আপনার কম্পিউটারের ডেটা সবসময় ব্যাকআপ রাখা উচিত। আউटलুক ব্যবহার করে ইমেইল ম্যানেজ করলে সেটিও ব্যাকআপ রাখতে হবে। না হলে ইমেইল, কন্ট্যাক্ট, টাস্ক ইত্যাদি হারাতে পারেন।
উইন্ডোজ ১০-তে বিল্ট-ইন ব্যাকআপ ইউটিলিটি রয়েছে: File History। আমরা দেখাব কীভাবে এট দিয়ে আউटलুক ফাইল কপি করবেন, এবং কী কী পিটফল এড়িয়ে যাবেন।
File History ব্যবহার করার পদ্ধতি
থার্ড-পার্টি প্রোগ্রাম বেশি ফিচার দেয়, কিন্তু File History উইন্ডোজ ১০-সহ আসে এবং আপনার ফাইলগুলো অন্য ড্রাইভে ব্যাকআপ নিতে দেয়। أورিজিনাল ফাইল মুছে যাওয়া থাকলে সেগুলো রিস্টোর করা যায়।
শুরু করতে Windows key + I চাপে Settings খুলুন। Update & Security > Backup-এ যান।
ব্যাকআপ ড্রাইভ বেছে নিন
Add a drive অপশন দেখবেন। ক্লিক করুন যে ড্রাইভে ফাইল ব্যাকআপ নিতে চান সেটি বেছে নেওয়ার জন্য।
যদি প্রযোজ্য হয়, সিস্টেমের ভেতরের অন্যান্য ড্রাইভ সিলেক্ট করার অপশন দেখতে পাবেন। কিন্তু এক্সটার্নাল ড্রাইভ ব্যবহার করা ভালো। কারণ কম্পিউটারের সাথে কিছু হলে (লজিক্যাল ফেইল্যার) এক্সটার্নাল ড্রাইভ বাঁচার চান্স বেশি। সিস্টেমের মাঝপথে ট্রান্সফারও সহজ।
Add a drive অপশন না দেখলে মানে ইতিমধ্যে একটি ড্রাইভ সিলেক্টেড। More options ক্লিক করুন জানতে Total space on লাইন থেকে কোন ড্রাইভ। আপনার পছন্দের ড্রাইভ না হলে নিচে স্ক্রোল করে Stop using drive ক্লিক করুন। পिछলে ফিরে উপরের নির্দেশনা মেনে চলুন।
ড্রাইভ বেছে নিলে File History অটোমেটিক্যালি অন হবে। না হলে Automatically back up my files স্লাইড করুন On।
ব্যাকআপ ফ্রিকোয়েন্সি সেট করুন
ড্রাইভ সিলেক্ট হলে File History-এর ফ্রিকোয়েন্সি ঠিক করুন।
Back up my files ড্রপডাউন ডিফল্ট Every hour। কিন্তু আপনি চাইলে বিভিন্ন মিনিট বা ঘণ্টার ইন্টারভাল, অথবা ডেইলি বেছে নিতে পারেন। আপনার ব্যাকআপ কতটা আপ-টু-ডেট থাকতে হবে তার ওপর নির্ভর করে ডেইলি হতে পারে।
Keep my backups ড্রপডাউন নির্ধারণ করে কতক্ষণ পর্যন্ত ব্যাকআপ ড্রাইভে থাকবে। ডিফল্ট Forever। কিন্তু আপনি চাইলে বিভিন্ন মাস বা বছরের ইন্টারভাল বেছে নিতে পারেন। অথবা Until space is needed বেছে নিলে ড্রাইভ ফুল হলে পুরনো ফাইল মুছে যাবে।
কौন ফোল্ডার ব্যাকআপ নেওয়া হবে সেটি বেছে নিন
এরপর ব্যাকআপ নেওয়া ফোল্ডার বেছে নিন। মেইন Backup পেজে থাকলে More options ক্লিক করুন।
Back up these folders সেকশন আছে। ডিফল্টভাবে আপনার ইউজার একাউন্টের বেশ কিছু ফোল্ডার অন্তর্ভুক্ত থাকে: Downloads, Documents, Pictures, এবং çeşitli roaming ফোল্ডার।
আপনার আউटलুক ফাইলগুলো থাকে C:\Users\NAME\Documents\Outlook Files-এ, তাই এগুলো অটোমেটিক্যালি অন্তর্ভুক্ত হবে।
অন্যান্য ফোল্ডার যোগ করতে Add a folder ক্লিক করুন। সিস্টেমে ব্রাউজ করে ফোল্ডার বেছে নিয়ে Choose this folder ক্লিক করুন। আউटलুক ফোল্ডার উপরে যদি Documents ফোল্ডার ব্যাকআপ না নেন তবে স্পেসিফিক্যালি করুন।
লিস্ট থেকে ফোল্ডার রিমুভ করতে সিলেক্ট করে Remove ক্লিক করুন।
ফোল্ডার এক্সক্লুডও করা যায়। এটি কাজে লাগে যখন একটি ফোল্ডার ব্যাকআপ নিলে তার অধীন অনেক সাব-ফোল্ডার থাকে, 그중 কিছু এক্সক্লুড করতে চান।
Exclude these folders সেকশনে স্ক্রোল করুন এবং Add a folder ক্লিক করুন। এক্সক্লুড করার ফোল্ডার ব্রাউজ করে Choose this folder ক্লিক করুন।
File History এবং আউटलুক
File History দিয়ে আউटलুক ফাইল ব্যাকআপ নেওয়ার আগে কিছু কথা মনে রাখুন।
File History শুধু সেই ফাইলগুলো ব্যাকআপ নেয় যেগুলো চলমান অবস্থায় নয়। অর্থাৎ আউटलুক খোলা থাকলে আপনার ফাইলগুলো ব্যাকআপ নেবে না।
তাই নিশ্চিত হতে হলে আউटलুক বন্ধ রাখুন File History চলাকালীন, অথবা ফ্রিকোয়েন্সি পর্যাপ্ত বেশি রাখুন যাতে একটা kaptুর হয় (উপরের Set Your Back Up Frequency দেখুন)।
আউटलুক ফাইলগুলো গিগাবাইটে বড় হয়ে যাওয়া সাধারণ।
File History ব্যাকআপ খুব স্মার্টলি ম্যানেজ করে না। কিছু ব্যাকআপ ইউটিলিটি ইনক্রিমেন্টালি ব্যাকআপ নেয় (শুধু পরিবর্তিত অংশ আপডেট করে এবং পুরনো ফাইল মুছে ফেলে), কিন্তু File History সেটা করে না।
বরং File History দেখে ডেটা পরিবর্তন হয়েছে বলে পুরো ফাইল আবার ব্যাকআপ নেয়। আপনার আউटलুক ফাইল বড় হলে ড্রাইভ দ্রুত ফুল হয়ে যাবে। এটা এড়াতে File History-কে ড্রাইভ ফুল হওয়া পর্যন্ত ব্যাকআপ রাখতে বলুন।
বা পারেন,समয়ান্তরালে Settings > Update & Security > Backup > More options > See advanced settings > Advanced settings > Clean up versions-এ যান।
এখানে বয়স অনুযায়ী ব্যাকআপ ক্লিন করতে পারেন। Delete files ড্রপডাউন থেকে All but the lasted one বেছে নিয়ে Clean up ক্লিক করুন।
File History-এর বিকল্প
File History আপনার জন্য যথেষ্ট না হলে, এবং আপনি শুধু আউटलুক ব্যাকআপ অটোমেট করার চাইলে, আউटलুক ইমেইল ব্যাকআপ সিম্পল করা artilce দেখুন।
সেটি দেখায় আউटलুক দিয়ে অটোমেটিক্যালি আর্কাইভ তৈরি করা যায়, যেটি আপনার এক্সটার্নাল ড্রাইভে স্টোর করা যায়।
এই কনস্ট্যান্টলি আপডেট হওয়া আর্কাইভ আউटलুক খোলা থাকাকালীনও চলে, তাই উপরের বিবেচনাগুলো সমস্যা হলে এটি দুর্দান্ত বিকল্প।
আউटलুক সেফ অ্যান্ড সাউন্ড
উপরের পরামর্শ মেনে আপনার আউटलুক ফাইলগুলো সুরক্ষিত রাখতে পারবেন। মনে রাখবেন, ব্যাকআপ গুরুত্বপূর্ণ মনে হয় না যতক্ষণ ডেটা লস হয় না। সেই সময় আপনি সবসময় ব্যাকআপ নিতে চাবেন, তাই এখনই শুরু করুন মাথাব্যথা বাঁচাতে।
উইন্ডোজ ১০-এ ব্যাকআপ সম্পর্কে আরো পরামর্শ চাইলে আমাদের ultimat Windows 10 data backup guide দেখুন। বা শুধু আউटलুক পরামর্শ চাইলে ওয়ার্কফ্লো বাড়ানোর 베스트 প্র্যাকটিস পড়ুন।
আপনি কি File History দিয়ে আউटलুক ফাইল ব্যাকআপ করেন? না করলে আপনার পছন্দের মেথড কী?
