এক্সেলে প্রফেশনাল রিপোর্ট তৈরি করার পদ্ধতি

জানতে হবে

• চার্ট ব্যবহার করে রিপোর্ট তৈরি: Insert > Recommended Charts সিলেক্ট করুন, তারপর রিপোর্ট শিটে যোগ করার চার্টটি বেছে নিন।
• পিভট টেবিল দিয়ে রিপোর্ট তৈরি: Insert > PivotTable সিলেক্ট করুন। Table/Range ফিল্ডে বিশ্লেষণ করার ডেটা রেঞ্জ সিলেক্ট করুন।
• প্রিন্ট: File > Print যান, অরিয়েন্টেশন Landscape করুন, স্কেলিং Fit All Columns on One Page সেট করুন, এবং Print Entire Workbook সিলেক্ট করুন।

এই নিবন্ধে মাইক্রোসফট এক্সেলে রিপোর্ট তৈরি করার পদ্ধতি ব্যাখ্যা করা হয়েছে বেসিক চার্ট ও টেবিল তৈরি, পিভট টেবিল তৈরি, এবং রিপোর্ট প্রিন্ট করার মতো মূল স্কিলগুলো ব্যবহার করে। এই নিবন্ধের তথ্য Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 এবং Excel for Mac-এ প্রযোজ্য।

এক্সেল রিপোর্টের জন্য বেসিক চার্ট এবং টেবিল তৈরি

রিপোর্ট তৈরি সাধারণত তথ্য সংগ্রহ এবং সেগুলোকে একক শিটে উপস্থাপন করা যাতে সেটি সকল তথ্যের জন্য রিপোর্ট শিট হয়। এই রিপোর্ট শিটগুলো প্রিন্ট করা সহজ হয় এমনভাবে ফরম্যাট করা উচিত।

এক্সেলে রিপোর্ট তৈরি করার সবচেয়ে সাধারণ টুলগুলো হলো চার্ট এবং টেবিল টুল। এক্সেল রিপোর্ট শিটে চার্ট তৈরি করতে:

1. মেনু থেকে Insert সিলেক্ট করুন, এবং চার্ট গ্রুপে রিপোর্ট শিটে যোগ করার চার্টের ধরন বেছে নিন।

   

2. Chart Design মেনুতে, Data গ্রুপে Select Data সিলেক্ট করুন।

   

3. ডেটায়ুক্ত শিট সিলেক্ট করুন এবং ডেটা থাকা সকল সেল সিলেক্ট করুন (হেডারসহ)।

   

4. চার্টটি আপনার রিপোর্ট শিটে ডেটা অনুযায়ী আপডেট হবে। হেডারগুলো দুটি অ্যাক্সিসের লেবেল পপুলেট করতে ব্যবহৃত হবে।

   

5. উপরের ধাপগুলো পুনরাবৃত্তি করে নতুন চার্ট এবং গ্রাফ তৈরি করুন যাতে আপনার রিপোর্টে দেখানোর ডেটা উপযুক্তভাবে প্রকাশ পায়। নতুন রিপোর্ট তৈরি করার সময়, আপনি শুধু নতুন ডেটা ডেটা শিটে পেস্ট করুন, চার্ট এবং গ্রাফগুলো অটোমেটিক আপডেট হবে।

   

   এক্সেলে রিপোর্ট লে আউট করার বিভিন্ন পদ্ধতি রয়েছে। আপনি একই পেজে গ্রাফ এবং চার্টের সাথে টেবুলার (সংখ্যাসূচক) ডেটা রাখতে পারেন, অথবা ভিজ্যুয়াল রিপোর্টিং এর জন্য একটি শিট, টেবুলার ডেটার জন্য অন্য শিট—এভাবে একাধিক শিট তৈরি করতে পারেন।

এক্সেল স্প্রেডশিট থেকে রিপোর্ট তৈরি করতে PivotTable ব্যবহার

পিভট টেবিল এক্সেলে রিপোর্ট তৈরি করার আরেকটি শক্তিশালী টুল। পিভট টেবিল ডেটায় গভীরভাবে যেতে সাহায্য করে।

1. বিশ্লেষণ করার ডেটায়ুক্ত শিট সিলেক্ট করুন। Insert > PivotTable সিলেক্ট করুন।

   

2. Create PivotTable ডায়ালগে, Table/Range ফিল্ডে বিশ্লেষণ করার ডেটা রেঞ্জ সিলেক্ট করুন। Location ফিল্ডে ওয়ার্কশিটের প্রথম সেল সিলেক্ট করুন যেখানে এনালিসিস রাখতে চান। OK ক্লিক করুন।

   

3. এটি নতুন শিটে পিভট টেবিল তৈরির প্রক্রিয়া শুরু করবে। PivotTable Fields এলিয়ায় আপনি প্রথম যে ফিল্ডটি সিলেক্ট করবেন সেটি রেফারেন্স ফিল্ড হবে।

   

   এই উদাহরণে, পিভট টেবিল মাস অনুযায়ী ওয়েবসাইট ট্রাফিক তথ্য দেখাবে। তাই প্রথমে Month সিলেক্ট করুন।

4. এরপর, যে ডেটা ফিল্ডগুলো দেখাতে চান সেগুলো PivotTable Fields প্যানের Values এরিয়ায় ড্র্যাগ করুন। সোর্স শিট থেকে ডেটা আপনার পিভট টেবিলে ইম্পোর্ট হয়ে যাবে।

   

5. পিভট টেবিল ডিফল্টভাবে একাধিক আইটেমের ডেটা যোগ করে সমষ্টি করে। এই উদাহরণে, কোন মাসে সবচেয়ে বেশি পেজ ভিউ ছিল তা দেখা যাচ্ছে। ভিন্ন এনালিসিস চাইলে Values প্যানে আইটেমের পাশের ড্রপ-ডাউন অ্যারো ক্লিক করে Value Field Settings বেছে নিন।

   

6. Value Field Settings ডায়ালগ বক্সে, ক্যালকুলেশন টাইপ পছন্দসইটি বেছে নিন।

   

7. এটি পিভট টেবিলের ডেটা অনুযায়ী আপডেট করবে। এই পদ্ধতিতে, আপনি সোর্স ডেটায় যেকোনো এনালিসিস করতে পারেন এবং পিভট চার্ট তৈরি করে আপনার রিপোর্টে তথ্য উপযুক্তভাবে প্রদর্শন করতে পারেন।

আপনার এক্সেল রিপোর্ট প্রিন্ট করার পদ্ধতি

আপনি তৈরি করা সকল শিট থেকে প্রিন্টেড রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন, কিন্তু আগে পেজ হেডার যোগ করতে হবে।

1. Insert > Text > Header & Footer সিলেক্ট করুন।

   

2. রিপোর্ট পেজের টাইটেল লিখুন, তারপর ফরম্যাট করে বড় টেক্সট সাইজ দিন। প্রতিটি রিপোর্ট শিটের জন্য এই প্রক্রিয়া दुहरান।

   

3. রিপোর্টে অন্তর্ভুক্ত না করার শিটগুলো হাইড করুন। শিট ট্যাবে রাইট-ক্লিক করে Hide সিলেক্ট করুন।

   

4. রিপোর্ট প্রিন্ট করতে File > Print সিলেক্ট করুন। অরিয়েন্টেশন Landscape করুন, এবং স্কেলিং Fit All Columns on One Page সেট করুন।

   

5. Print Entire Workbook সিলেক্ট করুন। এখন রিপোর্ট প্রিন্ট করলে শুধু আপনার তৈরি করা রিপোর্ট শিটগুলো আলাদা আলাদা পেজে প্রিন্ট হবে।

   আপনি রিপোর্টটি কাগজে প্রিন্ট করতে পারেন, অথবা PDF হিসেবে প্রিন্ট করে ইমেইল অ্যাট্যাচমেন্ট হিসেবে পাঠাতে পারেন।