আউटलুক দিয়ে ব্যক্তিগত ভাবে বাল্ক ইমেইল পাঠান সহজে

ভালো বা মন্দ, সবার জীবনে এমন সময় আসে যখন দীর্ঘদিন অফিস (অথবা অন্য কোনো প্রতিষ্ঠানমূলক) সেটিং-এ কাজ করার ফলে আপনি নিজেকে এমন স্থানে পান যেখানে সকল কর্মচারী বা ক্লায়েন্টকে বাল্ক ইমেইল পাঠাতে হয়। হয়তো আপনার ওই সময় এসে পৌঁছেছে।

অথবা আপনি শুধু একজন সাধারণ আউटलুক ব্যবহারকারী যাকে কোনো কারণে একগুচ্ছ মানুষের সাথে একবারে যোগাযোগ করতে হচ্ছে। আপনার যেকোনো 케이স হোক, এই আর্টিকেলের শেষে আপনি আউटलুক দিয়ে একবারে পেরসোনালাইজড বাল্ক ইমেইল পাঠাতে পারবেন।

আউटलুক-এ পেরসোনালাইজড বাল্ক ইমেইল পাঠানোর পদ্ধতি

শুরু করার আগে, আমি পরামর্শ দিচ্ছি আপনি আপনার ইমেইলের ড্রাফ্ট কপি আলাদা করে টাইপ করুন—নোটপ্যাড বা ওয়ার্ড ডকুমেন্টই যথেষ্ট। অথবা অনলাইন ডকুমেন্ট অ্যাপেও লিখতে পারেন। আমি সবসময় পেয়েছি সিম্পল রাইটিং সফটওয়্যারের ক্লাটার-ফ্রি ইন্টারফেস বড় প্যারাগ্রাফ লিখতে অনেক বেশি প্রোডাক্টিভ। আর যদি ইমেইলের সাথে কিছু সমস্যা হয়, তবে ড্রাফ্ট কপি আপনার হাতে থাকবে।

এই আর্টিকেলে আমরা ওয়ার্ড ব্যবহার করব।

তাহলে অ্যাপ চালু করুন, আপনার ইমেইল লিখুন, এবং মূল বডি লিখে ফেলার পর Mailings > Start Mail Merge > E-mail Messages-এ যান।

এখন Select Recipients ট্যাবে ক্লিক করুন ইমেইল প্রাপকদের সিলেক্ট করতে, যা Start Mail Merge অপশনের ঠিক নিচে আছে।

এখান থেকে আপনার তিনটি অপশন আছে: Type a New List, Use an Existing List, বা Choose from Outlook Contacts। আপনার আগে থেকে কন্টাক্ট লিস্ট আছে কিনা তার উপর নির্ভর করে এই তিনটির যেকোনো একটি বেছে নিন।

শেষে Finish & Merge খুঁজে বের করুন এবং ক্লিক করুন। সেখান থেকে Send Email Messages…-এ ক্লিক করুন। এক্ষণে একটি ডায়লগ বক্স খুলবে, যেখান থেকে সেন্ডার অ্যাড্রেস, সাবজেক্ট লাইন, এবং মেইল ফরম্যাট সিলেক্ট করতে পারবেন। অবশেষে OK-এ ক্লিক করুন, আপনার বাল্ক মেইল পাঠিয়ে যাবে।

আপনার ইমেইল পেরসোনালাইজ করুন

আপনি নিশ্চিত একই বয়লারপ্লেট ইমেইল সবকে পাঠাতে চান না। এখানেই পেরসোনালাইজেশন আপনাকে বাঁচাবে। ডিফল্টভাবে আউटलুক আপনাকে গ্রিটিং লাইন পরিবর্তন করে প্রাপককে সরাসরি সম্বোধন করতে দেয়। এখানে পদ্ধতিটি:

Mailings > Greeting Line-এ যান।

এখান থেকে আপনার গ্রিটিং লাইন পরিবর্তন করুন; হয়ে গেলে OK ক্লিক করুন। এছাড়া Insert Merge Field ফিচারও আছে। এই অপশন দিয়ে আপনার ইমেইল কপিতে ব্যবহৃত নাম, টাইটেল, বা ইমেইল অ্যাড্রেসের সব ইনস্ট্যান্স পরিবর্তন করতে পারবেন। তাহলে এইভাবে আপনি আপনার আউटलুক ইমেইলকে ভালোভাবে পেরসোনালাইজ করতে পারেন।

আউटलুকে পেরসোনালাইজড বাল্ক ইমেইল পাঠানো

বেশির ভাগ ব্যবহারকারীর জন্য বাল্ক ইমেইল পাঠানো নিয়মিত বিষয় নয়। আপনি যদি এমন একজন ব্যবহারকারী হন, তবে উপরের পদ্ধতিই আপনার জন্য যথেষ্ট। কিন্তু যদি এটি নিয়মিত হয়, তবে আউटलুকের চেয়ে অনেক বেশি ফিচার দরকার হবে; সেক্ষেত্রে স্পেশালাইজড বাল্ক মেইল সফটওয়্যারে ইনভেস্ট করা দীর্ঘমেয়াদে অনেক বেশি লাভদায়ক হবে।