এক্সেলের একটি উপকারী ব্যবহার হলো ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা। এটি UserForm বা UserForm ছাড়াও তৈরি করা যায়। কিন্তু অনেক লোক UserForm বা VBA ব্যবহার করতে পছন্দ করেন না। তাই এই আর্টিকেলে আমি ছারপটে এবং স্পষ্ট ছবি সহ UserForm ছাড়া এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির একটি দ্রুত ও উপকারী পদ্ধতি দেখাব।
আপনি এখান থেকে ফ্রি এক্সেল ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করে নিজে অনুশীলন করতে পারেন।
কুইক অ্যাক্সেস টুলবারে Form কমান্ড ইনসার্ট করা
এখানে আমরা যে ডেটাসেটটি ব্যবহার করব তা কিছু বেস্ট সেলার বইয়ের প্রকাশনা বছর ও দাম দর্শায়।
এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করতে আমাদের Form কমান্ডটি লাগবে। তাই প্রথমে দেখব কিভাবে এটি Quick Access Toolbar-এ যোগ করতে হয়।
ধাপগুলো:
- প্রথমে, এক্সেল উইন্ডোর উপরের বাম দিকের Customize Quick Access Toolbar icon-এ ক্লিক করুন।
- তারপর ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে More Commands সিলেক্ট করুন।
शीघ্রই আপনি Quick Access Toolbar কাস্টোমাইজ করার জন্য Excel Options ডায়লগ বক্স পাবেন।
- এরপর Choose commands from বক্স থেকে Commands Not in the Ribbon সিলেক্ট করুন।
- তারপর নিচে স্ক্রোল করে Form সিলেক্ট করুন।
- পরে Add>> button চাপুন।
- এখন দেখুন, কমান্ডটি যোগ হয়েছে, শুধু OK চাপুন।
Form কমান্ড আইকন Quick Access Toolbar-এ নিচের ছবির মতো দৃশ্যমান হবে।
UserForm ছাড়া ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরির জন্য Table তৈরি করা
Form কমান্ড ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করার জন্য এক্সেল Table চায়। তাই এখন আমরা আমাদের ডেটার জন্য এক্সেল Table তৈরি করব।
ধাপগুলো:
- ডেটাসেট থেকে যেকোনো ডেটা সিলেক্ট করুন।
- তারপর CTRL + T চাপুন টেবিল ইনসার্ট করার জন্য।
- এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা রেঞ্জ সিলেক্ট করবে, শুধু OK চাপুন।
এক্সেল ডেটা রেঞ্জটিকে একটি Table-এ রূপান্তর করেছে।
Form কমান্ড ব্যবহার করে UserForm ছাড়া এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা
এখন, আমাদের চূড়ান্ত কাজ - এক্সেল ডেটা Table-এ Form কমান্ড প্রয়োগ করা।
ধাপগুলো:
- প্রথমে, Table থেকে যেকোনো ডেটা সিলেক্ট করুন।
- তারপর Quick Access Toolbar- থেকে Form command icon-এ ক্লিক করুন।
ক্ষণভরে একটি ডেটা এন্ট্রি ফর্ম ডায়লগ বক্স দেখাবে এবং এর টাইটেল আপনার শিটের নাম অনুযায়ী হবে।
আরও পড়ুন: এক্সেল ভিবিএ-এ ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা (সহজ ধাপে)
সাদৃশ্য পড়ুন
- ওয়েব ফর্ম থেকে এক্সেল স্প্রেডশিট পপুলেট করা
- ড্রপ ডাউন লিস্ট সহ এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা (২ পদ্ধতি)
- এক্সেলে ডেটা লগ তৈরি করা (২ উপযুক্ত পদ্ধতি)
এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম ব্যবহার করার পদ্ধতি
দেখুন ডায়লগ বক্সে কিছু কমান্ড বাটন আছে যারা দিয়ে আমরা ডেটা যোগ, ডিলিট, সার্চ বা মডিফাই করতে পারি। এই সেকশনে আমরা সেগুলো শিখব।
এন্ট্রিগুলো নেভিগেট করা
ডেটা এন্ট্রি ডায়লগ বক্স থেকে Find Next এবং Find Prev বাটন ব্যবহার করে আমরা সহজে পরবর্তী বা পূর্ববর্তী ডেটায় যেতে পারি।
ধাপগুলো:
- পরবর্তী এন্ট্রিতে যেতে, শুধু Find Next button চাপুন।
এখানে দেখুন, এটি পরবর্তী এন্ট্রিতে চলে গেলো।
- এখন পূর্ববর্তী এন্ট্রিতে ফিরে যেতে, Find Prev button চাপুন।
আমরা এখন আবার আমাদের পূর্বের এন্ট্রিতে ফিরে এসেছি।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি অটোমেট করা (২ কার্যকর পদ্ধতি)
এন্ট্রি সার্চ করা
আপনি Criteria button ব্যবহার করে যেকোনো এন্ট্রি সার্চ করতে পারেন।
ধাপগুলো:
- প্রথমে Criteria button-এ ক্লিক করুন, সব এন্ট্রি খালি হয়ে যাবে।
- এই মুহূর্তে ফিল্ডে সার্চ কীওয়ার্ড টাইপ করুন। আপনি পূর্ণ ডেটা বা আংশিক ডেটা দিয়ে সার্চ করতে পারেন। আমি 2015 সার্চ করলাম।
- তারপর শুধু Enter button চাপুন।
তখন আপনি দেখবেন অন্য ফিল্ডগুলোর প্রতিটি সম্পর্কিত ডেটা দেখাচ্ছে। একাধিক সার্চ রেজাল্ট থাকলে Find Next এবং Find Prev buttons ব্যবহার করে নেভিগেট করতে পারেন।
নতুন এন্ট্রি যোগ করা
আখন দেখব ডেটা এন্ট্রি ডায়লগ বক্স ব্যবহার করে কিভাবে একটি এন্ট্রি যোগ করতে হয়। অর্থাৎ শিটে ডেটা যোগ না করে ডায়লগ বক্স থেকে যোগ করব এবং সেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে শিটের টেবিলে যোগ হয়ে যাবে।
ধাপগুলো:
- New button-এ ক্লিক করুন।
- তারপর ফিল্ডগুলিতে নতুন ডেটা যোগ করুন এবং Enter button চাপুন ইনসার্ট করার জন্য।
शीঘ্রই আপনি এক্সেল টেবিলে ডেটা যোগ হয়ে যাওয়া দেখবেন।
এন্ট্রি এডিট করা
যদি আপনি যেকোনো ফিল্ড থেকে যেকোনো এন্ট্রি এডিট করতে চান তবে সেটিও সম্ভব এবং এটি খুব সহজ। এখানে আমি প্রথম বইয়ের প্রকাশনা বছর 2020 থেকে 2019 করব।
ধাপগুলো:
- সামঞ্জস্যপূর্ণ ফিল্ডে নতুন ডেটা লিখুন, আমি 2019 লিখলাম।
- তারপর শুধু Enter button চাপুন।
এখন দেখুন, এক্সেল টেবিলে এটি আপডেট হয়েছে।
এন্ট্রি রিস্টোর করা
ডেটা এডিট করার সময় যদি আপনি হঠাৎ সিদ্ধান্ত নেন যে আপনি এডিট করব না এবং পূর্বের ডেটা ফিরিয়ে আনা চান তবে Restore button ব্যবহার করুন।
ধাপ:
- যেকোনো মুহূর্তে আনডু করতে, শুধু Restore button ক্লিক করুন।
আমি প্রথম বইয়ের নাম এডিট করছিলাম, কিছু শব্দ মুছলাম, তারপর Restore button চাপলাম।
এবং দেখুন, এটি পূর্বের অবস্থায় ফিরে এসেছে।
এন্ট্রি ডিলিট করা
শেষে, আমরা শিখব কিভাবে একটি এন্ট্রি ডিলিট করতে হয়। এই কাজে Delete বাটন ব্যবহার করা হবে।
ধাপগুলো:
- যে ডেটা ডিলিট করতে চান সেটিতে নেভিগেট করুন। আমি নতুন যোগ করা ডেটাটি বেছে নিলাম।
- তারপর শুধু Delete button ক্লিক করুন।
একটি পপ-আপ নোটিফিকেশন বক্স আসবে ডিলিট অপারেশন নিশ্চিত করার জন্য।
- অপারেশন চালু রাখতে OK চাপুন।
শীঘ্রই আপনি দেখবেন ডেটা সফলভাবে ডিলিট হয়েছে।
উপসংহার
আশা করি উপরে বর্ণিত প্রক্রিয়াগুলো UserForm ছাড়া এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করার জন্য যথেষ্ট হবে। কমেন্ট সেকশনে যেকোনো প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারেন এবং ফিডব্যাক দিন। আরও এক্সপ্লোর করতে ExcelDemy-এ ভিজিট করুন।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- এক্সেলে ফিলেবল ফর্ম তৈরি করা (৫ উপযুক্ত উদাহরণ)
- এক্সেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাইমস্ট্যাম্প ডেটা এন্ট্রি ইনসার্ট করা (৫ পদ্ধতি)
- এক্সেল সেলে ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করা (২ সহজ পদ্ধতি)
