কিভাবে একটি ডাটাবেস তৈরি করবেন যা এক্সেল এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়

এই নিবন্ধটি কীভাবে তৈরি করতে হয় তা ব্যাখ্যা করে একটি ডাটাবেস এক্সেল-এ যে আপডেট করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে 4টি দরকারী পদ্ধতির সাহায্যে। গতিশীল ডেটার সাথে কাজ করার সময় এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য প্রয়োজন। যখন ডাটাবেস অন্য উৎস থেকে তথ্যের উপর নির্ভর করে, তখন উৎসের তথ্য অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয় আপডেট খুবই গুরুত্বপূর্ণ। পদ্ধতিগুলির সাথে পরিচিত হওয়ার জন্য উদাহরণগুলিতে ডুব দেওয়া যাক৷

স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হওয়া একটি ডাটাবেস তৈরি করার 4টি কার্যকর পদ্ধতি এক্সেলে

1. এক্সেল-এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয় এমন একটি ডেটাবেস তৈরি করতে ওয়েব থেকে ডেটা বের করুন

টাস্ক :এক্সট্রাক্ট একটি নিউ ইয়র্ক, মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের 14 দিনের আবহাওয়ার পূর্বাভাস ওয়েব থেকে এবং একটি এক্সেল ডাটাবেস তৈরি করুন এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে .

সমস্যা বিশ্লেষণ :আমরা বেশ কিছু ওয়েবসাইট খুঁজে পেয়েছি যা আবহাওয়া অনলাইনে পূর্বাভাস প্রদান করে . এই উদাহরণের জন্য, আমরা পূর্বাভাস ব্যবহার করব নিউ ইয়র্কের জন্য , মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র https://www.timeanddate.com/weather/usa/new-york/ext ওয়েবসাইট লিঙ্ক থেকে . আমরা কপি করতে পারি টেবিল নিম্নলিখিত স্ক্রিনশটে একটি এক্সেল ওয়ার্কশীটে তৈরি করতে একটি ডাটাবেস . কিন্তু দুর্ভাগ্যবশত, ডাটাবেস যাচ্ছে না অনুসারে আপডেট করতে ওয়েবসাইট ডেটা -এ যদি না আমরা সংযোগ করি এটি উৎস লিঙ্কে। যদি ডাটাবেস সংযুক্ত উৎস লিঙ্কে , Excel সুবিধা দেয় আমাদের আপডেট করার বিকল্প আছে ম্যানুয়ালি ডাটাবেস এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে .

সমাধান :আমাদের আবহাওয়ার পূর্বাভাস ডাটাবেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করার জন্য নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে হবে৷

পদক্ষেপ 1:ওয়েবে সংযোগ করুন৷

• যাও ডেটা ট্যাবে এক্সেল রিবনে .
• ক্লিক করুন ওয়েব থেকে -এ Get &Transform ট্যাব থেকে বিকল্প

• সংলাপ বাক্সে , পেস্ট করুন URL যেখান থেকে আমরা ডেটা বের করতে চাই আমাদের ডাটাবেস এর জন্য এবং ঠিক আছে টিপুন .

• নেভিগেটরে উইন্ডোতে, আমরা টেবিল দেখতে পাচ্ছি ওয়েবসাইটে পাওয়া যায় . টেবিল ভিউ এর সাহায্যে , আমরা ডেটা বের করা দেখতে পাচ্ছি একটি সারণী আকারে .
• সম্পাদনা করতে লোড করার আগে নিষ্কাশিত ডেটা টেবিল এটি এক্সেল ডাটাবেসে , ক্লিক করুন ডেটা ট্রান্সফর্ম-এ বিকল্প।

ধাপ 2:ডেটা রূপান্তর করুন

• পাওয়ার কোয়েরি এডিটরে , আমরা অবাঞ্ছিত কলাম অপসারণ করতে পারি . এটি করতে, ডান-ক্লিক করুন কলাম হেডারে এবং নির্বাচন করুন সরান বিকল্প।

• আমরা বেশ কয়েকটি কলাম মুছে ফেলেছি এবং শুধুমাত্র 6টি কলাম রাখা হয়েছে আমদানি করতে ডাটাবেসে .
• এখন, হোম থেকে ট্যাবে, ক্লোজ এবং লোড -এ ক্লিক করুন বোতাম।
• বাছাই করুন ৷ বন্ধ করুন এবং লোড করুন বিকল্প।

পদক্ষেপ 3:Excel ডেটাবেসে ডেটা আমদানি করুন

• ডাটা আমদানি -এ উইন্ডো, ক্লিক করুন বিদ্যমান ওয়ার্কশীট বিকল্পে এবং নির্বাচন করুন শুরু ঘর ডেটা আমদানি করতে , এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন কমান্ড কার্যকর করতে।

• আমরা সফলভাবে তৈরি করেছি একটি এক্সেল ডাটাবেস ডেটা সহ যা সংযুক্ত ৷ একটি ওয়েবসাইট উৎসে .

পদক্ষেপ 4:স্বয়ংক্রিয় আপডেট বৈশিষ্ট্য সক্ষম করুন

• ক্লিক করুন ডাটাবেস টেবিলে .
• যাও ডেটা -এ এক্সেল রিবনে ট্যাব .
• ক্লিক করুন সব রিফ্রেশ করুন-এ বোতাম।
• বাছাই করুন ৷ সংযোগ বৈশিষ্ট্য বিকল্প।

• এখন, সেট করুন সময় এর পরে আমরা রিফ্রেশ করতে চাই ডাটাবেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিটি ইনপুট বাক্স রিফ্রেশ করুন ৷ এবং ঠিক আছে টিপুন .

আরো পড়ুন:এক্সেলে ডেটাবেস ফাংশন কীভাবে ব্যবহার করবেন (উদাহরণ সহ)

2. পিভট টেবিলের সাথে একটি ডাটাবেস তৈরি করুন যা এক্সেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়

এই দৃষ্টান্তে, আমরা তৈরি করব একটি পিভট টেবিল ভিত্তিক একটি উৎস ডেটাসেটে . যেমন পিভট টেবিল পরিবেশন করে একটি ডাটাবেস হিসেবে এক্সেল-এ , সক্রিয় করা হচ্ছে স্বয়ংক্রিয় রিফ্রেশ বৈশিষ্ট্য পিভট টেবিলের জন্য আপডেট করবে আমাদের এক্সেল ডাটাবেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে . নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি ৷ আপনাকে প্রক্রিয়ার মাধ্যমে গাইড করবে .

পদক্ষেপ 1:একটি পিভট টেবিল তৈরি করুন

ধরা যাক আমাদের একটি ডেটাসেট আছে যা বিক্রয় বিবরণ প্রতিনিধিত্ব করে একটি দোকানের জন্য .

বানাতে একটি পিভট টেবিল ,

• নির্বাচন করুন ৷ সম্পূর্ণ ডেটাসেট .
• যাও ঢোকান ট্যাব-এ .
• ক্লিক করুন পিভট টেবিল-এ বোতাম।
• বাছাই করুন ৷ সারণী/পরিসীমা থেকে  বিকল্প।

• টেবিল বা পরিসর থেকে পিভট টেবিলে উইন্ডো, ক্লিক করুন নতুন ওয়ার্কশীট বিকল্পে এবং ঠিক আছে টিপুন .

• একটি পিভট টেবিল ডাটাবেস তৈরি করা হয়েছে একটি নতুন ওয়ার্কশীটে .

ধাপ 2:স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডাটাবেস আপডেট করতে পিভট টেবিলের জন্য স্বয়ংক্রিয় রিফ্রেশ বৈশিষ্ট্য সক্ষম করুন

এই পদ্ধতিটি আপডেট করবে পিভট টেবিল প্রতিবার ওয়ার্কবুক খোলা হয়েছে , প্রতিবার ডেটাসেটে পরিবর্তন করা হয় না। সুতরাং, এটি আংশিক স্বয়ংক্রিয়তা এর মত পিভট টেবিলের . চলুন সক্ষম করার ধাপগুলি অনুসরণ করি অটো –রিফ্রেশিং বৈশিষ্ট্য একটি পিভট টেবিলের জন্য :

• ডান-ক্লিক করুন যেকোনো সেল প্রসঙ্গ মেনু খুলতে পিভট টেবিলের
• পিভটটেবিল বিকল্পগুলি চয়ন করুন৷ প্রসঙ্গ মেনু থেকে .

• PivotTable অপশন থেকে উইন্ডোতে, ডেটা -এ যান ট্যাব এবং চেক করুন ফাইল খোলার সময় ডেটা রিফ্রেশ করুন বিকল্প।

• অবশেষে, ঠিক আছে টিপুন জানালা বন্ধ করতে।

আরো পড়ুন:কিভাবে Excel VBA এ একটি সাধারণ ডেটাবেস তৈরি করবেন

3. এক্সেলে VBA কোড ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটাবেস আপডেট করতে একটি পিভট টেবিল স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিফ্রেশ করুন

টাস্ক: সহজ VBA ব্যবহার করা কোড আমরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করতে পারি আমাদের পিভট টেবিল যখন আমরা পরিবর্তন করি যেকোনো উৎস ডেটা . সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে এটি অবিলম্বে ঘটে আগের পদ্ধতি থেকে ভিন্ন যেখানে আমাদের বন্ধ করতে হবে এবং পুনরায় খুলুন ফাইল আবার আপডেট দেখতে .

সমাধান: এটি ঘটানোর জন্য আসুন নির্দেশিকা অনুসরণ করি!

• ডান –ক্লিক করুন ওয়ার্কশীটের নাম এবং নির্বাচন করুন কোড দেখুন বিকল্প।

কোড: ঢোকান নিম্নলিখিত VBA ভিজ্যুয়াল বেসিক এডিটর-এ কোড .

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
ThisWorkbook.RefreshAll
End Sub

আউটপুট: এইVBA কোড আমরা যখনই সেল ডেটা পরিবর্তন করব তখনই চলবে৷ উৎস ফাইলে৷৷ সমস্ত পিভট টেবিল উৎস এর সাথে সম্পর্কিত আপডেট করা হবে সেই অনুযায়ী এবং তাত্ক্ষণিকভাবে .

চেক করতে উপরের পদ্ধতিতে, আমরা একটি পিভট টেবিল তৈরি করেছি একটি শীটে নামক পিভট_টেবিল উৎস ডেটা এর উপর ভিত্তি করে VBA নামের শীটে . আমরা পরিমাণ পরিবর্তন করেছি অ্যাপল এর 50 থেকে 30 পর্যন্ত . পিভট_টেবিল_VBA নামের অন্য শীটের ডাটাবেস এছাড়াও আপডেট করা হয়েছে সেই অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয়ভাবে .

টীকা :আমরা যদি স্বয়ংক্রিয় করতে না চাই –রিফ্রেশ করুন৷ সমস্ত পিভট টেবিল ওয়ার্কবুকে বরং শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট একটি , আমরা নিম্নলিখিত কোড ব্যবহার করতে পারেন. এই কোডটি শুধুমাত্র আপডেট করবে পিভট টেবিল শীট pivot_table_VBA -এ যখন আমরা ডেটা উৎস পরিবর্তন করি

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Worksheets("pivot_table_VBA  ").PivotTables("PivotTable2").PivotCache.Refresh
End Sub

এই কোডে, pivot-pivot_table_VBA শীটের নাম যা PivotTable2 ধারণ করে। আমরা সহজেই একটি ওয়ার্কশীটের নাম পরীক্ষা করতে পারি এবং একটি পিভট টেবিল .

আরো পড়ুন:কিভাবে Excel এ ফর্ম সহ একটি ডেটাবেস তৈরি করবেন

4. একটি ডাটাবেস তৈরি করুন যা এক্সেলের অন্য শীট থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা রেফারেন্স করে আপডেট করে

টাস্ক :একটি ডাটাবেস তৈরি করুন টেবিলে ডেটা আছে আসছে অন্যের থেকে ওয়ার্কশীট টেবিল . যেকোনো পরিবর্তন সহ উৎস-এ ডেটা , ডাটাবেস আপডেট করা উচিত স্বয়ংক্রিয়ভাবে .

সমাধান :এখানে একটি টেবিল আছে শীটে source_table নামে পণ্যের নাম সহ এবং তাদের স্বতন্ত্র ইউনিট মূল্য .

এখন, আমরা একটি ডাটাবেস তৈরি করেছি (শীট ডাটাবেসে ) যা বিক্রয় বিবরণ প্রতিনিধিত্ব করে . ডেটাসেটে একটি কলাম রয়েছে নাম “ইউনিট মূল্য ” আমাদের প্রত্যেকটি উল্লেখ করতে হবে ৷ ডেটা এর ইউনিটপ্রাইস কলামে টেবিলে উৎস_সারণী শীটে। ডাটাবেস টেবিলের UnitPrice কলামে ডেটা সন্নিবেশ করতে-

• সমান চিহ্ন টাইপ করুন (=) কক্ষে F3 (অ্যাপলের ইউনিট মূল্য) .

• যাও শীট সোর্স_টেবিল-এ .
• ক্লিক করুন সেল C3 (অ্যাপলের ইউনিট মূল্য)।

• এন্টার টিপুন।

• এখন, ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করে , ইউনিট মূল্য পূরণ করুন রেফারেন্স ডেটা সহ কলাম উৎস টেবিল থেকে শীট সোর্স_টেবিল-এ .

আউটপুট :যদি আমরা পরিবর্তন করি যেকোনো ডেটা উৎস সারণীতে শীট সোর্স_টেবিল-এ , ডাটাবেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয় .

আরো পড়ুন: এক্সেলে গ্রাহক ডাটাবেস কীভাবে বজায় রাখা যায়

মনে রাখার মতো বিষয়গুলি৷

VBA কোড ব্যবহার করা হচ্ছে পদ্ধতি 3 অটোমেটস এ আমাদের পিভট টেবিল কিন্তু এটি হারিয়েছে ইতিহাস পূর্বাবস্থায় ফেরান . যদি একটি পরিবর্তন হয় তৈরি হয়, আমরা ফিরে যেতে পারি না আগের পর্যায়ে . পিভট টেবিলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করার জন্য এটি একটি VBA কোড ব্যবহার করার একটি অসুবিধা৷

উপসংহার

এখন, আমরা জানি কিভাবে Excel এ একটি ডাটাবেস তৈরি করতে হয় যা 4টি উপযুক্ত পদ্ধতির সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়। আশা করি, এটি আপনাকে আরও আত্মবিশ্বাসের সাথে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে উত্সাহিত করবে। যেকোন প্রশ্ন বা পরামর্শ নিচের কমেন্ট বক্সে দিতে ভুলবেন না।

সম্পর্কিত প্রবন্ধ

• এক্সেলে ইনভেন্টরি ডেটাবেস কীভাবে তৈরি করবেন (৩টি সহজ পদ্ধতি)
• এক্সেলে একটি রিলেশনাল ডাটাবেস তৈরি করুন (সহজ পদক্ষেপ সহ)
• এক্সেলে কীভাবে একটি অনুসন্ধানযোগ্য ডেটাবেস তৈরি করবেন (২টি দ্রুত কৌশল)