আপনি যদি আউটলুকের মতো কর্পোরেট পরিবেশে সাধারণ ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন, আপনি সম্ভবত আপনার অফিসের বাইরে উত্তর সেট করতে অভ্যস্ত। আপনি কি জানেন যে আপনি Gmail-এও অফিসের বাইরে উত্তর সেট আপ করতে পারেন?
যেহেতু বেশিরভাগ লোকেরা তাদের ব্যক্তিগত ইমেল অ্যাকাউন্ট হিসাবে Gmail ব্যবহার করে, তাই আপনি যখন ছুটিতে বা ছুটিতে থাকবেন তখন লোকেদের জানাতে এটি কার্যকর হতে পারে৷
Gmail-এ এটি করা মোটামুটি সহজ, তবে প্রক্রিয়াটি আপনি Outlook-এ অভ্যস্ত হওয়ার চেয়ে কিছুটা আলাদা। এই নিবন্ধে আপনি শিখবেন কিভাবে Gmail-এ অফিসের বাইরে সেট আপ করতে হয়, কীভাবে এটি অক্ষম করতে হয় এবং আপনি যখন এটি সক্ষম করেন তখন লোকেরা আপনার কাছ থেকে কী আশা করতে পারে।
জিমেইলে অফিসের বাইরে কিভাবে সেট আপ করবেন
আপনি যদি কিছুক্ষণের জন্য ছুটিতে বের হতে চলেছেন এবং লোকেদের সতর্ক করতে চান যে আপনি স্বাভাবিকের মতো দ্রুত তাদের ইমেলের উত্তর দিতে পারবেন না, অফিসের বাইরে উত্তর দেওয়াই পথ।
নীচের ধাপগুলি দিয়ে শুরু করতে, প্রথমে আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন৷
৷1. গিয়ার সেটিংস নির্বাচন করুন আপনার Gmail অ্যাকাউন্টের উপরের ডানদিকে আইকন।
2. সব সেটিংস দেখুন নির্বাচন করুন৷ সেটিংস তালিকার শীর্ষে৷
৷
3. অবকাশে উত্তরদাতা-এ স্ক্রোল করুন নীচের অংশে। সেটিং পরিবর্তন করে অবকাশে উত্তরদাতা চালু করুন .
4. আপনার ছুটির প্রথম দিন নির্বাচন করুন. যখনই লোকেরা আপনাকে ইমেল করবে তখন আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে উত্তর দিতে চান এমন বিষয় লাইন এবং বার্তা টাইপ করুন৷
৷
আপনি এই ফর্মটি পূরণ করার সময় নিম্নলিখিত বিকল্পগুলি নোট করুন৷
৷- আপনাকে একটি শেষ দিন সক্ষম এবং নির্বাচন করতে হবে না , তবে এটি একটি ভাল ধারণা যাতে আপনি আপনার ছুটির উত্তরদাতা সক্ষম রাখতে ভুলবেন না৷
- ডিফল্টরূপে বার্তা ক্ষেত্রটি একটি সমৃদ্ধ বিন্যাস সম্পাদক ব্যবহার করে যেখানে আপনি বার্তা পাঠ্য বিন্যাস করতে বিন্যাস বার ব্যবহার করতে পারেন। আপনি যদি প্লেন টেক্সট নির্বাচন করেন বার্তা ক্ষেত্রের উপরে, ফরম্যাটিং প্লেইন টেক্সটে পরিবর্তিত হবে।
- নির্বাচন করুন শুধুমাত্র আমার পরিচিতিতে থাকা লোকেদের একটি প্রতিক্রিয়া পাঠান৷ আপনি যদি ছুটির উত্তরদাতার স্বতঃ-উত্তরগুলিকে লক্ষ্য করতে চান শুধুমাত্র আপনার পরিচিত লোকদেরকে, এবং অন্য সকলকে উপেক্ষা করতে চান। এটি একটি ভাল ধারণা যদি আপনি অপরিচিত ব্যক্তিদের না চান যে আপনি একটি বর্ধিত সময়ের জন্য বাড়ি থেকে দূরে আছেন।
5. পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন৷ ছুটির উত্তরদাতা সক্ষম করতে।
জিমেইলে অফিসের বাইরে কীভাবে বন্ধ করবেন
দুটি উপায়ে আপনি ছুটির উত্তরদাতাকে নিষ্ক্রিয় করতে পারেন৷ এটি সক্রিয় থাকাকালীন, আপনি উত্তরদাতার অবস্থা সম্পর্কে আপনার ইনবক্সের শীর্ষে একটি বার্তা দেখতে পাবেন৷
আপনি এখনই শেষ করুন নির্বাচন করতে পারেন৷ সাথে সাথে উত্তরদাতা বন্ধ করতে। উত্তরদাতা সেটিংস পরিবর্তন করতে আপনার Gmail সেটিংসের মাধ্যমে আবার অনুসন্ধান না করে এটি নিষ্ক্রিয় করার একটি দ্রুত উপায়৷
যাইহোক, আপনি যদি Gmail সেটিংসে ছুটির উত্তরদাতা অক্ষম করতে চান, তাহলে আপনি হয় অবকাশ সেটিংস নির্বাচন করতে পারেন বিজ্ঞপ্তি বার্তায়, অথবা আপনি আপনার Gmail সেটিংস উইন্ডোতে ফিরে যেতে পারেন৷
৷অবকাশে উত্তরদাতা খুঁজতে Gmail সেটিংস মেনুর নীচে স্ক্রোল করুন আবার বিভাগ।
অবকাশে উত্তরদাতা বন্ধ নির্বাচন করুন স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া নিষ্ক্রিয় করতে।
দ্রষ্টব্য – আপনি যদি শেষ দিন সেট করে থাকেন তবে আপনাকে এটি করতে হবে না আপনার অবকাশের শেষ তারিখ পর্যন্ত ক্ষেত্র। এই তারিখের পরে ছুটির উত্তরদাতা স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিষ্ক্রিয় হয়ে যাবে৷
কিন্তু আপনি যদি শেষ দিনের সেটিং এর আগে ছুটির উত্তরদাতা বন্ধ করতে চান, উপরের পদ্ধতিটি কাজ করবে।
কিভাবে জিমেইল অবকাশ প্রতিক্রিয়া কাজ করে
মনে রাখবেন যে যেহেতু আপনি ছুটির উত্তরদাতার জন্য শুধুমাত্র শুরু এবং শেষের তারিখ লিখতে পারেন, তাই সময়গুলি ইমেলের মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেট করা হয়৷
- শুরু তারিখ সময়:12:00 AM মধ্যরাত
- শেষ তারিখের সময়:11:59 PM
আপনি যদি আপনার ছুটি শুরু হওয়ার দিনের আগে মধ্যরাতে শুরু করার সময় চান, তাহলে আপনার ছুটি শুরু হওয়ার একদিন আগে শুরুর তারিখ সেট করুন।
আপনি ছুটির উত্তরদাতা সক্ষম করার সময় যারা আপনাকে ইমেল করেছেন তারা আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট থেকে নিম্নলিখিত আচরণ দেখতে পাবেন৷
- লোকেরা প্রথমবার আপনাকে মেসেজ করলে আপনার স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া দেখতে পাবে। যদি তারা আপনাকে আবার বার্তা দেয়, স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া পাঠানো হবে না।
- যদি চার দিন চলে যায় এবং একই ব্যক্তি আপনাকে বার্তা পাঠায়, স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া আবার ট্রিগার হবে৷
- আপনি যদি আপনার অবকাশকালীন প্রতিক্রিয়া সম্পাদনা করেন, টাইমারটি শুরু হবে এবং যে কেউ সম্পাদনার পরে আপনাকে প্রথমবার বার্তা পাঠাবে সে স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া পাবে৷
- স্প্যাম ফোল্ডার বা মেলিং তালিকায় স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাছাই করা কোনও বার্তার স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া না দেওয়ার জন্য জিমেইল যথেষ্ট স্মার্ট৷
- অন্যান্য Gmail ব্যবহারকারীরা যদি আপনাকে একটি ইমেল লিখতে শুরু করে তাহলে আপনার "অফিসে নেই" অবস্থা দেখতে পাবেন।
ফিল্টার সহ Gmail-এ অফিসের বাইরে আরও স্মার্ট উত্তর তৈরি করুন
আপনি যদি নির্দিষ্ট লোকেদের জন্য কাস্টমাইজড বার্তা সহ আরও লক্ষ্যযুক্ত স্বয়ংক্রিয় উত্তর তৈরি করতে চান, আপনি Gmail ফিল্টার ব্যবহার করে এটি করতে পারেন।
- আপনি স্বয়ংক্রিয়-রিপ্লেতে একটি ফিল্টার ব্যবহার করার আগে, আপনাকে উত্তর দেওয়ার জন্য একটি ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করতে হবে৷ এটি করার জন্য, আপনি যে ইমেলের সাথে উত্তর দিতে চান তার সাথে Gmail-এ একটি নতুন ইমেল রচনা করুন। তারপরে, উইন্ডোর নীচের ডান কোণে তিনটি বিন্দু "আরো" মেনু নির্বাচন করুন এবং টেমপ্লেট নির্বাচন করুন , টেমপ্লেট হিসাবে খসড়া সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন৷ , এবং তারপর নতুন টেমপ্লেট হিসাবে সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন৷ .
- পপ-আপ উইন্ডোতে টেমপ্লেটটিকে একটি নাম দিন।
- জিমেইল ফিল্টার অ্যাক্সেস করতে, জিমেইল সেটিংসে ফিরে যান। ফিল্টার এবং অবরুদ্ধ ঠিকানাগুলি নির্বাচন করুন৷ সেটিংস উইন্ডোর উপরে।
- এই পৃষ্ঠার নীচে স্ক্রোল করুন এবং একটি নতুন ফিল্টার তৈরি করুন নির্বাচন করুন .
4. ফিল্টার তৈরি করুন ফর্মে, আপনি যে ইমেল ঠিকানাটি থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে উত্তর দিতে চান সেটি টাইপ করুন ক্ষেত্র ফিল্টার তৈরি করুন নির্বাচন করুন৷ যখন আপনি সম্পন্ন করেন।
- ফিল্টার তৈরি করুন উইন্ডোতে, টেমপ্লেট পাঠান এর পাশের চেকবক্সটি সক্রিয় করুন . ড্রপডাউন বক্সে, বস উত্তর নির্বাচন করুন টেমপ্লেট যা আপনি আগে তৈরি করেছেন।
- অবশেষে, শুধু ফিল্টার তৈরি করুন নির্বাচন করুন নীচে বোতাম এবং আপনার নতুন ফিল্টার এবং স্বয়ংক্রিয় উত্তর এখন সক্রিয়।
এখন, ফিল্টারে আপনার সংজ্ঞায়িত ঠিকানা সহ যে কোনো ব্যক্তি আপনাকে একটি ইমেল পাঠালে, তারা আপনার তৈরি করা টেমপ্লেট সহ একটি অফিসের বাইরে উত্তর পাবেন৷
