প্র্যাকটিস বুক ডাউনলোড করুন
এখান থেকে প্র্যাকটিস বুক ডাউনলোড করুন।
ইনভেন্টরি ডাটাবেস কী?
ইনভেন্টরি ডাটাবেস হলো একটি তালিকা যা পণ্য রেকর্ড রাখে এবং টার্নওভার ট্র্যাক করে। এটি যেকোনো ব্যবসার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একটি ইনভেন্টরি ডাটাবেস রক্ষা করলে অনেক সময় বাঁচায় এবং পুরো প্রক্রিয়াকে সহজ করে তোলে। এর মাধ্যমে সঠিক পূর্বাভাস দেওয়া সম্ভব। বর্তমানে এই কাজের জন্য অনেক সফটওয়্যার আছে, কিন্তু এক্সেলে কিছু ধাপ মেনে আপনাও এটি তৈরি করতে পারেন।
এক্সেলে ইনভেন্টরি ডাটাবেস তৈরির ৩টি পদ্ধতি
১. এক্সেল টেমপ্লেট ব্যবহার করে ইনভেন্টরি ডাটাবেস তৈরি
এক্সেলের টেমপ্লেট ব্যবহার করে ইনভেন্টরি ডাটাবেস তৈরি করা খুব সহজ। এই পদ্ধতিতে আমরা কিছু পণ্যের জন্য ইনভেন্টরি ডাটাবেস তৈরি করব। ডাটাবেসে পণ্যের আইডি, বিবরণ, ইউনিট দাম এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় তথ্য রাখা হবে। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে Microsoft Excel অ্যাপ্লিকেশন চালু করুন।
- তারপর File ট্যাবে যান।
- New সিলেক্ট করুন।
- সার্চ বাক্সে "Inventory Lists" লিখে Enter চাপুন বা সার্চ আইকনে ক্লিক করুন।
- উপলব্ধ টেমপ্লেটগুলো স্ক্রিনে দেখাবে। আপনার পছন্দের টেমপ্লেটটি সিলেক্ট করুন।
- টেমপ্লেট সিলেক্ট করার পর একটি মেসেজ বক্স আসবে। সেখান থেকে Create বাটনে ক্লিক করুন।
- তত্ক্ষণায় নির্বাচিত টেমপ্লেট ওয়ার্কশীতে প্রদর্শিত হবে।
- আপনার ইনভেন্টরি ডাটাবেসে যেগুলো দরকার নেই সেই কলামগুলো মুছে দিন।
- এখন ডাটাবেসে পণ্য সম্পর্কিত তথ্য টাইপ করুন।
- শেষে File ট্যাব থেকে ডাটাবেসটি সেভ করুন।
২. ম্যানুয়ালি এক্সেলে ইনভেন্টরি ডাটাবেস ডিজাইন করুন
আপনি স্ক্র্যাচ থেকে ম্যানুয়ালি ইনভেন্টরি ডাটাবেস ডিজাইন করতে পারেন। এটি আরেকটি সহজ পদ্ধতি হলেও কিছুটা সময়সাপেক্ষ। এখানেও আমরা কিছু পণ্যের জন্য ডাটাবেস তৈরি করব। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে হেডারগুলো তৈরি করুন। এখানে আমরা Row 4-এ হেডার লিখেছি এবং বোল্ড ফন্ট ও বর্ডার ব্যবহার করেছি।
- হেডারগুলো রঙিন করুন হাইলাইট করার জন্য। হেডার সিলেক্ট করে Home ট্যাবের Fill Color অপশন থেকে রঙ দিন।
- এখন ডাটাবেসে তথ্য টাইপ করা শুরু করুন।
- ডাটাবেস সম্পূর্ণ হলে সেলগুলোতে বর্ডার লাগান। Home ট্যাবের Font সেকশনে বিভিন্ন ধরণের বর্ডার আছে।
- ফিল্টার লাগাতে Home ট্যাবে যান এবং 'Sort & Filter' সিলেক্ট করুন। ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Filter বেছে নিন।
- শেষে আপনার ইনভেন্টরি ডাটাবেস নিচের স্ক্রিনশটের মতো দেখাবে।
৩. এক্সেল IN এবং OUT ইনভেন্টরি ডাটাবেস তৈরি করুন
এই পদ্ধতিতে আমরা একটি সিম্পল ইন (IN) এবং আউট (OUT) ইনভেন্টরি ডাটাবেস তৈরি করব। এটি একটি পণ্য তালিকা থেকে তৈরি হবে। পণ্য তালিকাতে আইডি, নাম, বিবরণ এবং ইউনিট দামের তথ্য আছে।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে B5:E12 রেঞ্জটি সিলেক্ট করে এর নাম ' List ' রাখুন। এটি পণ্য তালিকা ডাটাসেটের অংশ।
- এখন ' IN and OUT ' ইনভেন্টরি ডাটাবেসের কাঠামো তৈরি করুন নিচের ছবির মতো।
- Cell J5 সিলেক্ট করে নিচের ফর্মুলা লিখুন:
=VLOOKUP(I5,List,2,FALSE)
- Enter চাপুন। প্রথমে এরর দেখাবে, চিন্তা করবেন না।
এখানে VLOOKUP ফাংশন ব্যবহার করা হয়েছে List নামক অ্যারে থেকে আইটেম খুঁজে বের করতে। Cell I5-এ থাকা আইডি List অ্যারেতে খুঁজবে। কলাম ইনডেক্স 2 ব্যবহার করা হয়েছে। এক্সएक্ট ম্যাচের জন্য শেষ আর্গুমেন্টে FALSE দেয়া হয়েছে।
- Cell K5-এ এই ফর্মুলা লিখুন:
=VLOOKUP(I5,List,3,FALSE)
এখানে কলাম ইনডেক্স 3 মানে List অ্যারের তৃতীয় কলাম।
- Cell L5-এ এই ফর্মুলা লিখুন:
=VLOOKUP(I5,List,4,FALSE)
এখানে কলাম ইনডেক্স 4 মানে List অ্যারের চতুর্থ কলাম।
- Cell J5, K5 & L5 সিলেক্ট করে Fill Handle নিচে টেনে ফর্মুলা কপি করুন।
- ফর্মুলা কপি করার পর নিচের ছবির মতো ফলাফল পাবেন।
- এখন ডাটাবেসে IDs লিখলে পরিবর্তনগুলো অটোমেটিক্যালি আপডেট হবে।
- শেষে আপনার ডাটাসেট নিচের ছবির মতো দেখাবে। আপনি একই প্রক্রিয়া মেনে বিক্রয়ের রেকর্ড রাখার জন্য আরেকটি ডাটাবেস তৈরি করতে পারেন।
নOTE: স্মরণ রাখার বিষয়গুলো
- এপ্লিকেশন বন্ধ করার আগে টেমপ্লেটটি সেভ করুন পরবর্তীতে পুনরব্যবহারের জন্য।
- VLOOKUP ফর্মুলায় সঠিক কলাম ইনডেক্স ব্যবহার করুন।
- সময় বাঁচাতে পদ্ধতি-১ ব্যবহার করুন।
উপসংহার
এই আর্টিকেলে আমরা ৩টি সহজ পদ্ধতিতে এক্সেলে ইনভেন্টরি ডাটাবেস তৈরি করার প্রক্রিয়া দেখিয়েছি। ব্যাবহারিক ডাটাসেট দিয়ে প্রক্রিয়াটি ব্যাখ্যা করা হয়েছে। আশা করি এই পদ্ধতিগুলো আপনার কাজে সহায়তা করবে। আর্টিকেলের শুরুতে প্র্যাকটিস বুক দেওয়া আছে, ডাউনলোড করে আরও শিখতে পারেন। কোনো পরামর্শ বা প্রশ্ন থাকলে নিচে কমেন্ট করুন।
সম্পর্কিত আর্টিকেলসমূহ
- এক্সেলে কাস্টমার ডাটাবেস মেইনটেইন কিভাবে করবেন
- এক্সেলে রিলেশনাল ডাটাবেস তৈরি করুন (সহজ ধাপাবলি)
- এক্সেলে ফর্ম দিয়ে ডাটাবেস তৈরির পদ্ধতি
- এক্সেলে সার্চেবল ডাটাবেস তৈরি করুন (২টি কুইক ট্রিক)
- এক্সেলে ডাটাবেস ফাংশন ব্যবহারের উদাহরণ
