মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে, একটি ড্রপ ডাউন তালিকা সেই সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি যা আপনাকে ওয়ার্কশীটে আপনার ডেটা যাচাই করতে দেয়। এটি আপনাকে মানগুলির একটি নির্দিষ্ট পরিসর নির্বাচন করতে অনেক সময় বাঁচাতে সহায়তা করে। যদি আপনার সেল শুধুমাত্র নির্দিষ্ট মান নেয়, তাহলে আপনাকে বারবার টাইপ করতে হবে না। পরিবর্তে, আপনি আপনার এক্সেল ওয়ার্কশীটে ডেটা যাচাইকরণের জন্য একটি ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করতে পারেন। এই টিউটোরিয়ালে, আপনি শিখবেন ঠিক কীভাবে আপনার প্রথম ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করবেন।
এই টিউটোরিয়ালটি উপযুক্ত উদাহরণ এবং সঠিক চিত্র সহ পয়েন্টে থাকবে। সুতরাং, আপনার জ্ঞান সমৃদ্ধ করতে সম্পূর্ণ নিবন্ধটি পড়ুন।
এই অনুশীলন ওয়ার্কবুকটি ডাউনলোড করুন।
এক্সেলে ডেটা যাচাইকরণ কি?
এখন, ডেটা যাচাইকরণ আপনাকে একটি কক্ষে আপনার ইনপুট নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়। যখন আপনার একটি ক্ষেত্র প্রবেশ করার জন্য সীমিত মান থাকে, আপনি আপনার ডেটা যাচাই করতে ড্রপ ডাউন তালিকা ব্যবহার করতে পারেন। আপনাকে বারবার টাইপ করে ডেটা প্রবেশ করতে হবে না। ডেটা যাচাইকরণ তালিকাটি নিশ্চিত করে যে আপনার ইনপুটগুলি ত্রুটি-মুক্ত।
এখন, এটাকে ডাটা ভ্যালিডেশন বলা হয় কেন? কারণ এটি নিশ্চিত করে যে শুধুমাত্র বৈধ তথ্য তালিকা তৈরি করে।
ডেটাসেটের সাথে পরিচিত হওয়া ব্যবহারকারীদের জন্য এটি সহায়ক। তাদের ম্যানুয়ালি ডেটা ইনপুট করতে হবে না। পরিবর্তে, তারা আপনার তৈরি করা ড্রপ ডাউন তালিকা থেকে যেকোনো মান বেছে নিতে পারে।
এক্সেলে ডেটা যাচাইকরণের জন্য একটি ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করার 8 পদ্ধতি
নিম্নলিখিত বিভাগগুলিতে, আপনি বিভিন্ন উপায়ে ডেটা যাচাইকরণের জন্য একটি এক্সেল ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করতে শিখবেন। আমি আপনাকে আপনার ডেটাসেটে এই সমস্ত পদ্ধতিগুলি শিখতে এবং প্রয়োগ করার পরামর্শ দিচ্ছি। আমি আশা করি এটি আপনার এক্সেল জ্ঞান বিকাশ করবে। আসুন এতে প্রবেশ করি।
1. এক্সেলের একটি কক্ষে ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করুন
এই বিভাগে, আপনি Excel এ একটি সাধারণ ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করতে শিখবেন। আমি এখানে একটি একক কক্ষের জন্য একটি ডেটা যাচাইকরণ তৈরি করব৷
৷নিম্নলিখিত স্ক্রিনশটটি দেখুন:
এখানে, আমরা একটি এক্সেল ডেটা যাচাইকরণ তালিকা তৈরি করব।
📌 পদক্ষেপ
- প্রথমে, সেল B5-এ ক্লিক করুন .
- এর পর, ডেটা-এ যান ট্যাব তারপর, ডেটা টুলস থেকে গ্রুপ, ডেটা যাচাইকরণ-এ ক্লিক করুন . আপনি একটি ডেটা যাচাইকরণ ডায়ালগ বক্স দেখতে পাবেন।
- এখন, অনুমতি দিন থেকে ড্রপ ডাউন তালিকা। তালিকা নির্বাচন করুন .
- এখানে, আমরা সেলের কাছে গ্রহণযোগ্য বৈধ ডেটা ইনপুট করি। আমি কমা ব্যবহার করে কিছু নমুনা ডেটা দিয়েছি। আপনি একটি তালিকা, টেবিল, ইত্যাদি ব্যবহার করতে পারেন যা আমি পরে আলোচনা করব।
- এরপর, ঠিক আছে এ ক্লিক করুন .
- যেমন আপনি সেলের পাশে একটি ড্রপ ডাউন লোগো দেখতে পাচ্ছেন। এখন, সেটিতে ক্লিক করুন।
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, আমরা যে তালিকা তৈরি করেছি তা এখানে দেখানো হয়েছে। এখন, আপনি ঘরে প্রবেশ করতে চান এমন যেকোনো ডেটাতে ক্লিক করুন। এইভাবে, আপনি ড্রপ ডাউন তালিকা ব্যবহার করে একটি এক্সেল ডেটা যাচাইকরণ তৈরি করতে পারেন।
আরো পড়ুন: এক্সেলের এক কক্ষে কীভাবে একাধিক ডেটা বৈধতা প্রয়োগ করবেন (3টি উদাহরণ)
2. একাধিক কক্ষে ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করুন
এখন, আমরা একটি একক ঘরের জন্য একটি ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করেছি। কিন্তু, যদি আমরা একাধিক কোষের জন্য এটি করতে চাই? এটা বেশ সহজ. আমাদের মতে, আপনি দুটি পদ্ধতি অনুসরণ করতে পারেন।
2.1 ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করে তৈরি করুন
এখন, আপনি এটিকে কপি-পেস্ট পদ্ধতিও বলতে পারেন। আপনি যে কক্ষের ডেটা বৈধতা আছে সেটি কপি করে অন্য কক্ষে পেস্ট করতে পারেন। ফলস্বরূপ সেলটিতে ডেটা যাচাইকরণ ড্রপ ডাউনও থাকবে।
অথবা আপনি ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করতে পারেন একাধিক কক্ষে ডেটা বৈধতা অনুলিপি করতে।
আপনি ফিল হ্যান্ডেলটি নিচে টেনে আনতে পারেন একটি নির্দিষ্ট কলামে ডেটা যাচাইকরণ তালিকা অনুলিপি করার জন্য আইকন।
এর পরে, আপনি দেখতে পাবেন যে সমস্ত সেলগুলিতে ডেটা যাচাইকরণের তালিকা রয়েছে। এখন, আইকনে ক্লিক করুন এবং আপনার ডেটা নির্বাচন করুন৷
৷2.2 Select Multiple Cells and Create Drop Down List
Now, we have created drop down list for data validation for a single cell. Here, you can follow the same process to create a list. Just a simple tweak. Select all the cells that you want to validate.
Follow, any of the methods to create an Excel drop down list for data validation.
Read More:Data Validation Drop Down List with VBA in Excel (7 Applications)
3. Drop Down List from Comma Separated Values
Now, to create a drop down list you have to provide some values from which users can choose. You can give those values in various forms. One of them is using the Comma Separated Values that we showed earlier.
Here, in the Source field, you have to enter the values you want limited to the cell. Here, we provided the values with the separator comma.
আরো পড়ুন: How to Make a Data Validation List from Table in Excel (3 Methods)
4. Drop Down List from a Range of Values
Now, typing the source values one by one is a very hectic thing. Instead of that, you can select the source values from a list. In this section, I am going to show you that.
📌 পদক্ষেপ
- First, create your list of values.
- Then, select the range of cells where you want to apply the data validation.
- এর পর, ডেটা -এ যান Then, from the Data Tools group, click on Data Validation . You will see a Data Validation ডায়ালগ বক্স।
- In the Allow drop down, select List . Then, in the Source field select the range of cells where your list is located. Then, click on OK .
Finally, you will see the drop down list in those cells. In this way, you can use a range of values to create data validation in Excel.
আরো পড়ুন: How to Use Named Range for Data Validation List with VBA in Excel
অনুরূপ পড়া:
- Excel Data Validation Alphanumeric Only (Using Custom Formula)
- Data Validation Based on Another Cell Value
- Use Custom VLOOKUP Formula in Excel Data Validatio n
5. Use List on Another Sheet
Previously, we created a drop down list where our range of values was in the same sheet. Now, you can also choose the values in the source field from another sheet to create a data validation.
As you can see from the screenshot, we have used a list from a different sheet named “Range of values ” And in the source field, you can see the sheet name and the cell references.
আরো পড়ুন: How to Use Data Validation List from Another Sheet (6 Methods)
6. Error Handling in Data Validation
Let’s enter an item that is not on our list:
Now, press Enter . You will see the following message:
As our item was not on the list, it won’t take this as a valid item. This is an Error Alert in data validation. You can customize it in various ways.
In Microsoft Excel, you can show three types of error messages. These are Stop, Warning, and Information .
Select the Title and Error Message you want to show when a user gives an invalid input.
6.1 Stop Style
It will appear when the user gives an invalid entry. This option allows the user to retype or cancel the attempt.
6.2 Warning Style
The warning style shows a message that gives a user a choice to allow the item that is not in the list you selected.
6.3 Information Style
The Information style shows a message that automatically authorizes the item no matter what the user gave. It shows the user the data validation rules.
আরো পড়ুন: Apply Custom Data Validation for Multiple Criteria in Excel (4 Examples)
7. Allow Entries That Are Not in Excel Drop Down List
When you add the data validation, an error alert is automatically turned on. That means you can not enter invalid items in the column. Now, you may be in a situation where you have to allow the user to enter items that are not selected in the list. In this situation you can follow two methods:
7.1 Turn Off Error Checking
To allow the entries that are not on the list, you can turn off the error checking option. By doing that, Excel won’t show any error message for other values and it will accept any item given by the user.
In the Data Validation dialog box, select the Error Alert ট্যাব Then uncheck the option as we showed in the picture.
After that, you can enter any other values outside the list to in the Excel data validation list.
7.2 Choose Other Error Alerts Options
Another useful way to allow other entries is to choose different error alert options. We have already shown you different types of error alerts. According to me, choose the Information style.
This error alert allows you to enter different items in the column.
আরো পড়ুন: Excel Data Validation Drop Down List with Filter (2 Methods)
8. Adding New Data Source in the Drop Down List
Now, you may face any situation where you have to expand your list. You have to allow a new data source for your drop down list in Excel.
নিম্নলিখিত স্ক্রিনশটটি দেখুন:
Here, we have extended our list with extra two items. Now, you have to tell Excel that we extended our list.
You can again select all the cells and create a data validation with the new list. It will also do the work. Now, there is another easy way to solve this.
📌 পদক্ষেপ
- First, select the first cell of the column.
- এর পর, ডেটা -এ যান Then, from the Data Tools group, click on Data Validation . You will see a Data Validation dialog box.
- Here, select the new source of your list.
- Then, check the box “Apply these changes to all other cells with the same settings ” It will apply your new data source to all the cells that have data validation in the column.
- Now, click on OK and check your new data source is added or not.
As you can see, our new data source is added in the drop down list in Excel.
সম্পর্কিত বিষয়বস্তু: Excel VBA to Create Data Validation List from Array
💬 Things to Remember
You can copy any cell with data validation and paste it to other cells. The resulting cells will have the same drop down list.
উপসংহার
To conclude, I hope this tutorial has provided you with a piece of useful knowledge to create Excel data validation using the drop down list. We recommend you learn and apply all these instructions to your dataset. Download the practice workbook and try these yourself. Also, feel free to give feedback in the comment section. Your valuable feedback keeps us motivated to create tutorials like this.
Don’t forget to check our website Exceldemy.com for various Excel-related problems and solutions.
Keep learning new methods and keep growing!
সম্পর্কিত প্রবন্ধ
- How to Use IF Statement in Data Validation Formula in Excel (6 Ways)
- Use Data Validation in Excel with Color (4 Ways)
- [Fixed] Data Validation Not Working for Copy Paste in Excel (with Solution)
- How to Remove Blanks from Data Validation List in Excel (5 Methods
- Default Value in Data Validation List with Excel VBA (Macro and UserForm)
