রাখবেন আমরা Sheet2- থেকে named range ব্যবহার করেছি বছর জন্য।

• সদৃশভাবে, আমরা কর্মচারীদের Service Duration এর জন্য একটি Data Validation লিস্ট তৈরি করলাম।

• এখন সেল B7-এ নিচের ফর্মুলা টাইপ করুন এবং ENTER চাপুন। ফর্মুলাটিতে কিছু named ranges Part_Timer, Full_Timer, এবং Contractual আছে যা আপনি workbook-এর Sheet2-এ পাবেন।

=IF(B4="Part-Time",Part_Timer,IF(B4="Full-Time",Full_Timer,IF(B4="Contractual",Contractual,"")))

এই ফর্মুলা IF Function ব্যবহার করে এবং এটি কর্মচারীদের status-এর ভিত্তিতে তাদের নাম রিটার্ন করবে। যদি কোনো status নির্বাচন না করা হয়, তবে এটি কিছু রিটার্ন করবে না।

• তারপর, সেল C7-এ নিচের ফর্মুলা টাইপ করুন।

=IF(B4="Part-Time",Residence_2,IF(B4="Full-Time",Residence_1,IF(B4="Contractual",Residence_3,"")))

এই ফর্মুলাটিও নির্বাচিত কর্মচারীদের status-এর ভিত্তিতে তাদের residences রিটার্ন করবে। এই ফর্মুলাতেও Sheet2- থেকে named ranges Residence_1, Residence_2 এবং Residence_3 আছে।

• এখন supervisor’s name-এর জন্য একটি লিস্ট বানান। Source রেফারেন্স Sheet2-এ পাওয়া যাবে।

• তারপর, সেল C15-এ নিচের ফর্মুলা টাইপ করুন।

=IF(C14="","",VLOOKUP(C14,Table1,2,FALSE))

ফর্মুলাটি IF এবং VLOOKUP Functions ব্যবহার করে এবং Sheet2-এর একটি টেবিল থেকে name-এর ভিত্তিতে সুপারভাইজারের Designation রিটার্ন করবে।

• আবার, সেল C16-এ এই ফর্মুলা লিখুন এবং ENTER চাপুন।

=IF(C14="","",VLOOKUP(C14,Table1,3,FALSE))

এটি সুপারভাইজারের Department রিটার্ন করবে তার name-এর ভিত্তিতে।

এখন আপনার fillable form প্রস্তুত। আপনি যদি আরও ডেটা যোগ করতে চান, তবে আপনি সদৃশ ফর্মুলা বা named ranges বা Data Validation list ব্যবহার করতে পারেন। যদি আপনি কৌতূহলী হন Sheet2-এ কী আছে, তবে এখানে এর একটি ছবি। এই ছবির উপরের বাম দিকে named ranges দেখতে পাবেন। ডাউনলোড করা ফাইলে named ranges চেক করুন যদি চান। Year কলামে নিচে আরও ডেটা আছে, জায়গার অভাবে আমি ফুল স্ক্রিনশট নিতে পারলাম না।

• এখন দেখি এই fillable form কীভাবে কাজ করে আপনার status Data Validation লিস্ট থেকে ইনসার্ট করুন।

• আপনি তাদের statuses-এর ভিত্তিতে আপনার সহকর্মীদের নাম দেখতে পাবেন। আপনার জন্মের বছর নির্বাচন করুন এবং আপনার নামের পাশের Check Box-এ tick দিন। আপনার রেসিডেন্স আপনার নামের পাশে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে।

• বাকি ফিল্ডগুলো নিজে পূরণ করুন।

শেষে, আপনি কর্মচারীর তথ্য সংরক্ষণের জন্য একটি fillable form তৈরি করতে সক্ষম হয়েছেন।

আরও পড়ুন: ড্রপ ডাউন লিস্ট সহ এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির উপায় (২টি পদ্ধতি)

সদৃশ পাঠ্য

• এক্সেলে অটোফিল ফর্ম তৈরির উপায় (ধাপে ধাপ গাইড)
• UserForm ছাড়া এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির উপায়
• এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করুন (২টি কার্যকর উপায়)
• এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করার উপায় (২টি সহজ পদ্ধতি)

২. এক্সেলে ফিলএবল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি

এখানে, আমি আপনাকে দেখাব কিভাবে একটি বিল্ট-ইন এক্সেল কমান্ডের সাহায্যে data entry-র জন্য fillable form তৈরি করা যায়। ভালো বোঝার জন্য নিচের বর্ণনা পড়ুন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, নিচের ছবির মতো কিছু হেডিং টাইপ করুন।

• Heading সারিটি নির্বাচন করুন এবং এটিকে একটি table-এ রূপান্তর করুন।

• তারপর, File-এ যান

• পরে, Options-এ যান।

• তারপর, Customized Ribbons >> Insert (আপনি অন্য ট্যাবও বেছে নিতে পারেন) >> New Group >> Rename…
• আপনার গ্রুপকে একটি নাম দিন, আমি দিলাম ‘Insert Form’।
• পরে, OK চাপুন।

• তারপর, Choose Command from সেকশন থেকে Commands Not in the Ribbon নির্বাচন করুন।
• Form নির্বাচন করুন এবং আপনি যা তৈরি করেছেন সেই Insert Form গ্রুপে Add করুন।
• OK চাপুন।

• এখন, হেডার সারি নির্বাচন করুন এবং Insert >> Form-এ যান
• একটি dialog box প্রদর্শিত হবে। সেখানে employee data দিন এবং New-এ ক্লিক করুন।

• এই করার মাধ্যমে, আপনি এই কর্মচারীর ডেটা table-এ যোগ করলেন।
• আরেকটি ডেটা দিন এবং New-এ ক্লিক করুন।

শেষে, আপনি এই ডেটাও টেবিলে প্রদর্শিত দেখতে পাবেন।

এইভাবে আপনি এক্সেলে একটি fillable data entry file তৈরি করতে পারেন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ডেটা এন্ট্রির ধরন (একটি দ্রুত ওভারভিউ)

৩. এক্সেলের উপলব্ধ টেমপ্লেট থেকে ফিলএবল ফর্ম তৈরি

এক্সেলে fillable form ব্যবহার করার সবচেয়ে সহজ উপায় হলো একটি built-in টেমপ্লেট ব্যবহার করা। মাইক্রোসফট এক্সেল স্টোরে ढের সারা fillable form টেমপ্লেট আছে। নিচের বর্ণনা পড়ুন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, File ট্যাবে যান।

• তারপর, New-এ যান এবং Search Bar-এ form সার্চ করুন।
• ENTER চাপুন সার্চ করতে এবং আপনি অনেক templates পাবেন। আপনার সুবিধা অনুযায়ী যেকোনো একটি নির্বাচন করুন। আমি Small business profit and loss statement নির্বাচন করলাম।

তারপর, আপনি আপনার টেমপ্লেট ডাউনলোড হচ্ছে দেখতে পাবেন। ডাউনলোড হওয়ার পর আপনি এটি ব্যবহার করতে পারেন।

এইভাবে আপনি এক্সেল স্টোর থেকে একটি fillable form ব্যবহার করতে পারেন।

৪. মাইক্রোসফট OneDrive ব্যবহার করে ফিলএবল ফর্ম তৈরি

আপনি Microsoft Office ব্যবহার করে fillable forms তৈরি করতে পারেন। ধরুন আপনি OneDrive-এ একটি fillable form তৈরি করেছেন, কিন্তু আপনি এটিকে এক্সেলেও fillable form হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন। নিচের প্রক্রিয়া যান।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, আপনার OneDrive একাউন্টে যান এবং New >> Forms for Excel নির্বাচন করুন

• তারপর, আপনার form-এ একটি নাম দিন।

• পরে, Add new ক্লিক করে একটি সেকশন যোগ করুন।

• তারপর আপনি কিছু form অপশন দেখতে পাবেন। ধরুন আপনি প্রথমে নাম ইনসার্ট করতে চান। তাই আপনাকে Text নির্বাচন করতে হবে।

• তারপর, প্রথম অপশন হিসেবে Name টাইপ করুন।

• তারপর আপনি অন্যান্য অপশন যোগ করতে পারেন। আমি একটি Gender সেকশন চাই তাই আমি Choice বেছে নিলাম যেখানে কেউ তাদের gender ফর্মে দিতে পারবে। তবে, এক্সেলে আমরা ফর্মকে একই রকম দেখতে পাই না।

• তারপর, gender যোগ করুন।

• পরে, আমি আমার ইচ্ছামতো কিছু সেকশন যোগ করলাম।

• তারপর, Preview-এ যান।

আপনি দেখতে পাবেন Fillable Form ব্যবহারকারীর কাছে কীভাবে দেখাবে।

• Submit-এ ক্লিক করুন।

• এখন আপনার এক্সেল ফাইলে যান এবং File-এ ক্লিক করুন
• পরে, Open >> OneDrive >> Fillable Form নির্বাচন করুন

• তারপর, আপনি এক্সেল ওয়ার্কবুকে টেবিল হিসেবে fillable অপশনগুলো দেখতে পাবেন। টেবিলে কিছু অপ্রয়োজনীয় কলাম ছিল। সুবিধার জন্য আমি সেগুলো হাইড এবং ডিলিট করলাম।

• টেবিল কীভাবে কাজ করে সেটি দেখানোর জন্য আমি টেবিলে কিছু ডেটা দিয়েছি।

এইভাবে আপনি মাইক্রোসফট OneDrive ব্যবহার করে একটি fillable form তৈরি করতে পারেন।

৫. মাইক্রোসফট অফিস একাউন্ট অ্যাপস ব্যবহার করে ফিলএবল ফর্ম তৈরি

আপনি মাইক্রোসফট অফিস ব্যবহার করে একটি fillable form তৈরি করতে পারেন। প্রক্রিয়া নিচে দেওয়া হল।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, আপনার Office একাউন্টে যান এবং Search Bar-এ forms সার্চ করুন। Forms নির্বাচন করুন।

• তারপর, Untitled form-এ ক্লিক করুন।

• আপনার ফর্মে একটি নাম দিন।

বাকি প্রক্রিয়া Previous Section-এ বর্ণিত অনুরূপ।

এইভাবে আপনি Microsoft Office ব্যবহার করে একটি fillable form তৈরি করতে পারেন।

অনুশীলন বিভাগ

এখানে, আমি আপনাকে এই নিবন্ধের একটি ফর্ম দিচ্ছি যাতে আপনি নিজে তৈরি করতে পারেন।

উপসংহার

শেষে, আমরা বলতে পারি যে আপনার এক্সেলে fillable form তৈরির βασিক ধারণা হয়েছে। এটি আমাদের দৈনন্দিন অফিসিয়াল ও ব্যবসায়িক কার্যক্রমে খুব গুরুত্বপূর্ণ। আপনার যদি এই নিবন্ধ সম্পর্কে অন্য কোনো ধারণা বা ফিডব্যাক থাকে, তবে মন্তব্য সেকশনে শেয়ার করুন। এটি আমার আগামী নিবন্ধসমূহ সমৃদ্ধ করতে সাহায্য করবে।

সম্পর্কিত নিবন্ধ

• ওয়েব ফর্ম থেকে এক্সেল স্প্রেডশিট পপুলেট করুন
• এক্সেলে ডেটা লগ তৈরির উপায় (২টি উপযুক্ত উপায়)
• স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাইমস্ট্যাম্প ডেটা এন্ট্রি এক্সেলে ইনসার্ট করুন (৫টি পদ্ধতি)
• VBA ব্যবহার করে এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির উপায় (সহজ ধাপ সহ)