এই আর্টিকেলে এক্সেলে ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট তৈরির কিছু উদাহরণ দেখানো হবে। একটি প্রতিষ্ঠানের কাজের پیشগতি দেখানো কোম্পানির উন্নতির জন্য খুব গুরুত্বপূর্ণ এবং এটি কর্মচারীদের মূল্যায়ন করার জন্যও উপকারী। এই আর্টিকেলে, আমি বিভিন্ন উদ্দেশ্যে বিভিন্ন ধরনের ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট দেখাব।
নিচের বর্ণনায় আমরা ভিন্ন ধরনের ডেটাসেট দেখব এবং প্রথম উদাহরণটি পরের চিত্রে দেখানো হয়েছে।
এক্সেলে ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট তৈরির ৫টি উদাহরণ
১. কাজের előর্রে বোঝার জন্য এক্সেলে ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট তৈরি
এই বিভাগের ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট-এর টেমপ্লেটটি কর্মচারীদের কার্যকলাপ এবং প্রজেক্টের স্থিতি নিরীক্ষণের জন্য। আমাদের কাজের জন্য সিরিয়াল নম্বর, কাজের শিরোনাম এবং তার স্থিতি রয়েছে এবং এছাড়া এই রিপোর্ট-এ কাজের শতাংশ-এর একটি ওভারভিউও রয়েছে। টেমপ্লেটটি কীভাবে তৈরি করবেন তা দেখান।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, সেল B6-এ নিচের সূত্রটি টাইপ করুন।
=IF(C6="","",ROW()-5)
আমরা এই সূত্রটি ব্যবহার করছি যাতে প্রতিটি কাজ-এর জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি সিরিয়াল নম্বর দিতে পারি। IF ফাংশন সিরিয়াল নম্বরের এন্ট্রি ফাঁকা রেখে দেবে যদি কাজের শিরোনাম কলামে কোনো এন্ট্রি না থাকে। যেহেতু আমাদের একটি সিরিয়াল নম্বর চাই, তাই আমরা [value_if_false] কে ROW()-5 সেট করেছি, কারণ আমাদের ডেটা ৬ষ্ঠ সারি-থেকে শুরু হয়েছে এবং ROW ফাংশন আমাদের সিরিয়াল নম্বর দিচ্ছে।
- Fill Handle ব্যবহার করে নিচের সেলগুলো AutoFill করুন।
- এখন, কাজের শিরোনাম-এর প্রথম সেলে একটি এন্ট্রি দিন। আপনি সেল B6-এ ১ দেখবেন।
- এরপর, সেই কলামে বাকি সব কাজ-এর এন্ট্রি দিন এবং আপনি দেখবেন সব কাজের শিরোনাম-গুলো একটি সিরিয়াল দিয়ে চিহ্নিত হয়েছে।
- কাজের স্ট্যাটাস넣ি করা হয়েছে কিনা (সম্পন্ন বা চলমান) তা ইনপুট করার জন্য, আমরা একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করব। সেজন্য, সেল G6 নির্বাচন করুন এবং Data >> Data Validation-এ যান।
- Data Validation ডায়লগ বক্স-এ, Allow: সেকশনে List নির্বাচন করুন এবং Source:-এ Done, Ongoing টাইপ করুন।
- OK ক্লিক করুন।
- আপনি সেল G6-এ একটি ড্রপ-ডাউন আইকন দেখতে পাবেন। নিচের সেলগুলোতে AutoFill করতে Fill Handle ব্যবহার করুন। এটি কলাম G-এর প্রতিটি সেলে একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করবে।
- ড্রপ-ডাউন আইকন-এ ক্লিক করলে আপনি Done এবং Ongoing অপশনগুলো দেখতে পাবেন।
- এখন আপনার ইচ্ছামত এন্ট্রি দিন।
- কাজ সম্পন্ন-এর শতাংশ দেখতে, যেকোনো সেলে নিচের সূত্রটি টাইপ করুন।
=COUNTIF(G6:G13,"Done")/COUNTA(G6:G13)
COUNTIF ফাংশন কাজের স্ট্যাটাস কলামে "Done" কতবার আছে তা গণনা করবে। COUNTA ফাংশন রেঞ্জ G6:G13-এর মাধ্যমে সেলের সংখ্যা গণনা করবে। ভাগ দিলে, কাজ সম্পন্ন এবং মোট কাজ-এর অনুপাতের ভগ্নাংশ মান পাওয়া যাবে। এই মানটি শতাংশে দেখতে, Number রিবন-এ যান এবং Percentage নির্বাচন করুন।
- ENTER চাপুন এবং আপনি সেলে কাজ সম্পন্ন-এর শতাংশ দেখতে পাবেন।
- Insert >> 2D Bar Chart নির্বাচন করুন।
- একটি চার্ট প্রদর্শিত হবে।
- নীল বার-এর ওপর Right-click করুন এবং Select Data… ক্লিক করুন।
- Legend Entries-এ Add ক্লিক করুন।
- Edit Series ডায়লগ বক্স-এ, Series values কে ১ সেট করুন এবং OK ক্লিক করুন।
- নিচের চিত্রে চিহ্নিত আইকনে ক্লিক করে Series2 উপরে সরান।
- তারপর OK ক্লিক করুন।
- সব Chart Elements আনচেক করুন।
- আবার, বার-এর ওপর Right-click করুন এবং Format Data Series… নির্বাচন করুন।
- Series Overlap এবং Gap Width কে ১০০% এবং ০% সেট করুন।
- এরপর, বার-টি রিসাইজ করুন এবং উপযুক্ত অবস্থানে টেনে আনুন।
- তারপর বার-এর নীল অংশে রাইট-ক্লিক করুন এবং Fill >> Green নির্বাচন করুন। আপনি আপনার ইচ্ছামত অন্য রঙও বেছে নিতে পারেন।
- এভাবেই, বার-এর বাম অংশের জন্য আপনার পছন্দের রঙ সেট করুন। বার-এর সবুজ অংশ কাজ সম্পন্ন-এর ভগ্নাংশ প্রতীক করছে।
- এখন, Insert >> Text >> Text Box-এ যান।
- Text Box-কে উপযুক্ত অবস্থানে রাখুন এবং সেটি নির্বাচন করুন। তারপর ফর্মুলা বারে নিচের সূত্রটি টাইপ করুন।
=G1
এই সূত্রটি সহজে কাজ সম্পন্ন-এর শতাংশ-এর মান Text Box-এ প্রদান করবে। আমরা আগে শতাংশ-এর সূত্রটি সেল G1-এ সংরক্ষণ করেছি, তাই সেটির মান Text Box-এ রাখলাম।
- ENTER চাপুন এবং আপনি Text Box-এ শতাংশ দেখতে পাবেন।
- তারপর Text Box-এর ওপর রাইট-ক্লিক করুন এবং Fill >> No Fill নির্বাচন করুন।
- বার-এর ফরম্যাট ও ওরিয়েন্টেশন আপনার সুবিধা অনুযায়ী সেট করুন।
- আপনি যদি কোনো কাজের স্ট্যাটাস পরিবর্তন করেন, তবে আপনি বার-এ শতাংশ পরিবর্তন দেখতে পাবেন।
যেহেতু আমরা কাজের স্ট্যাটাস-কে চলমান থেকে সম্পন্ন-এ পরিবর্তন করেছি, এখন মোট ৮টি কাজ-এর মধ্যে ৫টি কাজ সম্পন্ন, যার মানে ৬২.৫% কাজ সম্পন্ন। নিচের চিত্রটি দেখুন। যেহেতু আমরা রাউন্ডেড শতাংশ নিচ্ছি, তাই বার-এ ফলাফল হিসেবে ৬৩% দেখাবে।
এভাবেই আপনি কাজের előর্রে নিরীক্ষণের জন্য একটি ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন।
আরও পড়ুন: ম্যাক্রো ব্যবহার করে এক্সেল রিপোর্ট অটোমেট করার পদ্ধতি (৩ সহজ উপায়)
২. এক্সেল টেবিল ব্যবহার করে ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট তৈরি করুন
এখানে, আমি আপনাকে দেখাব কীভাবে ধারা ১-এর টেমপ্লেটটি একটি টেবিল হিসেবে ব্যবহার করা যায়। নিচের প্রক্রিয়াটি দেখুন।
ধাপসমূহ:
- রেঞ্জ B5:H13 নির্বাচন করুন।
- Insert >> Table-এ যান।
- একটি ডায়লগ বক্স প্রদর্শিত হবে। My table has headers চেক করুন এবং OK ক্লিক করুন।
- আপনি টেমপ্লেটটি একটি টেবিল-এ রূপান্তরিত হয়েছে দেখতে পাবেন।
- সুবিধা হল, আপনি যদি একটি নতুন এন্ট্রি ইনসার্ট করেন, তবে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিরিয়াল নম্বর এবং কাজের স্ট্যাটাস-এর জন্য ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করবে।
- ড্রপ-ডাউন তালিকা-এ Ongoing বেছে নিন এবং বার-এ শতাংশ পরিবর্তন দেখুন।
এভাবেই আপনি একটি সুবিধাজনক ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট টেমপ্লেট তৈরি করতে পারেন।
আরও পড়ুন: এক্সেলে সারমারি রিপোর্ট তৈরির পদ্ধতি (২ সহজ পদ্ধতি)
সদৃশ পঠনীয়
- ভিবিএ ব্যবহার করে পিডিএফ ফরম্যাটে রিপোর্ট জেনারেট করার পদ্ধতি (৩ দ্রুত ট্রিক)
- এক্সেলে প্রোডাকশন রিপোর্ট তৈরি করুন (২ সাধারণ ধরন)
- এক্সেলে ডেইলি প্রোডাকশন রিপোর্ট তৈরির পদ্ধতি (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড)
- এক্সেলে মাসিক রিপোর্ট তৈরির পদ্ধতি (দ্রুত ধাপ সহ)
- এক্সেলে কোয়ার্টারলি সেলস প্রদর্শনকারী রিপোর্ট তৈরি করুন (সহজ ধাপ সহ)
৩. সেলস ম্যানেজমেন্টের জন্য এক্সেলে ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট তৈরি
এই বিভাগে, আমরা একটি প্রতিষ্ঠানের ডেইলি সেলস এবং বিক্রয়কৃত পরিমাণ-এর রিপোর্টের জন্য একটি টেবিল তৈরি করেছি। নিচের বর্ণনা দেখুন।
ধাপসমূহ:
- কোম্পানিটি ইলেকট্রনিক ডিভাইস বিক্রি করে। তাই আমরা কিছু ইলেকট্রনিক ডিভাইস এবং তাদের দাম ও বিক্রয়কৃত পরিমাণ দিয়েছি।
- আমরা প্রতিটি পণ্যের সেলস পরিমাণ হিসাব করতে একটি সূত্রও ব্যবহার করেছি।
=D5*E5
- মোট সেলস এবং মোট বিক্রয়কৃত আইটেম জানতে, কিছু পরিবর্তন করে সেল E2-এ নিচের সূত্রটি টাইপ করুন।
=SUM(F5:F12)
- ENTER বাটন চাপুন এবং আপনি দৈনিক মোট সেলস দেখতে পাবেন।
- এভাবেই, সেল F2-এ নিচের সূত্রটি টাইপ করুন এবং ENTER চাপুন। আপনি F2-এ মোট বিক্রয়কৃত পরিমাণ দেখতে পাবেন।
এভাবেই আপনি সেলস-এর ওপর একটি ডেইলি রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন।
আরও পড়ুন: এক্সেলে সেলস রিপোর্ট তৈরির পদ্ধতি (সহজ ধাপ সহ)
৪. হাসপাতালের এন্ট্রির জন্য ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট
আপনি যদি হাসপাতালে কাজ করেন, তবে ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট-এর এই টেমপ্লেট আপনাকে সাহায্য করবে। নিচের আলোচনাটি দেখুন।
ধাপসমূহ:
- নিচের চিত্রের মতো একটি টেবিল তৈরি করুন এবং প্রয়োজনে অন্যান্য তথ্য যোগ করার জন্য কলাম যোগ করুন।
- আপনি যদি মোট ভর্তি রোগীর সংখ্যা জানতে চান, তবে নিচের সূত্রটি টাইপ করুন।
=SUM(D5:D11)
- ENTER চাপুন এবং আপনি মোট রোগী-এর সংখ্যা দেখতে পাবেন।
- আপনি যদি একটি নতুন এন্ট্রি দেন, তবে আপনি দেখবেন মোট রোগী-এর সংখ্যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিবর্তন হয়েছে।
আপনি হাসপাতালে ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট-এর জন্য এই টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন।
আরও পড়ুন: এক্সেল ডেটা থেকে রিপোর্ট তৈরির পদ্ধতি (২ সহজ পদ্ধতি)
৫. স্কুলের জন্য ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট
আপনি যদি একটি স্কুল শিক্ষক হন, তবে আপনার ছাত্রদের প্রগতি ও কার্যকলাপ পর্যবেক্ষণ করার জন্য এই ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট টেমপ্লেট প্রয়োজন হতে পারে। নিচের বর্ণনায় এক নজর দিন।
ধাপসমূহ:
- নিচের চিত্রের মতো একটি এক্সেল চার্ট তৈরি করুন।
- Data Validation থেকে ড্রপ-ডাউন তালিকা কীভাবে তৈরি করতে হয় সেটি জানতে ধারা ১-এর প্রক্রিয়া অনুসরণ করে Attendance এবং Remarks-এ ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করুন।
আমরা Attendance কলামের জন্য Present এবং Absent অপশন বেছে নিচ্ছি।
এবং তারপর Remarks কলামের জন্যও আমরা Good, Satisfactory এবং Bad বেছে নিচ্ছি।
- ড্রপ-ডাউন তালিকা ব্যবহার করে সেলগুলো ছাত্রদের কার্যকলাপ অনুযায়ী পূরণ করুন এবং উপস্থিত ছাত্রদের শতাংশ জানতে নিচের সূত্রটি টাইপ করুন।
=COUNTIF(D5:D11, "Present")/COUNTA(D5:D11)
- ENTER বাটন চাপুন এবং আপনি উপস্থিত শতাংশ দেখতে পাবেন।
এভাবেই আপনি একাডেমিক উদ্দেশ্যে একটি ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন।
আরও পড়ুন: এক্সেলে রিপোর্ট কার্ড তৈরির পদ্ধতি (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড)
অনুশীলন বিভাগ
এখানে, আমি আপনাকে একটি টেমপ্লেট দিচ্ছি যাতে আপনি এই আর্টিকেলের উদাহরণগুলো ব্যবহার করে নিজে একটি তৈরি করতে পারেন।
উপসংহার
সংক্ষেপে, এই আর্টিকেলে আমার নিশ্চয়তা ছিল এক্সেলে ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট তৈরির কিছু উদাহরণ আপনাকে দেওয়া। আশা করি এই আর্টিকেলের টেমপ্লেটগুলো আপনার রিয়েল-লাইফ সমস্যার সাথে মিলে যাবে যাতে আপনি এতে সুবিধা পান। যদিও ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট-এর জন্য আরও অনেক টেমপ্লেট থাকতে পারে, কিন্তু ये হলো আমাদের দৈনন্দিন কাজের জীবনে প্রয়োজনীয় বেসিক রিপোর্ট-গুলো। আপনার এই আর্টিকেল সম্পর্কে কোনো প্রশ্ন, ধারণা বা ফিডব্যাক থাকলে কমেন্ট বক্সে শেয়ার করুন। এটি আমার আগামী আর্টিকেলগুলো সমৃদ্ধ করতে সাহায্য করবে।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- এক্সেলে এক্সপেন্স রিপোর্ট তৈরির পদ্ধতি (সহজ ধাপ সহ)
- এক্সেলে ইনকাম ও এক্সপেন্স রিপোর্ট তৈরি করুন (৩ উদাহরণ)
- এক্সেলে ইনভেন্টরি এজিং রিপোর্ট তৈরির পদ্ধতি (ধাপে ধাপে নির্দেশিকা)
- এক্সেল ডেটা থেকে পিডিএফ রিপোর্ট জেনারেট করুন (৪ সহজ পদ্ধতি)
- এক্সেলে এমআইএস রিপোর্ট প্রস্তুত করুন (২ উপযুক্ত উদাহরণ)
- অ্যাকাউন্টসের জন্য এক্সেলে এমআইএস রিপোর্ট তৈরি করুন (দ্রুত ধাপ সহ)
- এক্সেলে কোয়ার্টারলি সেলস বাই টেরিটরি প্রদর্শনকারী রিপোর্ট তৈরি করুন
