আপনি যদি Outlook-এর মতো সাধারণ ইমেইল ক্লায়েন্ট কর্পোরেট এনভায়রনমেন্টে ব্যবহার করেন, তবে আপনি আউট অফ অফিস রিপ্লাই সেট আপ করতে অভ্যস্ত থাকেন। আপনি কি জানেন Gmail-এও আউট অফ অফিস রিপ্লাই সেট আপ করা যায়?
যেহেতু অধিকাংশ লোক Gmail ব্যবহার করে পারসোনাল ইমেইল অ্যাকাউন্ট হিসেবে, তাই লোকেদের জানাতে পারা উপকারী যে আপনি কখন ছুটির মাঝপথে আছেন।
Gmail-এ এটি করা доста সহজ, কিন্তু প্রক্রিয়াটি Outlook-এ আপনি অভ্যস্ত যে পদ্ধতিটির থেকে কিছুটা ভিন্ন। এই আর্টিকেলে আপনি শিখবেন Gmail-এ আউট অফ অফিস কীভাবে সেট আপ করবেন, কীভাবে নিষ্ক্রিয় করবেন, এবং আপনি এটি এনেবল করলে লোকেরা আপনার কাছ থেকে কী এক্সপেক্ট করতে পারে।
Gmail-এ আউট অফ অফিস সেট আপ করা
আপনি যদি কিছুদিনের জন্য ছুটি पर যাওয়ার পরিকল্পনা করেন এবং লোকেদের সতর্ক করতে চান যে আপনি তাদের ইমেইল যত দ্রুত রিপ্লাই করতে পারবেন না, তবে আউট অফ অফিস রিপ্লাই সেট আপ করুন।
নিচের ধাপগুলো শুরু করার আগে, প্রথমে আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে লগইন করুন।
1. আপনার Gmail অ্যাকাউন্টের উপরের ডান কোণে গিয়ার Settings আইকন নির্বাচন করুন।
2. Settings লিস্টের উপরে See all settings নির্বাচন করুন।
3. নিচে স্ক্রল করুন Vacation responder সেকশনে। সেটিং পরিবর্তন করে Vacation responder on করুন।
4. আপনার ছুটির প্রথম দিন নির্বাচন করুন। সাবজেক্ট লাইন এবং মেসেজ লিখুন যা আপনি অটো-রিপ্লাই হিসেবে পাঠাতে চান যখন কেউ আপনাকে ইমেইল করবে।
এই ফর্ম পূরণ করার সময় নিচের অপশনগুলো লক্ষ্য করুন।
- আপনাকে Last day এনেবল এবং নির্বাচন করতে হবে না, কিন্তু এটি ভালো আইডিয়া যাতে আপনি ভুলে Vacation responder এনেবল থাকতে দেন না।
- ডিফল্টরূপে মেসেজ ফিল্ড একটি রিচ ফরম্যাটিং এডিটর ব্যবহার করে যেখানে আপনি ফরম্যাটিং বার ব্যবহার করে মেসেজ টেক্সট ফরম্যাট করতে পারেন। আপনি যদি মেসেজ ফিল্ডের উপরে Plain Text নির্বাচন করেন, তবে ফরম্যাটিং প্লেইন টেক্সটে পরিবর্তন হবে।
- Only send a response to people in my Contacts নির্বাচন করুন আপনি যদি Vacation responder-এর অটো-রিপ্লাই শুধু আপনার পরিচিত লোকেদের কাছে পাঠাতে চান, এবং অন্যদের উপেক্ষা করতে চান। এটি ভালো আইডিয়া যদি আপনি অজানা লোকেদের জানাতে চান না যে আপনি দীর্ঘ সময়ের জন্য বাড়ি থেকে বেরিয়ে আছেন।
5. Save Changes চাপুন Vacation responder এনেবল করতে।
Gmail-এ আউট অফ অফিস বন্ধ করা
Vacation responder নিষ্ক্রিয় করার দুটি উপায় রয়েছে। যতক্ষণ এটি এনেবল থাকে, আপনার ইনবক্সের উপরে রেসপন্ডারের স্ট্যাটাস সম্পর্কে একটি মেসেজ দেখবেন।
আপনি End now চাপুন রেসপন্ডার tức اللحظة বন্ধ করতে। এটি দ্রুত নিষ্ক্রিয় করার একটি উপায়, যা সেটিংস খুঁজে বের করে রেসপন্ডার সেটিংস মডিফাই করার দরকার নেই।
তবে, আপনি যদি Gmail সেটিংসে Vacation responder নিষ্ক্রিয় করতে পছন্দ করেন, তবে আপনি নোটিফিকেশন মেসেজে Vacation Settings চাপতে পারেন, অথবা আপনি আপনার Gmail Settings উইন্ডোতে ফিরে যেতে পারেন।
Gmail Settings মেনুর নিচে স্ক্রল করুন Vacation responder সেকশন আবার খুঁজে পেতে।
Vacation responder off নির্বাচন করুন অটোমেটিক রেসপন্ডার নিষ্ক্রিয় করতে।
নোট – আপনাকে এটি করতে হবে না যদি আপনি Last day ফিল্ডকে আপনার ছুটির শেষ দিনে সেট করে থাকেন। Vacation responder এই তারিখের পর অটোমেটিক্যালি নিষ্ক্রিয় হয়ে যাবে।
কিন্তু আপনি যদি Last day সেটিং-এর আগে Vacation responder বন্ধ করতে চান, তবে উপরের প্রক্রিয়াটি কাজ করবে।
Gmail Vacation Responder কীভাবে কাজ করে
লক্ষ্য করুন যেহেতু আপনি শুধু শুরু এবং শেষ তারিখ দিতে পারেন Vacation responder-এ, সময়গুলো ইমেইল দ্বারা অটোমেটিক্যালি সেট হয়।
- Start Date Time: ১২:০০ AM মিডনাইট
- End Date Time: ১১:৫৯ PM
আপনি যদি চান সময় আপনার ছুটি শুরু হওয়ার আগের মিডনাইট থেকে শুরু হয়, তবে Start Date আপনার ছুটির শুরু থেকে এক দিন আগে সেট করুন।
যারা আপনাকে ইমেইল করবে যতক্ষণ Vacation responder এনেবল আছে, তারা আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট থেকে নিচের বিয়বহার দেখবেন।
- লোকেরা প্রথম বার আপনাকে মেসেজ করলে আপনার অটো-রেসপন্স দেখবে। যদি তারা আবার মেসেজ করে, তবে অটো-রেসপন্স পাঠানো হবে না।
- যদি চার দিন পাস করে এবং একই ব্যক্তি আপনাকে মেসেজ করে, তবে অটো-রেসপন্স আবার ট্রিগার হবে।
- আপনি যদি আপনার ভ্যাকেশন রেসপন্স এডিট করেন, তবে টাইমার পুনরায় শুরু হবে এবং এডিট করার পর প্রথম বার যেনে মেসেজ করবে সে অটো-রেসপন্স পাবে।
- Gmail পর্যাপ্ত স্মার্ট যাতে স্প্যাম ফোল্ডারে অটোমেটিক্যালি সর্ট হওয়া মেসেজ বা মেইলিং লিস্টগুলোর জন্য অটো-রেসপন্স না পাঠায়।
- অন্য Gmail ব্যবহারকারী আপনাকে ইমেইল কমপোজ করার শুরু করলে আপনার "out of office" স্ট্যাটাস দেখবে।
Gmail ফিল্টার দিয়ে স্মার্ট আউট অফ অফিস রিপ্লাই তৈরি করা
আপনি যদি আরও টার্গেটেড অটো রিপ্লাই তৈরি করতে চান নির্দিষ্ট লোকেদের জন্য কাস্টমাইজড মেসেজ সহ, তবে আপনি Gmail Filters ব্যবহার করে এটি করতে পারেন।
- ফিল্টার ব্যবহার করে অটো-রিপ্লাই করার আগে, আপনাকে একটি ইমেইল টেমপ্লেট তৈরি করতে হবে রিপ্লাই করার জন্য। সেটির জন্য, Gmail-এ একটি নতুন ইমেইল কমপোজ করুন যে ইমেইলটি আপনি রিপ্লাই হিসেবে ব্যবহার করতে চান। তারপর, উইন্ডোর নিচের ডান কোণে তিন ডট "More" মেনু নির্বাচন করুন, এবং Templates নির্বাচন করুন, Save draft as template নির্বাচন করুন, এবং তারপর Save as new template নির্বাচন করুন।
- পপ-আপ উইন্ডোতে টেমপ্লেটের একটি নাম দিন।
- Gmail ফিল্টার অ্যাক্সেস করতে, আবার Gmail Settings-এ যান। Settings উইন্ডোর উপরে Filters and Blocked Addresses নির্বাচন করুন।
- এই পেজের নিচে স্ক্রল করুন এবং Create a new filter নির্বাচন করুন।
4. Create filter ফর্মে, আপনি যে ইমেইল ঠিকানাকে অটো-রিপ্লাই করতে চান সেটি From ফিল্ডে টাইপ করুন। কাজ হলে Create filter চাপুন।
- Create filter উইন্ডোতে, Send template পাশের চেকবক্স এনেবল করুন। ড্রপডাউন বক্সে, আপনি আগে তৈরি করা Boss Reply টেমপ্লেটটি নির্বাচন করুন।
- অবশেষে, নিচে Create filter বাটন চাপুন এবং আপনার নতুন ফিল্টার ও অটো-রিপ্লাই এখন সক্রিয়।
এখন, যে ব্যক্তির ঠিকানা আপনি ফিল্টারে সংজ্ঞায়িত করেছেন সে যেকোনো সময় আপনাকে ইমেইল করলে, তিনি আপনার তৈরি করা টেমপ্লেটসহ একটি আউট অফ অফিস রিপ্লাই পাবেন।
