এক্সেলে লাইব্রেরি ডেটাবেস তৈরি করুন: সহজ, ধাপে ধাপে নির্দেশনা

অধিকাংশ মানুষ মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করে অ্যাকাউন্টিং, ট্র্যাকিং বা ফোরকাস্টিং এর কাজ। তবে এক্সেল একটি চমৎকার ডেটাবেস সফটওয়্যার হিসেবেও ব্যবহার করা যায়। কারণ ডেটা এন্ট্রি এবং ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার হিসেবে এক্সেল খুব পাওয়ারফুল। এক্সেলের বিল্ট-ইন টুলসের সাহায্যে আমরা সহজে যেকোনো ধরনের ডেটাবেস এক্সেলে তৈরি করতে পারি। এই টিউটোরিয়ালে দেখানো হবে কীভাবে আপনি এক্সেলে একটি লাইব্রেরি ডেটাবেস তৈরি করতে পারেন এবং ডেটাবেসে ভ্যালু ইনপুট করার জন্য ফর্ম কীভাবে ব্যবহার করতে হয়।

ডেমো স্ট্রেশনের জন্য ব্যবহৃত ওয়ার্কবুক নিচের লিংক থেকে ডাউনলোড করুন।

লাইব্রেরি ডেটাবেসের ওভারভিউ

সংজ্ঞা অনুযায়ী, একটি ডেটাবেস হলো একটি সংগঠিত ডেটা সংগ্রহ যা ইলেকট্রনিকলি সংরক্ষিত এবং অ্যাকসেস করা হয়। এই ডেটা স্টোরেজ লোকাল সিস্টেম এবং অনলাইন ক্লাউড সিস্টেম দুটোতেই হতে পারে।

সুতরাং বলা যায়, একটি লাইব্রেরি ডেটাবেস হলো বই, পেপার বা বিভিন্ন পাবলিকেশনের সংগঠিত ডেটা সংগ্রহ সাথে সাথে তাদের লেখক এবং/অথবা পাবলিশ ডেট, ডিউ ডেট ইত্যাদি অন্যান্য তথ্যের সাথে। এতে একাডেমিক জার্নাল, নিউজপেপার এবং ম্যাগাজিনও এন্ট্রি হিসেবে থাকতে পারে।

এক্সেলে লাইব্রেরি ডেটাবেস তৈরির ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া

এক্সেলে লাইব্রেরি ডেটাবেস বা যেকোনো ডেটাবেস তৈরি করতে, আমরা মূলত এক্সেলের টেবিল ফিচার ব্যবহার করব। এর অনেক সুবিধা রয়েছে। প্রথমে, যদি আপনি ম্যানুয়ালি নতুন এন্ট্রি দেন তবে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে চার্টে আপডেট হয়। তারপর এক্সেলের "form" ফিচারের ব্যবহার আসে যা টেবিলের সাথে ব্যবহার করা যায়। এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, আপনি যেভাবে চান ডেটা ফিল্টার বা সর্ট আউট করতে পারেন- যা ডেটাবেস ব্যবহার করার একটি মূল পয়েন্ট।

নিচে আমরা ডেটাবেস এবং একটি এন্ট্রি ফর্ম তৈরির ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া দেখাব।

ধাপ ১: কুইক অ্যাক্সেস টুলবারে Form এক্টিভেট করুন

মাইক্রোসফট এক্সেলে একটি খুব হ্যান্ডি "form" ফিচার রয়েছে যা টেবিলে ডেটা ইনপুট করতে সাহায্য করে। আমরা এই ফিচারটি আমাদের ডেটাবেসের এন্ট্রি মেথড হিসেবে ব্যবহার করব। ডিফল্টলি এক্সেলের রিবনে এই ফিচারটি নেই। কিন্তু আপনি সহজে এটিকে কুইক অ্যাক্সেস টুলবারে যোগ করে পরে ব্যবহার করতে পারেন।

ফিচারটি এক্টিভেট করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

• প্রথমে এক্সেল ট্যাবের শীর্ষে কুইক অ্যাক্সেস টুলবারের শেষে নিচের দিকে মুখোশ অ্যারোতে ক্লিক করুন।

• তারপর ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে More Commands ক্লিক করুন।

• ফলস্বরূপ Excel Options বক্স খুলবে। এর বাম পাশে Quick Access Toolbar সিলেক্ট করুন।
• তারপর Choose commands from অপশনের অধীনে All Commands সিলেক্ট করুন।
• এরপর নিচের তালিকা থেকে কমান্ড হিসেবে Form সিলেক্ট করুন চিত্র অনুযায়ী।
• একবার সিলেক্ট হলে Add-এ ক্লিক করুন।

• শেষে OK-এ ক্লিক করুন।

এখন আপনার কুইক অ্যাক্সেস টুলবারে form ফিচারটি উপলব্ধ থাকবে।

ধাপ ২: ডেটাসেটের জন্য হেডার তৈরি করুন

ফর্ম এক্টিভেট হলে এখন ডেটাবেস সেটআপ করার পালা। প্রথমে আমাদের ডেটাবেসের জন্য হেডার তৈরি করতে হবে। এটি খুব জরুরি কারণ এটি পরবর্তীতে ডেটাবেসে ডেটা ট্র্যাক ডাউন করতে সাহায্য করে।

সুতরাং এই ধাপে আপনার লাইব্রেরি ডেটাবেস তৈরি করার জন্য উপযুক্ত হেডার ইনপুট করুন। ডেমো স্ট্রেশনের জন্য আমরা নিচের হেডারগুলো বেছে নিয়েছি।

হেডারগুলোকে উপস্থাপনযোগ্য बनाने কিছু মডিফিকেশন করা যাক।

ধাপ ৩: প্রথম এন্ট্রি ইনপুট করুন

চলুন প্রথম রো ইনপুট করি যাতে এটি একটি চার্ট হয় যা পরে টেবিলে কনভার্ট করা যাবে। এখানে আমরা ম্যানুয়াল মেথড ব্যবহার করছি এই ভ্যালুগুলো ইনপুট করার জন্য।

নিশ্চিত করুন যে ডেটা বা ফোন নম্বর আপনার কাঙ্ক্ষিত ফরম্যাটে এই ধাপে রয়েছে।

ধাপ ৪: টেবিল ইনসার্ট করুন

এখন রেঞ্জটিকে টেবিলে কনভার্ট করা যাক।

• उस জন্য ডেটাসেটের যেকোনো জায়গায় একটি সেল সিলেক্ট করুন।
• তারপর আপনার রিবনে Insert ট্যাবে যান।
• এরপর Tables গ্রুপ থেকে Table নির্বাচন করুন।

• দেখানো Create Table বক্সে নিশ্চিত করুন My table has headers অপশনটি সিলেক্ট করা আছে। তারপর OK-এ ক্লিক করুন।

রেঞ্জটি এখন ফিল্টার বাটনসহ একটি টেবিলে রূপান্তরিত হয়েছে।

সদৃশ পঠন

• এক্সেলে রিলেশনাল ডেটাবেস তৈরির সহজ ধাপ
• রিলেশনাল ডেটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (RDBMS) কনসেপ্টস!
• ফর্মসহ এক্সেলে ডেটাবেস তৈরির পদ্ধতি
• এক্সেলে সার্চেবল ডেটাবেস তৈরির ২ কুইক ট্রিক

ধাপ ৫: নতুন এন্ট্রি তৈরি করুন

এই পর্যায় পর্যন্ত আমরা নিঃসন্দেহে বলতে পারি ডেটাবেসটি কাজ করার জন্য রেডি। আপনি এখন পिछলো রোর নিচে নতুন ভ্যালু ইনপুট করতে পারেন বা ডেটাবেস আপডেট করতে ফর্ম ব্যবহার করতে পারেন। আপনি যদি ম্যানুয়ালি ভ্যালু দেন তবে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে টেবিলে ভ্যালু আপডেট করবে। এটি নতুন যোগ করা রোগুলো পরবর্তীতে সর্ট বা ফিল্টার আউট করতে সাহায্য করবে। কিন্তু আমরা ফর্ম এন্ট্রি বেছে নিচ্ছি কারণ ইন্টারফেস নন-এক্সেল ইউজারদের জন্য সহজ।

ফর্ম দিয়ে নতুন এন্ট্রি তৈরির জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

• প্রথমে টেবিলের যেকোনো সেল সিলেক্ট করুন।
• তারপর প্রথম ধাপে কুইক অ্যাক্সেস টুলবারে যোগ করা ফর্মটি সিলেক্ট করুন।

• এই মুহূর্তে স্প্রেডশিটের নামসহ একটি বক্স খুলবে। নতুন এন্ট্রি যোগ করতে New-এ ক্লিক করুন।

• এখন আপনি খালি ফিল্ডে নতুন এন্ট্রি যোগ করতে পারবেন।

• আপনি এখনও New এ ক্লিক করতেই থাকতে পারেন এবং টেবিলে নতুন এন্ট্রি যোগ করতে থাকতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ নিচের ফিগারে আমরা আরেকটি এন্ট্রি যোগ করেছি।

• এন্ট্রি শেষ হলে Close-এ ক্লিক করুন। আপনি লক্ষ্য করবেন ডেটাবেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়েছে।

পরে ডেটাবেস আপডেট করতে চাইলে এই ধাপটি 처음 থেকে অনুসরণ করুন।

ধাপ ৬: এক্সিস্টিং রেকর্ড মডিফাই করুন

আপনি এই ফর্ম দিয়ে যেকোনো এক্সিস্টিং রেকর্ডও আপডেট করতে পারেন। মান লইয়া যাক আমরা দ্বিতীয় এন্ট্রির ডিউ ডেট ৮/১৮/২০২০ করতে চাই। কীভাবে করা যায় তা দেখতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

• প্রথমে টেবিলের যেকোনো সেল সিলেক্ট করুন।
• তারপর কুইক অ্যাক্সেস টুলবারের ফর্মে ক্লিক করুন।

• এখন ফর্মে উপরে নিচে করে দ্বিতীয় এন্ট্রিতে যান।

• এরপর আপনার কাঙ্ক্ষিত মান পরিবর্তন করুন। এখানে আমরা ডিউ ডেট ৮/১৮/২০২০ করছি।

• শেষে Close-এ ক্লিক করুন।

এখন আপনি দেখবেন ডেটাবেসের দ্বিতীয় এন্ট্রির ডিউ ডেট আপডেট হয়েছে।

ধাপ ৭: এক্সিস্টিং রেকর্ড রিমুভ করুন

একইভাবে আপনি ডেটাবেস থেকে এক্সিস্টিং রেকর্ডও রিমুভ করতে পারেন। ডেমো স্ট্রেশনের জন্য আমরা দ্বিতীয় এন্ট্রি রিমুভ করছি। কীভাবে করা যায় তা দেখতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

• প্রথমে ডেটাবেসের একটি সেল সিলেক্ট করুন।
• তারপর কুইক অ্যাক্সেস টুলবার থেকে ফর্ম সিলেক্ট করুন।

• এখন যেই এন্ট্রি রিমুভ করতে চান সেখানে নেভিগেট করুন। ডেমোর জন্য দ্বিতীয় এন্ট্রি রিমুভ করছি, সুতরাং দ্বিতীয়টি বেছে নিচ্ছি।

• এরপর Delete-এ ক্লিক করুন।

• শেষে সতর্কতা বক্সে OK ক্লিক করুন।

আপনি দেখবেন (আগে ইনপুট করা) দ্বিতীয় এন্ট্রি আর ডেটাবেসে নেই।

ধাপ ৮: নির্দিষ্ট ডেটা এন্ট্রি রস্ট্রিক্ট করুন

আপনি কিছু কলামকে অনিয়মিত ভ্যালু নেওয়া থেকে রস্ট্রিক্ট করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আমাদের লাইব্রেরিতে সবাই অগস্ট ২০২০ এর মধ্যে বই ফেরত দিতে হবে। সুতরাং ৩১ অগস্টের পর কোনো ডিউ ডেট এন্ট্রি ভ্যালিড নয়।

কীভাবে রস্ট্রিক্ট করতে হয় তা দেখতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

• প্রথমে ডিউ ডেট কলাম সিলেক্ট করুন।

• এখন আপনার রিবনে Data ট্যাবে যান।
• তারপর Data Tools গ্রুপ থেকে Data Validation সিলেক্ট করুন।

• এরপর Data Validation বক্সে Settings ট্যাব সিলেক্ট করুন।
• তারপর Allow অপশনে Date সিলেক্ট করুন।
• এখন একটি পুরনো সার্ট ডেট সিলেক্ট করুন কারণ এটি আমাদের প্রধান চিন্তা নয়। কিন্তু End date বক্সে ৮/৩০/২০২০ ভ্যালু দিন।

• সম্পন্ন হলে OK-এ ক্লিক করুন।

এখন অগস্ট ২০২০-এর পর কোনো ডিউ ডেট ইনপুট করা যাবে না। আপনি যদি ফর্ম বা ম্যানুয়ালি এর চেষ্টা করেন তবে নিচের এরর মেসেজ দেখবেন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ডেটাবেস ফাংশন ব্যবহার (উদাহরণ সহ)

উপসংহার

এইভাবে আপনি এক্সেলে একটি লাইব্রেরি ডেটাবেস বা যেকোনো অন্য ডেটাবেস তৈরি করতে পারেন। আশা করি আপনি নিজের ডেটাবেস তৈরি করার সময় এই ধাপগুলো সহজে অনুসরণ করতে পেরেছেন। আশা করি এই গাইড আপনার জন্য সাহায্যকারী এবং তথ্যপ্রদ হয়েছে। আপনার যেকোনো প্রশ্ন বা সুপারিশ থাকলে কমেন্টে জানান।

এমন আরও গাইডের জন্য Exceldemy.com ভিজিট করুন।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেলে স্টুডেন্ট ডেটাবেস তৈরির সহজ ধাপ
• এক্সেলে ক্লায়েন্ট ডেটাবেস তৈরি (সহজ ধাপ সহ)
• এক্সেলে ইম্প্লয়ি ডেটাবেস তৈরির সহজ ধাপ
• এক্সেলে কাস্টমার ডেটাবেস মেইনটেইন করা
• এক্সেলে ইনভেন্টরি ডেটাবেস তৈরির ৩ সহজ পদ্ধতি