কিভাবে এক্সেলে একটি প্রতিবেদন তৈরি করবেন

কি জানতে হবে

• চার্ট ব্যবহার করে একটি প্রতিবেদন তৈরি করুন:ঢোকান নির্বাচন করুন> প্রস্তাবিত চার্ট , তারপর আপনি রিপোর্ট শীটে যোগ করতে চান এমন একটি নির্বাচন করুন।
• পিভট টেবিল সহ একটি প্রতিবেদন তৈরি করুন:ঢোকান নির্বাচন করুন> পিভটটেবিল . সারণী/পরিসীমা ক্ষেত্রে আপনি যে ডেটা পরিসরটি বিশ্লেষণ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।
• প্রিন্ট করুন:ফাইল-এ যান> প্রিন্ট করুন , অভিযোজন পরিবর্তন করে ল্যান্ডস্কেপ , এক পৃষ্ঠায় সমস্ত কলাম ফিট করুন এ স্কেল করা , এবং পুরো ওয়ার্কবুক মুদ্রণ করুন নির্বাচন করুন .

এই নিবন্ধটি ব্যাখ্যা করে কিভাবে মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে মৌলিক চার্ট এবং টেবিল তৈরি করা, পিভট টেবিল তৈরি করা এবং রিপোর্ট প্রিন্ট করার মতো মূল দক্ষতা ব্যবহার করে একটি প্রতিবেদন তৈরি করা যায়। এই নিবন্ধের তথ্য Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, এবং Excel for Mac-এ প্রযোজ্য৷

এক্সেল রিপোর্টের জন্য বেসিক চার্ট এবং টেবিল তৈরি করা

রিপোর্ট তৈরি করার অর্থ সাধারণত তথ্য সংগ্রহ করা এবং এটিকে একটি একক শীটে উপস্থাপন করা যা সমস্ত তথ্যের জন্য রিপোর্ট শীট হিসাবে কাজ করে। এই রিপোর্ট শীটগুলিকে এমনভাবে ফর্ম্যাট করা উচিত যা মুদ্রণ করাও সহজ৷

এক্সেলে রিপোর্ট তৈরির জন্য মানুষ যে সব সাধারণ টুল ব্যবহার করে তা হল চার্ট এবং টেবিল টুল। এক্সেল রিপোর্ট শীটে একটি চার্ট তৈরি করতে:

1. ঢোকান নির্বাচন করুন মেনু থেকে এবং চার্ট গ্রুপে, আপনি রিপোর্ট শীটে যে ধরনের চার্ট যোগ করতে চান তা নির্বাচন করুন।

   

2. চার্ট ডিজাইন মেনুতে, ডেটা গ্রুপে, ডেটা নির্বাচন করুন নির্বাচন করুন .

   

3. ডেটা সহ শীটটি নির্বাচন করুন এবং আপনি চার্ট করতে চান এমন সমস্ত কক্ষ নির্বাচন করুন (হেডার অন্তর্ভুক্ত করুন)৷

   

4. চার্টটি ডেটা সহ আপনার রিপোর্ট শীটে আপডেট হবে। দুটি অক্ষে লেবেলগুলিকে পপুলেট করতে হেডারগুলি ব্যবহার করা হবে৷

   ৷

5. নতুন চার্ট এবং গ্রাফ তৈরি করতে উপরের পদক্ষেপগুলি পুনরাবৃত্তি করুন যা আপনার প্রতিবেদনে যে ডেটা দেখাতে চান তা যথাযথভাবে উপস্থাপন করে। যখন আপনাকে একটি নতুন প্রতিবেদন তৈরি করতে হবে, আপনি কেবলমাত্র ডেটা শীটে নতুন ডেটা পেস্ট করতে পারেন এবং চার্ট এবং গ্রাফগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়৷

   

   এক্সেল ব্যবহার করে প্রতিবেদন তৈরি করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে। আপনি ট্যাবুলার (সাংখ্যিক) ডেটা হিসাবে একই পৃষ্ঠায় গ্রাফ এবং চার্ট অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন, অথবা আপনি একাধিক শীট তৈরি করতে পারেন যাতে ভিজ্যুয়াল রিপোর্টিং একটি শীটে, ট্যাবুলার ডেটা অন্য শীটে থাকে এবং আরও অনেক কিছু৷

একটি এক্সেল স্প্রেডশীট থেকে একটি প্রতিবেদন তৈরি করতে PivotTables ব্যবহার করে

এক্সেলে রিপোর্ট তৈরি করার জন্য পিভট টেবিল আরেকটি শক্তিশালী টুল। পিভট টেবিলগুলি ডেটাতে আরও গভীরভাবে খনন করতে সহায়তা করে৷

1. আপনি যে ডেটা বিশ্লেষণ করতে চান তার সাথে শীটটি নির্বাচন করুন। ঢোকান নির্বাচন করুন> পিভট টেবিল .

   

2. PivotTable তৈরি করুন ডায়ালগে, টেবিল/রেঞ্জ ক্ষেত্রে, আপনি বিশ্লেষণ করতে চান এমন ডেটার পরিসর নির্বাচন করুন। অবস্থান ক্ষেত্রে, ওয়ার্কশীটের প্রথম ঘরটি নির্বাচন করুন যেখানে আপনি বিশ্লেষণটি করতে চান। ঠিক আছে নির্বাচন করুন শেষ করতে।

   

3. এটি নতুন শীটে পিভট টেবিল তৈরির প্রক্রিয়া চালু করবে। PivotTable ফিল্ড এলাকায়, আপনি যে প্রথম ক্ষেত্রটি নির্বাচন করবেন সেটি হবে রেফারেন্স ক্ষেত্র।

   

   এই উদাহরণে, এই পিভট টেবিল মাসের ভিত্তিতে ওয়েবসাইটের ট্রাফিক তথ্য দেখাবে। তাই, প্রথমে, আপনি মাস নির্বাচন করবেন .

4. এরপরে, পিভটটেবল ক্ষেত্র ফলকের মান এলাকায় যে ডেটা ক্ষেত্রগুলির জন্য আপনি ডেটা দেখাতে চান তা টেনে আনুন। আপনি উৎস শীট থেকে আপনার পিভট টেবিলে আমদানি করা ডেটা দেখতে পাবেন।

   

5. পিভট টেবিল একাধিক আইটেমের জন্য (ডিফল্টরূপে) যোগ করার মাধ্যমে সমস্ত ডেটা সমন্বিত করে। এই উদাহরণে, আপনি দেখতে পারেন কোন মাসে সবচেয়ে বেশি পৃষ্ঠা দেখা হয়েছে। আপনি যদি একটি ভিন্ন বিশ্লেষণ চান, শুধু ড্রপ-ডাউন তীর নির্বাচন করুন মান ফলকে আইটেমের পাশে, তারপর মান ক্ষেত্র সেটিংস নির্বাচন করুন .

   

6. মান ক্ষেত্র সেটিংস ডায়ালগ বক্সে, আপনি যেটি পছন্দ করেন তাতে গণনার ধরন পরিবর্তন করুন৷

   

7. এটি সেই অনুযায়ী পিভট টেবিলের ডেটা আপডেট করবে। এই পদ্ধতি ব্যবহার করে, আপনি উৎস ডেটাতে আপনার পছন্দ মতো বিশ্লেষণ করতে পারেন এবং পিভট চার্ট তৈরি করতে পারেন যা আপনার রিপোর্টে আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য প্রদর্শন করে৷

কিভাবে আপনার এক্সেল রিপোর্ট প্রিন্ট করবেন

আপনি আপনার তৈরি করা সমস্ত শীট থেকে একটি মুদ্রিত প্রতিবেদন তৈরি করতে পারেন, তবে প্রথমে আপনাকে পৃষ্ঠা শিরোনাম যুক্ত করতে হবে৷

1. ঢোকান নির্বাচন করুন> পাঠ্য> হেডার এবং ফুটার .

   

2. রিপোর্ট পৃষ্ঠার জন্য শিরোনাম টাইপ করুন, তারপর সাধারণ পাঠ্যের চেয়ে বড় ব্যবহার করার জন্য এটি ফর্ম্যাট করুন। আপনি প্রিন্ট করতে চান এমন প্রতিটি রিপোর্ট শীটের জন্য এই প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন৷

   

3. এরপরে, যে শীটগুলি আপনি রিপোর্টে অন্তর্ভুক্ত করতে চান না সেগুলি লুকান৷ এটি করতে, শীট ট্যাবে ডান-ক্লিক করুন এবং লুকান নির্বাচন করুন৷ .

   

4. আপনার রিপোর্ট প্রিন্ট করতে, ফাইল নির্বাচন করুন> মুদ্রণ করুন . ল্যান্ডস্কেপ-এ ওরিয়েন্টেশন পরিবর্তন করুন , এবং এক পৃষ্ঠায় সমস্ত কলাম ফিট করুন এ স্কেলিং .

   

5. পুরো ওয়ার্কবুক মুদ্রণ করুন নির্বাচন করুন৷ . এখন আপনি যখন আপনার প্রতিবেদনটি মুদ্রণ করবেন, শুধুমাত্র আপনার তৈরি করা রিপোর্ট শীটগুলি পৃথক পৃষ্ঠা হিসাবে মুদ্রণ করবে৷

   ৷

   আপনি হয় কাগজে আপনার রিপোর্ট প্রিন্ট করতে পারেন, অথবা পিডিএফ হিসাবে প্রিন্ট করে ইমেল সংযুক্তি হিসাবে পাঠাতে পারেন।