স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেল ডেটাবেস আপডেট: ৪টি প্রমাণিত পদ্ধতি

এই আর্টিকেলটি ব্যাখ্যা করে কিভাবে ৪টি উপকারী পদ্ধতির সাহায্যে এক্সেল-এ একটি ডেটাবেস তৈরি করতে হয় যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়। ডাইনামিক ডেটা নিয়ে কাজ করার সময় এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ ফিচার। যখন ডেটাবেস অন্য কোনো সোর্স থেকে ডেটার ওপর নির্ভরশীল, তখন সোর্স ডেটা অনুযায়ী ডেটাবেসের স্বয়ংক্রিয় আপডেট খুব গুরুত্বপূর্ণ। চলুন, উদাহরণগুলোতে যাই মেথডগুলো জানতে।

এক্সেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হওয়া ডেটাবেস তৈরির ৪টি উপকারী পদ্ধতি

১. ওয়েব থেকে ডেটা এক্সট্র্যাক্ট করে স্বয়ংক্রিয় আপডেট হওয়া ডেটাবেস তৈরি

কাজ: ওয়েব থেকে নিউ ইয়র্ক, USA-র ১৪-দিনের আবহাওয়া পূর্বাভাস এক্সট্র্যাক্ট করে একটি এক্সেল ডেটাবেস তৈরি করা যেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে।

সমস্যা বিশ্লেষণ: আমরা অনলাইন আবহাওয়া পূর্বাভাস দেয়া বেশ কিছু ওয়েবসাইট খুঁজে পেয়েছি। এই উদাহরণের জন্য, আমরা https://www.timeanddate.com/weather/usa/new-york/ext ওয়েবসাইট লিংক থেকে নিউ ইয়র্ক, USA-র পূর্বাভাস ব্যবহার করব। আমরা নিচের স্ক্রিনশটের টেবিল-কে কপি করে একটি এক্সেল ওয়ার্কশিট-এ রাখতে পারি ডেটাবেস তৈরি করতে। কিন্তু দুর্ভাগ্যবশত, ডেটাবেসটি ওয়েবসাইট ডেটা অনুযায়ী আপডেট হবে না যদি না আমরা এটি সোর্স লিংক-এর সাথে কানেক্ট করি। যদি ডেটাবেসটি সোর্স লিংক-এর সাথে কানেক্টেড থাকে, তবে এক্সেল আমাদের ডেটাবেস ম্যানুয়ালি এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করার অপশন দেয়।

সমাধান: আমাদের আবহাওয়া পূর্বাভাস ডেটাবেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে।

স্টেপ ১: ওয়েবের সাথে কানেক্ট

• এক্সেল রিবনে Data tab-এ যান।
• Get & Transform tab- থেকে From Web অপশনে ক্লিক করুন।

• ডায়ালগ বক্সে, আমরা যেখানে থেকে ডেটা এক্সট্র্যাক্ট করতে চাই সেখান থেকে URL পেস্ট করুন এবং OK চাপুন।

• Navigator উইন্ডোতে, আমরা ওয়েবসাইট-এ পাওয়া যাওয়া টেবিলগুলো দেখতে পাচ্ছি। Table View-র সাহায্যে, আমরা টেবিল ফরম্যাটে এক্সট্র্যাক্টেড ডেটা দেখতে পারি।
• এক্সেল ডেটাবেস-এ লোড করার আগে এক্সট্র্যাক্টেড ডেটা টেবিল এডিট করতে, Transform Data অপশনে ক্লিক করুন।

স্টেপ ২: ডেটা ট্রান্সফর্ম

• Power Query Editor-এ, আমরা অনচাহে কলামগুলো সরাতে পারি। সেজন্য, কলাম হেডার-এ রাইট-ক্লিক করে Remove অপশন বেছে নিন।

• আমরা কয়েকটি কলাম সরিয়ে শুধু ৬ কলাম রাখেছি ইমপোর্ট করার জন্য ডেটাবেস-এ।
• এখন, Home ট্যাব থেকে, Close & Load বাটনে ক্লিক করুন।
• Close & Load অপশন বেছে নিন।

স্টেপ ৩: এক্সেল ডেটাবেসে ডেটা ইমপোর্ট

• Import Data উইন্ডোতে, Existing worksheet option-এ ক্লিক করুন এবং ডেটা ইমপোর্ট করার জন্য স্টার্টিং সেল বেছে নিয়ে OK ক্লিক করুন কমান্ড এক্সিকিউট করার জন্য।

• আমরা সফলভাবে একটি এক্সেল ডেটাবেস তৈরি করেছি ডেটা সহ যা একটি ওয়েবসাইট সোর্স-এর সাথে কানেক্টেড।

স্টেপ ৪: অটো আপডেট ফিচার সক্রিয় করা

• ডেটাবেস টেবিল-এ ক্লিক করুন।
• Excel Ribbon-এ Data ট্যাবে যান।
• Refresh All বাটনে ক্লিক করুন।
• Connection Properties অপশন বেছে নিন।

• এখন, আমরা কতক্ষণ পর ডেটাবেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিফ্রেশ হবে সেটি Refresh every input box-এ সেট করে OK চাপুন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ডেটাবেস ফাংশন ব্যবহার (উদাহরণসহ)

২. পিভট টেবিল দিয়ে স্বয়ংক্রিয় আপডেট হওয়া ডেটাবেস তৈরি এক্সেলে

এই উদাহরণে, আমরা একটি সোর্স ডেটাসেট-এর ওপর ভিত্তি করে একটি পিভট টেবিল তৈরি করব। যেহেতু পিভট টেবিল এক্সেলে একটি ডেটাবেস-র মত কাজ করে, পিভট টেবিল-এর জন্য অটো রিফ্রেশ ফিচার সক্রিয় করলে আমাদের এক্সেল ডেটাবেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে। নিচের স্টেপগুলো আপনাকে প্রক্রিয়া-র মাধ্যমে গাইড করবে।

স্টেপ ১: পিভট টেবিল তৈরি

ধরিয়ে নিই, আমাদের একটি ডেটাসেট রয়েছে যা একটি দোকান-এর সেলস ডিটেইলস প্রতিফলিত করে।

পিভট টেবিল তৈরি করতে,

• পুরো ডেটাসেট সিলেক্ট করুন।
• Insert tab-এ যান।
• Pivot Table বাটনে ক্লিক করুন।
• From Table/Range অপশন বেছে নিন।

• PivotTable from table or range উইন্ডোতে, New worksheet option-এ ক্লিক করুন এবং OK চাপুন।

• এক পিভট টেবিল ডেটাবেস একটি নতুন ওয়ার্কশিট-এ তৈরি হয়েছে।

স্টেপ ২: পিভট টেবিলের জন্য অটো রিফ্রেশ ফিচার সক্রিয় করে ডেটাবেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট

এই মেথডটি পিভট টেবিলকে প্রতিবার ওয়ার্কবুক খোলা হলে আপডেট করবে, ডেটাসেটে প্রতিবার পরিবর্তন হলে নয়। তাই, এটি পার্থক্য অটোমেশন-র মত পিভট টেবিল-এর। পিভট টেবিলের জন্য অটো-রিফ্রেশিং ফিচার সক্রিয় করার ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

• পিভট টেবিলের যেকোনো সেলে রাইট-ক্লিক করুন context menu খোলার জন্য।
• context menu- থেকে PivotTable Options বেছে নিন।

• PivotTable Options উইন্ডো থেকে, Data ট্যাবে যান এবং Refresh data when opening the file অপশন চেক করুন।

• শেষে, উইন্ডো বন্ধ করতে OK চাপুন।

আরও পড়ুন: এক্সেল ভিবিএ-তে সিম্পল ডেটাবেস তৈরি

৩. VBA কোড ব্যবহার করে পিভট টেবিল অটো রিফ্রেশ করে ডেটাবেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট

কাজ: সহজ VBA কোড ব্যবহার করে আমরা আমাদের পিভট টেবিলকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করতে পারি যখন আমরা যেকোনো সোর্স ডেটা পরিবর্তন করি। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হচ্ছে এটি তৎক্ষণিক হয় পূর্বের মেথড-এর মত নয় যেখানে আপনাকে ফাইল বন্ধ এবং আবার খুলতে হয় আপডেট দেখতে।

সমাধান: এটি করার জন্য নিচের গাইড অনুসরণ করুন!

• ওয়ার্কশিটের নামে রাইট-ক্লিক করুন এবং View Code অপশন বেছে নিন।

কোড: Visual Basic Editor-এ নিচের VBA কোড ইনসার্ট করুন।

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) ThisWorkbook.RefreshAll End Sub

আউটপুট: এই VBA কোড যেকোনো সময় রান করবে যখন আমরা সোর্স ফাইলে সেল ডেটা পরিবর্তন করি। সোর্সের সাথে সম্পর্কিত সকল পিভট টেবিলgle আপডেট হবে অনুযায়ী এবং তৎক্ষণিক।

উপরোক্ত প্রক্রিয়া চেক করতে, আমরা একটি পিভট টেবিল তৈরি করেছি pivot_table নামে শিটে VBA নামে শিটের সোর্স ডেটা-র ওপর ভিত্তি করে। আমরা Apple-র কোয়ান্টিটি ৫০ থেকে ৩০-এ পরিবর্তন করেছি। অন্য শিট নামক pivot_table_VBA-এ ডেটাবেসও স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুযায়ী আপডেট হয়েছে।

নোটস: যদি আমরা ওয়ার্কবুকের সকল পিভট টেবিল অটো-রিফ্রেশ না চাই বরং শুধু একটি নির্দিষ্ট পিভট টেবিল চাই, তবে নিচের কোডটি ব্যবহার করতে পারি। এই কোডটি শুধু pivot_table_VBA শিটের পিভট টেবিল আপডেট করবে যখন আমরা ডেটা সোর্স পরিবর্তন করি।

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Worksheets("pivot_table_VBA ").PivotTables("PivotTable2").PivotCache.Refresh End Sub

এই কোডে, pivot-pivot_table_VBA সেটি শিটের নাম যেটি PivotTable2 ধারণ করে। আমরা সহজে একটি ওয়ার্কশিট এবং একটি পিভট টেবিল-এর নাম চেক করতে পারি।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ফর্ম দিয়ে ডেটাবেস তৈরি

৪. অন্য শিট থেকে রেফারেন্সড ডেটা থাকা স্বয়ংক্রিয় আপডেট হওয়া ডেটাবেস তৈরি এক্সেলে

কাজ: একটি ডেটাবেস টেবিল তৈরি করা যেটিতে ডেটা আছে অন্য ওয়ার্কশিট টেবিল- থেকে। সোর্স ডেটা-এ যেকোনো পরিবর্তন হলে, ডেটাবেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে।

সমাধান: এখানে একটি টেবিল রয়েছে source_table নামে শিটে প্রোডাক্ট নাম এবং তাদের אינডিভিজুয়াল ইউনিট প্রাইস-সহ।

এখন, আমরা একটি ডেটাবেস তৈরি করেছি (শিট database-এ) যা সেলস ডিটেইলস প্রতিফলিত করে। ডেটাসেটে একটি কলাম রয়েছে "UnitPrice" নামে। আমাদের UnitPrice column-এ থাকা প্রতিটি ডেটা source_table sheet-এ থাকা টেবিল-এর সাথে রেফারেন্স করতে হবে। ডেটাবেস টেবিলের UnitPrice কলামে ডেটা ইনসার্ট করতে-

• ইকুয়াল সাইন (=) টাইপ করুন সেল F3 (Apple-এর ইউনিট প্রাইস)-এ।

• source_table শিটে যান।
• C3 সেলে ক্লিক করুন (Apple-এর ইউনিট প্রাইস).

• Enter চাপুন।

• এখন, Fill Handle ব্যবহার করে, source_table শিটের সোর্স টেবিল- থেকে রেফারেন্স ডেটা দিয়ে UnitPrice কলামটি পূরণ করুন।

আউটপুট: যদি আমরা source_table শিটের সোর্স টেবিল-এ যেকোনো ডেটা পরিবর্তন করি, তবে ডেটাবেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট পাবে।

আরও পড়ুন: এক্সেলে কাস্টমার ডেটাবেস মেইনটেইন

মনে রাখার বিষয়সমূহ

মেথড ৩-এ VBA কোড ব্যবহার করে আমাদের পিভট টেবিলগুলো অটোমেট করে কিন্তু এটি অনডু হিস্টরি হারিয়ে দেয়। যদি একটি পরিবর্তন হয়, তবে আমরা পূর্বের স্টেজে ফিরে যেতে পারি না। এটি পিভট টেবিলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করতে VBA কোড ব্যবহার করার একটি ডিসঅ্যাডভান্টেজ।

উপসংহার

এখন, আমরা জানি ৪টি উপযুক্ত মেথড দিয়ে এক্সেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হওয়া ডেটাবেস তৈরি করা। আশা করি এটি আপনাকে এই ফিচারটি আরও আত্মবিশ্বাসের সাথে ব্যবহার করতে উৎসাহিত করবে। যেকোনো প্রশ্ন বা সাজেশন কমেন্ট বক্সে রাখতে ভুলবেন না।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেলে ইনভেন্টরি ডেটাবেস তৈরি (৩ সহজ পদ্ধতি)
• রিলেশনাল ডেটাবেস এক্সেলে তৈরি (সহজ ধাপসহ)
• সার্চেবল ডেটাবেস এক্সেলে তৈরি (২ কুইক ট্রিক)