এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্টে দক্ষ হন: ৮টি এক্সপার্ট ডেটা ভ্যালিডেশন কৌশল

মাইক্রোসফট এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট হল এমন একটি টুল যা আপনার ওয়ার্কশিটের ডেটা যাচাই (validate) করতে সাহায্য করে। এটি নির্দিষ্ট মানগুলোর রেঞ্জ থেকে নির্বাচন করতে সময় বাঁচায়। যদি আপনার সেল শুধু নির্দিষ্ট মান গ্রহণ করে, তবে বারবার টাইপ করার প্রয়োজন নেই। বরং আপনি এক্সেল ওয়ার্কশিটে ডেটা ভ্যালিডেশনের জন্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে পারেন। এই টিউটোরিয়ালে আপনি শিখবেন কীভাবে প্রথম ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে হয়।

এই টিউটোরিয়ালটি উপযুক্ত উদাহরণ ও সঠিক ব্যাখ্যা সহ রচিত। সম্পূর্ণ নিবন্ধটি পড়ে আপনার জ্ঞান সমৃদ্ধ করুন।

এই অনুশীলন ওয়ার্কবুকটি ডাউনলোড করুন।

এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কী?

ডেটা ভ্যালিডেশন আপনাকে একটি সেলে ইনপুট নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়। যখন একটি ফিল্ডে সীমিত মান প্রবেশ করাতে হয়, তখন ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করে ডেটা যাচাই করা যায়। আপনাকে বারবার ডেটা টাইপ করতে হবে না। ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট আপনার ইনপুটগুলো ত্রুটিমুক্ত থাকতে নিশ্চিত করে।

এটি কেন ডেটা ভ্যালিডেশন বলা হয়? কারণ এটি নিশ্চিত করে যে কেবল বৈধ ডেটাই লিস্টে থাকে।

এটি তাদের জন্য উপকারী যারা ডেটাসেটের সাথে নতুন। তাদের ম্যানুয়ালি ডেটা ইনপুট করতে হয় না। বরং তারা আপনার তৈরি করা ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে যেকোনো মান বেছে নিতে পারে।

এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশনের জন্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির ৮টি পদ্ধতি

নিচের বিভাগগুলোতে আপনি এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশনের জন্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির বিভিন্ন উপায় শিখবেন। আমি পরামর্শ দিচ্ছি আপনার ডেটাসেটে সব পদ্ধতি শিখে প্রয়োগ করতে। এটি আপনার এক্সেল জ্ঞান বাড়াবে। শুরু করা যাক।

১. এক্সেলে একটি সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি

এই বিভাগে আপনি এক্সেলে একটি সাধারণ ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি শিখবেন। এখানে একটি সিঙ্গেল সেলের জন্য ডেটা ভ্যালিডেশন তৈরি করব।

নিচের স্ক্রিনশটটি দেখুন:

এখানে আমরা এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট তৈরি করব।

📌 ধাপসমূহ

• প্রথমে B5 সেল-এ ক্লিক করুন।

• তারপর Data ট্যাবে যান। Data Tools গ্রুপ থেকে Data Validation-এ ক্লিক করুন। একটি Data Validation ডায়ালগ বক্স দেখা যাবে।

• এখন Allow ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে List নির্বাচন করুন।

• এখানে সেলের জন্য গ্রহণযোগ্য বৈধ ডেটা ইনপুট দিন। আমি কমা দিয়ে কিছু নমুনা ডেটা দিয়েছি। আপনি লিস্ট, টেবিল ইত্যাদিও ব্যবহার করতে পারেন যা পরে আলোচনা করা হবে।
• তারপর OK ক্লিক করুন।

• আপনি সেলের পাশে একটি ড্রপ-ডাউন আইকন দেখবেন। এখন সেটিতে ক্লিক করুন।

আপনি দেখতে পাচ্ছেন আমরা যে লিস্টটি তৈরি করেছি সেটি এখানে দেখাচ্ছে। এখন আপনি যে ডেটাটি সেলে প্রবেশ করাতে চান সেটিতে ক্লিক করুন। এইভাবে আপনি ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করে এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন তৈরি করতে পারেন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে একটি সেলে একাধিক ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করার ৩টি উদাহরণ

২. একাধিক সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি

এখন আমরা একটি সেলের জন্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করেছি। কিন্তু যদি একাধিক সেলের জন্য একই কাজ করতে চাই? এটি খুব সহজ। আমাদের মতে আপনি দুটি পদ্ধতি অনুসরণ করতে পারেন।

২.১ ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করে তৈরি

এটিকে কপি-পেস্ট মেথডও বলা যায়। ডেটা ভ্যালিডেশন আছে এমন সেলটি কপি করে অন্য সেলে পেস্ট করলে ফলাফল সেলটিও ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন পাবে। অথবা আপনি ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করে একাধিক সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কপি করতে পারেন।

ফিল হ্যান্ডেল আইকনটি নিচে টেনে একটি কলামে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট কপি করতে পারেন।

এরপর আপনি দেখবেন সব সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট আছে। এখন আইকনে ক্লিক করে আপনার ডেটা নির্বাচন করুন।

২.২ একাধিক সেল নির্বাচন করে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি

আমরা একক সেলের জন্য ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করেছি। এখানে আপনি একই প্রক্রিয়া অনুসরণ করে লিস্ট তৈরি করতে পারেন। শুধু একটি ছোট পরিবর্তন। যেসব সেল ভ্যালিডেট করতে চান সেগুলো নির্বাচন করুন।

এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে উপরের যেকোনো পদ্ধতি অনুসরণ করুন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে VBA ব্যবহার করে ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট (৭টি অ্যাপ্লিকেশন)

৩. কমা-বিচ্ছিন্ন মান থেকে ড্রপ-ডাউন লিস্ট

ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির জন্য ব্যবহারকারী যেসব মান থেকে বেছে নিতে পারবে সেগুলো প্রদান করতে হয়। আপনি বিভিন্ন রূপে সেই মানগুলো দিতে পারেন। 그중 একটি হল কমা-বিচ্ছিন্ন মান (Comma Separated Values) যা আমরা আগে দেখিয়েছি।

এখানে Source ফিল্ডে আপনাকে সেলের জন্য সীমাবদ্ধ মানগুলো লিখতে হবে। আমরা কমা দিয়ে মানগুলো দিয়েছি।

আরও পড়ুন: এক্সেলে টেবিল থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট তৈরির ৩টি পদ্ধতি

৪. মানের একটি রেঞ্জ থেকে ড্রপ-ডাউন লিস্ট

একেক করে সোর্স ভ্যালু টাইপ করা খুব কঠিন কাজ। এর বদলে আপনি একটি লিস্ট থেকে সোর্স ভ্যালু নির্বাচন করতে পারেন। এই বিভাগে আমি সেটি দেখাচ্ছি।

📌 ধাপসমূহ

• প্রথমে আপনার মানগুলোর লিস্ট তৈরি করুন।

• তারপর ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করতে যেসব সেল রেঞ্জ চান সেগুলো নির্বাচন করুন।

• उसके बाद Data ট্যাবে যান। Data Tools গ্রুপ থেকে Data Validation-এ ক্লিক করুন। Data Validation ডায়ালগ বক্স দেখা যাবে।

• Allow ড্রপ-ডাউনে List নির্বাচন করুন। তারপর Source ফিল্ডে আপনার লিস্টের সেল রেঞ্জটি নির্বাচন করুন। তারপর OK ক্লিক করুন।

শেষে আপনি उन সেলগুলোতে ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখতে পাবেন। এইভাবে আপনি মানের একটি রেঞ্জ ব্যবহার করে এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন তৈরি করতে পারেন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ভিবিএ ব্যবহার করে নামযুক্ত রেঞ্জ দিয়ে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট

সদৃশ পাঠ্য:

• এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন শুধু অ্যালফানিউমেরিক (কাস্টম সূত্র ব্যবহার করে)
• অন্য সেলের মানের ওপর ভিত্তি করে ডেটা ভ্যালিডেশন
• এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশনে কাস্টম VLOOKUP সূত্র ব্যবহার

৫. অন্য শিটের লিস্ট ব্যবহার

আগে আমরা একই শিটের রেঞ্জ থেকে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করেছি। এখন আপনি অন্য একটি শিট থেকে সোর্স ফিল্ডে মান বেছে নিয়ে ডেটা ভ্যালিডেশন তৈরি করতে পারেন।

স্ক্রিনশট থেকে দেখুন, আমরা "Range of values" নামক একটি ভিন্ন শিট থেকে লিস্ট ব্যবহার করেছি। সোর্স ফিল্ডে শিটের নাম ও সেল রেফারেন্স দেখা যাচ্ছে।

আরও পড়ুন: অন্য শিট থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট ব্যবহারের ৬টি পদ্ধতি

৬. ডেটা ভ্যালিডেশনে ত্রুটি হ্যান্ডলিং

আমাদের লিস্টে নেই এমন একটি আইটেম প্রবেশ করাই:

এখন Enter চাপুন। নিচের মেসেজটি দেখতে পাবেন:

আমাদের আইটেম লিস্টে না থাকায় এটি বৈধ আইটেম হিসেবে গ্রহণ করবে না। এটি ডেটা ভ্যালিডেশনের একটি Error Alert। আপনি এটি বিভিন্নভাবে কাস্টমাইজ করতে পারেন।

মাইক্রোসফট এক্সেলে আপনি তিন ধরনের এরর মেসেজ দেখাতে পারেন। এগুলো হল Stop, Warning, এবং Information।

যে Title এবং Error Message ব্যবহারকারী অগ্রাহ্য ইনপুট দিলে দেখাতে চান সেটি নির্বাচন করুন।

৬.১ Stop Style

ব্যবহারকারী অবৈধ এন্ট্রি দিলে এটি প্রদর্শিত হবে। এই অপশন ব্যবহারকারীকে পুনরায় টাইপ করতে বা محاولة বাতিল করতে দেয়।

৬.২ Warning Style

Warning style একটি মেসেজ দেখায় যা ব্যবহারকারীকে লিস্টে নেই এমন আইটেমটি গ্রহণ করার বিকল্প দেয়।

৬.৩ Information Style

Information style একটি মেসেজ দেখায় যা ব্যবহারকারী যা দিয়েছে সেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুমোদন করে। এটি ব্যবহারকারীকে ডেটা ভ্যালিডেশনের নিয়মগুলো দেখায়।

আরও পড়ুন: এক্সেলে কাস্টম ডেটা ভ্যালিডেশন একাধিক ক্রাইটেরিয়ার জন্য (৪টি উদাহরণ)

৭. এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্টে নেই এমন এন্ট্রি অনুমতি দিন

ডেটা ভ্যালিডেশন যোগ করলে এরর অ্যালার্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে অন থাকে। অর্থাৎ আপনি লিস্টের বাইরের অবৈধ আইটেম কলামে প্রবেশ করাতে পারবেন না। কিন্তু আপনি এমন পরিস্থিতিতে পড়তে পারেন যেখানে ব্যবহারকারীকে লিস্টে নেই এমন আইটেম ইনপুট দিতে দিতে হবে। এই পরিস্থিতিতে আপনি দুটি পদ্ধতি अपना পারেন:

৭.১ এরর চেকিং বন্ধ করুন

লিস্টে নেই এমন এন্ট্রি অনুমতি দিতে আপনি এরর চেকিং অপশন বন্ধ করতে পারেন। ऐसा করলে এক্সেল অন্য মানগুলোর জন্য কোনো এরর মেসেজ দেখাবে না এবং ব্যবহারকারীর দেওয়া যেকোনো আইটেম গ্রহণ করবে।

Data Validation ডায়ালগ বক্সে Error Alert ট্যাব নির্বাচন করুন। তারপর ছবির মতো অপশনটি আনচেক করুন।

এরপর আপনি লিস্টের বাইরের যেকোনো মান এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্টে প্রবেশ করাতে পারবেন।

৭.২ অন্য এরর অ্যালার্ট অপশন নির্বাচন করুন

অন্য এন্ট্রি অনুমতি দিতে অন্য একটি উপায় হল ভিন্ন এরর অ্যালার্ট অপশন নির্বাচন করা। আমরা ইতিমধ্যে বিভিন্ন ধরনের এরর অ্যালার্ট দেখিয়েছি। আমার মতে Information style বেছে নিন।

এই এরর অ্যালার্ট আপনাকে কলামে ভিন্ন আইটেম ইনপুট দিতে দেয়।

আরও পড়ুন: ফিল্টারসহ এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট (২ পদ্ধতি)

৮. ড্রপ-ডাউন লিস্টে নতুন ডেটা সোর্স যোগ

আপনি এমন পরিস্থিতিতে পড়তে পারেন যেখানে আপনার লিস্ট বড়াতে হবে। এক্সেলে আপনার ড্রপ-ডাউন লিস্টের জন্য নতুন ডেটা সোর্স অনুমতি দিতে হবে।

নিচের স্ক্রিনশটটি দেখুন:

এখানে আমরা লিস্টটিকে অতিরিক্ত দুটি আইটেম দিয়ে বড়িয়েছি। এখন এক্সেলকে জানাতে হবে যে আমরা লিস্ট বড়িয়েছি।

আপনি আবার সব সেল নির্বাচন করে নতুন লিস্ট দিয়ে ডেটা ভ্যালিডেশন তৈরি করতে পারেন। এটি কাজ করবে। কিন্তু এখানে আরো একটি সহজ উপায় আছে।

📌 ধাপসমূহ

• প্রথমে কলামের প্রথম সেলটি নির্বাচন করুন।
• তারপর Data ট্যাবে যান। Data Tools গ্রুপ থেকে Data Validation-এ ক্লিক করুন। Data Validation ডায়ালগ বক্স দেখা যাবে।

• এখানে আপনার লিস্টের নতুন সোর্স নির্বাচন করুন।
• তারপর "Apply these changes to all other cells with the same settings" চেকবক্সটি টিক করুন। এটি কলামে ডেটা ভ্যালিডেশন আছে যেসব সেলে সেগুলোতে আপনার নতুন ডেটা সোর্স প্রয়োগ করবে।
• এখন OK ক্লিক করুন এবং আপনার নতুন ডেটা সোর্স যোগ হয়েছে কিনা চেক করুন।

আপনি দেখছেন, আমাদের নতুন ডেটা সোর্স এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্টে যোগ হয়েছে।

সম্পর্কিত বিষয়: এক্সেল VBA দিয়ে অ্যারে থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট তৈরি

💬 মনে রাখবেন

আপনি ডেটা ভ্যালিডেশন আছে যেকোনো সেল কপি করে অন্য সেলে পেস্ট করতে পারেন। ফলাফল সেলগুলোতে একই ড্রপ-ডাউন লিস্ট থাকবে।

উপসংহার

উপসংহারে, আশা করি এই টিউটোরিয়াল আপনাকে এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করে তৈরি করার জন্য উপকারী জ্ঞান দিয়েছে। আমরা সুপারিশ করি এই সব নির্দেশনা আপনার ডেটাসেটে শিখে প্রয়োগ করতে। অনুশীলন ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন এবং নিজে চেষ্টা করুন। এছাড়া কমেন্ট সেকশনে আপনার মূল্যবান মতামত জানাতে ভুলবেন না। আপনার ফিডব্যাক আমাদের এইরকম টিউটোরিয়াল তৈরি করতে অনুপ্রাণিত রাখে।

বিভিন্ন এক্সেল-সম্পর্কিত সমস্যা ও সমাধানের জন্য আমাদের ওয়েবসাইট Exceldemy.com দেখতে ভুলবেন না।

নতুন পদ্ধতি শিখতে থাকুন এবং বড় হোন!

সম্পর্কিত নিবন্ধসমূহ

• এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন ফর্মুলায় IF স্টেটমেন্ট ব্যবহার (৬ উপায়)
• রঙ ব্যবহার করে এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন (৪ উপায়)
• [সামাধান] কপি-পেস্টের জন্য এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কাজ না করলে (সমাধানসহ)
• এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট থেকে ব্ল্যাঙ্ক সরানোর ৫ পদ্ধতি
• এক্সেল VBA দিয়ে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্টে ডিফল্ট ভ্যালু (ম্যাক্রো ও UserForm)