এক্সেলে শক্তিশালী MIS রিপোর্ট তৈরি: দুইটি ব্যাবহারিক উদাহরণসহ ধাপে ধাপে গাইড

MIS মানে Management Information System (ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেম), যা বিশ্বব্যাপী সংস্থার অপরিহার্য অংশ। MIS হলো ম্যানেজার এবং শীর্ষ স্তরের প্রশাসনকে সমস্ত শাখার দৈনন্দিন কাজ এবং উৎপাদন ডাটা সংগ্রহ, তুলনা ও বিশ্লেষণ করার একটি পদ্ধতি। সংক্ষিপ্তভাবে তথ্য উপস্থাপন এখানে মূল। এই আর্টিকেলে MIS-এর গুরুত্বপূর্ণ দিকগুলো এবং কিভাবে আপনি এক্সেলে MIS রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন তা সহজ ও বিস্তারিতভাবে আলোচনা করা হয়েছে।

MIS রিপোর্টের ওভারভিউ

MIS বোঝায় Management Information System। MIS রিপোর্ট এক্সিকিউটিভ এবং শীর্ষ স্তরের ম্যানেজাররা সব ডিপার্টমেন্টে ব্যবহার করেন। এটি একটি সিস্টেমের সকল তথ্যের একটি বুলেটিন ভিউ প্রদান করে। এটি দৈনন্দিন কাজ এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া সম্পর্কিত ডাটা সংগ্রহ, তুলনা এবং বিশ্লেষণ করে তৈরি হয়। এটি একটি সংস্থার বিভিন্ন গুরুত্বপূর্ণ উপাদান মূল্যায়ন, পরিচালনা ও ট্র্যাক করতে সাহায্য করে। সমস্যা, বটলনেক, প্রেশার পয়েন্ট ইত্যাদি সহজে চিহ্নিত করা যায়।

MIS রিপোর্টের ক্যাটাগরি

যদিও অনেক MIS ক্যাটাগরি আছে, তবে বিশ্বব্যাপী কয়েকটি স্বীকৃত ও ব্যবহৃত হয়।

1. Summary Report (সারসংক্ষেপ রিপোর্ট)
2. Exception Report (অপবাদ রিপোর্ট)
3. Trend Report (প্রবণতা রিপোর্ট)
4. On-demand Report (চাহিদা-ভিত্তিক রিপোর্ট)

এক্সেলে MIS রিপোর্টের ধরন

উপরোক্ত ক্যাটাগরির অধীনে এক্সেলে MIS রিপোর্টের একাধিক ধরন থাকে। কিছু উদাহরণ:

1. Sales Report (বিক্রয় রিপোর্ট)
2. Account MIS Report (হিসাব রিপোর্ট)
3. Production MIS Report (উৎপাদন রিপোর্ট)
4. Income Statement Report (আয় বিবরণী রিপোর্ট)
5. Abnormal Losses Report (অস্বাভাবিক ক্ষতি রিপোর্ট)
6. Costing Report (খরচ রিপোর্ট)
7. Inventory Reports (ইনভেন্টরি রিপোর্ট)
8. Cashflow Statement Report (নগদ প্রবাহ বিবরণী রিপোর্ট)
9. Machine Utilization Report (মেশিন ব্যবহার রিপোর্ট)
10. Report on Ideal Time (আইডেল টাইম রিপোর্ট)
11. Orders in Hand Reports (হাতে থাকা অর্ডার রিপোর্ট)

MIS সিস্টেমের কম্পোনেন্ট

একটি কার্যকর Management Information System (MIS) পাঁচটি গুরুত্বপূর্ণ কম্পোনেন্ট থেকে বने।

1. People (মানুষ): মানুষই সিস্টেমের তথ্য দিনে দিনে ব্যবহার করে আবশ্যক বিবরণ রেকর্ড করে। HR অফিসার, একাউন্টেন্ট ইত্যাদি এই ক্যাটাগরিতে পড়ে।
2. Data (ডাটা): এতে দৈনন্দিন ব্যবসায়িক লেনদেনের ডাটা থাকে। ব্যাংকের জন্য ডিপোজিট, উইথড্র/rawল এবং অন্যান্য লেনদেনের মাধ্যমে ডাটা সংগ্রহ করা হয়।
3. Process (প্রক্রিয়া): এতে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া বোঝায়। এগুলো সেরা অভ্যাস যা সবাই মেনে চলে এবং প্রক্রিয়াকে সুগম করে।
4. Software (সফটওয়্যার): সফটওয়্যার মানুষকে হার্ডওয়্যার/ডাটার সাথে সংযুক্ত করে। ভালো সফটওয়্যার এই যোগাযোগকে নিখুঁত করে এবং উৎপাদনশীলতা বাড়ায়।
5. Hardware (হার্ডওয়্যার): প্রিন্টার, PC, নেটওয়ার্কিং মডিউল ইত্যাদি হার্ডওয়্যার। এটি কম্পিউটারকে ডাটা প্রসেস করার কম্পিউটিং পাওয়ার দেয়। এছাড়া প্রিন্ট এবং নেটওয়ার্ক কানেকশনেও সাহায্য করে। হার্ডওয়্যার ডাটাকে ইনফরমেশনে রূপান্তর করা সহজ ও দ্রুত করে।

এক্সেলে MIS রিপোর্ট তৈরির ২টি উপযুক্ত উদাহরণ

MIS রিপোর্ট তৈরির কোনো কঠোর নিয়ম নেই। কিন্তু বিশ্বব্যাপী মানুষ একটি টিপিক্যাল টাস্ক ফ্লো মেনে চলে।

• বিভিন্ন ডিপার্টমেন্ট (মার্কেটিং, ফাইন্যান্স, লজিস্টিক্স ইত্যাদি) থেকে ডাটা সংগ্রহ করুন।
• তারপর এই ডাটাগুলো মার্জ করে ডাটা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার যেমন Excel, SPSS, R ইত্যাদি দিয়ে ক্লিন আপ করুন।
• আপনার চাহিদা অনুযায়ী বিভিন্ন ডাটা অ্যানালिसিস টুল বা ফর্মুলা প্রয়োগ করুন। মূল ডাটার ব্যাকআপ অন্য জায়গায় রাখুন।
• ফলাফল ভ্যালিডেট করুন কিনা সেটি ঠিকমতো কাজ করছে কিনা।

আমরা নিচের ডাটাসেট ব্যবহার করে ডেমো করব।

১. এক্সেলে সহজ MIS রিপোর্ট

এখন আমরা একটি সহজ MIS রিপোর্ট উপস্থাপন করব।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে ডাটা টেবিল সিলেক্ট করে Insert ট্যাব থেকে Recommended Charts ক্লিক করুন।
• নতুন উইন্ডো খুলবে। সেখান থেকে Manufacturer’s Name হরিজন্টাল অ্যাক্সিসে এবং Unit Price ভার্টিক্যাল অ্যাক্সিসে থাকা চার্টটি বেছে নিয়ে OK করুন।
• আবার সেই উইন্ডো থেকে Manufacturer’s Name হরিজন্টাল অ্যাক্সিসে এবং Total Price ভার্টিক্যাল অ্যাক্সিসে থাকা চার্টটি বেছে নিয়ে OK করুন।
• এখন দুটি চার্ট ওয়ার্কশীতে দেখাবে।
• Country of Manufacture এবং Quantity কলাম সিলেক্ট করুন।
• Insert ট্যাব থেকে Insert Pie কমান্ড > 2D Chart সেকশন থেকে Pie of the Pie সিলেক্ট করুন।

উৎপাদক দেশের মার্কেট শেয়ার শতকরা 보여য়া পাই চার্ট তৈরি হবে।

• একই প্রক্রিয়ায় Total Price by Country of Manufacture যোগ করুন।
• সব মিলিয়ে নিচের ছবির মতো দেখাবে।

এইভাবে সহজ পাই চার্ট এবং বার চার্ট ব্যবহার করে এক্সেলে MIS রিপোর্ট তৈরি করা যায়।

নোট: বার চার্ট তৈরি করার সময় সেগুলো নতুন ওয়ার্কশীতে তৈরি হবে। আপনাকে মেনুয়ালি মূল ওয়ার্কশীতে (মূল ডাটাসেট পেজে) কপি করতে হবে।

২. পিভট টেবিল ব্যবহার করে MIS রিপোর্ট

আমরা ডাটাসেটকে পিভট টেবিল এবং স্লাইসার দিয়ে বিশ্লেষণ করব। পিভট টেবিল ব্যবহারকারীকে বিভিন্ন কলাম ক্রাইটেরিয়া অনুযায়ী ডাটা বিশ্লেষণ করতে দেয়, আর স্লাইসার সেই ডাটা ফিল্ট্রেশনকে সুগম করে।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে ডাটাসেট সিলেক্ট করে Insert ট্যাব থেকে PivotTable কমান্ড ক্লিক করুন।
• নতুন উইন্ডো খুলবে। সেখান থেকে আপনার ডাটা টেবিলের রেঞ্জ সিলেক্ট করুন।
• New Worksheet অপশন বেছে নিন যাতে নতুন ডাটা টেবিল নতুন শীটে যায়। OK ক্লিক করুন।

• নতুন ওয়ার্কশীট খুলবে এবং সেখানে একটি নতুন Pivot টেবিল সাইড উইন্ডো দেখাবে।
• এই উইন্ডোতে Components কে Rows ফিল্ডে, Quantity কে Value ফিল্ডে, এবং Manufacturer কে Columns ফিল্ডে টেনে আনুন।

নতুন টেবিলে Components হরিজন্টাল সারিতে, Manufacturers কলামে, এবং Quantity এর মান টেবিলে সাজাবে। চার্ট কলামের ওপর ফিল্টার বাটন থাকবে যেখান থেকে কাঙ্ক্ষিত কম্পোনেন্ট বেছে নেওয়া যাবে।

• এখন Pivot টেবিলে চার্ট যোগ করুন। PivotTable Analyze ট্যাব থেকে Tools কমান্ড > PivotChart ক্লিক করুন।
• নতুন উইন্ডো থেকে Column > দ্বিতীয় চার্ট আইকন বেছে নিন। প্রিভিউ দেখে OK করুন।

নতুন কলাম চার্ট তৈরি হবে। হরিজন্টাল অ্যাক্সিসে Components নাম, লেজেন্ডে রঙ কোড, এবং ভার্টিক্যাল অ্যাক্সিসে Sum of Quantity থাকবে।

• আরো ক্রাইটেরিয়া যোগ করতে Unit Price কে Value ফিল্ডে টেনে আনুন। চার্ট আপডেট হবে।
• Insert ট্যাব থেকে Recommended Charts ক্লিক করুন। Column Chart অপশন থেকে দ্বিতীয় অপশন বেছে নিয়ে OK করুন।

প্রতিটি কম্পোনেন্টের কোয়ান্টিটি এবং তাদের রেস্পেক্টিভ ম্যানুফ্যাকচারারের অবদান বার চার্টে দেখাবে।

• আবার Insert Chart > Recommended Charts > Surface অপশন > 3D-Surface বেছে নিয়ে OK করুন।

এখন তিনটি ক্রাইটেরিয়া সহ 3D Surface গ্রাফ দেখাবে।

• এখন Slicer ব্যবহার করব। Slicer একটি ফিল্টার বাটনের মতো কাজ করে দ্রুত গুরুত্বপূর্ণ তথ্য ফিল্টার করতে।
• Insert ট্যাব > Filters কমান্ড > Slicer কমান্ড ক্লিক করুন।
• Slicer উইন্ডো থেকে Components সিলেক্ট করে OK করুন।

Components ক্রাইটেরিয়ার স্লাইসার তৈরি হবে। যেকোনো ক্রাইটেরিয়ায় ক্লিক করলে টেবিলে সেটির মান দেখাবে, বাকিগুলো লুকাবে।

• একই প্রক্রিয়া Manufacturing, Country of Origin-এর জন্য পুনরাবৃত্তি করুন।
• তিনটি আলাদা Slicers তৈরি হবে।

এখন আপনি চাহিদা অনুযায়ী ডাটা ফিল্টার করে মূল্যবান ইনসাইট বের করতে পারবেন। Slicer, Pivot Table এবং চার্ট মিলিয়ে একটি প্রকার MIS রিপোর্ট নিচে দেখানো হলো।

এইভাবে আপনি সহজেই এক্সেলে MIS রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন। আপনার ডাটাসেটে ট্রাই করুন।

স্মরণ রাখার বিষয়গুলো

• এক্সেলে, বিশেষ করে চার্ট অংশে, ভালো কমান্ড থাকা উচিত।
• এটি একটি ইফেক্টিভ ডাটা কালেকশন টুলের ওপর নির্ভর করে যা ডাটাবেস, স্প্রেডশীট ইত্যাদি বিভিন্ন উৎস থেকে ডাটা এক্সট্রাক্ট করতে পারে।
• MIS রিপোর্টিং প্রজেক্ট শুরু করার আগে ব্যাকআপ ডাটাবেস নিশ্চিত করুন।
• রিপোর্ট শ্রোতা/দর্শকের যোগ্যতা অনুযায়ী তৈরি করুন।
• ডাটাবেসের উৎসের ওপর ফোকাস করুন যেখান থেকে আপনার ডাটা আসছে।

উপসংহার

সারসংক্ষেপে, "এক্সেলে MIS রিপোর্ট কীভাবে তৈরি করবেন" এই প্রশ্নের উত্তর এখানে দুটি উদাহরণসহ বিস্তারিত দেওয়া হয়েছে। একটি Pivot টেবিল এবং Surface চার্ট দিয়ে, আরেকটি Pie চার্ট এবং Bar চার্ট দিয়ে। উভয়ই রিয়েল-লাইফ ডাটা ব্যবহার করেছে।

এই সমস্যার জন্য একটি ওয়ার্কবুক ডাউনলোডের জন্য উপলব্ধ যেখানে আপনি এই উদাহরণগুলো প্র্যাকটিস করতে পারেন।

যেকোনো প্রশ্ন বা ফিডব্যাক কমেন্ট সেকশনে দিন। Exceldemy কমিউনিটির উন্নতির জন্য যেকোনো সুপারিশ অত্যন্ত প্রশংসনীয়।

সম্পর্কিত আর্টিকেলসমূহ

• এক্সেলে খরচ রিপোর্ট তৈরি করুন (সহজ ধাপাবলি)
• এক্সেল VBA দিয়ে PDF ফরম্যাটে রিপোর্ট জেনারেট করুন (৩টি কুইক ট্রিক)
• এক্সেলে প্রোডাকশন রিপোর্ট তৈরি করুন (২টি সাধারণ ভেরিয়েন্ট)
• এক্সেলে দৈনন্দিন কার্যক্রম রিপোর্ট তৈরি করুন (৫টি সহজ উদাহরণ)
• এক্সেলে দৈনন্দিন প্রোডাকশন রিপোর্ট তৈরি করুন (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড)