মাইক্রোসফট এক্সেলে, ড্রপ-ডাউন লিস্ট ফিল্টার ব্যবহার করলে ডেটা এন্ট্রি দ্রুত হয়। ফিল্টারসহ আমরা আমাদের ওয়ার্কশিটের ডেটার প্রাসঙ্গিক অংশগুলো কয়ালিফাই এবং দেখাতে পারি। এই আর্টিকেলে আমরা দেখাব কিভাবে এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট ফিল্টার তৈরি করতে হয়।
আপনি ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করে প্র্যাকটিস করতে পারেন।
এক্সেলে ফিল্টারসহ ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির ৭টি ভিন্ন পদ্ধতি
ফিল্টারিং গ্রুপিং থেকে আলাদা যেমন এটি আমাদেরকে শুধু প্রাসঙ্গিক তথ্য কয়ালিফাই এবং দেখাতে দেয়। চলুন এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট ফিল্টার তৈরির কিছু সহজ পদ্ধতি দেখি।
১. ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করুন
এই মেথডে, আমরা দেখব কিভাবে ড্রপ-ডাউন লিস্ট ফিল্টার তৈরি করা যায়। এর জন্য আমরা নিচের ডেটাসেট ব্যবহার করব। ডেটাসেটে কলাম B-এ কিছু প্রার্থীর নাম রয়েছে। এখন, আমরা কলাম C-এ প্রার্থীরা সিলেক্টেড কিনা সেটি দেখানোর একটি লিস্ট তৈরি করব। কাজটি সহজ করতে আমরা একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট ফিল্টার তৈরি করব। এর জন্য নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।
- প্রথমে, যেখানে ড্রপ-ডাউন লিস্ট ফিল্টার তৈরি করতে চান সেই সেলগুলো সিলেক্ট করুন।
- দ্বিতীয়, রিবনে Data ট্যাবে ক্লিক করুন।
- তৃতীয়, Data Validation ড্রপ-ডাউন মেনুতে যান।
- চতুর্থ, ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Data Validation সিলেক্ট করুন।
- এটি Data Validation ডায়লগ বক্স খুলবে।
- Settings অপশনে আমরা Validation criteria দেখতে পাব।
- এখন, Allow-এর নিচের ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন।
- ডিফল্টভাবে, Any value সিলেক্ট করা থাকে। আমরা এটিকে List-এ পরিবর্তন করব।
- এটি একটি Source নামক বক্স দেখাবে। সোর্স বক্সে Yes, No, Not Decided Yet লিখুন।
- তারপর, OK বাটনে ক্লিক করুন।
- চূড়ান্তে, আমরা ফলাফল দেখতে পাচ্ছি। আমাদের সিলেক্ট করা সেলগুলো এখন ড্রপ-ডাউন লিস্ট বক্স।
- এখন, আমরা সহজে কে সিলেক্টেড সেটি লিস্ট করতে পারি।
- যদি ডেটা পরিবর্তন করার প্রয়োজন হয়, তবে আমরা দ্রুত সেটি করতে পারি।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির পদ্ধতি
২. এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট ফিল্টার দিয়ে ডেটা এক্সট্রাক্ট করুন
এই মেথডে, আমরা দেখব কিভাবে এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট সিলেকশন ভিত্তিক ডেটা এক্সট্রাক্ট বা ফিল্টার করা যায়। তাহলে, এখানে আমাদের একটি ডেটাসেট আছে যাতে কলাম B-এ কিছু প্রোডাক্ট আইডি, কলাম C-এ প্রোডাক্টের নাম, এবং কলাম D-এ কান্ট্রি নাম রয়েছে।
২.১. ইউনিক আইটেমের একটি লিস্ট তৈরি করুন
আমরা কান্ট্রিগুলোর একটি ইউনিক লিস্ট তৈরি করব। সেজন্য নিচের ধাপগুলো দেখুন।
STEPS:
- প্রথমে, কলাম D-এ থাকা কান্ট্রিগুলো সিলেক্ট করুন।
- দ্বিতীয়, সিলেক্ট করা কান্ট্রিগুলো ওয়ার্কশিটের যেকোনো অন্য সেলে পেস্ট করুন।
- এরপর, রিবন থেকে Data ট্যাবে যান।
- তারপর, Remove Duplicates-এ ক্লিক করুন।
- এটি Remove Duplicates ডায়লগ বক্সে আসবে।
- এখন, চেক করুন যে আমরা যে কলামে ইউনিক লিস্ট তৈরি করতে চাচ্ছি সেটি সিলেক্ট করা আছে কিনা।
- তারপর, OK ক্লিক করুন।
- একটি পপ-আপ উইন্ডো আসবে, যা ডুপ্লিকেট ভ্যালু রিমUভ হয়েছে কিনা সেটি কনফার্ম করবে।
- শেষে, আমরা দেখতে পাচ্ছি ২টি ডুপ্লিকেট ভ্যালু রিমUভ হয়েছে এবং ৪টি ইউনিক ভ্যালু অবশিষ্ট আছে।
২.২. ইউনিক আইটেম দেখানোর জন্য ড্রপ-ডাউন ফিল্টার বসান
ইউনিক ভ্যালুগুলো ড্রপ-ডাউন লিস্ট ফিল্টারে দেখানোর জন্য উপরের মতোই ধাপ ফলো করুন।
STEPS:
- শুরুতে, Data ট্যাবে যান।
- এরপর, Data Validation ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন।
- এখন, Data Validation সিলেক্ট করুন।
- Data Validation ডায়লগ বক্স আসবে।
- এই মুহূর্তে, ড্রপ-ডাউন থেকে List সিলেক্ট করুন।
- এরপর, Source সেকশনে উপরের অ্যারোতে ক্লিক করুন।
- এখন, আমরা যা জেনারেট করলাম সেকই ইউনিক ভ্যালুগুলো সিলেক্ট করুন।
- এন্টার হিট করুন।
- এই সময়, আমরা দেখতে পাচ্ছি সিলেক্ট করা ইউনিক ভ্যালুগুলো Source সেকশনে আছে।
- OK ক্লিক করুন।
- এটি করার ফলে, I2 সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখাচ্ছে।
২.৩. রেকর্ড এক্সট্রাক্ট করার জন্য হেল্পার কলাম ব্যবহার করুন
আমাদের এক্সেলকে অটোমেটিক্যালি রেকর্ডগুলো চিনতে হবে যা সিলেক্ট করা আইটেমের সাথে মিলে, যতক্ষণ না আমরা ড্রপ-ডাউন সিলেকশন করি। এর জন্য আমাদের তিনটি হেল্পার কলাম প্রয়োজন। নিচের ধাপগুলো দেখি কিভাবে এটি করা যায়।
STEPS:
- প্রথম হেল্পার কলামে, আমাদের এই সেলগুলোয় রো নম্বর প্রয়োজন। তাই, E5 ডেটাসেটে রো নম্বর ১, E6 হবে রো নম্বর ২, এবং így vidare। এটি করার জন্য আমরা ম্যানুয়ালি হার্ড কোড করতে পারি অথবা ROWS ফর্মুলা ব্যবহার করতে পারি।
- ROWS ফর্মুলা ইনপুট হিসেবে একটি অ্যারে নেয় এবং দুটি সেল রেফারেন্সের মাঝপথে কতগুলো সারি আছে সেটি রিটার্ন করে। আমাদের উদাহরণে, সেল E5-এ শুধু একটি সারি আছে।
- প্রথম সেলটি F4 প্রেস করে বা $ ডলার সাইন দিয়ে লক করুন।
- এখন ফর্মুলা লিখুন।
=ROWS($D$5:D5)
- তারপর, Enter প্রেস করুন।
- এখন, ফিল হ্যান্ডেল ড্র্যাগ করুন ফর্মুলা কপি করে সব সারি দেখাতে।
- আমরা দেখতে পাচ্ছি সেলগুলো এক করে ইনক্রিমেন্ট হয়েছে কারণ D5 থেকে D6-এ দুটি সারি আছে এবং এভাবেই এগিয়ে যাচ্ছে।
- এখন, দ্বিতীয় হেল্পার কলাম তৈরি করি যেটি শুধু সেই রো নম্বর দেখাবে যেগুলো I2-এ সিলেক্ট করা কান্ট্রির সাথে মেলে। আমরা চাই যেসব রো নম্বর Bangladesh আছে। তাই হেল্পার কলামটি ১ এবং ৪ দেখাবে। সেজন্য আমরা একটি IF কন্ডিশন ব্যবহার করব।
- শর্তটি হল
=IF($I$2=D5,E5,"")
- এখন, ফিল হ্যান্ডেল ড্র্যাগ ডাউন করুন নম্বরগুলো দেখাতে।
- যদি কান্ট্রি পরিবর্তন করি, তবে হেল্পার ২ কলামে সিলেক্ট করা কান্ট্রি থাকা রো নম্বরগুলো দেখাবে।
- এরপর, আমাদের আরেকটি হেল্পার কলাম প্রয়োজন যেখানে হেল্পার কলাম ২-এর সব নম্বর একসাথে স্ট্যাক হবে। আসলে, আমরা মাঝপথের গ্যাপ চাই না। সেজন্য আমরা SMALL ফর্মুলা ব্যবহার করব।
- এখন নিচের ফর্মুলা লিখুন।
=SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5))
এখানে, ROWS($F$5:F5) ব্যবহার করলাম প্রথম স্মলেস্ট ভ্যালু রিটার্ন করার জন্য।
- কিন্তু, একটা সমস্যা আছে। ফিল হ্যান্ডেল ড্র্যাগ ডাউন করলে এটি #NUM! এরর দেখাচ্ছে।
- এরর এড়াতে নিচের ফর্মুলা লিখব।
=IFERROR(SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5)),"")
এই IFERROR ফাংশনটি এরর রিমUভ করবে।
- চূড়ান্তে, ফিল হ্যান্ডেল ড্র্যাগ করলে রো নম্বরগুলো সঠিকভাবে দেখাবে।
- এখন শেষ ধাপ, নতুন তিনটি কলামে সিলেক্ট করা কান্ট্রির প্রোডাক্ট আইডি এবং প্রোডাক্ট নাম দেখাবে। সেজন্য আমরা একটি সিম্পল INDEX ফাংশন ব্যবহার করব যা সিলেক্ট করা কান্ট্রি অনুযায়ী প্রোডাক্ট আইডি রিটার্ন করবে।
- এখন, সেল K5-এ ফর্মুলা লিখুন।
=INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5))
COLUMNS($H$5:H5)-এ, ওয়ার্কশিটের বাম প্যারেন্থেসিসে যে কলামটি আছে সেটি সিলেক্ট করুন।
- আরো, আমরা দেখতে পাচ্ছি #VALUE! এরর দেখাচ্ছে।
- এরর রিমUভ করতে, আমরা আগের মতো IFERROR ফাংশন ব্যবহার করব।
- পূর্বের ফর্মুলার বদলে এখন আমরা লিখব।
=IFERROR(INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5)),"")
- চূড়ান্তে, K5:M10-এ ফিল হ্যান্ডেল ড্র্যাগ করুন।
- এবং, সব ধাপ সম্পন্ন।
- যদি ড্রপ-ডাউন ফিল্টার লিস্ট থেকে কান্ট্রি পরিবর্তন করি, তবে ডান পাশের টেবিল অটোমেটিক্যালি পরিবর্তন হয়ে যাবে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে মাল্টিপল সিলেকশনসহ ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির পদ্ধতি
৩. এক্সেল Sort এবং Filtering ডেটা ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে
এক্সেলে অনেক একসাইটিং টুল রয়েছে যা আমরা আমাদের দৈনন্দিন কাজে ব্যবহার করতে পারি। Sort and Filter টুলবার হল এমন একটি ফিচার যা সহজে আমাদের ডেটাতে ড্রপ-ডাউন লিস্ট ফিল্টার তৈরি করতে দেয়। উপরের মেথডের মতোই, আমরা একই ডেটাসেট ব্যবহার করব, প্রোডাক্ট আইডি, প্রোডাক্ট নাম, এবং কান্ট্রি সহ।
৩.১. Sort and Filter ফিচার ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করুন
চলুন দেখি সর্ট অ্যান্ড ফিল্টার টুলবার কিভাবে ব্যবহার করতে হয়। এর জন্য নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।
STEPS:
- প্রথমে, ডেটাসেটের হেডারগুলো সিলেক্ট করুন।
- তারপর, রিবনের Data ট্যাব থেকে, Sort & Filter সেকশনে Filter-এ ক্লিক করুন।
- এটি সব হেডারকে ড্রপ-ডাউন ফিল্টার অ্যারোতে রূপান্তরিত করবে।
- এখন, যেই হেডার ফিল্টার আউট করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন।
- তাহলে, আমরা প্রোডাক্ট আইডির ড্রপ-ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করলাম প্রোডাক্ট ফিল্টার আউট করতে।
- এখন, যেসব ডেটা দেখতে চান না সেগুলো আনচেক করুন।
- তারপর, OK বাটনে ক্লিক করুন।
- চূড়ান্তে, আমরা ফলাফল দেখতে পাচ্ছি। আনচেক করা সব প্রোডাক্ট এখন ডেটাসেট থেকে গায়েব হয়ে গেছে। সব আনচেক করা ডেটা এখন 임시ভাবে হাইড করা আছে।
৩.২. নতুন ফিল্টার যোগ করুন
একই ডেটাসেটে নতুন ফিল্টার যোগ করতে নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।
STEPS:
- প্রথমে, যেই জায়গায় নতুন ফিল্টার যোগ করতে চান সেখানে ড্রপ-ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন। আমরা কান্ট্রিতে ক্লিক করব।
- দ্বিতীয়, যেসব কান্ট্রি দেখতে চান না সেগুলো আনচেক করুন।
- তারপর, OK ক্লিক করুন।
- এখন, আমরা দেখতে পাচ্ছি শুধু Bangladesh কান্ট্রির প্রোডাক্টগুলো বের হয়েছে। বাকিগুলো 임시ভাবে হাইড।
৩.৩. এক্সিস্টিং ফিল্টার ক্লিয়ার করুন
আমরা যদি এক্সিস্টিং ফিল্টার ক্লিয়ার করতে চাই, তবে সিম্পলি নিচের ধাপগুলো ফলো করে সেগুলো ক্লিয়ার করতে পারি।
STEPS:
- প্রথমে, যে হেডার ফিল্টার করা আছে সেটির ড্রপ-ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন। আমরা প্রোডাক্ট আইডেন্টিফিকেশন থেকে ফিল্টার ক্লিয়ার করতে চাই।
- এখন, Clear Filter From "Product ID"-এ ক্লিক করুন।
- এবং, बस। ড্রপ-ডাউন লিস্ট ফিল্টারগুলো এখন রিমUভ হয়েছে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ডাইনামিক ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির পদ্ধতি
৪. সার্চ ব্যবহার করে এক্সেলে ডেটা ফিল্টারিং
একইভাবে, এখন আমরা ড্রপ-ডাউন ডেটা ফিল্টারিং সার্চ ব্যবহার করে দেখব। এর জন্য, আমরা পূর্বের মেথডগুলোতে দেখানো একই ডেটাসেট ব্যবহার করব।
STEPS:
- প্রাথমিকভাবে, ড্রপ-ডাউন বক্স তৈরি করার জন্য যেসব হেডার চাই সেগুলো সিলেক্ট করুন।
- এরপর, Data ট্যাব → Filter-এ ক্লিক করুন।
- একটি কলাম ফিল্টার করতে, সেই কলামের ড্রপ-ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন। আমরা প্রোডাক্ট নাম কলাম ফিল্টার করতে চাই।
- এরপর, ছবিতে দেখানো সার্চ বক্সে যে প্রোডাক্ট নাম দেখতে চান সেটি লিখুন। আমরা শুধু Shampoo প্রোডাক্ট নাম দেখতে চাই।
- তারপর, OK ক্লিক করুন।
- এবং, এখন আমরা দেখতে পাচ্ছি যে এটি শুধু সেসব ডেটা দেখাচ্ছে যেগুলো প্রোডাক্ট নাম Shampoo কন্টেইন করে।
আরও পড়ুন: সিলেকশন অনুযায়ী এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট
সদৃশ পড়ুন
- টেবিল থেকে এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি (৫টি উদাহরণ)
- রঙসহ এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি (২টি পদ্ধতি)
- এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট কাজ করছে না (৮টি ইস্যু ও সমাধান)
- রেঞ্জ থেকে এক্সেলে লিস্ট তৈরি (৩টি মেথড)
৫. এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট ফিল্টারে টেক্সট ফিল্টারস
ডেটা আরও স্পেসিফিকভাবে দেখতে আমরা টেক্সট ফিল্টারস ব্যবহার করতে পারি।
STEPS:
- ডেটাসেটের সব হেডার সিলেক্ট করে একটি ড্রপ-ডাউন বক্স কনস্ট্রাক্ট করুন।
- তারপর, Data ট্যাবে যান এবং Filter সিলেক্ট করুন।
- এরপর, যে কলামের টেক্সট ফিল্টার করতে চান সেটির ড্রপ-ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন। আমরা কান্ট্রি কলামে ক্লিক করলাম।
- তারপর, Text Filters → Do Not Contain-এ যান।
- এই মুহূর্তে, একটি Custom AutoFilter ডায়লগ বক্স আসবে। মনে করুন আমরা Canada কন্টেইন করা কোনো ডেটা চাই না। তাই, আমরা Canada সিলেক্ট করলাম।
- তারপর, OK।
- এখন, আমরা দেখতে পাচ্ছি যে Canada কান্ট্রি কন্টেইন করা সব ডেটা এখন হাইড হয়েছে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে একাধিক কলামে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির পদ্ধতি
৬. এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট ফিল্টারে নাম্বার ফিল্টারিং
নাম্বার ম্যানিপুলেট করতে আমরা Number Filters ব্যবহার করতে পারি। এর জন্য, আমরা নিচের ডেটাসেট ব্যবহার করব।
STEPS:
- পূর্বের মেথডগুলোতে দেখানোভাবে, হেডারগুলো সিলেক্ট করুন।
- Data ট্যাব → Filter-এ ক্লিক করুন।
- শুধু যেই কলামে নাম্বার আছে সেটির ড্রপ-ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন। আমরা প্রোডাক্ট আইডেন্টিফিকেশনে ক্লিক করব।
- এখন, Number Filters-এ থেকে Between সিলেক্ট করুন। কারণ আমরা ১০৫-১১০ এর মাঝপথের প্রোডাক্ট দেখতে চাই।
- এটি Custom AutoFilter ডায়লগ বক্স খুলবে।
- এখন, যেসব নাম্বার দেখতে চান সেগুলো লিন।
- তারপর, OK ক্লিক করুন।
- চূড়ান্তে, প্রোডাক্ট আইডি ১০৫-১১০ এর মাঝপথে এখন দেখাচ্ছে, এবং বাকিগুলো ডেটা থেকে হাইড হয়েছে।
৭. এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্টে ডেট ফিল্টারস
এক নির্দিষ্ট সময়ের ডেটা দেখতে আমরা ডেট ফিল্টার ব্যবহার করতে পারি। এটি করার জন্য, আমরা নিচের ডেটাসেট ব্যবহার করব যা পূর্বেরটার মতো কিন্তু এডিশনালি এই ডেটাসেটে একটি ডেলিভারি ডেট কলাম রয়েছে। তাহলে ধাপগুলো দেখি।
STEPS:
- অন্য মেথডগুলোতে দেখানোভাবে, হেডারগুলো সিলেক্ট করুন।
- Data ট্যাব থেকে, Filter-এ ক্লিক করুন।
- ডেলিভারি ডেট ড্রপ-ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন।
- Date Filters-এ যান। আমরা শুধু গত মাসে ডেলিভার হওয়া প্রোডাক্ট দেখতে চাই। তাই আমরা Last Month সিলেক্ট করলাম।
- চূড়ান্তে, আমরা দেখতে পাচ্ছি গত মাসে যেসব প্রোডাক্ট ডেলিভার হয়েছিল সেগুলো এখন দেখাচ্ছে।
উপসংহার
এই আর্টিকেলে আপনি এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট ফিল্টার সম্পর্কে শিখলেন। আশা করি এটি আপনাকে সাহায্য করবে! আপনার যেকোনো প্রশ্ন, সাজেশন, বা ফিডব্যাক থাকলে কমেন্ট সেকশনে জানান। অথবা আপনি আমাদের অন্যান্য আর্টিকেলগুলো ExcelDemy.com ব্লগে দেখতে পারেন!
আরও পড়ুন
- অন্য শীট থেকে এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি (২টি মেথড)
- এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট এডিট করা (৪টি বেসিক অপ্রোচ)
- এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি (ইনডিপেন্ডেন্ট অ্যান্ড ডিপেন্ডেন্ট)
- VLOOKUP ড্রপ-ডাউন লিস্ট সহ এক্সেলে
