এক্সচেঞ্জ এবং আইম্যাপ সার্ভার আপনার ইমেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে আর্কাইভ করে। এটি যেকোনো সময়, যেকোনো জায়গা থেকে মেইল অ্যাক্সেস করতে সহজ করে দেয়। সুতরাং, আপনি বা আপনার কর্মীরা যদি প্রধানত পিসি বা ল্যাপটপে আউটলুক ইমেইল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন এবং আউটলুক মেসেজ ফোল্ডারগুলো লোকালি ব্যাকআপ নিতে চান, তবে এই পোস্টে দেওয়া নির্দেশনা অনুসরণ করুন।
আউটলুক ইমেইল ফোল্ডার ডেস্কটপে কপি/ব্যাকআপ করার পদ্ধতি
মहত্বপূর্ণ ডেটার ফাইল নিয়মিতভাবে ব্যাকআপ রাখা ভাল অভ্যাস। তাই কোনো দুর্ঘটনা ঘটলে আপনি সহজে সেগুলো পুনরুদ্ধার ও রিস্টোর করতে পারবেন। আউটলুক থেকে ডেস্কটপে ইমেইল ফোল্ডার কপি বা ব্যাকআপ করার পদ্ধতি নিচে দেওয়া হলো:
- মাইক্রোসফট আউটলুক অ্যাপ চালু করুন।
- File মেনুতে ক্লিক করুন।
- Open & Export নির্বাচন করুন।
- Outlook Data File (.pst). বেছে নিন।
- ব্যাকআপ ফোল্ডার নির্বাচন করুন
সার্ভারে আপনার পারসোনাল ফোল্ডার ও .pst ফাইল রাখার পাশাপাশি আপনি সেগুলো হ্যার্ড ড্রাইভে রাখতে পারেন। তবে হ্যার্ড ড্রাইভে রাখলে সেগুলো নিয়মিত ব্যাকআপ নিতে হবে। প্রক্রিয়াটি সহজ এবং কয়েকটি সহজ ধাপে সম্পন্ন করা যায়।
আউটলুক অ্যাপ চালু করুন।
অ্যাপের রিবন মেনু থেকে 'File' ট্যাব নির্বাচন করুন।
'Open & Export' বেছে নিন।
তারপর ডান প্যানেলের 'Open' শিরোনামের নিচে 'Import/Export' অপশনটি স্ক্রোল করে খুঁজে বের করুন এবং ক্লিক করুন।
এরপর 'choose an action to perform' বিভাগে 'Export to file' অপশনটি নির্বাচন করুন।
তারপর 'Outlook Data File (.pst)' নির্বাচন করুন এবং 'Next' বাটনে ক্লিক করুন।
এখন আপনি যে মেইল ফোল্ডার ব্যাকআপ নিতে চান সেটি বেছে নিন এবং আবার 'Next' বাটন চাপুন।
ব্যাকআপ ফাইলের জন্য লোকেশন ও নাম ব্রাউজ করুন, তারপর 'Finish' নির্বাচন করুন।
আপনার ফাইল অন্যরা অ্যাক্সেস না করতে পারেন সেজন্য পাসওয়ার্ড দিয়ে কনফার্ম করুন এবং OK চাপুন।
.pst ফাইলে রাখা মেসেজগুলো অন্যান্য মেসেজের মতোই। তাই আপনি সেগুলো সার্চ, রিপ্লাই বা ফরওয়ার্ড করতে পারবেন অন্যান্য মেসেজের মতো।
