ব্যবসা করার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিকের একটি হলো কমিউনিকেশন। আপনি আপনার ব্যবসা কীভাবে চালাচ্ছেন সেটা নির্ভর করে আপনি কতটা ভালোভাবে আপনার কাস্টমার এবং কর্মীদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন। একটি সমাধান খুঁজে বের করা জরুরি যা আপনার প্রতিষ্ঠানের ভিতরে যোগাযোগ অপ্টিমাইজ করতে সাহায্য করবে।
ইহা থেকে Microsoft Outlook-এর অটোমেটিক রেসপন্সের জন্ম, একটি ফিচার যা তখন খুব কাজে আসে যখন আপনি ছুটি বা ব্যবসায়িক ট্যূরে থাকেন, কারণ আপনি এই ফিচার ব্যবহার করে লোকেদের জানাতে পারেন যে আপনি বর্তমানে তাদের ইমেইলের উত্তর দিতে উপলব্ধ নন।
আপনি এছাড়া অতিরিক্ত তথ্য যোগ করতে পারেন যে আপনি কখন উপলব্ধ হবেন তাদের সহায়তা করার জন্য এবং এমনকি বিকল্প যোগাযোগের ঠিকানা দিতে পারেন যেখানে অতি জরুরি বিষয়ের জন্য ত্বরান্বিত সহায়তা পাওয়া যাবে। এই গাইডে, আমরা Microsoft Outlook-এ অটোমেটিক রেসপন্স সেট আপ করার পদ্ধতি আলোচনা করব।
Microsoft Outlook-এ তাৎক্ষণিক অটোমেটিক রেসপন্স
- Microsoft Outlook চালু করুন এবং উপরের ডানে গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন, তারপর সাইডবারের নিচে View all Outlook Settings অপশন সিলেক্ট করুন।
- একটি নতুন উইন্ডো পপ আপ হবে, Email অপশনে ক্লিক করুন, তারপর Automatic replies সিলেক্ট করুন।
Turn on automatic replies টগল অন করুন এবং Send replies only during a time period চেক করে সেই সময়কাল নির্ধারণ করুন যখন আপনি উপলব্ধ থাকবেন না। 
- তারপর Save-এ ক্লিক করুন Microsoft Outlook-এ Automatic response ফিচার সক্রিয় করতে।
নোট: ব্যবহারকারীরা এই অটোমেটিক রেসপন্সগুলো তাদের Outlook কন্ট্যাক্টস পর্যন্ত সীমাবদ্ধ রাখতে পারেন, অথবা প্রতিষ্ঠানের বাইরের লোকেদেও পাঠাতে পারেন।
অফিসে ফিরে আসলে আপনি Turn on automatic replies টগল অফ করে অটোমেটিক রেসপন্স বন্ধ করতে পারেন।
উপসংহার
ব্যবসায়িক ও ব্যক্তিগত ব্যবহারে, Outlook-এর অটোমেটিক রেসপন্স অত্যন্ত মূল্যবান। এটি আপনার যোগাযোগ স্ট্রীমলাইন করতে সাহায্য করে এবং আপনাকে সেই জাল থেকে বের করে আনে যেখানে অনেক ব্যবসায়ী ফসে পড়ে — অফিস থেকে দূরে থাকা সত্ত্বেও ইনবক্সে নতুন মেসেজ চেক করতে থাকা।
