এক্সেলে কীভাবে একটি ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করবেন

এক্সেলে একটি ড্রপডাউন তালিকা ব্যবহার করলে স্প্রেডশীটে ডেটা প্রবেশ করতে যে সময় লাগতে পারে তা অনেকটাই কমিয়ে দিতে পারে। সৌভাগ্যক্রমে, এক্সেলে একটি ড্রপডাউন তালিকা তৈরি করা খুব সহজ।

এটি করার জন্য কয়েকটি পদ্ধতি রয়েছে, সহজ থেকে উন্নত। আপনি এই নিবন্ধে এটি করার প্রতিটি উপায় শিখবেন।

এক্সেলে একটি ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করুন:সহজ পদ্ধতি

Excel এ একটি ড্রপডাউন তালিকা তৈরি করার সবচেয়ে সহজ উপায় হ'ল ম্যানুয়ালি তালিকাটি প্রবেশ করানো। এটি এমন পরিস্থিতিতে জন্য আদর্শ যেখানে আপনার শুধুমাত্র একটি কক্ষে একটি ড্রপডাউন তালিকা প্রয়োজন এবং আপনাকে এটি ঘন ঘন আপডেট করতে হবে না৷

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি লোকেদেরকে একটি ফাইল পাঠান যেখানে আপনি চান যে তারা কিছু ক্ষেত্র পূরণ করুক, এবং একটি ফিল্ডে পছন্দের একটি সহজ তালিকা রয়েছে, এই পদ্ধতিটি আদর্শ৷

সহজ পদ্ধতি ব্যবহার করে একটি ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করতে:

1. সেল বা সেল নির্বাচন করুন যেখানে আপনি আপনার তালিকা তৈরি করতে চান৷

2. ডেটা নির্বাচন করুন মেনু থেকে, এবং ডেটা যাচাইকরণ নির্বাচন করুন রিবনে।

3. এটি একটি ডেটা যাচাইকরণ উইন্ডো খুলবে। অনুমতি দিন এর অধীনে ড্রপডাউন তালিকা নির্বাচন করুন এবং তালিকা নির্বাচন করুন .

4. এটি আপনাকে আপনার তালিকায় ম্যানুয়ালি যে আইটেমগুলি চান তা টাইপ করতে দেয়৷ শুধু উৎস-এ প্রতিটি আইটেম টাইপ করুন কমা দ্বারা পৃথক প্রতিটি আইটেম সহ ক্ষেত্র।

5. ঠিক আছে নির্বাচন করুন৷ . এখন আপনি দেখতে পাবেন যে আপনার নির্বাচিত সেলটির পাশে একটি ড্রপডাউন তীর রয়েছে। আপনি যখন এই তীরটি নির্বাচন করেন, তখন আপনি টাইপ করা সমস্ত আইটেম এই তালিকায় অন্তর্ভুক্ত দেখতে পাবেন৷

যদিও এটি Excel এ একটি ড্রপডাউন তালিকা তৈরি করার দ্রুততম পদ্ধতি, এটি বজায় রাখাও সবচেয়ে কঠিন। তালিকা পরিবর্তন করার জন্য বৈধকরণ সেটিংসে ফিরে যেতে হবে এবং উৎস ক্ষেত্র আপডেট করতে হবে।

আপনি যদি Excel এ এই ধরনের অনেক ড্রপডাউন তালিকা তৈরি করেন, তাহলে এগুলো পরিবর্তন করতে অনেক কাজ করতে পারে। এই কারণেই এই পদ্ধতিটি শুধুমাত্র একক কক্ষের জন্য এবং তালিকাগুলির জন্য ব্যবহার করা গুরুত্বপূর্ণ যা আপনি পরিবর্তন করার আশা করেন না।

এক্সেলে একটি ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করুন:একটি পরিসর ব্যবহার করে

আপনি যদি আরও নমনীয় সমাধান চান, তাহলে আপনি Excel এর অন্যান্য কক্ষ থেকে আপনার তালিকার জন্য আইটেমগুলি টানতে পারেন।

এটি করতে:

1. প্রথমে, কক্ষের যেকোন কলামে আপনার তালিকায় থাকা সমস্ত আইটেম তালিকাভুক্ত করুন। আপনি বর্তমান স্প্রেডশীটে বা অন্য কোনো শীটে এগুলি লিখতে পারেন৷

2. সেল নির্বাচন করতে উপরের প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন এবং ডেটা যাচাইকরণ উইন্ডো চালু করুন। অনুমতি ক্ষেত্রটিকে তালিকা-এ সেট করুন . এইবার, সোর্স ফিল্ডে কিছু টাইপ করার পরিবর্তে, এই ক্ষেত্রের ডানদিকে উপরের তীর আইকনটি নির্বাচন করুন। এটি হল পরিসর নির্বাচনের বিকল্প যা আপনাকে সেই ক্ষেত্রটি নির্বাচন করতে দেয় যেখান থেকে আপনি আপনার তালিকার আইটেমগুলি টানতে চান৷

3. আপনি ডেটা যাচাইকরণ উইন্ডোটি ভেঙে দেখতে পাবেন যাতে আপনি সম্পূর্ণ শীটটি দেখতে পারেন। আপনি যে সমস্ত তালিকা আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে চান সেগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করে এমন সমস্ত কক্ষের সম্পূর্ণ পরিসরে মাউস পয়েন্টারটি টেনে আনুন। আপনি এটি সম্পন্ন করার পরে, নির্বাচন ক্ষেত্রের ডানদিকে নিচের তীর আইকনটি নির্বাচন করুন। এটি আবার ডেটা যাচাইকরণ উইন্ডোকে প্রসারিত করবে।

4. আপনি সোর্স ফিল্ডে এখন আপনার নির্বাচিত পরিসর দেখতে পাবেন। শুধু ঠিক আছে নির্বাচন করুন এই সেটিংস গ্রহণ করতে.

5. এখন, যখন আপনি একটি ড্রপডাউন তালিকা হিসাবে কনফিগার করেছেন ঘরের ডানদিকে ড্রপডাউন তীরটি নির্বাচন করবেন, তখন আপনি এইমাত্র নির্বাচিত পরিসর থেকে অন্তর্ভুক্ত সমস্ত আইটেম দেখতে পাবেন৷

এই পদ্ধতির চমৎকার জিনিস হল যে আপনি সেই তালিকার যেকোন আইটেম পরিবর্তন করতে পারেন শুধুমাত্র পরিসরের যেকোন সেল পরিবর্তন করে। আপনি সেখানে যে কোনও পরিবর্তন করবেন তা আপনার তৈরি করা প্রতিটি ড্রপডাউন তালিকা আপডেট করবে যেখানে আপনি এই পরিসরটিকে উত্স হিসাবে নির্বাচন করেছেন৷

আপনি যখন একই তালিকা আইটেম ব্যবহার করে একটি ড্রপডাউনে অনেকগুলি ঘর ফর্ম্যাট করতে চান তখন এই পদ্ধতিটি সর্বোত্তম। আপনি একটি একক পরিসরের বিষয়বস্তু সেই সমস্ত তালিকার আইটেমগুলিকে নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন, এবং কতগুলি আছে তা বিবেচ্য নয়৷

আপনার তালিকায় আইটেম যোগ করা

আপনার তালিকা আপডেট করতে আপনার পরিসরের আইটেমগুলি পরিবর্তন করার পাশাপাশি, আপনি নতুন আইটেমও যোগ করতে পারেন৷ আপনি পরিসরের শেষে একটি আইটেম যোগ করতে পারবেন না, কারণ আপনার ব্যাপ্তি নির্বাচন আপনার নির্বাচিত প্রথম এবং শেষ কক্ষ দ্বারা সীমিত৷

পরিবর্তে, আপনাকে পরিসরের মাঝখানে কোথাও একটি নতুন এন্ট্রি ঢোকাতে হবে। এক্সেল ডাটা ভ্যালিডেশন সেটিংসে আপনার পরিসরের নির্বাচনকে গতিশীলভাবে আপডেট করবে যাতে আপনি একটি কক্ষে যে নতুন পরিসর বাড়িয়েছেন তা অন্তর্ভুক্ত করতে৷

এটি করতে:

1. আপনার উৎস পরিসরের যেকোনো কক্ষে ডান-ক্লিক করুন এবং ঢোকান নির্বাচন করুন ড্রপডাউন মেনু থেকে।

2. ছোট নির্বাচন উইন্ডোতে, কক্ষগুলিকে নীচে সরান নির্বাচন করুন৷ , এবং ঠিক আছে নির্বাচন করুন . আপনি যেখানে নির্বাচন করেছেন সেখানে একটি ফাঁকা কক্ষ সন্নিবেশ করে এটি পরিসরের সমস্ত কক্ষকে এক করে নিচে নামিয়ে দেবে৷

3. আপনার তৈরি করা খালি ঘরে আপনি যে নতুন আইটেমটি যোগ করতে চান সেটি টাইপ করুন৷

এখন, যখন আপনি আপনার তৈরি করা ড্রপডাউন তালিকা ঘরের ডানদিকে নিচের তীর আইকনটি নির্বাচন করবেন, তখন আপনি পরিসরে এইমাত্র যোগ করা নতুন আইটেমটি দেখতে পাবেন৷

এটি আপনার ড্রপডাউন তালিকায় নতুন আইটেম যোগ করার একটি সহজ উপায়, কিন্তু এর জন্য কিছু অতিরিক্ত পদক্ষেপের প্রয়োজন। এটি অবশ্যই আপনার পরিসরের শেষে একটি নতুন আইটেম যোগ করার মতো সহজ নয়।

আপনি যদি এটি করতে চান তবে আপনাকে কেবল আপনার পরিসরে ডেটা যাচাইকরণ কীভাবে কনফিগার করেছেন তা পরিবর্তন করতে হবে। আপনি পরবর্তী বিভাগে এটি কীভাবে করবেন তা শিখতে পারেন।

গতিশীলভাবে আপনার তালিকায় আইটেম যোগ করা

আপনার কনফিগার করা পরিসরের শেষে নতুন আইটেমটি টাইপ করে আপনার ড্রপডাউন তালিকায় আইটেমগুলি যোগ করার আরও সুবিধাজনক উপায়ের জন্য, আপনাকে অফসেট ফাংশন ব্যবহার করতে হবে৷

ড্রপডাউন তালিকা ঘর নির্বাচন করে, ডেটা নির্বাচন করুন মেনু এবং ডেটা যাচাইকরণ থেকে ফিতা থেকে।

ডেটা যাচাইকরণ উইন্ডোতে, উত্সটিকে নিম্নলিখিতটিতে পরিবর্তন করুন:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

$E$1 পরিবর্তন করুন এবং $E:$E কলামের অক্ষরটি ব্যবহার করতে সূত্রে যেখানে আপনি আপনার আইটেমগুলির তালিকা প্রবেশ করেছেন। এই নতুন ডেটা যাচাইকরণ কনফিগারেশন নিশ্চিত করতে ঠিক আছে নির্বাচন করুন।

সূত্রটি কীভাবে কাজ করে তা এখানে:

• OFFSET ফাংশনের 0 টি আর্গুমেন্ট কলাম বা সারিতে কোনো অফসেট প্রয়োগ না করতে বলে।
• COUNTA ফাংশনের আউটপুট অফসেট ফাংশনকে ব্যাপ্তির উচ্চতা বলে।
• COUNTA ফাংশনটি কলামে খালি না থাকা কক্ষের সংখ্যা গণনা করে যেটি আপনার পরিসীমা রয়েছে৷

এখন, যখনই আপনি সেই কলামে একটি নতুন মান যোগ করেন, OFFSET ফাংশনের উচ্চতা প্যারামিটার এক দ্বারা বৃদ্ধি পায়, এবং OFFSET ফাংশন সম্পূর্ণ পরিসীমা প্রদান করে, আপনার নতুন এন্ট্রি অন্তর্ভুক্ত করার জন্য আপডেট করা হয়৷

এটি কার্যকরভাবে দেখতে, আপনার আইটেমগুলির পরিসরে একটি নতুন এন্ট্রি যোগ করুন। আপনার ড্রপডাউন কক্ষের ডানদিকে ড্রপডাউন তীরটি নির্বাচন করুন এবং আপনি ড্রপডাউন তালিকায় আপনার নতুন এন্ট্রি দেখতে পাবেন৷

মনে রাখবেন যে আপনার আইটেমগুলির তালিকা দীর্ঘ হলে আপনাকে ডানদিকের স্ক্রোল বারটি ব্যবহার করতে হবে৷

এক্সেল এ একটি ড্রপ ডাউন তালিকা সরানো

পরিশেষে, আপনি যদি এটি সেট আপ করেছেন এমন যেকোন কক্ষ থেকে ড্রপডাউন বিকল্পটি সরাতে চাইলে, কেবল সেই ঘরটি নির্বাচন করুন এবং ডেটা যাচাইকরণ উইন্ডোটি আবার খুলুন৷

অনুমতি দিন পরিবর্তন করুন যেকোন মান-এ ড্রপডাউন করুন এবং ঠিক আছে নির্বাচন করুন .

একবার আপনি এই সেটিং পরিবর্তন করলে, আপনি দেখতে পাবেন যে সেলটি স্বাভাবিক অবস্থায় ফিরে আসবে।

Excel এ ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করা

Excel এ একটি ড্রপডাউন তালিকা তৈরি করা সহজ, এবং আপনার কাছে বেছে নেওয়ার জন্য প্রচুর বিকল্প রয়েছে। আপনি যে পদ্ধতিটি বেছে নিয়েছেন তা নির্ভর করে আপনি আইটেমগুলির একটি তালিকার সাথে কতগুলি সেল সক্ষম করার পরিকল্পনা করছেন এবং আপনি আইটেমগুলির তালিকা কতটা নমনীয় হতে চান। আপনি যদি তালিকার আইটেমগুলি ঘন ঘন পরিবর্তন করার পরিকল্পনা করেন, তাহলে অবশ্যই গতিশীল পদ্ধতি ব্যবহার করুন৷