শ্রেণিবদ্ধ তথ্য নিয়ে এক্সেলে কাজ করার সময় অর্থাৎ বিভিন্ন ক্যাটাগরির প্রোডাক্টের সাথে কাজ করার সময়, আপনাকে ডেটা ভ্যালিডেশন-এর জন্য এই শ্রেণিবদ্ধ তথ্য থেকে ইউনিক ভ্যালুসহ একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে হতে পারে। এই টিউটোরিয়ালে আমি আপনাকে দেখাব এক্সেলে ইউনিক ভ্যালুসহ ড্রপ-ডাউন লিস্ট কীভাবে তৈরি করতে হয়।
এই আর্টিকেল পড়ার সময় টাস্ক অনুশীলন করার জন্য এই প্র্যাকটিস বুকটি ডাউনলোড করুন।
এক্সেলে ইউনিক ভ্যালুসহ ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির ৪ সহজ উপায়
একটি পরিস্থিতি কল্পনা করুন যেখানে আমাদের একটি এক্সেল ফাইল আছে যেটি একটি দেশ থেকে ইউরোপের বিভিন্ন দেশে এক্সপোর্ট হওয়া প্রোডাক্ট সম্পর্কে তথ্য ধারণ করে। আমাদের কাছে Product নাম, Category, এবং Country আছে যেখানে প্রোডাক্টটি এক্সপোর্ট হয়েছে। আমরা এই এক্সেল ওয়ার্কশিটটি ব্যবহার করে ইউনিক ভ্যালুসহ একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করব। নিচের ছবিটি দেখায় যে আমরা Country কলাম থেকে ইউনিক ভ্যালুসহ একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করেছি।
পদ্ধতি ১: পিভট টেবিল ইনসার্ট করে এক্সেলে ইউনিক ভ্যালুসহ ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করুন
ড্রপ-ডাউন লিস্ট ইউনিক ভ্যালুসহ তৈরির একটি সহজ উপায় হলো পিভট টেবিল ব্যবহার করা। চলুন দেখি কিভাবে আমরা Category কলাম থেকে ইউনিক ভ্যালুসহ একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে পারি।
স্টেপ ১:
- প্রথমে, কলাম হেডারসহ ডেটা রেঞ্জের সকল সেল নির্বাচন করুন।
- তারপর, Insert-এর অধীনে PivotTable-এ ক্লিক করুন।
- এখন, নিচের ছবির মতো একটি ডায়লগ বক্স দেখাবে। এক্সেল আপনার জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা নির্বাচন করবে। নতুন পিভট টেবিলের ডিফল্ট লোকেশন হবে একটি New Worksheet।
- তারপর, আমরা OK-এ ক্লিক করব।
- এখন একটি নতুন শিট দেখাবে। শিটের ডান পাশে একটি বক্স থাকবে যার শিরোনাম PivotTable Fields। এক্সেল 2007/2010-এর সাথে কাজ করলে এটি শিটের বাম পাশে থাকবে।
- তারপর, আমরা Category ফিল্ডটি Rows-এ টেনে আনব।
- শেষে, এক্সেল নিচের ছবির মতো একটি পিভট টেবিল তৈরি করবে।
স্টেপ ২:
- পরবর্তী, ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করার জন্য একটি সেল নির্বাচন করুন। উদাহরণস্বরূপ, আমরা সেল C3 নির্বাচন করেছি।
- এখন, Data-এর অধীনে Data Validation ড্রপ-ডাউন-এ ক্লিক করুন।
- তারপর, ড্রপ-ডাউন থেকে Data Validation নির্বাচন করুন।
- এখন, Data Validation নামে একটি নতুন উইন্ডো দেখাবে। আমরা Allow ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে List নির্বাচন করব।
- তারপর, আমরা Source ইনপুট বক্সে $A$4:$A$6 ইনসার্ট করব।
- उसके बाद, OK-এ ক্লিক করব।
- শেষে, আমরা সেল C3-এ ইউনিক প্রোডাক্ট ক্যাটাগরিগুলোর সাথে একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখব।
আরও পড়ুন: টেবিল থেকে এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (৫ উদাহরণ)
পদ্ধতি ২: এক্সেলে ডুপ্লিকেট সরিয়ে ইউনিক ভ্যালুসহ ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করুন
একটি আরো দক্ষ উপায় হলো ডুপ্লিকেটগুলো সরিয়ে দিন এবং বचे যাওয়া ইউনিক ভ্যালুগুলো দিয়ে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করুন। আমরা এই পদ্ধতিতে Country কলাম থেকে ইউনিক ভ্যালুসহ একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করব।
স্টেপ ১:
- আমরা Country কলামের সেলগুলোকে কলাম হেডারসহ CTRL+C চাপে কপি করব এবং CTRL+V চাপে কলাম F-এ পেস্ট করব।
- এখন, আমরা নতুন Country-এ সকল সেল নির্বাচন করব।
- তারপর, Data-এর অধীনে Remove Duplicates-এ ক্লিক করব।
- এখন, Remove Duplicates নামে একটি নতুন উইন্ডো দেখাবে। আমরা দেখব Country Columns-এর অধীনে নির্বাচিত আছে।
- পরবর্তী, আমরা OK-এ ক্লিক করব।
- এখন, আমরা দেখব একটি পপ বক্স দেখাচ্ছে যে ৬টি ডুপ্লিকেট ভ্যালু পাওয়া গিয়েছে এবং সরিয়ে দিয়া হয়েছে حين ৪টি ইউনিক ভ্যালু অক্ষত থাকছে।
- পরবর্তী, আমরা OK-এ ক্লিক করব।
- শেষে, আমরা দেখব নতুন Country কলামে শুধু ৪টি ইউনিক দেশ আছে।
স্টেপ ২:
- পরবর্তী, ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করার জন্য একটি সেল নির্বাচন করুন। উদাহরণস্বরূপ, আমরা সেল F10 নির্বাচন করেছি।
- এখন, Data-এর অধীনে Data Validation ড্রপ-ডাউন-এ ক্লিক করুন।
- তারপর, ড্রপ-ডাউন থেকে Data Validation নির্বাচন করুন।
- এখন, Data Validation নামে একটি নতুন উইন্ডো দেখাবে। আমরা Allow ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে List নির্বাচন করব।
- তারপর, আমরা Source ইনপুট বক্সে $F$5:$F$8 ইনসার্ট করব।
- उसके बाद, OK-এ ক্লিক করব।
- শেষে, আমরা সেল F10-এ শুধু ইউনিক দেশগুলোসহ একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখব।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ডুপ্লিকেট সরানো (৪ পদ্ধতি)
সাদৃশ্য পাঠ্য:
- এক্সেলে সার্চেবল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (২ পদ্ধতি)
- এক্সেলে ফিল্টারসহ ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (৭ পদ্ধতি)
- এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট কাজ না করলে (৮ সমস্যা ও সমাধান)
- এক্সেলে অটো আপডেট ড্রপ-ডাউন লিস্ট (৩ উপায়)
- এক্সেলে মাল্টিপল ডিপেনডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট VBA (৩ উপায়)
পদ্ধতি ৩: UNIQUE ফাংশন ব্যবহার করে এক্সেলে ইউনিক ভ্যালুসহ ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করুন
ধাপসমূহ:
- আপনার যদি Microsoft Office 365-এ অ্যাক্সেস থাকে, তবে আপনি একটি কলাম, রেঞ্জ, বা লিস্ট থেকে ডুপ্লিকেট ভ্যালু সরিয়ে শুধু ইউনিক ভ্যালুসহ একটি লিস্ট তৈরি করতে UNIQUE ফাংশন ব্যবহার করতে পারেন। আমরা সেল F5-এ নিচের ফর্মুলা লিখব এটি করতে।
=SORT(FILTER(UNIQUE(D5:D14),UNIQUE(D5:D14)<>0))
ফর্মুলা ব্যাখ্যা:
- UNIQUE ফাংশন রেঞ্জ D5:D14- থেকে ইউনিক ভ্যালু এক্সট্র্যাক্ট করবে।
- FILTER ফাংশন Country কলাম থেকে সেসব ইউনিক সেল ভ্যালু ফেরত দেবে যেগুলো নাল বা খালি নয়।
- SORT ফাংশন Country কলামের ইউনিক ভ্যালুগুলো অ্যালফাবেটিকলি A-Z অর্ডারে সর্ট করবে।
- ENTER চাপলে, আমরা নতুন Country কলামে শুধু ৪টি ইউনিক দেশ পাব। আমরা উপরে করা স্টেপগুলো অনুসরণ করে ইউনিক দেশগুলো ব্যবহার করে একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে পারি।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ইউনিক ভ্যালুসহ ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (৪ পদ্ধতি)
পদ্ধতি ৪: ডাইনামিক ড্রপ-ডাউন লিস্ট ইউনিক ভ্যালুসহ তৈরির জন্য ফর্মুলা ব্যবহার করুন
সবচেয়ে সহজ এবং সবচেয়ে সুবিধাজনক উপায় হলো একটি হেল্পার ফাংশন ব্যবহার করে একটি ডাইনামিক ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা যা প্রতিবার আমরা কলাম, রেঞ্জ, বা লিস্ট-এ নতুন আইটেম যোগ করলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে। আমরা নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করব এটি করতে।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, আমরা উপরে অনুসরণ করা স্টেপগুলো ফলো করব একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে। আমরা Allow ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে List নির্বাচন করব।
- কিন্তু বিনিময় হবে যে এইবার নতুন Country কলামের ডেটা রেঞ্জ সিলেক্ট করার বদলে, আমরা Source ইনপুট বক্সে নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করব।
=OFFSET($F$5, 0, 0, COUNTA($F$5:$F$100), 1)ফর্মুলা ব্যাখ্যা:
- COUNTA ফাংশন একটি রেঞ্জে খালি নন সেলের সংখ্যা গণনা করবে।
- OFFSET ফাংশন একটি নির্দিষ্ট সেল রেফারেন্স- থেকে শুরু হবে, নির্দিষ্ট সংখ্যক রো নিচে যাবে, তারপর নির্দিষ্ট সংখ্যক কলাম ডানে যাবে, এবং তারপর নির্দিষ্ট উচ্চতা এবং প্রস্থ সম্পন্ন একটি সেকশন ডেটা সেট- থেকে বের করবে।
- ফর্মুলা ইনসার্ট করার পর, আমরা তারপর OK-এ ক্লিক করব।
- শেষে, আমরা সেল F10-এ শুধু ইউনিক দেশগুলোসহ একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখব।
- কিন্তু এখন আমরা আমাদের ডেটা রেঞ্জে একটি নতুন রো ইনসার্ট করি একটি নতুন দেশ Italy সহ, তবে আমরা দেখব H5 সেলের ড্রপ-ডাউন লিস্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়ে গিয়েছে Italy কে নতুন আইটেম হিসেবে লিস্টে অন্তর্ভুক্ত করে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ডাইনামিক ডিপেনডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা
দ্রুত নোট
🎯 UNIQUE ফাংশন বর্তমানে শুধু Excel 365-এর জন্য এক্সক্লूसিভলি উপলব্ধ একটি ফাংশন। তাই এটি আপনার ওয়ার্কশিটে কাজ করবে না যদি আপনার পিসিতে Excel 365 না থাকে।
🎯 এই আর্টিকেলটি পড়ুন এক্সেল OFFSET ফাংশন ব্যবহার করে ডাইনামিক ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করার সম্পর্কে আরও জানতে।
উপসংহার
এই আর্টিকেলে, আমরা এক্সেলে ইউনিক ভ্যালুসহ ড্রপ-ডাউন লিস্ট কীভাবে তৈরি করতে হয় সেটি শিখেছি। আশা করি এখন থেকে আপনি এক্সেলে ইউনিক ভ্যালুসহ ড্রপ-ডাউন লিস্ট সহজেই তৈরি করতে পারবেন। যাইহোক, যদি এই আর্টিকেল সম্পর্কে আপনার কোনো প্রশ্ন বা সুপারিশ থাকে, তবে নিচে কমেন্ট করে জানাতে পারেন। আপনার দিন শুভ হোক!!!
সম্পর্কিত আর্টিকেলসমূহ
- এক্সেলে VLOOKUP ড্রপ-ডাউন লিস্টসহ
- এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (স্বাধীন ও ডিপেনডেন্ট)
- এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট এডিট করা (৪ বেসিক পদ্ধতি)
- এক্সেলে অন্য শিট থেকে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (২ পদ্ধতি)
- এক্সেলে IF স্টেটমেন্ট ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা
