এই আর্টিকেলটি আপনাকে কলাম অনুযায়ী এক্সেল ফাইল মার্জ করার কিছু বেসিক টিপস দেবে। কখনও কখনও, একই মানুষ বা আইটেমের ভিন্ন ভিন্ন তথ্য ভিন্ন এক্সেল ওয়ার্কবুকে থাকতে পারে। তাই, সেই তথ্যগুলো একটি এক্সেল শিটে একত্রিত করার প্রয়োজন হতে পারে। এই আর্টিকেলে, আমাদের কিছু মানুষের নাম এবং তাদের ডেজিগনেশন একটি এক্সেল ওয়ার্কবুকে এবং তাদের নাম এবং বেতন অন্য একটি ওয়ার্কবুকে রয়েছে। আমরা তাদের নাম, ডেজিগনেশন এবং বেতন একটি একক ওয়ার্কশিট-এ দেখাব।
নিচের ছবিতে নাম এবং সংশ্লিষ্ট ডেজিগনেশন দেখানো হয়েছে যা Merge Files নামে একটি ফাইলে সেভ করা আছে।
এবং এই ছবিতে নাম এবং বেতন দেখানো হয়েছে Merge Files (lookup) নামে ফাইলে।
কলাম ভিত্তিক এক্সেল ফাইল মার্জের ৩ পদ্ধতি
১. এক্সেল VLOOKUP ফাংশন ব্যবহার করে কলাম অনুযায়ী ফাইল মার্জ
VLOOKUP ফাংশন প্রয়োগ করা কলাম অনুযায়ী এক্সেল ফাইল মার্জ করার একটি খুবই কার্যকর উপায়। এখানে, আমরা Merge Files (lookup) ফাইল থেকে বেতন কলাম-টিকে আনব এবং Merge Files নামে ফাইলে রাখব। নিচের প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, Merge Files-এ বেতন এর জন্য একটি কলাম তৈরি করুন এবং সেই ফাইলের D5 সেলে নিচের ফর্মুলা টাইপ করুন।
=VLOOKUP($B5,'[Merge Files (lookup).xlsx]lookup'!$B$5:$C$11,2,FALSE)
এখানে, VLOOKUP ফাংশন সেল B5-এর মান খুঁজে বের করে, এই মানটি Merge Files (lookup) ফাইলের B5:C11 রেঞ্জে সার্চ করে (এবসোলিউট সেল রেফারেন্স ব্যবহার করতে হয় মনে রাখবেন) এবং সেল B5-এ থাকা ব্যক্তির সংশ্লিষ্ট বেতন রিটার্ন করে। আমরা কলাম ইনডেক্স নম্বর ২ সেট করেছি কারণ বেতনগুলো ২য় কলামে আছে। আমরা নাম-এর একজেক্ট ম্যাচ চাই তাই FALSE বেছে নিয়েছি।
- ENTER বাটন চাপুন এবং আপনি সেল B5-এ থাকা জেসন ক্যাম্পবেল-এর বেতন দেখতে পাবেন।
- उसके পর, ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করে নিচের সেলগুলো AutoFill করুন।
এভাবে আপনি VLOOKUP ফাংশন ব্যবহার করে কলাম অনুযায়ী এক্সেল ফাইল মার্জ করতে পারেন।
আরও পড়ুন: এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জ (সহজ ধাপসহ)
২. INDEX এবং MATCH ফাংশন দিয়ে কলাম ভিত্তিক এক্সেল ফাইল মার্জ
কলাম অনুযায়ী এক্সেল ফাইল মার্জ করার জন্য INDEX এবং MATCH ফাংশন-এর কম্বিনেশনও ব্যবহার করা যায়। এখানে, আমরা Merge Files (lookup) ফাইল থেকে বেতন কলাম-টিকে আনব এবং Merge Files নামে ফাইলে রাখব। নিচের প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, Merge Files-এ বেতন এর জন্য একটি কলাম তৈরি করুন এবং সেই ফাইলের D5 সেলে নিচের ফর্মুলা টাইপ করুন।
=INDEX('[Merge Files (lookup).xlsx]lookup'!$C$5:$C$11,MATCH($B5,'[Merge Files (lookup).xlsx]lookup'!$B$5:$B$11,0))
এখানে, MATCH ফাংশন সেল B5-এর মান খুঁজে বের করে এবং Merge Files (lookup) ফাইল থেকে B5-এর সংশ্লিষ্ট মানটির রো নম্বর রিটার্ন করে। তারপর INDEX ফাংশন Merge Files (lookup) ফাইলে C5:C11 রেঞ্জ থেকে সংশ্লিষ্ট বেতন রিটার্ন করে। মনে রাখবেন যে আপনাকে এবসোলিউট সেল রেফারেন্স ব্যবহার করতে হবে, অন্যথায় অপ্রত্যাশিত ত্রুটি হতে পারে।
- ENTER বাটন চাপুন এবং আপনি সেল B5-এ থাকা জেসন ক্যাম্পবেল-এর বেতন দেখতে পাবেন।
- उसके পর, ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করে নিচের সেলগুলো AutoFill করুন।
এভাবে আপনি INDEX এবং MATCH ফাংশন ব্যবহার করে কলাম অনুযায়ী এক্সেল ফাইল মার্জ করতে পারেন।
আরও পড়ুন: CMD ব্যবহার করে এক্সেল ফাইল একে মার্জ (৪ ধাপ)
সাদৃশ্য পড়াশোনা
- একাধিক ওয়ার্কশিটকে এক ওয়ার্কবুকে কম্বাইন করা
- এক্সেল ফাইলকে ওয়ার্ড ডকুমেন্টে মার্জ করা
৩. পাওয়ার কوئরি এডিটর ব্যবহার করে কলাম ভিত্তিক এক্সেল ফাইল মার্জ
যদি আপনি ফর্মুলা ব্যবহার কিছুটা কঠিন মনে করেন, তবে ডেটা ট্যাব- থেকে পাওয়ার কوئরি এডিটর ব্যবহার করে ফাইলগুলো কলাম অনুযায়ী মার্জ করতে পারেন। নিচের প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন।
ধাপসমূহ:
- একটি নতুন ওয়ার্কশিট খুলুন এবং Data >> Get Data >> From File >> From Excel Workbook সিলেক্ট করুন
- Import Data উইন্ডো আসবে, Merge File সিলেক্ট করে Open করুন
- তখন Navigator উইন্ডো আসবে। power query সিলেক্ট করুন কারণ নাম এবং ডেজিগনেশন এই শিট-এ Merge Files ফাইলে সেভ করা আছে।
- Load >> Load To সিলেক্ট করুন
- একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। Only Create Connection বেছে নিন এবং Ok ক্লিক করুন।
এই অপারেশনটি Merge File ফাইল থেকে power query শিট-টিকে Queries & Connections সেকশনে যোগ করবে।
- আবার Data >> Get Data >> From File >> From Excel Workbook সিলেক্ট করুন
- Import Data উইন্ডো আসবে, Merge Files (lookup) সিলেক্ট করে Open করুন
- তখন Navigator উইন্ডো আসবে। salary সিলেক্ট করুন কারণ নাম এবং বেতন এই শিট-এ Merge Files (lookup) ফাইলে সেভ করা আছে।
- Load >> Load To সিলেক্ট করুন
- একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। Only Create Connection বেছে নিন এবং Ok ক্লিক করুন।
এই অপারেশনটি Merge Files (lookup) ফাইল থেকে salary শিট-টিকে Queries & Connections সেকশনে যোগ করবে।
- এখন Data >> Get Data >> Combine Queries >> Merge সিলেক্ট করুন
- তখন Merge উইন্ডো আসবে। প্রথম ড্রপ ডাউন আইকন থেকে power query এবং দ্বিতীয় ড্রপ ডাউন আইকন থেকে salary সিলেক্ট করুন।
- দুই কোয়েরির Name কলাম-এ ক্লিক করুন।
- Ok ক্লিক করুন।
নিচের টেবিলটি Power Query Editor-এ দেখাবে।
- salary কলামে চিহ্নিত আইকনে ক্লিক করে Salary সিলেক্ট করুন।
- তারপর Ok ক্লিক করুন।
আপনি Power Query Editor-এ Name, Designation এবং Salary একসাথে দেখতে পাবেন।
- उसके পর, Close & Load সিলেক্ট করুন।
এই অপারেশনটি একটি নতুন Excel Table একটি নতুন শিট-এ দেখাবে।
এভাবে, আপনি Power Query Editor ব্যবহার করে কলাম অনুযায়ী এক্সেল ফাইল মার্জ করতে পারেন।
আরও পড়ুন: VBA দিয়ে একাধিক এক্সেল ফাইল এক শিটে মার্জ (৩ ক্রাইটেরিয়া)
প্র্যাকটিস সেকশন
এখানে, এই আর্টিকেলের ডেটাসেটটি আপনাকে দিচ্ছি যাতে আপনি নিজে প্র্যাকটিস করতে পারেন।
উপসংহার
শেষে, এই আর্টিকেলটি আপনাকে কলাম অনুযায়ী এক্সেল ফাইল মার্জ করার কিছু সহজ পদ্ধতি দেখিয়েছে। আপনি যদি ম্যানুয়ালি ডেটা এন্ট্রি করেন, তবে এতে আপনার অনেক সময় এবং অসুবিধা হবে। তাই আমরা কলাম অনুযায়ী এক্সেল ফাইল মার্জ করার জন্য ফর্মুলা এবং কমান্ড ডেভেলপ করেছি। আপনার আরও ভালো আইডিয়া বা ফিডব্যাক থাকলে কমেন্ট বক্সে শেয়ার করুন। আপনার মূল্যবান মতামত আমার আগামী আর্টিকেলগুলো সমৃদ্ধ করতে সাহায্য করবে।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- এক্সেল ওয়ার্কবুক তুলনা ও মার্জ (৩ সহজ ধাপ)
- একাধিক এক্সেল ফাইল এক শিটে মার্জ (৪ পদ্ধতি)
- একাধিক ওয়ার্কবুক এক ওয়ার্কবুকে কম্বাইন (৬ উপায়)
