বড় মাইক্রোসফট এক্সেল নিয়ে কাজ করার সময়, কখনও কখনও আমাদের কিছু ডেটা খুঁজে বের করতে হয়। এক্সেলে একটি সার্চযোগ্য ডাটাবেস তৈরি করা একটি সহজ কাজ। এটি সময়ব্যয়ও কম। আজ, এই আর্টিকেলে, আমরা দুইটি দ্রুত ও উপযুক্ত উপায় শিখব সার্চযোগ্য ডাটাবেস এক্সেল-এ কার্যকরভাবে তৈরি করার সাথে উপযুক্ত চিত্রাবলীর সাথে।
এক্সেলে সার্চযোগ্য ডাটাবেস তৈরির ২টি উপযুক্ত উপায়
ধরিয়ে নিই আমাদের একটি বড় এক্সেল ওয়ার্কশীট আছে যাতে আরমানি স্কুল অ্যান্ড কলেজ-এর বেশ কিছু Students-এর তথ্য রয়েছে। Students-এর নাম, তাদের Identification Numbers, এবং Students-রা অর্জিত CGPA যথাক্রমে কলাম B, C, এবং D-এ দেওয়া আছে। আমরা সহজে একটি সার্চযোগ্য ডাটাবেস তৈরি করতে পারি FILTER, ISNUMBER, এবং SEARCH ফাংশন ব্যবহার করে। আমরা একটি VBA কোড-ও ব্যবহার করব সার্চযোগ্য ডাটাবেস তৈরির জন্য। আজকের টাস্কের ডেটাসেটের একটি ওভারভিউ নিচে দেওয়া হলো।
১. FILTER, ISNUMBER, এবং SEARCH ফাংশন কম্বাইন করে সার্চযোগ্য ডাটাবেস তৈরি এক্সেলে
প্রথমে, আমরা FILTER, ISNUMBER, এবং SEARCH ফাংশন ব্যবহার করে একটি সার্চযোগ্য ডাটাবেস তৈরি করব। সার্চযোগ্য ডাটাবেস তৈরি করতে নিচের নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন!
📌 ধাপ ১:
- সবার আগে, সেল E5 সিলেক্ট করুন Filter নামক শীটে।
- সেল E5 সিলেক্ট করার পর, নিচের ফর্মুলাগুলো নির্বাচিত সেলে লিখুন। ফর্মুলাগুলো হলো,
=FILTER(B5:B16,ISNUMBER(SEARCH(Database!B4,B5:B16)),"Not Found")- SEARCH ফাংশন ফর্মুলাতে একটি দেওয়া মান খুঁজে বের করে।
- ISNUMBER ফাংশন True রিটার্ন করে যদি SEARCH ফাংশন-এর আউটপুট একটি সংখ্যা হয়। অন্যথায়, এটি False রিটার্ন করে।
- FILTER ফাংশন দেওয়া ক্রাইটেরিয়া অনুযায়ী ডেটা ফিল্টার করে।
- অতএব, কীবোর্ডে শুধু ENTER চাপুন এবং আপনি আপনার কাঙ্ক্ষিত আউটপুট পাবেন।
📌 ধাপ ২:
- তারপর Database শীটে সেল B4 সিলেক্ট করুন। তারপর যান,
Data → Data Tools → Data Validation
- Data Validation-এ Setting ট্যাব সিলেক্ট করুন। এরপর ড্রপডাউন অ্যারো ব্যবহার করে Allow: ফিল্ডে List বেছে নিন।
- তারপর Source-এ নিচের ফর্মুলা ইনপুট করুন
=Filter!$E$5#- उसकेপর Error Alert ট্যাবে যান।
- এখন Show error alert after invalid data is entered আনচেক করুন। তারপর OK অপশনে চাপুন।
- চূড়ান্তভাবে, একটি সার্চযোগ্য ডাটাবেস তৈরি হয়েছে। এখন সেল B4-এ কিছু টাইপ করুন (R)। তারপর সেলের নিচের ডান কোণে দৃশ্যমান ড্রপডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন। তারপর, আপনি নিচের স্ক্রিনশটের মত সব প্রাসঙ্গিক সার্চ রেজাল্ট দেখতে পাবেন।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ডাটাবেস ফাংশন ব্যবহার (উদাহরণসহ)
সদৃশ পঠনযোগ্য
- এক্সেলে ডাটাবেস তৈরি (৮টি সহজ ধাপে)
- এক্সেলে কাস্টমার ডাটাবেস রক্ষণাবেক্ষণ
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হওয়া ডাটাবেস তৈরি এক্সেলে
২. ভিবিএ (VBA) কোড চালিয়ে সার্চযোগ্য ডাটাবেস তৈরি এক্সেলে
এখন, ধরিয়ে নিন আপনি কোনো ড্রপডাউন অ্যারো সিলেক্ট করতে চান না প্রাসঙ্গিক রেজাল্ট দেখতে। বরং আপনি সার্চ রেজাল্ট দেখতে চান গুগল সার্চের মত। তবে নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।
📌 ধাপ ১:
- প্রথমে, আপনাকে আগের পদ্ধতির Data → Data Tools → Data Validation এর আগের ধাপগুলো ফলো করতে হবে।
- তারপর Filter শীটে সেল E5 সিলেক্ট করুন। তারপর, Formulas → Name Manager সিলেক্ট করুন।
- পরবর্তী Name Manager উইন্ডোতে New সিলেক্ট করুন।
- তারপর New Name উইন্ডোতে Name-কে Dropdown_List-এ পরিবর্তন করুন।
- उसकेপর Refers to ফিল্ডে নিচের ফর্মুলা ইনপুট করুন। তারপর OK চাপুন। ফর্মুলাটি INDEX এবং COUNTIF ফাংশন ব্যবহার করে।
=Filter!$E$5:$E$5:INDEX(States!$E$5:$E$17,COUNTIF(States!$E$5:$E$17,"?*"))
📌 ধাপ ২:
- এখন Dropdown শীটে যান। তারপর Developer ট্যাব থেকে Insert → Combo Box সিলেক্ট করুন।
- পরবর্তী মাউস ড্র্যাগ করে ComboBox-কে সঠিক আকার দিন নিচের মত।
- उसकेপর, আপনি একটি নতুন ComboBox তৈরি হওয়া দেখবেন নিচের মত।
- এখন ComboBox-এ রাইট-ক্লিক করুন এবং properties সিলেক্ট করুন।
- उसकेপর Properties-এ Alphabetic ট্যাব সিলেক্ট করুন। তারপর নিচের পরিবর্তনগুলো করুন: AutoWordSelect >> False, Linked Cell >> B4, MatchEntry >> 2 – fnMatchEntryNone।
- এখন নিচের কোডটি কপি করুন।
Private Sub ComboBox1_Change()
ComboBox1.ListFillRange = "Dropdown_List"
Me.ComboBox1.DropDown
End Sub- उसकेপর ComboBox-এ ডাবল-ক্লিক করুন। এটি আপনাকে সরাসরি মাইক্রোসফট ভিবিএ উইন্ডোতে একটি নতুন মডিউলে নিয়ে যাবে। তারপর কপি করা কোডটি ব্লাঙ্ক মডিউলে পেস্ট করুন নিচের ছবির মত। তারপর F5 চাপুন কোডটি রান করতে।
- চূড়ান্তভাবে, সার্চযোগ্য ডাটাবেস Google Search-এর মত কাজ করবে।
আরও পড়ুন: ভিবিএ ব্যবহার করে সিম্পল ডাটাবেস তৈরি এক্সেলে
মনে রাখার বিষয়গুলো
👉 Microsoft Visual Basic for Applications উইন্ডো পপ আপ করতে পারেন Alt + F11 একসাথে চাপা।
👉 আপনার রিবনে Developer ট্যাব দৃশ্যমান না থাকলে, আপনি সেটাকে দৃশ্যমান করতে পারেন। সেটার জন্য যান,
File → Option → Customize Ribbon
👉 Developer ট্যাবে Design Mode ডিসিলেক্ট করতে হবে ComboBox-এ টাইপ করতে সক্ষম হওয়ার জন্য।
উপসংহার
আশা করি উপরে উল্লিখিত সকল উপযুক্ত পদ্ধতি সার্চযোগ্য ডেটাসেট তৈরি করার জন্য VBA কোডসহ এখন আপনাকে উত্সাহিত করবে আপনার এক্সেল স্প্রেডশীটগুলিতে আরও продук্টিভভাবে প্রয়োগ করার জন্য। আপনার কোনো প্রশ্ন বা জিজ্ঞাসা থাকলে কমেন্ট করতে স্বাধীনভাবে অনুভব করুন।
সম্পর্কিত আর্টিকেলগুলো
- ইনভেন্টরি ডাটাবেস তৈরি এক্সেলে (৩টি সহজ পদ্ধতি)
- ফর্ম ব্যবহার করে ডাটাবেস তৈরি এক্সেলে
- রিলেশনাল ডাটাবেস তৈরি এক্সেলে (সহজ ধাপসহ)
