এক্সেলে দ্রুত প্রশ্নাবলী তৈরি করুন: ২টি সহজ পদ্ধতি

এই আর্টিকেলে আমরা এক্সেলে প্রশ্নাবলী তৈরি করা শিখব। একটি প্রশ্নাবলী হলো প্রশ্ন বা নির্দিষ্ট আইটেমের একটি সেট যাতে অপশন থাকে। এটি একজন প্রতিক্রিয়াদাতা থেকে তথ্য সংগ্রহ করতে ব্যবহৃত হয়। এক্সেলে ব্যবহারকারী কিছু সহজ ধাপ অনুসরণ করে প্রশ্নাবলী তৈরি করতে পারেন। আজ আমরা ২টি সহজ পদ্ধতি প্রদর্শন করব। এই পদ্ধতিগুলো ব্যবহার করে আপনি সহজেই এক্সেলে প্রশ্নাবলী তৈরি করতে পারবেন। তো আর দেরি না করে আলোচনা শুরু করি।

প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুকটি এখান থেকে ডাউনলোড করতে পারেন।

এক্সেলে প্রশ্নাবলী তৈরির ২টি সহজ উপায়

এক্সেলে প্রশ্নাবলী তৈরি করার দুটি উপায় আছে। প্রথম পদ্ধতিতে, আমরা ম্যানুয়ালি প্রশ্নাবলী তৈরি করব। এখানে আপনাকে প্রশ্নের কীওয়ার্ডগুলো কলাম হেডার হিসেবে ইনসার্ট করতে হবে। আমরা পুরো পদ্ধতিটি সহজ ধাপে দেখাব।

দ্বিতীয় পদ্ধতিতে, আমরা VBA ব্যবহার করে এক্সেলে প্রশ্নাবলী তৈরি করব। প্রশ্নাবলীর ওভারভিউ নিচে দেওয়া হলো:

১. এক্সেলে ম্যানুয়ালি প্রশ্নাবলী তৈরি করুন

প্রথম পদ্ধতিতে, আমরা স্ক্র্যাচ থেকে এক্সেলে প্রশ্নাবলী তৈরি করব। আমাদের কেসে, আমরা একটি কোম্পানির কিছু কর্মচারীর Name, ID এবং Department জিজ্ঞেস করব। এছাড়া उनसे জিজ্ঞেস করব আজবছর সে Vacation নেবে কিনা। এখানে আমরা পুরো প্রশ্ন ইনসার্ট করতে পারি না। তাই সেই প্রশ্নের কীওয়ার্ড খুঁজে বের করতে হবে। এবং সেটিকে একটি কলামের হেডার হিসেবে ব্যবহার করব। নিচের ধাপগুলিতে সহজ নির্দেশনা সহ প্রক্রিয়াটি প্রদর্শন করা হয়েছে। তো নিচের ধাপগুলোতে মনোযোগ দিন পদ্ধতিটি শিখতে।

ধাপ ১: প্রশ্নের কীওয়ার্ড ইনসার্ট করুন

• প্রথমে প্রশ্নের কীওয়ার্ডগুলো চিহ্নিত করুন এবং ছবির মতো সেগুলো হেডার হিসেবে রাখুন।
• উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি প্রথমে জানতে চান "আপনার নাম কী?", তবে প্রথম কলামের হেডার হবে "Name"।
• দ্বিতীয় প্রশ্ন: "আপনার আইডি নম্বর কত?", এখানে কীওয়ার্ড হবে ID।
• তৃতীয় প্রশ্ন কর্মচারীদের Department-এর জন্য জিজ্ঞেস করে, তাই সেটি Column D-এ আছে।
• এবং শেষে, আমাদের জানতে হবে কোন কর্মচারীর এই বছরে ছুটি দরকার। আমরা উত্তর Yes বা No-এ চাই। তাই Column E-র হেডার লেখা হলো "Need Vacation (Y/N)"।
• এভাবে আপনাকে সব প্রশ্নের কীওয়ার্ড খুঁজে বের করে একে একে হেডার হিসেবে ব্যবহার করতে হবে।

ধাপ ২: কীওয়ার্ড ব্যবহার করে টেবিল তৈরি করুন

• দ্বিতীয় ধাপে, আমরা একটি টেবিল তৈরি করব।
• এজন্য হেডারগুলো সিলেক্ট করুন।
• তারপর Ctrl + T চাপুন।
• একটি মেসেজ বক্স আসবে।
• "My table has headers" চেক করুন।
• OK ক্লিক করে এগিয়ে যান।

• ফলস্বরূপ, আপনি নিচের স্ক্রিনশটের মতো একটি টেবিল দেখবেন।

ধাপ ৩: প্রশ্নাবলীর জন্য নতুন ট্যাব তৈরি করুন

• তৃতীয় ধাপে, প্রশ্নাবলীর জন্য একটি নতুন ট্যাব তৈরি করতে হবে।
• সেজন্য টেবিলের হেডারগুলো প্রথমে সিলেক্ট করুন।

• তারপর File ট্যাবে ক্লিক করুন।

• এখন Options বেছে নিন। এটি Excel Options উইন্ডো খুলবে।

• Excel Options উইন্ডোতে Customize Ribbon বেছে নিন এবং তারপর New Tab সিলেক্ট করুন।

• उसके बाद New Group-এ রাইট-ক্লিক করুন এবং মেনু থেকে Rename বেছে নিন।

• একটি Rename বক্স আসবে।
• Display Name টাইপ করুন এবং OK ক্লিক করুন।
• এখানে আমরা নতুন গ্রুপের নাম রাখেছি Questionnaire 1।

• পরবর্তী ধাপে, "Choose commands from" বক্সে "Commands Not in the Ribbon" বেছে নিন।
• তারপর Form সিলেক্ট করুন এবং Add অপশনটি ক্লিক করুন।

• উপরোক্ত ধাপগুলো অনুসরণ করার পর, আপনি New Tab-এর ভেতরে Questionnaire গ্রুপের অধীনে Form দেখতে পাবেন।
• OK ক্লিক করে এগিয়ে যান।

ধাপ ৪: ডেটা এন্ট্রির জন্য ফর্ম খুলুন

• এই ধাপে, New Tab-এ যান এবং Form সিলেক্ট করুন।

• ফলস্বরূপ, আপনি হেডারদের ট্যাগসহ একটি ফর্ম দেখবেন।
• এখানে একজন প্রতিক্রিয়াদাতাকে তার Name, ID, Department এবং Need for Vacation একে একে ইনসার্ট করতে হবে।

ধাপ ৫: প্রশ্নাবলীর জন্য ডেটা এন্টার করুন

• পঞ্চম ধাপে, প্রতিক্রিয়াদাতারা জিজ্ঞেস করা প্রশ্নের উত্তর দিবেন।
• উদাহরণস্বরূপ, কর্মচারী John তার তথ্য ইনসার্ট করেছেন।
• তাই এই তথ্য ওয়ার্কশীতে পেতে New অপশনটি ক্লিক করুন।

• ফলস্বরূপ, তথ্যটি ওয়ার্কশীতে উপলব্ধ হবে এবং ফর্মটি অন্য প্রতিক্রিয়া নেওয়ার জন্য প্রস্তুত হবে।
• এই কেসে, কর্মচারী Paul তার ডেটা এন্টার করে আবার New অপশনটি ক্লিক করেছেন।

• ফলস্বরূপ, আপনি এক্সেল ওয়ার্কশীতে তথ্যটি দেখতে পাবেন।

• আরও ডেটা এন্টার করার জন্য উপরের ধাপগুলো ফলো করে New-এ ক্লিক করুন।

চূড়ান্ত আউটপুট

• শেষে, আপনি ওয়ার্কশীতে রেকর্ড করা ডেটা পাবেন এবং আরও ডেটা এন্টার করতে একই ধাপগুলো ব্যবহার করতে পারেন।

২. এক্সেল VBA প্রয়োগ করে প্রশ্নাবলী তৈরি করুন

দ্বিতীয় পদ্ধতিতে, আমরা VBA প্রয়োগ করে এক্সেলে প্রশ্নাবলী তৈরি করব। VBA মানে Visual Basic for Applications। VBA ব্যবহার করে আমরা বিভিন্ন কাজ সহজে ইমপ্লিমেন্ট করতে পারি। এখানে আমরা প্রতিক্রিয়াদাতাদের কিছু প্রশ্ন করব এবং সেটার উত্তর দিতে হবে কিছু অপশন ব্যবহার করে। অপশনগুলো হলো Not Sure, Agree, Disagree এবং Maybe। তো নিচের ধাপগুলো ফলো করুন এক্সেলে VBA ব্যবহার করে প্রশ্নাবলী তৈরি করার প্রক্রিয়া দেখতে।

ধাপগুলো:

• প্রথমে Developer ট্যাবে যান এবং Visual Basic সিলেক্ট করুন। এটি Visual Basic উইন্ডো খুলবে।
• বিকল্পভাবে, আপনি Alt + F11 চাপেও এটি খুলতে পারেন।

• Visual Basic উইন্ডোতে Insert >> Module সিলেক্ট করুন। এটি Module উইন্ডো খুলবে।

• এখন নিচের কোডটি কপি করে Module উইন্ডোতে পেস্ট করুন:

Option Explicit Sub Create_Questionnaire() Dim GrupBx As GroupBox Dim OptnBtn As OptionButton Dim iMxBtns As Long Dim icell As Range Dim iRng As Range Dim iWks As Worksheet Dim xCtr As Long Dim xFrstOptnBtnCel As Range Dim xNumOfQ As Long Dim iBorder As Variant iBorder = Array(xlEdgeLeft, xlEdgeTop, xlEdgeBottom, _ xlEdgeRight, xlInsideVertical, xlInsideHorizontal) iMxBtns = 4 xNumOfQ = InputBox("Set the numbers of questions", "Questions", 8) Set iWks = ActiveSheet With iWks Set xFrstOptnBtnCel = .Range("E2") .Range("A:D").Clear With xFrstOptnBtnCel.Offset(-1, -1).Resize(1, iMxBtns + 1) .Value = Array("Questions", "Option1", "Option2", _ "Option3", "Option4") .Orientation = 90 .HorizontalAlignment = xlCenter End With Set iRng = xFrstOptnBtnCel.Resize(xNumOfQ, 1) With iRng.Offset(0, -1) .Formula = "=ROW()-" & iRng.Row - 1 .Value = .Value End With iRng.Offset(0, -3).Value = 1 With iRng.Offset(0, -4) .FormulaR1C1 = "=IF(RC[2]="""","""",IF(RC[2]=6,""N/A"",RC[1]*(RC[2]-1)))" End With .Range("A1").Formula = "=SUM(A2:A" & xNumOfQ + 1 & ")" With iRng.Offset(0, -4).Resize(, 4) For xCtr = LBound(iBorder) To UBound(iBorder) With .Borders(iBorder(xCtr)) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlThin .ColorIndex = xlAutomatic End With Next xCtr .HorizontalAlignment = xlCenter .VerticalAlignment = xlCenter End With iRng.EntireRow.RowHeight = 20 iRng.Resize(, iMxBtns).EntireColumn.ColumnWidth = 9 .GroupBoxes.Delete .OptionButtons.Delete End With For Each icell In iRng With icell.Resize(1, iMxBtns) Set GrupBx = iWks.GroupBoxes.Add _ (Top:=.Top, Left:=.Left, Height:=.Height, _ Width:=.Width) With GrupBx .Caption = "" .Visible = True End With End With For xCtr = 0 To iMxBtns - 1 With icell.Offset(0, xCtr) Set OptnBtn = iWks.OptionButtons.Add _ (Top:=.Top, Left:=.Left, Height:=.Height, _ Width:=.Width) OptnBtn.Caption = "" If xCtr = 0 Then With icell.Offset(0, -2) OptnBtn.LinkedCell = .Address(external:=True) End With End If End With Next xCtr Next icell End Sub

• Ctrl + S চাপুন কোড সেভ করার জন্য।
• পরবর্তী ধাপে, Developer-এ যান এবং Macros সিলেক্ট করুন। এটি Macro উইন্ডো খুলবে।

• তারপর Macro উইন্ডোতে ইচ্ছিত কোডটি সিলেক্ট করুন এবং Run করুন।

• ফলস্বরূপ, একটি মেসেজ আসবে এবং প্রশ্নের সংখ্যা সেট করতে বলবে।
• এখানে আমরা আমাদের প্রতিক্রিয়াদাতাদের থেকে ৫টি প্রশ্ন জানতে চাই। তাই আমরা ৫ টাইপ করলাম।
• OK ক্লিক করুন।

• ক্ষণিক সময়ে আপনি ওয়ার্কশীতে নিচের ছবির মতো ফলাফল দেখবেন।
• এখানে Column D প্রশ্নের জন্য এবং Columns E, F, G, H অপশনগুলো জন্য।

• এখন আপনাকে আপনার পছন্দমত প্রশ্নাবলী ফরম্যাট করে প্রশ্ন ইনসার্ট করতে হবে।
• উদাহরণস্বরূপ, আমরা তিনটি সারি এবং একটি কলাম ইনসার্ট করেছি। তাহলে এখন রেঞ্জ B4:I9 প্রশ্নাবলী ধারণ করছে।
• আমরা Columns C & D লুকিয়ে রাখেছি।
• এছাড়া আমরা অ্যাসার্টিভ ফরমে প্রশ্নগুলো ইনসার্ট করেছি।
• প্রতিটি প্রশ্নের জন্য ৪টি রেসপন্স আছে এবং রেসপন্সগুলো ০ থেকে ৩ পর্যন্ত মান ধারণ করে।
• এখানে, Not Sure-র মান ০, Agree-র ১, Disagree-র ২, এবং Maybe-র ৩।
• আপনার সুবিধার জন্য আমরা একজন প্রতিক্রিয়াদাতার উত্তর দেখিয়েছি।
• এখানে, Cell B4 এ রেঞ্জ B5:B9-এর যোগফল সংরক্ষিত।

উপসংহার

এই আর্টিকেলে আমরা ২টি সহজ উপায়ে এক্সেলে প্রশ্নাবলী তৈরি করার প্রক্রিয়া দেখিয়েছি। আশা করি এই আর্টিকেল আপনার কাজগুলো দক্ষতার সাথে সম্পন্ন করতে সাহায্য করবে। மேலும், আর্টিকেলের শুরুতে আমরা প্র্যাকটিস বুকও যোগ করেছি। আপনার দক্ষতা পরীক্ষা করতে আপনি সেটি ডাউনলোড করে এক্সারসাইজ করতে পারেন। এছাড়া, এই মত আরও আর্টিকেলের জন্য ExcelDemy ওয়েবসাইট-এ ভিজিট করুন। শেষে, আপনার কোনো পরামর্শ বা প্রশ্ন থাকলে নিচে কমেন্ট সেকশনে জিজ্ঞেস করতে পারেন।