আউটলুকে অটোমেটিক রিপ্লাই বা ভ্যাকেশন রিপ্লাই সেট আপ করার উপায়

ইমেইল এখনও যোগাযোগের প্রাথমিক মাধ্যমों में से एक, এবং যদি জরুরি ইমেইলগুলোর রিপ্লাই সময়মতো না যায়, তবে এটি اذটািংকারি হতে পারে। আপনি যদি ছুটি বা হোলিডে যান, তবে মানুষকে জানাতে হবে যে আপনি পরে রিপ্লাই দেবেন। এই স্থানে অটোমেটিক রিপ্লাই-র প্রয়োজন পড়ে। এই পোস্টে আমি শেয়ার করবো কিভাবে আপনি Outlook.com-এ, সেইসাথে মাইক্রোসফট আউটলুক-এ অটোমেটিক রিপ্লাই সেট আপ করতে পারেন। এটি একটি প্রি-রাইটেন ইমেইল পাঠাবে যখন আপনি ইমেইল রিপ্লাই করার জন্য উপলব্ধ নন।

Outlook.com-এ অটোমেটিক রিপ্লাই সেট আপ করুন

ওয়েবে আউটলুকে অটোমেটিক রিপ্লাই বা ভ্যাকেশন রিপ্লাই সেট আপ করতে, নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

• Outlook Web খুলুন, এবং উপরের বাম দিকের সেটিংস আইকনে ক্লিক করুন।
• নিচে স্ক্রোল করুন এবং View all Outlook settings-এ ক্লিক করুন।
• সেটিংস অ্যাপে Mail সেকশনে স্যুইচ করুন, এবং Automatic replies খুঁজুন।
• Turn on automatic replies টগল অন করুন।
• এরপর, কতক্ষণ (শুরুর এবং শেষ তারিখ) আপনি অটোমেটিক রিপ্লাই চান সেটি বেছে নিন।
• যখন আপনি শুরুর এবং শেষ তারিখ এনাবল করেন, তবে তিনটি অ্যাকশন সেট আপ করতে পারেন:
  • সসই সময়ের জন্য ব্লক ক্যালেন্ডার
  • সসই সময়ে হওয়া ইভেন্টের জন্য নতুন আমন্ত্রণ অটোমেটিক্যালি ডিক্লাইন করুন
  • এই সময়কালে মিটিং ডিক্লাইন এবং ক্যানসেল করুন
• এখন একটি মেসেজ কম্পোজ করার অপশন বেছে নিন যেখানে আপনি আপনি কোথায় আছেন, এবং অনুপস্থিতিতে কাকে যোগাযোগ করতে হবে সেটি যোগ করতে পারেন।
• শেষে, আপনি শুধু আপনার অ্যাড্রেস বুকের কন্টাক্টগুলোর সাথে রিপ্লাই করার অপশন বেছে নিতে পারেন।

মজার তথ্য – এটিকে Out of Office বা Vacation Reply-ও বলা হতো।

এখানে দুটি জরুরি বিষয় cui সতর্ক থাকতে হবে:

1. শুধু কন্টাক্টের সাথে রিপ্লাই করার অপশন বেছে নেওয়া বাদ দিবেন না। এটি আপনার গোপনীয়তা রক্ষা করে "Emails from non-contacts," এবং জাঙ্ক মেইলগুলোর কাছে তথ্য পাঠানো থেকে।
2. আপনি যদি ড্যুরেশন বেছে না নেওয়া হলেও চলে, কিন্তু তখন আপনি ফেরত আসার পরেও এটি কাজ করতেই থাকবে। তাই একটি ডেডিকেটেড ডেট সেট আপ করা ভালো।

অটোমেটিক রিপ্লাই সেট করা শেষ তারিখে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বন্ধ হয়ে যাবে। আপনার সকল ইমেইল আনরিড হিসেবে চিহ্নিত থাকবে।

টিপ: আপনি ভিন্ন মানুষের জন্য ভিন্ন রেসপন্স পাঠাতে পারেন। আউটলুকে কাস্টম মাল্টিপল আউট-অফ-অফিস অটোমেটিক রিপ্লাই টেমপ্লেট তৈরি, সেট আপ, এবং ব্যবহার করুন।

মাইক্রোসফট আউটলুকে অটোমেটিক রিপ্লাই সেট আপ করুন

মাইক্রোসফট আউটলুকে অটোমেটিক রিপ্লাই সেট আপ করতে:

1. মাইক্রোসফট আউটলুক খুলুন
2. উপরের বাম কোণে File ট্যাবে ক্লিক করুন
3. আপনি Account Information প্যানেল দেখবেন
4. Info ট্যাবের নিচে Automatic Replies দেখবেন
5. এটি ক্লিক করুন এর কনফিগারেশন বক্স খুলতে
6. Send automatic replies অপশন বেছে নিন এবং প্রয়োজনীয় সেটিংস কনফিগার করুন।

এটাই সব! আশা করি এই টিপসগুলো অনুসরণ করা সহজ ছিল।

পি.এস: এই পোস্ট আপনাকে উইন্ডোজ ১০ মেইল অ্যাপে অটোমেটিক রিপ্লাই সেট আপ দেখাবে।