এক্সেল ফ্ল্যাশ ফিল মাস্টার করুন: ৭টি সহজ উদাহরণ ও ধাপে ধাপে গাইড

ফ্ল্যাশ ফিল এক্সেলের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ফিচারগুলির একটি। ফ্ল্যাশ ফিল-এর সৌন্দর্য在于 এটি কোনো ফর্মুলা ছাড়াই একদম চটপটে (ফ্ল্যাশ) ডেটা বিভাজন করে দেয়। এই আর্টিকেলে আমরা কিছু সহজ উদাহরণের মাধ্যমে এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল কীভাবে ব্যবহার করতে হয় তা শিখব। নিচের উদাহরণগুলো দেখুন।

অভ্যাসের জন্য ওয়ার্কবুক এখান থেকে ডাউনলোড করুন।

এক্সেল ফ্ল্যাশ ফিল পরিচিতি

ফ্ল্যাশ ফিল টেকনিক টেক্সটের মধ্যে একটি প্যাটার্ন চিনতে পারে এবং আপনি এই প্যাটার্ন রিকগনিশন ক্ষমতা ব্যবহার করে টেক্সটের অংশটুকু নতুন কলামে বিভাজন করতে পারেন। এই ফিচার এক্সেল ২০১৩ এবং পরবর্তী ভার্সনগুলিতে উপলব্ধ।

এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিলের অবস্থান

ফ্ল্যাশ ফিল টুলটি ডেটা ট্যাবের অধীনে ডেটা টুলস গ্রুপে অবস্থিত। অবস্থানটি নিচের স্ক্রিনশটে দেখানো হয়েছে।

এক্সেল ফ্ল্যাশ ফিলের শর্টকাট

ফ্ল্যাশ ফিল-এর শর্টকাট কী হলো: Ctrl + E

এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহারের ৭টি সহজ উদাহরণ

এই আর্টিকেলটি সাতটি সহজ উদাহরণের মাধ্যমে ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করার পদ্ধতি নির্দেশ করবে। উদাহরণগুলো প্রদর্শনের জন্য আমরা কিছু সহজ ডেটাসেট ব্যবহার করব। পাশাপাশি, সহজে বুঝার জন্য ধাপগুলো স্ক্রিনশট সহ বর্ণনা করা হবে। তো আর দেরি না করে শুরু করা যাক।

১. প্রথম, মধ্যম ও চরিত নাম পৃথক করা

মান लीজिए, এক্সেলে আমাদের একটি ডেটাসেট (B4:E9) আছে যাতে কলাম B-এ কিছু পুরো নাম রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, একটি নাম হলো ‘রবার্ট ডি নিরো’। অন্যান্য নামগুলোও ‘রবার্ট ডি নিরো’-এর মতো তিন bagian নিয়ে গঠিত। এখন আমরা প্রথম নাম, মধ্যম নাম, এবং চরিত নাম আলাদা আলাদা কলামে পৃথক করতে চাই। ফ্ল্যাশ ফিল দিয়ে এটি সহজেই করা সম্ভব। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, আপনার ডেটার পাশের কলামে (কলাম C-এ সেল C5) প্রথম নাম লিখে Enter চাপুন।

• পরবর্তী নামটি (সেল C6) লিখতে শুরু করুন।
• परिणামস্বরূপ, ফ্ল্যাশ ফিল সমস্ত নামের প্রথম অংশ (C6:C9) সাজেস্ট করবে।

• যদি এটি আপনার ইচ্ছামতো হয়, তবে Enter চাপুন।
• এভাবে কলাম C-এ সমস্ত প্রথম নাম দেখতে পাবেন।

• একইভাবে, চরিত নাম এবং মধ্যম নাম কলাম D ও E-এ পৃথক করা যাবে (স্ক্রিনশট দেখুন)।

নোট:

আপনি যে নামগুলো নির্বাচন করবেন সেগুলো অবশ্যই একই প্যাটার্ন-এর হতে হবে। সব নাম ৩ অংশের, অথবা ২ অংশের, অথবা ৪ অংশের অথবা ‘n’ অংশের হতে পারে। ‘n’ যেকোনো প্রাকৃতিক সংখ্যা {১, ২, ৩, ৪, ৫, ৬, …}।

২. ফ্ল্যাশ ফিল দিয়ে টেক্সট বিভক্ত করা

টেক্সট টু কলাম উইজার্ড অনেক ধরনের ডেটার জন্য খুব ভালো কাজ করে। কিন্তু কিছু ডেটা এই উইজার্ড-দ্বারা বিভক্ত করা সম্ভব নয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি ডেটার ফিক্সড-উইডথ না থাকে বা ডিলিমিটার না থাকে, তবে এই টেকনিক দিয়ে ডেটা বিভক্ত করা যায় না। এমন পরিস্থিতিতে ফ্ল্যাশ ফিল ফিচার আপনাকে সাহায্য করতে পারে। এজন্য আমরা নিচের ডেটাসেট (B4:C9) ব্যবহার করব যাতে কলাম B-এ কিছু টেক্সট (B5:B9) একক কলামে রয়েছে। আমাদের লক্ষ্য হলো প্রতিটি সেল থেকে সংখ্যা অংশ নিষ্কাশন করে সেগুলো আলাদা একটি কলামে (কলাম C) রাখা। টেক্সট টু কলাম উইজার্ড এখানে এই বিভাজন করতে পারবে না কারণ স্পেস ডিলিমিটারগুলো এখানে সुसঙ্গত নয়। কারণ, প্রথম সطرেও সংখ্যা ২০ ৩টি স্পেসের পরে আছে, দ্বিতীয় সтрে ৬ ২টি স্পেসের পরে আছে, ইত্যাদি। তাই আমরা সঠিকভাবে সংখ্যাগুলো বিভক্ত করার জন্য ফ্ল্যাশ ফিল টেকনিক ব্যবহার করব। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে সেল C5 ক্লিক করে সিলেক্ট করুন।
• তারপর সেল B1-এ প্রথম সংখ্যা ২০ লিখুন।

• उसके बाद, সেল B2-এ যান এবং সেখানে দ্বিতীয় সংখ্যা ৬ টাইপ করুন।
• এখন ডেটা ট্যাব > ডেটা টুলস গ্রুপ > ফ্ল্যাশ ফিল-এ ক্লিক করুন (অথবা Ctrl + E চাপুন)।

• তখন আপনি দেখবেন বাকি সেলগুলো (C6:C9) স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেল-দ্বারা ভরা হয়েছে।
• শেষে, আপনার নতুন কলাম নিচের ছবির মতো দেখাবে।

• নিচের স্ক্রিনশটে দেখা যাচ্ছে, এক্সেল অধিকাংশ সংখ্যা সঠিকভাবে শনাক্ত করেছে।
• কিন্তু কিছু ভুল অনুমানও আছে।
• সেল C7 ও C8-এ এটি শুধু দশমিক বিন্দুর পরে অংশটি এক্সট্র্যাক্ট করেছে।

• এই সমস্যা সমাধানের জন্য, সেল C7-এ সাজেস্ট করা মান (৫) ডিলিট করুন।
• তারপর সঠিক মান (৯.৫) সেল (C7)-এ টাইপ করুন।

• পরে Enter চাপুন।
• স يتبعভাবে সেল C8-এও সঠিক সংখ্যা (৩.১৪১৫৯) পাওয়া যাবে।
• এভাবে এক্সেল প্যাটার্ন শনাক্ত করে সঠিক সংখ্যাগুলো সাজেস্ট করে।
• নিচের স্ক্রিনশট দেখুন।

৩. কলাম মার্জ করার জন্য ফ্ল্যাশ ফিল প্রয়োগ

মান লিজিয়ে, নিচে একটি ডেটাসেট (B4:E9) আছে যাতে কিছু ফলের নাম, দেশের নাম এবং ফলগুলোর অর্ডার আইডি রয়েছে। এখানে আমরা ফ্ল্যাশ ফিল ফিচার ব্যবহার করে কলাম B, C, D-এর ডেটা মার্জ করে কলাম E-এ রাখব। 게다가, ফ্ল্যাশ ফিল মানগুলো স্পেস, কমা, সেমিকোলন ইত্যাদি দিয়ে মার্জ করতে পারে। এটি করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে সেল E5-এ যান।
• দ্বিতীয়, সেল B5, C5 ও D5-এর মানগুলো কমা এবং স্পেস দিয়ে টাইপ করুন (স্ক্রিনশট দেখুন)।
• পরবর্তী, Enter চাপুন এবং আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরবর্তী সেলে (E6) চলে যাবেন।

• এখন, পরবর্তী ফল (কলা) লিখতে শুরু করুন এবং আপনি রেঞ্জ (E6:E9) এ সাজেশন দেখতে পাবেন।
• সাজেশনগুলো সেল E6-এ মার্জ করা ডেটার মতো একই প্যাটার্নের হবে।

• শেষে, কীবোর্ডের Enter বাটন চাপুন।
• এভাবে আপনি তিনটি কলামের সব ডেটা মার্জ করতে পারবেন (স্ক্রিনশট দেখুন)।

৪. ফ্ল্যাশ ফিল দিয়ে ডেটা ক্লিন করা

ধরুন, এক্সেলে একটি ডেটাসেট আছে যাতে রেঞ্জ B5:B9-এ কিছু দেশের নাম রয়েছে। এখানে দেখা যাচ্ছে সেল B7 এবং B9-এ ডেটাগুলোর শুরুতে কিছু স্পেস রয়েছে। কিন্তু আমরা ফ্ল্যাশ ফিল টুল ব্যবহার করে এই স্পেসগুলো অপসারণ করতে পারি। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে সেল C5 সিলেক্ট করুন।
• তারপর ‘USA’ লিখুন কিন্তু এর আগে কোনো স্পেস না দিন।

• পরবর্তী সেলে (C6) যেতে Enter কী চাপুন।
• এখন, যদি আপনি পরবর্তী দেশের নাম (রাশিয়া) লিখতে শুরু করেন, তবে নিচের সব দেশের নাম (C6:C9) সাজেস্ট হবে।

• যদি আপনি Enter কী চাপেন, তবে আপনি সব দেশের নাম তাদের আগে কোনো স্পেস ছাড়া পাবেন।
• এভাবে ডেটার আগের স্পেসগুলো ক্লিন করা যায়।
• নিচের ছবি দেখুন।

৫. ডেটা ফরম্যাট করার জন্য এক্সেল ফ্ল্যাশ ফিল

এই উদাহরণে, আমরা একটি ওয়ার্কশিটে ডেটা ফরম্যাট করতে ফ্ল্যাশ ফিল ফিচার প্রয়োগ করব। এই মেথড বর্ণনার জন্য নিচের ডেটাসেট ব্যবহার করব যাতে কিছু নাম ছোট হাতের অক্ষর দিয়ে শুরু হয়েছে। এখানে আমরা এই নামগুলো (এवं প্রথম নাম ও দ্বিতীয় নাম দুটো) এমনভাবে ফরম্যাট করব যাতে সেগুলো বড় হাতের অক্ষর দিয়ে শুরু হয়। এর পাশাপাশি, প্রথম ও দ্বিতীয় নামের মাঝপথে কমা ও স্পেস যোগ করব। নিচের ধাপগুলো দেখুন।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে সেল C5 ক্লিক করে সিলেক্ট করুন।
• পরবর্তী, সেল B5-এর নামটি নিচের ছবিতে দেখানো ফরম্যাটে টাইপ করুন।
• Enter চাপুন।

• তারপর, পরবর্তী নাম (john christopher) এর প্রথম অক্ষর (বড় হাতের) সেল C6-এ টাইপ করুন।
• ফলস্বরূপ, সব নাম একই ফরম্যাটে সাজেস্ট হবে (স্ক্রিনশট দেখুন)।

• Enter বাটন চাপলে আপনি বাকি নামগুলো (C6:C9) সেল C5-এ নির্দিষ্ট একই ফরম্যাটে পাবেন।

৬. ইমেইল ঠিকানা তৈরি করা

ধরুন, এক্সেলে একটি ডেটাসেট (B4:E9) আছে। এতে কিছু নাম (B5:B9), আইডি (C5:C9) এবং ডোমেইন (D5:D9) রয়েছে। এখানে আমাদের এই দেওয়া ডেটা ব্যবহার করে ইমেইল ঠিকানা তৈরি করতে হবে। আবার ফ্ল্যাশ ফিল টুল ব্যবহার করে ইমেইল আইডি গুলো রেঞ্জ E5:E9-এ তৈরি করব। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে সেল E5 এক্টিভেট করুন।
• এখন, রেঞ্জ B5:D5-এর ডেটা ব্যবহার করে ইমেইল আইডি টাইপ করুন।
• ইমেইল আইডি-র একটি নমুনা ফরম্যাট নিচের স্ক্রিনশটের সেল E5-এ দেখানো হয়েছে।
• তারপর Enter কী চাপুন।

• তারপর, পরবর্তী নামের প্রথম অক্ষর (j) টাইপ করুন।
• শেষে, নিচের সেলগুলো (E6:E9) এর জন্য ইমেইল আইডি-র সাজেশন দেখতে পাবেন।
• নিচের ছবি দেখুন।

• তাই, সাজেস্ট করা ইমেইল আইডিগুলো গ্রহণ করতে Enter কী চাপুন।
• এভাবে আপনি একসাথে সব ইমেইল আইডি পেয়ে যাবেন।

৭. ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করে ডেটার একটি অংশ রিপ্লেস করা

ধরুন, নিচের ডেটাসেটে রেঞ্জ B5:B9-এ কিছু পুরো নাম রয়েছে। ধরা যাক, আমরা দ্বিতীয় নামগুলো (উদাহরণস্বরূপ, নিরো) ‘###’-দিয়ে রিপ্লেস করতে চাই। এক্সেলের ফ্ল্যাশ ফিল টেকনিক দিয়ে এটি সহজেই করা যায়। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে সেল C5 সিলেক্ট করুন।
• তারপর ‘রবার্ট ###’ লিখুন।
• পরবর্তী, Enter কী চাপুন।

• পরে, সেল C6-এ দ্বিতীয় নামের প্রথম অক্ষর (J) টাইপ করুন।
• ফলস্বরূপ, সেল C5-এ নির্দিষ্ট একই প্যাটার্নে সব নাম-এর সাজেশন দেখতে পাবেন।

• তাই, Enter কী চাপিয়ে সাজেশনগুলো গ্রহণ করুন।
• শেষে, নিচের স্ক্রিনশটে আউটপুট দেখুন।

এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল অপশনসমূহ

ফ্ল্যাশ ফিল অপশনগুলো দেখতে হলে প্রথমে আপনার একটি ডেটাসেট থাকতে হবে। আমাদের কেসে, আমরা নিচের ডেটাসেট (B4:C9) ব্যবহার করব। ফ্ল্যাশ ফিল অপশনগুলো দেখার ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে, রেঞ্জ C5:C9-এ ফ্ল্যাশ ফিলিং-এর যেকোনো একটি মেথড প্রয়োগ করুন।
• পরবর্তী, আপনি যেখানে ফ্ল্যাশ ফিল প্রয়োগ করেছেন সে কলামের (C) পাশে ফ্ল্যাশ ফিল-এর ড্রপ ডাউন মেনু দেখতে পাবেন।
• এখন, ড্রপ ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন।
• এভাবে আপনি ফ্ল্যাশ ফিল অপশনগুলো খুঁজে পাবেন।
• নিচের ছবি দেখুন।

এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল বন্ধ করার পদ্ধতি

কখনও কখনও এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল সাজেশন এড়াতে হতে পারে। আপনি ফ্ল্যাশ ফিল ফিচার বন্ধ করে এটি করতে পারেন। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে ফাইল ট্যাবে যান।

• পরবর্তী, অপশনস বাটনে ক্লিক করুন।

• তবে এক্সেল অপশনস ডায়লগ বক্স ظاهر হবে।
• শেষে, অ্যাডভান্সড > এডিটিং অপশনস > অটোমেটিক্যালি ফ্ল্যাশ ফিল বক্স আনচেক করুন > OK।
• ভালো বুঝতে নিচের ছবিতে ধাপগুলো দেখুন।
• এভাবে আমরা সহজে এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল বন্ধ করতে পারি।

এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিলের সীমাবদ্ধতা

যদিও ফ্ল্যাশ ফিল-এর অনেক সুবিধা আছে, কিছু সীমাবদ্ধতাও রয়েছে। সেগুলো হলো:

• ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করার মূল সীমাবদ্ধতা হলো, এটি একটি ডাইনামিক টেকনিক নয়। আপনার ডেটা বদললে, ফ্ল্যাশ ফিল-দ্বারা তৈরি কলামগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয় না (সেজন্য আপনাকে ফর্মুলা ব্যবহার করতে হবে যাতে সেগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়)।
• ফ্ল্যাশ ফিল নন-প্রিন্টেবল ডেটা সহ সেলগুলো উপেক্ষা করে।
• কখনও কখনও এটি সংখ্যাকে স্ট্রিং-এ রূপান্তরিত করে।

যাদি রাখবেন

ফ্ল্যাশ ফিল ফিচার ব্যবহার করার সময় আপনাকে সবসময় নিচের পয়েন্টগুলো মনে রাখতে হবে:

• ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করার পর আপনাকে আপনার ডেটা খুব চাঙ্খায় নজর দিতে হবে। যদি আপনি দেখেন প্রথম কয়েকটি সারি সঠিক, এবং অনুমান করেন ফ্ল্যাশ ফিল সব সারিতে সঠিক কাজ করেছে, তবে একটি ভয়ংকর ভুল হতে পারে।
• ফ্ল্যাশ ফিল তभी সফলভাবে কাজ করে যখন ডেটা সुसঙ্গত হয়।
• আপনি যত বেশি উদাহরণ দিবেন, সঠিকতা তত বেড়ে যাবে।

উপসংহার

আশা করি উপরের টিউটোরিয়ালটি এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করতে আপনাকে সাহায্য করবে। অভ্যাসের ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন এবং নিজে চেষ্টা করুন। আপনার ফিডব্যাক কমেন্ট সেকশনে জানান। আরও এরকম আর্টিকেল পেতে আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy-কে ফলো করুন।