মাইক্রোসফট এক্সেলে, টেবিল থেকে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা খুব সহজ। এই আর্টিকেলে আমরা এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট টেবিল থেকে তৈরির প্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করব। এই সমস্যা চিত্র করতে আমরা ভিন্ন ডেটাসেট সহ ভিন্ন উদাহরণ অনুসরণ করব।
প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক এখান থেকে ডাউনলোড করতে পারেন।
টেবিল থেকে এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির ৫ উদাহরণ
১. ভ্যালিডেশন দিয়ে টেবিল থেকে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি
টেবিল থেকে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির জন্য ভ্যালিডেশন অপশন ব্যবহার করা যায়। এটি সবচেয়ে সহজ পদ্ধতির একটি। আমরা ভ্যালিডেশন তিনভাবে ব্যবহার করব:
১.১ সেল ডেটা ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন তৈরি
এই পদ্ধতি চিত্র করার জন্য আমাদের কাছে ছাত্র এবং তাদের বিষয়-এর একটি ডেটাসেট রয়েছে। এই উদাহরণে আমরা কলাম বিষয়-এর মানগুলো C13 সেলে ড্রপ-ডাউন হিসেবে তৈরি করব।
- প্রথমে সেল C13 সিলেক্ট করুন। Data ট্যাবে যান।
- Data Tools সেকশন থেকে Data Validation অপশন সিলেক্ট করুন। একটি নতুন উইন্ডো খুলবে।
- Data Validation উইন্ডোতে Settings অপশনে যান।
- Allow ড্রপ-ডাউন থেকে List অপশন বেছে নিন।
- তবে Source বার দেখাবে। সেখানে সেল (C5:C10) সিলেক্ট করুন।
- OK ক্লিক করুন।
- চূড়ান্তে সেল C13-এ ড্রপ-ডাউন আইকন দেখাবে। ক্লিক করলে আমাদের ডেটাসেটের বিষয়ের মানগুলো পাওয়া যাবে।
১.২ ম্যানুয়ালি ডেটা ইনপুট দিয়ে ড্রপ-ডাউন তৈরি
এই উদাহরণে আমরা ড্রপ-ডাউনের মানগুলো ম্যানুয়ালি ইনপুট দিব, পূর্বের উদাহরণের মতো ডেটাসেট থেকে নেওয়া না। নিচের ডেটাসেটে ছাত্রদের পাসিং ইয়ারের জন্য D13 সেলে ড্রপ-ডাউন বার তৈরি করব।
- প্রথমে সেল D13 সিলেক্ট করুন। Data Validation উইন্ডো খুলুন।
- Settings অপশনে যান।
- Allow ড্রপ-ডাউন থেকে list অপশন বেছে নিন।
- Source বারتى ম্যানুয়ালি 2019, 2020 & 2021 ইনপুট দিন।
- OK ক্লিক করুন।
- চূড়ান্তে সেল D13-এ ৩টি ভ্যালুর ড্রপ-ডাউন দেখাবে।
১.৩ এক্সেল ফর্মুলা ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন তৈরি
Microsoft Excel-এ ফর্মুলা ও ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন তৈরি করা যায়। এই উদাহরণে প্রথম পদ্ধতির মতো একই ডেটাসেট ও একই কাজ করব কিন্তু ফর্মুলা ব্যবহার করে।
- প্রথমে সেল C13 সিলেক্ট করুন। Data Validation উইন্ডো খুলুন।
- Settings অপশন সিলেক্ট করুন।
- Allow ড্রপ-ডাউন থেকে list অপশন বেছে নিন।
- এখন Source বার উপলব্ধ। সেখানে নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন:
=OFFSET($C$5,0,0,6)
- OK ক্লিক করুন।
- চূড়ান্তে সেল C13-এ ড্রপ-ডাউন আইকন দেখাবে। ক্লিক করলে বিষয়ের ড্রপ-ডাউন লিস্ট পাওয়া যাবে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির পদ্ধতি
২. এক্সেল টেবিল থেকে ডাইনামিক ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি
কখনো ড্রপ-ডাউন লিস্ট সেট করার পর নতুন আইটেম যোগ করতে হতে পারে। টেবিলে নতুন ভ্যালু যোগ করলে ড্রপ-ডাউনেও সেটি আটোমেটিক্যালি আসবে এমন ডাইনামিক লিস্ট বানাতে হয়। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- প্রথমে Insert ট্যাব সিলেক্ট করুন।
- তথা থেকে Table অপশন সিলেক্ট করুন।
- নতুন উইন্ডো খুলবে। টেবিল ডেটা হিসেবে সেল রেঞ্জ (B4:B10) সিলেক্ট করুন।
- 'My table has headers' অপশনটি চেক করা নিশ্চিত করুন।
- OK ক্লিক করুন।
- এখন সেল E6 সিলেক্ট করুন। Data Validation উইন্ডো খুলুন।
- Settings অপশন, Allow ড্রপ-ডাউন থেকে list বেছে নিন।
- নতুন Source বারتى নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন:
=INDIRECT("Table1[Name]")
- OK ক্লিক করুন।
- আবার Subjects কলামের জন্য টেবিল তৈরি করুন।
- সেল F6 সিলেক্ট করুন। Data Validation উইন্ডো খুলুন।
- Settings, Allow থেকে list বেছে নিন।
- Source বারতে নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন:
=INDIRECT("Table2[Subjects]")
- OK ক্লিক করুন।
- এখন Name কলামে নতুন নাম Richard যোগ করুন। ড্রপ-ডাউন লিস্টেও নতুন ভ্যালু দেখাবে।
- শেষে Subjects কলামে নতুন ভ্যালু Literature ইনসার্ট করুন। ড্রপ-ডাউনেও নতুন ভ্যালু আসবে।
আরও পড়ুন: ডাইনামিক ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট এক্সেলে তৈরির পদ্ধতি
৩. এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট কপি-পেস্ট করা
মান লেন একটি সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট আছে এবং আমরা সেটি অন্য সেলে কপি করতে চাই। এই উদাহরণে শিখব কীভাবে একটি সেল থেকে অন্য সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট কপি করা যায়।
- প্রথমে কপি করার ড্রপ-ডাউন সেলটি সিলেক্ট করুন।
- রাইট-ক্লিক করে Copy অপশন বেছে নিন।
- এখন সেল F6 সিলেক্ট করুন যেখানে পেস্ট করব।
- Home ট্যাবে যান, Paste অপশন থেকে Paste Special বেছে নিন।
- নতুন উইন্ডোতে Validation অপশন চেক করুন।
- OK ক্লিক করুন।
- চূড়ান্তে দেখবেন সেল F6-এর ড্রপ-ডাউন লিস্ট E6-এর কপি।
সমক্ষ পড়াশোনা:
- এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট কাজ না করলে (৮ সমস্যা ও সমাধান)
- রেঞ্জ থেকে এক্সেলে লিস্ট তৈরির ৩ পদ্ধতি
- একাধিক কলামে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির ৩ উপায়
- মাল্টিপল ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট Excel VBA (৩ উপায়)
- কলার সহ এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির ২ উপায়
৪. টেবিল থেকে সকল ড্রপ-ডাউন লিস্ট সেল সিলেক্ট করা
কখনো ডেটাসেটে একাধিক ড্রপ-ডাউন লিস্ট থাকতে পারে। এই উদাহরণে দেখব কীভাবে ডেটাসেটে সব ড্রপ-ডাউন লিস্ট খুঁজে বের করে সিলেক্ট করা যায়।
- প্রথমে রিবনের এডিটিং সেকশনে Find & Select অপশনে যান।
- ড্রপ-ডাউন থেকে Go To Special বেছে নিন।
- নতুন উইন্ডোতে Data validation অপশনের নিচে All অপশন চেক করুন।
- OK ক্লিক করুন।
- ফলাফল: সেল E6 & F6-এ ড্রপ-ডাউন লিস্ট সিলেক্ট হয়েছে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে মাল্টিপল সিলেকশন করার পদ্ধতি
৫. ডিপেন্ডেন্ট বা কন্ডিশনাল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি
ধরা যাক দুটি আন্তঃসম্পর্কিত ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে হবে। এই উদাহরণে দেখব কীভাবে একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট অন্য ড্রপ-ডাউন লিস্টের ওপর নির্ভরশীল হতে পারে।
- প্রথমে সেল E6 সিলেক্ট করুন।
- Data Validation উইন্ডো খুলুন।
- Settings অপশন, Allow ড্রপ-ডাউন থেকে List বেছে নিন।
- নতুন Source বারতে নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন:
=$B$4:$C$4
- OK ক্লিক করুন।
- এরপর Formula ট্যাবে যান।
- Defined Name সেকশন থেকে Create from Selection অপশন বেছে নিন।
- নতুন উইন্ডোতে শুধু Top row অপশন চেক করুন।
- OK ক্লিক করুন।
- এখন সেল F6 সিলেক্ট করুন এবং Data Validation উইন্ডো খুলুন।
- Settings, Allow থেকে List বেছে নিন।
- নতুন Source বারতে নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন:
=INDIRECT(E6)
- OK ক্লিক করুন।
- চূড়ান্তে Drop Down-1-এ Fruits সিলেক্ট করলে Drop Down-2-এ শুধু ফলের আইটেমগুলো দেখাবে।
- আর Drop Down-1-এ Vegetables সিলেক্ট করলে Drop Down-2-এ শুধু শাকসবজির লিস্ট দেখাবে।
আরও পড়ুন: কন্ডিশনাল ড্রপ-ডাউন লিস্ট এক্সেলে (তৈরি, সর্ট ও ব্যবহার)
মনে রাখার বিষয়গুলো
- যদি একটি সেল (যে সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট নেই) কপি করে ড্রপ-ডাউন লিস্ট থাকা সেলে পেস্ট করেন, তবে ড্রপ-ডাউন লিস্ট হারিয়ে যাবে।
- সবচেয়ে খারাপ বিষয় হচ্ছে Excel সেটি ওভাররাইট করার আগে কোনো সতর্কতা দেবে না।
উপসংহার
এই আর্টিকেলে আমরা টেবিল থেকে এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির সব সম্ভাব্য পদ্ধতি কভার করার চেষ্টা করেছি। এই আর্টিকেলের সাথে সংযুক্ত প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করে নিজে প্র্যাকটিস করুন। কোনো বিভ্রান্তি হলে নিচে কমেন্ট করুন।
সম্পর্কিত আর্টিকেলসমূহ
- এক্সেলে মাল্টিপল সিলেকশনসহ ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির পদ্ধতি
- সিলেকশনের ওপর নির্ভরশীল এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট
- ফর্মুলা ভিত্তিক ড্রপ-ডাউন লিস্ট এক্সেলে তৈরির ৪ উপায়
- সেল ভ্যালুকে ড্রপ-ডাউন লিস্টের সাথে লিঙ্ক করার ৫ উপায়
- এক্সেলে মাল্টি সিলেক্ট লিস্টবক্স তৈরির পদ্ধতি
- অটো আপডেট ড্রপ-ডাউন লিস্ট এক্সেলে (৩ উপায়)
