এক্সেলে ফিল্টার একটি চমৎকার টুল যা বড় ওয়ার্কশিটে ফিল্টারের কритеরিয়া মিলিয়ে সকল তথ্য খুব দ্রুত এবং কার্যকরভাবে খুঁজে বের করতে সাহায্য করে। ফিল্টার পুরো ওয়ার্কশিটে বা এক বা একাধিক কলামে প্রয়োগ করা যায়। এক্সেল আপনাকে ফিল্টার প্রয়োগের সময় একটি লিস্ট দিয়ে থেকে বেছে নেওয়ার সুযোগ দেয়, আবার আপনি নিজের দরকার অনুযায়ী কাস্টমাইজড ফিল্টারও তৈরি করতে পারেন। এক্সেল টেক্সট ফিল্টার ব্যবহার করে আপনি ফিল্টার বক্সের Search বক্স বা Text Filter অপশন দিয়ে টেক্সট খুঁজে বের করতে পারেন।
এই আর্টিকেল পড়ার সময় প্র্যাকটিসের জন্য এই প্র্যাকটিস বুক ডাউনলোড করুন।
এক্সেলে টেক্সট ফিল্টারের ৫টি উপযুক্ত উদাহরণ
একটি পরিস্থিতি কল্পনা করুন যেখানে আমাদের একটি এক্সেল ওয়ার্কশিট আছে যেটিতে একটি কোম্পানি গ্রাহকদের কোন পণ্য বিক্রি করেছে তার তথ্য রয়েছে। ওয়ার্কশিটে Product নাম, পণ্য Category, পণ্য বিক্রি করা Sales Person এবং পণ্য ডেলিভারি করার Shipping ঠিকানা রয়েছে। এখন আমরা এই ওয়ার্কশিটে টেক্সট ফিল্টার ব্যবহার করে টেক্সট ভ্যালু ফিল্টার করব।
১. এক্সেল ফিল্টার প্রয়োগ করে ওয়ার্কশিট থেকে নির্দিষ্ট টেক্সট ফিল্টার করুন
আপনি ওয়ার্কশিটের একটি কলাম থেকে নির্দিষ্ট টেক্সট ফিল্টার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আমরা Product কলাম থেকে সব LED Monitor ফিল্টার করতে এক্সেল টেক্সট ফিল্টার ব্যবহার করব।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে আমাদের ডেটা রেঞ্জের যেকোনো একটি সেল সিলেক্ট করুন, তারপর Data ট্যাবে যান। সেখান থেকে Sort & Filter সেকশন থেকে Filter অপশন বেছে নিন।
- Filter অপশনে ক্লিক করার পর প্রতিটি কলাম হেডারের নিচে ডান কোণে একটি ছোট নিচের দিকে মুখো তীর চিহ্ন দেখতে পাবেন। Product কলামের সে তীরে ক্লিক করুন। একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে Product কলামের তথ্য ফিল্টার করার অপশনগুলো থাকবে।
- Text Filters নামে একটি অপশন দেখবেন। এর অধীনে Product কলামের সব ইউনিক পণ্যের নাম লিস্ট করা আছে এবং প্রতিটির পাশে একটি সিলেক্ট বক্স রয়েছে। Select All আনচেক করুন। শুধু LED Monitor অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর OK চাপুন।
- এখন ওয়ার্কশিটে শুধু সেই সারিগুলো দেখাবে যেগুলোর Product হিসেবে LED Monitor রয়েছে।
আরও পড়ুন: How to Filter Unique Values in Excel
২. টেক্সট ফিল্টার ব্যবহার করে নির্দিষ্ট টেক্সটের সাথে মিলে যাওয়া ভ্যালু খুঁজুন
আমরা এক্সেল টেক্সট ফিল্টার ব্যবহার করে এমন ভ্যালু খুঁজে বের করতে পারি যা নির্দিষ্ট ক্যারেক্টার স্ট্রিংয়ের সাথে সমান বা মিলে যায়। এই উদাহরণে, আমরা Equals অপশন ব্যবহার করে পণ্য Category হিসেবে Memory থাকা সকল সারি ফিল্টার করব।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে আমাদের ওয়ার্কশিটের কলামগুলোতে ফিল্টার প্রয়োগ করুন। Data ট্যাবে যান এবং সেখান থেকে Filter অপশনে ক্লিক করুন।
- Filter অপশনে ক্লিক করার পর প্রতিটি কলাম হেডারের নিচে ডান কোণে ছোট নিচের দিকে মুখো তীর চিহ্ন দেখবেন। Category কলামের সে তীরে ক্লিক করুন। একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে Category কলামের তথ্য ফিল্টার করার অপশন থাকবে।
- সেই উইন্ডোতে Text Filters অপশনটি দেখবেন। সেটিতে ক্লিক করলে ভিন্ন ভিন্ন টাইপের টেক্সট ফিল্টারসহ একটি আরেকটা উইন্ডো খুলবে। সেখানে Equals এ ক্লিক করুন।
- Equals অপশনে ক্লিক করার পর Custom AutoFilter নামে একটি উইন্ডো খুলবে। এখানে Equals টেক্সট ফিল্টারের জন্য কRITEERIYA সেট করার একটি ড্রপ-ডাউন মেনু আছে। ডিফল্ট অপশনটি Equals। ফিলহাল এটিকে সেজন্য রেখে দিন।
- ড্রপ-ডাউন মেনুর পাশে একটি ইনপুট বক্স আছে। সেখানে Memory লিখুন কারণ আমরা Category হিসেবে Memory সমান বা মিলে যাওয়া সকল সারি চাই।
- তারপর OK চাপুন।
- এখন ওয়ার্কশিটে শুধু সেসব সারি দেখাবে যেগুলোর Category হিসেবে Memory রয়েছে।
- Equals টেক্সট ফিল্টারের কRITEERIYA পরিবর্তন করাও যাবে। ড্রপ-ডাউন মেনুর নিচে And & Or নামে দুটি অপশন আছে টেক্সট ফিল্টারের কRITEERIYA সেট করার জন্য। সেগুলোর নিচে আরেকটি ড্রপ-ডাউন মেনু আছে অন্য একটি Equals টেক্সট ফিল্টারের কRITEERIYA সেট করার জন্য। এই দুটি ড্রপ-ডাউন থেকে সিলেক্ট করা অপশনগুলো ভিন্ন ফিল্টারড রেজাল্ট দেবে। কিন্তু রেজাল্ট নির্ভর করবে And & Or থেকে কোন অপশন সিলেক্ট করা হয়েছে।
- উদাহরণস্বরূপ, প্রথম ড্রপ-ডাউন থেকে অপশনটি (equals) অপরিবর্তিত রেখে দিয়েছি।
- তারপর Or সিলেক্ট করেছি।
- দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউন থেকে আবার equals সিলেক্ট করেছি।
- তারপর OK চাপুন।
- এখন ওয়ার্কশিটে শুধু সেসব সারি দেখাবে যাদের পণ্য Category হিসেবে Memory বা Hardware রয়েছে।
সদৃশ পঠন:
- How to Filter Excel Pivot Table (8 Effective Ways)
- Filter Multiple Columns in Excel Independently
- How to Filter Multiple Rows in Excel (11 Suitable Approaches)
- Shortcut for Excel Filter (3 Quick Uses with Examples)
৩. টেক্সট ফিল্টার প্রয়োগ করে নির্দিষ্ট ক্যারেক্টার দিয়ে শুরু হওয়া টেক্সট খুঁজুন
এক আরেক ধরনের টেক্সট ফিল্টার আছে যেটি ব্যবহার করে এমন সারি ফিল্টার করা যায় যেগুলোর টেক্সট নির্দিষ্ট ক্যারেক্টার বা ক্যারেক্টার সেট দিয়ে শুরু হয়। উদাহরণস্বরূপ, আমরা Shipping Addresses যেগুলো New দিয়ে শুরু হয় সেসব সারি ফিল্টার করব। অর্থাৎ New York বা New Hampshire থাকা সারি খুঁজে বের করব।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে আমাদের ওয়ার্কশিটের কলামগুলোতে ফিল্টার প্রয়োগ করুন। Data ট্যাবে যান এবং সেখান থেকে Filter অপশনে ক্লিক করুন।
- Filter অপশনে ক্লিক করার পর প্রতিটি কলাম হেডারের নিচে ডান কোণে ছোট নিচের দিকে মুখো তীর চিহ্ন দেখবেন। Shipping Address কলামের সে তীরে ক্লিক করুন। একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে Shipping Address কলামের তথ্য ফিল্টার করার অপশন থাকবে।
- সেই উইন্ডোতে Text Filters অপশনটি থাকবে। সেটিতে ক্লিক করলে ভিন্ন ভিন্ন টাইপের টেক্সট ফিল্টারসহ আরেকটা উইন্ডো খুলবে। সেখানে Begins With এ ক্লিক করুন।
- Begins With অপশনে ক্লিক করার পর Custom AutoFilter নামে একটি উইন্ডো খুলবে। এখানে Begins With টেক্সট ফিল্টারের জন্য কRITEERIYA সেট করার একটি ড্রপ-ডাউন মেনু আছে। ডিফল্ট অপশনটি Begins With। ফিলহাল এটিকে সেজন্য রেখে দিন।
- ড্রপ-ডাউন মেনুর পাশে একটি ইনপুট বক্স আছে। সেখানে New লিখুন কারণ আমরা শিপিং ঠিকানা New দিয়ে শুরু হওয়া সকল সারি চাই।
- তারপর OK চাপুন।
- এখন ওয়ার্কশিটে শুধু সেসব সারি দেখাবে যাদের শিপিং ঠিকানা New দিয়ে শুরু হয়।
- Equals টেক্সট ফিল্টারের মতোই Begins With টেক্সট ফিল্টারের কRITEERIYA ও পরিবর্তন করা যায়। ড্রপ-ডাউন মেনুর নিচে And & Or নামে দুটি অপশন আছে। সেগুলোর নিচে আরেকটি ড্রপ-ডাউন মেনু আছে অন্য একটি Begins With টেক্সট ফিল্টারের কRITEERIYA সেট করার জন্য। এই দুটি ড্রপ-ডাউন থেকে সিলেক্ট করা অপশনগুলো ভিন্ন ফিল্টারড রেজাল্ট দেবে। কিন্তু রেজাল্ট নির্ভর করবে And & Or থেকে কোন অপশন সিলেক্ট করা হয়েছে।
৪. টেক্সট ফিল্টার ব্যবহার করে নির্দিষ্ট ক্যারেক্টার বা ক্যারেক্টার সেট ধারণকারী টেক্সট খুঁজুন
আমরা টেক্সট ফিল্টার ব্যবহার করে এমন সকল সারি ফিল্টার করতে পারি যেগুলো একটি নির্দিষ্ট ক্যারেক্টার বা ক্যারেক্টার সেট ধারণ করে। উদাহরণস্বরূপ, আমরা sales persons নামগুলো ফিল্টার করব যাদের নামের দ্বিতীয় ক্যারেক্টার হচ্ছে O।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে আমাদের ওয়ার্কশিটের কলামগুলোতে ফিল্টার প্রয়োগ করুন। Data ট্যাবে যান এবং সেখান থেকে Filter অপশনে ক্লিক করুন।
- Filter অপশনে ক্লিক করার পর প্রতিটি কলাম হেডারের নিচে ডান কোণে ছোট নিচের দিকে মুখো তীর চিহ্ন দেখবেন। Sales Person কলামের সে তীরে ক্লিক করুন। একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে Sales Person কলামের তথ্য ফিল্টার করার অপশন থাকবে।
- সেই উইন্ডোতে Text Filters অপশনটি থাকবে। সেটিতে ক্লিক করলে ভিন্ন ভিন্ন টাইপের টেক্সট ফিল্টারসহ আরেকটা উইন্ডো খুলবে। সেখানে Contains এ ক্লিক করুন।
- Contains অপশনে ক্লিক করার পর Custom AutoFilter নামে একটি উইন্ডো খুলবে। এখানে Contains টেক্সট ফিল্টারের জন্য কRITEERIYA সেট করার একটি ড্রপ-ডাউন মেনু আছে। ডিফল্ট অপশনটি contains। ফিলহাল এটিকে সেজন্য রেখে দিন।
- ড্রপ-ডাউন মেনুর পাশে একটি ইনপুট বক্স আছে। সেখানে "?o*" লিখুন। প্রশ্ন চিহ্ন (?) o-র আগে শুধু এক ক্যারেক্টার ম্যাচ করাবে। আর অ্যাস্টারিস্ক (*) চিহ্নটি এক সিরিজ ক্যারেক্টার বা শূন্য ক্যারেক্টার ম্যাচ করাবে। অর্থাৎ টেক্সট ফিল্টার Sales Person কলামের সেই সেলগুলো খুঁজে বের করবে যেদের নামের দ্বিতীয় ক্যারেক্টার হচ্ছে o এবং শুধু এক ক্যারেক্টার তার আগে আছে। এর পর o-র পরে ক্যারেক্টার সিরিজ থাকতে পারে।
- তারপর OK চাপুন।
- শেষে ওয়ার্কশিটে শুধু সেসব সারি দেখাবে যাদের সেলস পারসনের নামের দ্বিতীয় ক্যারেক্টার হচ্ছে o।
৫. এক্সেলে কাস্টম টেক্সট ফিল্টারের পরিচিতি
Text filters-এ আরেকটি অপশন রয়েছে Custom Filter। এর দিয়ে উপরের যেকোনো টেক্সট ফিল্টার কাস্টমাইজ করা যায়। Custom Filter ব্যবহার করে আপনি টেক্সট ফিল্টারের ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে ভিন্ন অপশন বেছে নিতে পারেন। আমরা Custom Filter ব্যবহার করে শিপিং ঠিকানা যেগুলো Ca দিয়ে শুরু হয় সেগুলো খুঁজে বের করব।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে আমাদের ওয়ার্কশিটের কলামগুলোতে ফিল্টার প্রয়োগ করুন। Data ট্যাবে যান এবং সেখান থেকে Filter অপশনে ক্লিক করুন।
- Filter অপশনে ক্লিক করার পর প্রতিটি কলাম হেডারের নিচে ডান কোণে ছোট নিচের দিকে মুখো তীর চিহ্ন দেখবেন। Shipping Address কলামের সে তীরে ক্লিক করুন। একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে Shipping Address কলামের তথ্য ফিল্টার করার অপশন থাকবে।
- সেই উইন্ডোতে Text Filters অপশনটি থাকবে। সেটিতে ক্লিক করলে ভিন্ন ভিন্ন টাইপের টেক্সট ফিল্টারসহ আরেকটা উইন্ডো খুলবে। সেখানে Custom Filter এ ক্লিক করুন।
- Custom Filter অপশনে ক্লিক করার পর Custom AutoFilter নামে একটি উইন্ডো খুলবে। এখানে আগের মতো দুটি ড্রপ-ডাউন মেনু আছে Custom Filter-এর কRITEERIYA সেট করার জন্য। প্রথম ড্রপ-ডাউনে equals সিলেক্ট করুন এবং এর পাশের ইনপুট বক্সে C* লিখুন। দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউনে does not equal সিলেক্ট করুন এবং এর পাশের ইনপুট বক্সে "?h*" লিখুন। And অপশনটিও সিলেক্ট করুন।
- প্রথম ড্রপ-ডাউন থেকে equals সব শিপিং ঠিকানা খুঁজে বের করবে যেগুলো C দিয়ে শুরু হয়।
- দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউন থেকে does not equal সব শিপিং ঠিকানা বাদ দেবে যেগুলোর দ্বিতীয় ক্যারেক্টার হচ্ছে h।
- আমাদের ৩টি স্বতন্ত্র শিপিং ঠিকানা রয়েছে যেগুলো C ক্যারেক্টার দিয়ে শুরু হয়। সেগুলো হচ্ছে Carolina, Chicago এবং California।
- Chicago-র দ্বিতীয় ক্যারেক্টার হচ্ছে h। তাই দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউনের does not equal এটিকে ফিল্টার আউট করবে।
- তারপর OK চাপুন।
- শেষে ওয়ার্কশিটে শুধু সেসব সারি দেখাবে যাদের শিপিং ঠিকানা হয় Carolina অথবা California।
মনে রাখবেন
- আপনি Does Not Equal, Ends With, Does Not Contain টেক্সট ফিল্টারও ব্যবহার করতে পারেন।
- Does Not Equal হলো Equals টেক্সট ফিল্টারের বিপরীত। এটি আমরা যে টেক্সট ইনপুট দিব সেটির সাথে সমান বা মিলে যাওয়া ভ্যালুগুলো বাদ দেবে বা ফিল্টার আউট করবে।
- Ends With আমরা ফিল্টারের ইনপুট হিসেবে যে ক্যারেক্টার বা ক্যারেক্টার সেট দিব সেটি দিয়ে শেষ হওয়া ভ্যালুগুলো দেখাবে।
- Does Not Contain এমন ভ্যালুগুলো দেখাবে যেগুলো একটি ক্যারেক্টার বা ক্যারেক্টার সেট ধারণ করে না। এটি আমরা ফিল্টারের ইনপুট হিসেবে যে ক্যারেক্টার বা ক্যারেক্টার সেট দিব সেটি ধারণকারী ভ্যালুগুলো বাদ দেবে।
উপসংহার
এই আর্টিকেলে আমরা Excel Text Filter ব্যবহার করে টেক্সট ভ্যালু বিভিন্নভাবে ফিল্টার করার পদ্ধতি শিখেছি। আশা করি এখন থেকে আপনি সহজেই Excel Text Filter ব্যবহার করে ওয়ার্কশিটের টেক্সট ভ্যালু ফিল্টার করতে পারবেন। তবে আপনার কোনো প্রশ্ন বা সুপারিশ থাকলে নিচে কমেন্ট করুন। শুভ দিন!!!
আরও পড়ুন
- How to Add Filter in Excel (4 Methods)
- Filter by Color in Excel (2 Examples)
- How to Filter by Date in Excel (4 Quick Methods)
- Search Multiple Items in Excel Filter (2 Ways)
