বেশিরভাগ লোকেরা অ্যাকাউন্টিং, ট্র্যাকিং বা পূর্বাভাসের উদ্দেশ্যে Microsoft Excel ব্যবহার করে। যাইহোক, এক্সেল একটি দুর্দান্ত ডাটাবেস সফ্টওয়্যার হিসাবেও ব্যবহার করা যেতে পারে। কারণ এক্সেল ডাটা এন্ট্রি এবং ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার হিসেবে বেশ শক্তিশালী। এক্সেলের অন্তর্নির্মিত সরঞ্জামগুলির সাহায্যে, আমরা সহজেই এটিতে যে কোনও ধরণের ডেটাবেস তৈরি করতে পারি। এই টিউটোরিয়ালটি প্রদর্শন করবে কিভাবে আপনি এক্সেলে একটি লাইব্রেরি ডাটাবেস তৈরি করতে পারেন এবং কিভাবে ডাটাবেসে মান লিখতে একটি ফর্ম ব্যবহার করতে হয়।
আপনি নীচের লিঙ্ক থেকে প্রদর্শনের জন্য ব্যবহৃত ওয়ার্কবুকটি ডাউনলোড করতে পারেন।
লাইব্রেরি ডাটাবেসের ওভারভিউ
সংজ্ঞা অনুসারে, একটি ডাটাবেস তথ্যের একটি সংগঠিত সংগ্রহকে বোঝায় যা ইলেকট্রনিকভাবে সংরক্ষিত এবং অ্যাক্সেস করা হয়। ডেটার এই স্টোরেজ স্থানীয় সিস্টেমে বা অনলাইন ক্লাউড সিস্টেম উভয়ই হতে পারে।
তাই এটা বলা নিরাপদ যে, একটি লাইব্রেরি ডাটাবেস হল তথ্যের সংগঠিত সংগ্রহ যেমন বই, কাগজপত্র বা বিভিন্ন প্রকাশনার সাথে অন্যান্য তথ্য যেমন তাদের লেখক এবং/অথবা প্রকাশের তারিখ, নির্ধারিত তারিখ ইত্যাদি। এতে একাডেমিকও থাকতে পারে জার্নাল, সংবাদপত্র এবং ম্যাগাজিনগুলিও এর এন্ট্রি হিসাবে।
এক্সেলে একটি লাইব্রেরি ডেটাবেস তৈরি করার ধাপে ধাপে পদ্ধতি
একটি লাইব্রেরি ডাটাবেস বা অন্য কোনো এক্সেলের ডাটাবেস তৈরি করতে , আমরা মূলত এক্সেলের টেবিল বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করতে যাচ্ছি। এর বহুগুণ সুবিধা রয়েছে। প্রথমত, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি চার্টের মধ্যে নতুন এন্ট্রি আপডেট করতে পারে যদি আপনি সেগুলি ম্যানুয়ালি প্রবেশ করেন। তারপরে এক্সেলের "ফর্ম" বৈশিষ্ট্যটির ব্যবহার আসে যা আপনি টেবিলের সাথে ব্যবহার করতে পারেন। এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, আপনি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী ডেটা ফিল্টার বা সাজাতে পারেন- যা একটি ডাটাবেস ব্যবহার করার অন্যতম প্রধান বিষয়।
নিম্নলিখিতটিতে, আমরা একটি ডাটাবেস এবং একটি এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করার জন্য ধাপে ধাপে প্রক্রিয়াটি নিয়ে যাচ্ছি৷
ধাপ 1:দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে ফর্ম সক্ষম করুন
মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের একটি খুব সহজ "ফর্ম" বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা একটি টেবিলে ডেটা ইনপুট করতে সহায়তা করে। আমরা আমাদের ডাটাবেসের জন্য এন্ট্রি পদ্ধতি হিসাবে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে যাচ্ছি। ডিফল্টরূপে, এক্সেলের ফিচারটিতে এখনও ফিচার নেই। কিন্তু আপনি সহজেই এটি দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে যোগ করতে পারেন এবং পরে এটি ব্যবহার করতে পারেন।
বৈশিষ্ট্য সক্রিয় করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷
৷- প্রথমে, এক্সেল ট্যাবের উপরে দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে যান এবং এর শেষে নিচের দিকে মুখ করা তীরটিতে ক্লিক করুন।
- তারপর আরো কমান্ড -এ ক্লিক করুন ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে।
- ফলে, এক্সেল বিকল্প বক্স খুলবে। এটির বাম দিকে, দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবার নির্বাচন করুন .
- তারপর সমস্ত কমান্ড নির্বাচন করুন এর থেকে কমান্ড নির্বাচন করুন -এর অধীনে বিকল্প।
- এর পর ফর্ম নির্বাচন করুন নীচের তালিকা থেকে কমান্ড হিসাবে নীচের চিত্রে দেখানো হয়েছে।
- একবার নির্বাচিত হলে, যোগ করুন এ ক্লিক করুন .
- অবশেষে, ঠিক আছে এ ক্লিক করুন .
আপনার কাছে এখন ফর্ম বৈশিষ্ট্যটি দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে উপলব্ধ থাকবে৷
৷
ধাপ 2:ডেটাসেটের জন্য হেডার তৈরি করুন
একবার আপনি ফর্মটি সক্রিয় করলে, এখন ডাটাবেস সেট আপ করার সময়। প্রথমত, আমাদের ডাটাবেসের জন্য হেডার তৈরি করতে হবে। এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি পরবর্তীতে ডেটাবেসে ডেটা ট্র্যাক করতে সাহায্য করে৷
৷তাই Excel এ আপনার লাইব্রেরি ডাটাবেস তৈরি করতে এই ধাপে উপযুক্ত শিরোনাম লিখুন। আমরা প্রদর্শনের জন্য নিম্নলিখিত শিরোনামগুলি নির্বাচন করেছি৷
শিরোনামগুলোকে আলাদা করে তোলার জন্য কিছু পরিবর্তন করা যাক।
ধাপ 3:ইনপুট প্রথম এন্ট্রি
প্রথম সারিটি প্রবেশ করা যাক যাতে এটি একটি চার্টে পরিণত হয় যা পরে একটি টেবিলে রূপান্তরিত হতে পারে। আমরা এই মানগুলি প্রবেশ করার জন্য ম্যানুয়াল পদ্ধতি অবলম্বন করছি৷
৷
এই ধাপে নিশ্চিত করুন যে তারিখ বা ফোন নম্বরের মতো জিনিস আপনার পছন্দসই ফর্ম্যাটে আছে, যদি আপনার কাছে থাকে।
ধাপ 4:টেবিল সন্নিবেশ করুন
এখন রেঞ্জটিকে একটি টেবিলে রূপান্তর করা যাক।
- তার জন্য, ডেটাসেটের মধ্যে যেকোনো জায়গায় একটি সেল নির্বাচন করুন।
- তারপর ঢোকান -এ যান আপনার রিবনে ট্যাব।
- এর পর, টেবিল নির্বাচন করুন সারণী থেকে গ্রুপ।
- সারণী তৈরি করুন -এ যে বাক্সটি উপস্থিত হয়েছে, নিশ্চিত করুন যে আমার টেবিলের শিরোনাম আছে বিকল্প নির্বাচন করা হয়। তারপর ঠিক আছে এ ক্লিক করুন .
পরিসরটি এখন ফিল্টার বোতাম সহ একটি টেবিলে রূপান্তরিত হবে৷
৷
একই রকম পড়া
- কিভাবে এক্সেলে একটি রিলেশনাল ডাটাবেস তৈরি করবেন (সহজ ধাপে)
- রিলেশনাল ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (RDBMS) ধারণার ভূমিকা!
- এক্সেলে ফর্ম সহ একটি ডেটাবেস কীভাবে তৈরি করবেন
- এক্সেলে কীভাবে একটি অনুসন্ধানযোগ্য ডেটাবেস তৈরি করবেন (২টি দ্রুত কৌশল)
ধাপ 5:নতুন এন্ট্রি তৈরি করুন
এই বিন্দু পর্যন্ত, আমরা নিরাপদে বলতে পারি যে ডাটাবেস কাজ করার জন্য প্রস্তুত। আপনি এখন আগের সারির অধীনে নতুন মান লিখতে পারেন বা ডাটাবেস আপডেট করতে ফর্মটি ব্যবহার করতে পারেন। আপনি ম্যানুয়ালি মান লিখলে, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে টেবিলে মান আপডেট করবে। এটি নতুন যোগ করা সারিগুলিকে পরে সাজাতে বা ফিল্টার করতে সাহায্য করবে৷ কিন্তু আমরা ফর্ম এন্ট্রির জন্য বেছে নিচ্ছি কারণ ইন্টারফেসটি নন-এক্সেল ব্যবহারকারীদের জন্য কাজ করা সহজ৷
ফর্মের সাথে নতুন এন্ট্রি তৈরি করতে, এই ধাপগুলি অনুসরণ করুন৷
৷- প্রথমে, টেবিলের যেকোনো জায়গায় একটি ঘর নির্বাচন করুন।
- তারপর প্রথম ধাপে দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে আপনার যোগ করা ফর্মটি নির্বাচন করুন।
- এই মুহূর্তে, স্প্রেডশীটের নাম সহ একটি বাক্স খুলবে। একটি নতুন এন্ট্রি যোগ করতে, নতুন এ ক্লিক করুন৷ .
- এখন আপনি খালি ক্ষেত্রে নতুন এন্ট্রি যোগ করতে পারবেন।
- আপনি এখনও নতুন এ ক্লিক করতে পারেন৷ এবং টেবিলে নতুন এন্ট্রি যোগ করতে থাকুন। উদাহরণস্বরূপ, আমরা নিম্নলিখিত চিত্রে আরেকটি এন্ট্রি যোগ করেছি।
- আপনার প্রবেশ করা শেষ হলে, বন্ধ এ ক্লিক করুন . আপনি লক্ষ্য করবেন ডাটাবেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়ে যাবে .
আপনি যদি ডাটাবেস আপডেট করতে চান, পরবর্তীতে, শুরু থেকে এই ধাপটি অনুসরণ করুন।
ধাপ 6:বিদ্যমান রেকর্ড সংশোধন করুন
আপনি এই ফর্মের সাথে যেকোন বিদ্যমান রেকর্ডও আপডেট করতে পারেন। ধরা যাক আমরা দ্বিতীয় এন্ট্রির নির্ধারিত তারিখ 8/18/2020 এ আপডেট করতে চাই। আমরা কীভাবে তা করতে পারি তা দেখতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷
- প্রথমে, টেবিলের মধ্যে যেকোনো ঘর নির্বাচন করুন।
- তারপর দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে ফর্মটিতে ক্লিক করুন।
- এখন ফর্মের দ্বিতীয় এন্ট্রিতে যেতে উপরে বা নিচে সরান।
- এর পরে, আপনার পছন্দসই মান পরিবর্তন করুন। এখানে, আমরা নির্ধারিত তারিখ পরিবর্তন করে 8/18/2020 করছি।
- অবশেষে, বন্ধ এ ক্লিক করুন .
আপনি এখন দেখতে পাবেন ডাটাবেসের দ্বিতীয় এন্ট্রির নির্ধারিত তারিখ আপডেট হয়ে যাবে।
পদক্ষেপ 7:বিদ্যমান রেকর্ডগুলি সরান
একইভাবে, আপনি ডাটাবেস থেকে বিদ্যমান রেকর্ডগুলিও সরাতে পারেন। আমরা এখানে প্রদর্শনের জন্য দ্বিতীয় এন্ট্রি সরিয়ে দিচ্ছি। আমরা কীভাবে তা করতে পারি তা দেখতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷
- প্রথমে, ডাটাবেসের একটি ঘর নির্বাচন করুন।
- তারপর দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবার থেকে ফর্মটি নির্বাচন করুন।
- এখন আপনি যে এন্ট্রিটি সরাতে চান সেখানে নেভিগেট করুন। যেহেতু আমরা প্রদর্শনের জন্য দ্বিতীয় এন্ট্রিটি সরিয়ে ফেলছি, আমরা দ্বিতীয়টি বেছে নিচ্ছি৷
- এর পর, মুছুন এ ক্লিক করুন .
- অবশেষে, ঠিক আছে এ ক্লিক করুন সতর্কতা বাক্সে।
আপনি দেখতে পাবেন (আগে প্রবেশ করানো) দ্বিতীয় এন্ট্রিটি আর ডাটাবেসে নেই৷
ধাপ 8:বিশেষ ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করুন
আপনি অনিয়মিত মান নিতে কিছু কলাম সীমাবদ্ধ করতে পারেন। উদাহরণ স্বরূপ, ধরা যাক আমাদের লাইব্রেরিতে, প্রত্যেককে 2020 সালের আগস্টের মধ্যে বই ফেরত দিতে হবে। তাই 31শে আগস্টের পর কোনো নির্ধারিত তারিখের এন্ট্রি বৈধ হবে না।
আমরা কীভাবে এটি সীমাবদ্ধ করতে পারি তা দেখতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷
- প্রথমে, নির্ধারিত তারিখের কলাম নির্বাচন করুন।
- এখন ডেটা -এ যান আপনার রিবনে ট্যাব।
- তারপর ডেটা যাচাইকরণ নির্বাচন করুন ডেটা টুলস থেকে গ্রুপ।
- এর পর, সেটিংস নির্বাচন করুন ডেটা যাচাইকরণ -এ ট্যাব বক্স।
- তারপর তারিখ নির্বাচন করুন অনুমতি -এ বিকল্প।
- এখন একটি পুরানো শুরুর তারিখ নির্বাচন করুন কারণ এটি এখানে আমাদের প্রধান উদ্বেগের বিষয় নয়। কিন্তু শেষ তারিখে বক্সে, মান 8/30/2020 লিখুন।
- আপনার হয়ে গেলে, ঠিক আছে এ ক্লিক করুন .
এখন অগাস্ট 2020 এর আগের কোনো নির্দিষ্ট তারিখ লেখা যাবে না। আপনি যদি ফর্মের মাধ্যমে বা ম্যানুয়ালি একটি যোগ করার চেষ্টা করেন, তাহলে আপনি নিম্নলিখিত ত্রুটি বার্তা দেখতে পাবেন।
আরো পড়ুন: এক্সেলে ডেটাবেস ফাংশনগুলি কীভাবে ব্যবহার করবেন (উদাহরণ সহ)
উপসংহার
এভাবেই আপনি এক্সেলে একটি লাইব্রেরি ডাটাবেস বা অন্য কোনো ডাটাবেস তৈরি করতে পারেন। Hopefully, you were able to follow these steps with ease while creating your own database. I hope you found this guide helpful and informative. If you have any questions or suggestions, let us know in the comments below.
এই ধরনের আরও গাইডের জন্য, Exceldemy.com দেখুন .
সম্পর্কিত প্রবন্ধ
- কিভাবে এক্সেলে স্টুডেন্ট ডেটাবেস তৈরি করবেন (সহজ ধাপে)
- Create a Client Database in Excel (With Easy Steps)
- How to Create an Employee Database in Excel (with Easy Steps)
- Maintain Customer Database in Excel
- How to Create Inventory Database in Excel (3 Easy Methods)
