MIS, যার অর্থ হল ম্যানেজমেন্ট আইডেন্টিফিকেশন সিস্টেম , বিশ্বব্যাপী সংস্থাগুলির একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। MIS দৈনন্দিন কাজ এবং উত্পাদন ডেটা সম্পর্কিত ডেটা একত্রিত এবং মূল্যায়ন করার জন্য সমস্ত শাখায় পরিচালকদের এবং শীর্ষ-স্তরের প্রশাসনের জন্য একটি পদ্ধতি। সংক্ষিপ্তভাবে তথ্য উপস্থাপন এখানে মূল. এই নিবন্ধে, আমরা MIS-এর গুরুত্বপূর্ণ দিকগুলি নিয়ে আলোচনা করব এবং কীভাবে আপনি Excel-এ একটি MIS রিপোর্ট প্রস্তুত করতে পারেন আপনার নিজের থেকে একটি সহজ এবং বিস্তৃত পদ্ধতিতে।
নিচের এই অনুশীলন ওয়ার্কবুকটি ডাউনলোড করুন।
MIS রিপোর্টের ওভারভিউ
MIS ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেমকে বোঝায় MIS রিপোর্ট সমস্ত বিভাগে নির্বাহী এবং শীর্ষ-স্তরের পরিচালকদের দ্বারা ব্যবহৃত হয়। তারা একটি সিস্টেমের মধ্যে সমস্ত তথ্য একটি বুলেটিন ভিউ প্রদান করা হয়. এগুলি প্রতিদিনের কাজ এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া সম্পর্কে ডেটা সংগ্রহ, তুলনা এবং বিশ্লেষণ করে তৈরি করা হয়। এটি একটি প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন গুরুত্বপূর্ণ উপাদানের মূল্যায়ন, পরিচালনা এবং ট্র্যাকিং করে। এটি নির্বিঘ্নে সমস্যা, বাধা, চাপের পয়েন্ট ইত্যাদি সনাক্ত করতে সহায়তা করে।
এমআইএস রিপোর্টের বিভাগ
যদিও প্রচুর এমআইএস বিভাগ পাওয়া যায়, তবে তাদের মধ্যে মাত্র কয়েকটি বিশ্বব্যাপী স্বীকৃত এবং ব্যবহৃত হয়।
- সারাংশ রিপোর্ট
- ব্যতিক্রম রিপোর্ট
- ট্রেড রিপোর্ট
- অন-ডিমান্ড রিপোর্ট
Excel এ MIS রিপোর্টের প্রকারগুলি
উপরে উল্লিখিত বিভাগের অধীনে, একাধিক প্রকার রয়েছে যার অধীনে MIS রিপোর্ট পড়ে।
তাদের মধ্যে কয়েকটি নীচে দেওয়া হল৷
৷- বিক্রয় প্রতিবেদন
- অ্যাকাউন্ট MIS রিপোর্ট করুন
- উৎপাদন MIS রিপোর্ট করুন
- আয় বিবৃতি প্রতিবেদন
- অস্বাভাবিক ক্ষতির রিপোর্ট
- কস্টিং রিপোর্ট
- ইনভেন্টরি রিপোর্ট
- ক্যাশফ্লো স্টেটমেন্ট রিপোর্ট
- মেশিন ইউটিলাইজেশন রিপোর্ট
- আদর্শ সময়ের উপর প্রতিবেদন করুন।
- অর্ডার ইন হ্যান্ড রিপোর্ট।
MIS সিস্টেমের উপাদান
একটি দরকারী ব্যবস্থাপনা তথ্য সিস্টেম (MIS) পাঁচটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান নিয়ে গঠিত।
- মানুষ :মানুষ তারাই যারা প্রতিদিন সিস্টেমের তথ্য ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় বিবরণ রেকর্ড করে। এইচআর কর্মকর্তা, হিসাবরক্ষক ইত্যাদি ব্যক্তিরা এই ধরনের মধ্যে পড়েন।
- ডেটা :এটি দৈনন্দিন ব্যবসায়িক লেনদেনের ডেটা নিয়ে গঠিত। একটি ব্যাঙ্কের জন্য আমানত, উত্তোলন এবং অন্যান্য লেনদেনের মাধ্যমে ডেটা সংগ্রহ করা হয়।
- প্রক্রিয়া :এর মানে ব্যবসা পদ্ধতি। এগুলি হল সর্বোত্তম অনুশীলন যা সবাই একমত এবং প্রক্রিয়াটিকে মসৃণ করে তোলে৷ ৷
- সফ্টওয়্যার :সফ্টওয়্যার চালু আছে যা হার্ডওয়্যার/ডাটার সাথে মানুষকে সংযুক্ত করে। ভাল সফ্টওয়্যার এই যোগাযোগকে নির্বিঘ্ন করতে পারে এবং উত্পাদনশীলতা বাড়াতে পারে৷
- হার্ডওয়্যার :হার্ডওয়্যার প্রিন্টার, পিসি, নেটওয়ার্কিং মডিউল ইত্যাদি নিয়ে গঠিত৷ হার্ডওয়্যার কম্পিউটারকে ডেটা প্রক্রিয়া করার জন্য প্রয়োজনীয় কম্পিউটিং শক্তি দেয়৷ এটি আপনাকে মুদ্রণ করতে এবং একটি নেটওয়ার্কের সাথে সংযোগ করতে দেয়৷ হার্ডওয়্যার তথ্যে ডেটা রূপান্তর করা সহজ এবং দ্রুত করে।
Excel এ MIS রিপোর্ট প্রস্তুত করার জন্য ২টি উপযুক্ত উদাহরণ
একটি MIS রিপোর্ট প্রস্তুত করার জন্য কোন কঠিন এবং দ্রুত নিয়ম নেই। কিন্তু সারা বিশ্ব জুড়ে একটি সাধারণ কাজ রয়েছে যা মানুষ অনুসরণ করে।
- বিপণন, আর্থিক, লজিস্টিক ইত্যাদির মতো বিভিন্ন বিভাগ থেকে ডেটা সংগ্রহ করুন।
- তারপর এই ডেটাগুলিকে একত্রিত করুন এবং এক্সেল-এর মতো ডেটা ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার দিয়ে পরিষ্কার করুন , SPSS ,আর, ইত্যাদি
- তারপর আপনার চাহিদা অনুযায়ী বিভিন্ন ডেটা বিশ্লেষণ টুল বা সূত্র প্রয়োগ করুন। অন্য কোথাও সেই আসল ডেটার ব্যাকআপ রাখুন৷
- নিশ্চিত করুন যে আপনার ফলাফলটি সঠিকভাবে অনুসরণ করে বা আচরণ করে বা না করে।
এবং আমরা প্রদর্শনের উদ্দেশ্যে নীচের ডেটাসেট ব্যবহার করতে যাচ্ছি।
এই কর্মপ্রবাহগুলি অনুসরণ করা আপনাকে একটি MIS প্রস্তুত করতে সাহায্য করবে৷ খুব দ্রুত রিপোর্ট করুন।
1. এক্সেলে সাধারণ এমআইএস রিপোর্ট
এখন আমরা আরেকটি সহজ MIS উপস্থাপন করতে যাচ্ছি রিপোর্ট।
পদক্ষেপ
- প্রথমে, ডেটা টেবিলটি নির্বাচন করুন এবং প্রস্তাবিত চার্টে ক্লিক করুন। ঢোকান থেকে ট্যাব।
- তারপর একটি নতুন উইন্ডো আসবে।
- সেই উইন্ডো থেকে, উৎপাদকের নাম সহ চার্টে ক্লিক করুন অনুভূমিক অক্ষে এবং ইউনিট মূল্য উল্লম্ব অক্ষের উপর নাম।
- ঠিক আছে ক্লিক করুন এর পরে।
- সেই উইন্ডো থেকে, উৎপাদকের নাম সহ চার্টে ক্লিক করুন অনুভূমিক অক্ষে এবং মোট মূল্য উল্লম্ব অক্ষের উপর নাম।
- ঠিক আছে ক্লিক করুন এর পরে।
- এরপর, আপনি দেখতে পাবেন এই দুটি চার্ট ওয়ার্কশীটে উপস্থিত রয়েছে৷ ৷
- তারপর, উৎপাদনের দেশ নির্বাচন করুন এবং পরিমাণ কলাম।
- এরপর, পাই ঢোকান -এ ক্লিক করুন ঢোকান -এ কমান্ড দিন ট্যাব।
- অতএব, 2D চার্ট থেকে ক্লিক করুন বিভাগে, পাই অফ দ্য পাই-এ ক্লিক করুন .
- এর পরে, আপনি একটি পাই চার্ট দেখতে পাবেন প্রস্তুতকারকের দেশের বাজার শেয়ারের শতাংশ সংশ্লিষ্ট শতাংশ দেখানো হচ্ছে৷
- অবশেষে, আপনি মোট মূল্য যোগ করতে পারেন উৎপাদনকারী দেশ দ্বারা অনুরূপ প্রক্রিয়া দ্বারা।
- এখন সব একসাথে, তারা নীচের মত কিছু দেখায়।
এভাবেই আপনি একটি MIS প্রস্তুত করতে পারেন একটি সাধারণ পাই চার্ট এবং বার চার্ট ব্যবহার করে এক্সেলে রিপোর্ট করুন।
দ্রষ্টব্য:
এই বার চার্ট তৈরি করার সময়, তারা একটি নতুন ওয়ার্কশীটে জন্ম দেবে। আপনাকে অবশ্যই সেই চার্টটি মূল ওয়ার্কশীটে (প্রধান ডেটাসেট পৃষ্ঠা) ম্যানুয়ালি কপি করতে হবে।
আরো পড়ুন:কিভাবে এক্সেলে ম্যাক্রো ব্যবহার করে রিপোর্ট তৈরি করতে হয় (সহজ পদক্ষেপ সহ)
2. পিভট টেবিল ব্যবহার করে MIS রিপোর্ট
আমরা একটি পিভট টেবিল এবং স্লাইসার দিয়ে ডেটাসেট বিশ্লেষণ করব। পিভট টেবিল ব্যবহারকারীকে বিভিন্ন কলামের মানদণ্ড দ্বারা ডেটা বিশ্লেষণ করতে সক্ষম করে এবং স্লাইসার সেই ডেটাগুলির পরিস্রাবণকে নির্বিঘ্ন করে তোলে
পদক্ষেপ
- প্রথমে, ডেটাসেট নির্বাচন করুন, এবং সন্নিবেশ ট্যাব থেকে, পিভটটেবল -এ ক্লিক করুন টেবিল গ্রুপে কমান্ড।
- তারপর, একটি নতুন উইন্ডো খুলবে এবং সেই উইন্ডো থেকে, আপনার ডেটা টেবিলের পরিসর নির্বাচন করুন৷
- এর পর, নতুন ওয়ার্কশীট-এ ক্লিক করুন একটি নতুন শীটে আপনার নতুন ডেটা টেবিল রাখার বিকল্প৷
- ঠিক আছে ক্লিক করুন এর পরে।
- তার পরে, একটি নতুন ওয়ার্কশীট খোলে, এবং সেই শীটে, আপনি একটি নতুন পিভট দেখতে পাবেন টেবিল সাইড উইন্ডো।
- এই উইন্ডোতে, উপাদানগুলি টেনে আনুন সারিতে ক্ষেত্র।
- এবং পরিমাণ টেনে আনুন মানে ক্ষেত্র।
- অবশেষে, উৎপাদককে টেনে আনুন কলাম -এ ক্ষেত্র।
- তারপর আপনি লক্ষ্য করবেন যে একটি নতুন টেবিল রয়েছে যেখানে উপাদানগুলি অনুভূমিক সারিতে আছে এবং উৎপাদকদের কলামে আছে।
- এবং পরিমাণ এর মান সেগুলিকে সেই অনুযায়ী টেবিলে সাজানো হয়েছে৷ ৷
- চার্ট কলামে ফিল্টার বোতাম রয়েছে যেখানে আপনি কোন উপাদানটি দেখতে চান তা চয়ন করতে পারেন৷
- এখন আমরা পিভট -এ কিছু চার্ট যোগ করতে চাই টেবিল।
- এটি করতে, প্রথমে Tools-এ ক্লিক করুন পিভটটেবল বিশ্লেষণ-এ কমান্ড ট্যাব।
- ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে, পিভটচার্ট-এ ক্লিক করুন .
- এর পরে, একটি নতুন উইন্ডো স্পন হবে৷ সেই উইন্ডো থেকে, কলামে ক্লিক করুন
- তারপর উপরের দ্বিতীয় চার্ট আইকনে ক্লিক করুন।
- এটি টেবিলটি কেমন হবে তার একটি পূর্বরূপ দেখাবে৷
- ঠিক আছে এ ক্লিক করুন এর পরে।
- তারপর আপনি কলাম সহ নতুন চার্ট লক্ষ্য করবেন।
- অনুভূমিক অক্ষে, উপাদানগুলি আছে নাম তারা কিংবদন্তীতে রঙ-কোডেড।
- এবং উল্লম্ব অক্ষে, পরিমাণের সমষ্টি আছে।
- এরপর, আমরা কলাম ক্ষেত্রে আরও মানদণ্ড যোগ করব।
- এর জন্য, ইউনিট মূল্য টেনে আনুন মান -এ ক্ষেত্র।
- আপনি লক্ষ্য করবেন যে চার্টটি এখন পরিবর্তিত হয়েছে এবং ইউনিট মূল্য এর ডেটা অন্তর্ভুক্ত করেছে।
- তারপর সন্নিবেশ ট্যাব তৈরি করুন এবং প্রস্তাবিত চার্ট-এ ক্লিক করুন আদেশ।
- নতুন উইন্ডো থেকে, কলাম চার্ট -এ ক্লিক করুন বিকল্প।
- এবং তারপর উপরের দ্বিতীয় বিকল্পে ক্লিক করুন।
- ঠিক আছে ক্লিক করুন এর পরে।
- তারপর আপনি লক্ষ্য করবেন যে উল্লম্ব বারে প্রতিটি উপাদানের পরিমাণ এবং সেই পরিমাণে তাদের সংশ্লিষ্ট নির্মাতাদের অবদান দেখানো একটি নতুন চার্ট রয়েছে।
- এরপর, সন্নিবেশ চার্টে আবার ক্লিক করুন এবং প্রস্তাবিত চার্ট-এ ক্লিক করুন .
- তারপর সারফেস-এ ক্লিক করুন বিকল্প।
- তারপর 3D-সারফেস বেছে নিন বিকল্প।
- ঠিক আছে ক্লিক করুন এর পরে।
- এখন আপনি একটি 3D সারফেস দেখতে পাবেন তিনটি ভিন্ন মানদণ্ড সহ গ্রাফ।
- এখন আমরা একটি স্লাইসার ব্যবহার করতে যাচ্ছি .
- একটি স্লাইসার গুরুত্বপূর্ণ তথ্য দ্রুত ফিল্টার করার জন্য ফিল্টার বোতাম হিসেবে কাজ করতে পারে।
- এটি করতে, ঢোকান এবং এ ক্লিক করুন ফিল্টার -এ ক্লিক করুন আদেশ।
- তারপর স্লাইসার-এ ক্লিক করুন আদেশ।
- এর পর, আপনি স্লাইসার দেখতে পাবেন মাপদণ্ডের নাম জিজ্ঞাসা করা উইন্ডো৷ ৷
- কম্পোনেন্ট-এ ক্লিক করুন এবং তারপর ঠিক আছে এ ক্লিক করুন
- একটি স্লাইসার থাকবে৷ উপাদানের মানদণ্ড, যেখানে যেকোনো মানদণ্ডে ক্লিক করলে তা সারণীতে প্রবেশের মানগুলি দেখাবে এবং বাকিগুলি লুকিয়ে রাখবে, ঠিক যেমন ফিল্টার .
- অন্যান্য মানদণ্ডের জন্য একই প্রক্রিয়া পুনরাবৃত্তি করুন যেমন উৎপাদন , উৎপত্তির দেশ,
- তারপর আমাদের তিনটি আলাদা স্লাইসার থাকবে চার্টের জন্য।
- এখন আপনি আপনার মতো ডেটা ফিল্টার করতে পারেন এবং নির্বিঘ্নে মূল্যবান অন্তর্দৃষ্টি তৈরি করতে পারেন৷
- এখানে এক ধরনের MIS প্রতিবেদন স্লাইসার দিয়ে উপস্থাপন করা হয়েছে , এবং পিভট টেবিল , সব মিলিয়ে।
এইভাবে, আপনি খুব সহজেই এক্সেলে একটি এমআইএস রিপোর্ট প্রস্তুত করতে পারেন। আপনার ডেটাসেটে এটি চেষ্টা করুন৷
৷আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেল ডেটা থেকে রিপোর্ট তৈরি করতে হয় (2 সহজ পদ্ধতি)
মনে রাখার বিষয়গুলি
- আপনার এক্সেলের ভালো কমান্ড থাকা উচিত, বিশেষ করে চার্টের অংশে।
- এটি একটি কার্যকর ডেটা সংগ্রহের টুলের উপর নির্ভর করে যা বিভিন্ন ডেটা উৎস যেমন ডাটাবেস, স্প্রেডশীট ইত্যাদি থেকে ডেটা বের করতে পারে।
- একটি MIS করার আগে রিপোর্টিং প্রকল্প, পরে লিঙ্ক করার জন্য একটি ব্যাকআপ ডাটাবেস আছে তা নিশ্চিত করুন৷
- রিপোর্ট করুন শ্রোতাদের যোগ্যতা অনুযায়ী।
- আপনার ডেটা যেখান থেকে আসছে সেই ডাটাবেসের উৎসের দিকে মনোনিবেশ করুন।
উপসংহার
সংক্ষেপে, প্রশ্ন “কীভাবে MIS প্রস্তুত করবেন এক্সেলের রিপোর্ট" এখানে দুটি উদাহরণ সহ বিস্তারিতভাবে উত্তর দেওয়া হয়েছে। একটি পিভট দিয়ে করা হয়৷ টেবিল, এবং সারফেস চার্ট, এবং আরেকটি পাই দিয়ে করা হয় চার্ট এবং একটি বার চার্ট তারা উভয়ই বাস্তব জীবনের ডেটা ব্যবহার করে৷
এই সমস্যার জন্য, একটি ওয়ার্কবুক ডাউনলোডের জন্য উপলব্ধ যেখানে আপনি এই উদাহরণগুলি অনুশীলন করতে পারেন৷
মন্তব্য বিভাগের মাধ্যমে কোনো প্রশ্ন বা প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করতে নির্দ্বিধায়. Exceldemy-এর উন্নতির জন্য যেকোনো পরামর্শ সম্প্রদায় অত্যন্ত প্রশংসনীয় হবে
সম্পর্কিত প্রবন্ধ
- এক্সেলে কীভাবে একটি ব্যয় প্রতিবেদন তৈরি করবেন (সহজ পদক্ষেপ সহ)
- Excel VBA (3 Quick Tricks) ব্যবহার করে PDF ফরম্যাটে রিপোর্ট তৈরি করুন
- এক্সেল (2 কমন ভেরিয়েন্ট) এ কিভাবে উৎপাদন প্রতিবেদন তৈরি করবেন
- Excel এ দৈনিক ক্রিয়াকলাপ প্রতিবেদন তৈরি করুন (5টি সহজ উদাহরণ)
- এক্সেলে দৈনিক উৎপাদন প্রতিবেদন কীভাবে তৈরি করবেন (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন)
