এক্সেল কপি-পেস্ট ডেটা ভ্যালিডেশন সমস্যা সমাধান করুন নির্ভুল ডেটা এন্ট্রির জন্য

এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন একটি চমৎকার ফিচার যা ওয়ার্কশিটে ইনপুট দেওয়া ডেটাকে নিয়ন্ত্রণ করে। নতুন ডেটা ইনপুট করার সময়, আমরা আমাদের প্রয়োজন অনুযায়ী নির্বাচিত সেলসে এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করে যেকোনো ধরনের শর্ত সেট করতে পারি। কিন্তু সাধারণত, এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন কপি-পেস্টে কাজ না করা এই প্রক্রিয়ায় একটি বড় সমস্যা।

আরো স্পষ্ট করার জন্য, আমি একটি কোম্পানির ডেটাসেট ব্যবহার করব যেটিতে Employee Name, Department এবং Waiting List-এ থাকা কর্মীদের ডেটা আছে।

এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কপি-পেস্টে কাজ না করার সমস্যা ও সমাধান

১. এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কপি-পেস্টে কাজ না করার কারণ

এই ডেটাসেটে, আমি Employee Name কলামে আমার এন্ট্রিগুলো সীমাবদ্ধ করতে Data Validation ফিচারটি ব্যবহার করব।

ধাপসমূহ:

• এজন্য, আমি Column B নির্বাচন করেছি যেটিতে Employee Name রয়েছে।
• তারপর, Data ট্যাব থেকে, Data Tools নির্বাচন করি এবং সেখান থেকে Data Validation নির্বাচন করি।

• একটি ডায়লগ বক্স দেখাবে।
• এখানে, Settings ট্যাবটি ডায়লগ বক্সে খোলা আছে।
• उसके बाद, আমাদের Allow-এ থেকে Validation criteria নির্বাচন করতে হবে। এখানে, আমি Text length নির্বাচন করেছি।
• পরবর্তী, আমাকে validation-এর জন্য রেঞ্জ সীমাবদ্ধ করতে হবে। এখানে, আমি ভ্যালিডেশনের জন্য ন্যূনতম ১ থেকে সর্বোচ্চ ৮ ক্যারেক্টার সম্বলিত ডেটা অনুমতি দিয়েছি।

Data Validation ফিচারটি প্রয়োগ হবে।
এরপর, আমি শর্ত পূরণ না করা ডেটা ইনপুট করব। এখানে, আমি Waiting List- থেকে Labuchange ভ্যালুটি লিখলাম।

অবৈধ ডেটা এন্ট্রির জন্য একটি সতর্কবার্তা মেসেজ দেখাবে। যেহেতু আমি Data Validation শর্ত অনুযায়ী অবৈধ ডেটা ইনপুট করলাম, তাই সেটি ভ্যালুটি গ্রহণ করেনি এবং একটি সতর্কবার্তা মেসেজ দেখেছে।

কিন্তু আপনি যদি ভ্যালুটি কপি করে পেস্ট করেন ডেটা ভ্যালিডেটেড কলামে, তবে সেটি ভ্যালুটি গ্রহণ করবে এবং কোনো সতর্কবার্তা মেসেজ দেখাবে না।

এটি একটি গুরুতর সমস্যা কারণ আমাদের Data Validation কপি-পেস্ট-এ কাজ করছে না।

আরও পড়ুন: এক্সেলে একাধিক কেরিয়ার জন্য কাস্টম ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করা (৪ উদাহরণ)

সাদৃশ্য পাঠ্য:

• এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন ফর্মুলায় IF স্টেটমেন্ট ব্যবহার করা (৬ উপায়)
• রঙসহ এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করা (৪ উপায়)
• অন্য শিট থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট ব্যবহার করা (৬ পদ্ধতি)
• এক্সেল VBA-তে অ্যারে থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট তৈরি করা
• VBA-তে নেমড রেঞ্জ ব্যবহার করে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট তৈরি করা

২. কপি-পেস্টে কাজ করার জন্য VBA ব্যবহার করে ডেটা ভ্যালিডেশন তৈরি করুন

এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন কপি-পেস্টে কাজ না করা সমস্যা সমাধানের ক্ষেত্রে, Visual Basic for Applications (VBA) একমাত্র সমাধান। আমরা এখানে সমাধানটি ব্যাখ্যা করব।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, Developer ট্যাব নির্বাচন করুন।
• পরবর্তী, Visual Basic নির্বাচন করুন।

• একটি নতুন উইন্ডো খুলবে।
• যে Sheet-এ আপনি কোডটি প্রয়োগ করতে চান সেটি ক্লিক করুন। এখানে, আমি Sheet2 নির্বাচন করেছি যেটির নাম VBA।

• General-এ서 Worksheet এবং Declarations-এ থেকে Change নির্বাচন করুন একটি Private Sub তৈরি করতে।

• এখন, আপনি কীভাবে ডেটা ভ্যালিডেট করতে চান সেটি অনুযায়ী নিচের কোডটি ইনপুট করুন।

আমার ব্যবহৃত কোডটি নিচে দেওয়া হলো:

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) Dim ValidatedCells As Range Dim Cell As Range Set ValidatedCells = Intersect(Target, Target.Parent.Range("B:B")) If Not ValidatedCells Is Nothing Then For Each Cell In ValidatedCells If Not Len(Cell.Value) <= 8 Then MsgBox "The Name """ & Cell.Value & _ """ inserted in " & Cell.Address & _ " in column B was longer than 8. Undo!", vbCritical Application.Undo Exit Sub End If Next Cell End If End Sub

এখানে, আমি Worksheet_Change নামে একটি Private Sub তৈরি করেছি, দুটি ভেরিয়েবল ডিক্লেয়ার করেছি ValidatedCells এবং Cell হিসেবে Range। পরের, আমি Set মেথড ব্যবহার করেছি সে রেঞ্জ রাখতে যেখানে আমি ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করতে চাই।

তারপর, Column B নির্বাচন করেছি ভ্যালিডেশন-এর জন্য। আমি এখানে Range মেথড ব্যবহার করে রেঞ্জটিও উল্লেখ করেছি। আমি নেস্টেড IF স্টেটমেন্টে For লুপ ব্যবহার করেছি শর্ত সেট করতে Text Length নির্বাচিত রেঞ্জের ৮-এর চেয়ে বড় হতে পারবে না। যদি এটি রেঞ্জের সাথে মেলে না, তবে একটি সতর্কবার্তা বক্স見える হবে MsgBox মাধ্যমে মেসেজ দেখাতে এবং Undo অপশন থাকবে।

• এখন, কোডটি Save করুন।

• তারপর, শিট- থেকে চেক করুন ভ্যালিডেশন কাজ করছে কিনা।

এখানে, আমি D7 সেল- থেকে ভ্যালুটি কপি করে পেস্ট করলাম B10-এ। ভ্যালুটিটি Data Validation শর্ত অনুযায়ী একটি Error alert দেখাচ্ছে। তাই সতর্কবার্তা বক্স দেখাবে।

এই পদ্ধতিটি কীবোর্ড বা অন্য কোনো প্রক্রিয়ায় ডেটা ইনপুট করলেও সঠিকভাবে কাজ করে।

আরও পড়ুন: এক্সেলে একাধিক সিলেকশনসহ ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা

অনুশীলন ওয়ার্কবুক

এখানে আপনি অভ্যাস করতে পারেন এক্সপার্ট হওয়ার জন্য।

উপসংহার

এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন কপি-পেস্টে কাজ না করা সমস্যাটি অনেক গুরুত্বপূর্ণ কেসে গভীর প্রভাব ফেলতে পারে। আশা করি আপনি সমাধানটির লাভ আনবেন। বিষয়টি সম্পর্কে আরও কোনো প্রশ্ন থাকলে নিচে কমেন্ট করুন।

সম্পর্কিত আর্টিকেলসমূহ

• এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন অ্যালফানিউমেরিক অনলি (কাস্টম ফর্মুলা ব্যবহার করে)
• এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশনের জন্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (৮ উপায়)
• VBA-তে ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট (৭ অ্যাপ্লিকেশন)
• এক্সেলে অটোকমপ্লিট ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট (২ পদ্ধতি)
• ফিল্টারসহ এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট (২ উদাহরণ)