আপনি যত বেশি আপনার Microsoft Outlook মেইলবক্স ব্যবহার করবেন, তত বড় হবে আপনার মেইলবক্স। চিন্তা করলে, এটি আপনার ডেস্কে কাগজের কুড়ে জমা হওয়ার মত। কিন্তু কুড়েটা যত বড় হবে যে সেটি নिप্টাতে হয়? আসলে জীবনে, আপনি প্রতিটি ডকুমেন্ট সাজাতে এবং গুরুত্বপূর্ণ কাগজগুলো সংরক্ষণ করে কম গুরুত্বপূর্ণগুলো ফেলতে পারেন। خوشকিস্মتیে, আপনি Outlook-এ একই প্রক্রিয়া পুনরায় তৈরি করতে পারেন।
ব্যতিক্রম ছাড়া, Outlook-এর প্রতিটি ভার্সন আর্কাইভিং সাপোর্ট করে। আরও বেশি, আপনার Outlook-এ আইটেম আর্কাইভ করার জন্য আপনার একাধিক পছন্দ আছে। সবচেয়ে সুবিধাজনক উপায় হল পুরনো মেসেজ, অ্যাপয়েন্টমেন্ট, এবং টাস্কের জন্য AutoArchive ব্যবহার করা। আরেকটি উপায় হল ম্যানুয়াল আর্কাইভিং ব্যবহার করে মেসেজগুলো একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরানো। কিন্তু সবচেয়ে দ্রুত উপায় হল File মেনুর Archive বাটন ব্যবহার করা।
মনে রাখবেন যে আর্কাইভিং উদ্দেশ্যে Outlook একটি ডিফল্ট ফোল্ডার রাখে যা মুছে ফেলা যায় না। আপনার ইমেল আর্কাইভ করলে আপনার কাজ সুবিন্যস্ত থাকবে, পুরনো ইমেল খুঁজে বের করা সহজ হবে, এবং আপনার ইনবক্স অক্লাটার্ড থাকবে।
নিচে আপনার কাছে Outlook-এ সব সম্ভাব্য উপায়ে আইটেম আর্কাইভ করার গাইডগুলো আছে। চলুন শুরু করি!
পদ্ধতি ১: একক অ্যাকশনে ম্যানুয়ালি মেসেজ আর্কাইভ করা
এই পদ্ধতি এক বা একাধিক মেসেজ Archive ফোল্ডারে সরানোর সবচেয়ে দ্রুত উপায়। এই আর্কাইভ করা ফাইলগুলো সার্চ বক্স বা ম্যানুয়ালি Archive ফোল্ডারে নেভিগেট করে অ্যাক্সেসযোগ্য থাকবে। আর্কাইভ করা আইটেমগুলো মোবাইল ডিভাইসে Archive ফোল্ডার ভিজিট করেও দেখা যাবে। Outlook 2016-এ ম্যানুয়ালি আইটেম আর্কাইভ করার দ্রুত গাইড:
- Outlook খুলুন এবং আপনার Inbox-এ বা অন্য যেকোনো ফোল্ডারে এক বা একাধিক মেসেজ সিলেক্ট করুন।
- Delete গ্রুপের ভিতরে Archive আইকনে ক্লিক করুন। Archive আইকন শুধু Outlook 2016-এ রিবনে দৃশ্যমান।
নোট: আপনি Backspace key চাপায়ও একই ফলাফল পেতে পারেন। - আপনার মেসেজগুলো archives ফোল্ডারে খুঁজে পাবেন।
নোট: Archive ফোল্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয় যদি আপনি এটা কখনো ব্যবহার না করুন। আপনি যদি Archive ফোল্ডার না দেখেন, File > Office Account > Update Options-এ যান এবং Update Now-এ ক্লিক করুন।
পদ্ধতি ২: AutoArchive ফিচার ব্যবহার করা
Outlook-এ AutoArchive নামে একটি অটোমেটিক ফিচার আছে যা আইটেম আর্কাইভ করতে পারে। এই ফিচার নির্দিষ্ট интерভালে আইটেম আর্কাইভ করার জন্য প্রোগ্রাম করা যায়। Outlook-এর সব ভার্সন আর্কাইভিং সাপোর্ট করে। পার্থক্য হল, Outlook 2010 এবং পরবর্তীতে AutoArchive ডিফল্টরূপে বন্ধ থাকে।
AutoArchive সক্রিয় হলে, ব্যবহারকারীরা সেগুলো ফোল্ডারের জন্য প্রোপার্টি সেট করতে পারেন যেগুলো আর্কাইভ করতে চান। মনে রাখবেন যে আপনি যখন একটি ইমেল আর্কাইভ করেন, এটি অন্য একটি PST ফাইলে সরানো হয় এবং মূল PST ফাইলে আর উপলব্ধ থাকে না। AutoArchive সক্রিয় এবং ব্যবহার করার দ্রুত গাইড:
AutoArchive সক্রিয় ও কনফিগার করার পদ্ধতি
- AutoArchive অন করতে, File > Options-এ নেভিগেট করুন। একবার Outlook Settings-এ ঢুকে, Advanced ট্যাবে ক্লিক করে সেটি সামনে আনুন, তারপর AutoArchive Settings-এ ক্লিক করুন।
নোট: Outlook 2007 এবং পুরনোতে, AutoArchive সেটিংস পাওয়া যায় Tools > Options > Other-এ। - যদি সব কিছু গ্রে-আউট থাকে, Run AutoArchive-এর পাশের বক্সে টিক দিন AutoArchive সক্রিয় করতে।
- এখন AutoArchive কীভাবে আচরণ করবে সেটি কনফিগার করার পালা। শুরু করুন কতক্ষণ পরপর Auto Archive চলে সেটি বেছে নিয়ে। ডিফল্ট ১৪ দিন, কিন্তু আপনি যদি পরিষ্কার রাখতে চান, ২ থেকে ৬ এর মধ্যে কোথাও সেট করুন।
- আপনি যদি AutoArchive শুরু হওয়ার আগে নোটিফাইড হতে চান, Prompt before AutoArchive runs-এর পাশের বক্সে টিক দিন। এই অপশনটি সক্রিয় রাখা ভালো কারণ অটো-আর্কাইভিং আপনার কাজে বাধা দিতে পারে।
- আপনার আর্কাইভ ফোল্ডার অপ্রয়োজনীয় ইমেল দিয়ে ভরে না যাতে, Delete expired email টিক করা রেখে দিন ভালো। আপনি যদি Archive or Delete old items নিষ্ক্রিয় করেন, শুধু এক্সপায়ারড মেসেজগুলো সম্পূর্ণ মুছে যাবে।
- আপনি আপনার আর্কাইভ ফোল্ডার Outlook-এ ভিজিবল রাখতে চাইলে, Show archive folder in folder list সক্রিয় করুন।
- এখন আর্কাইভের জন্য ডিফল্ট ফোল্ডার সেটিংস সেট করুন।
- এরপর, Move old items to-এর পাশের টগল অন করুন এবং Browse ক্লিক করে আপনি আপনার আইটেমগুলো কোথায় আর্কাইভ করতে চান সেটি পাথ সেট করুন। সেটিংস নিশ্চিত করতে Ok চাপুন।
AutoArchive সক্রিয় ও কনফিগার করার পর, এটি তার কাজ নিয়ত সময়ে স্বয়ংক্রিয়ভাবে করবে। আপনি Archives ফোল্ডার পপুলেট হচ্ছে কিনা চেক করে নিশ্চিত করতে পারেন যে এটি কাজ করছে।
আন্তরিক ফোল্ডারগুলির জন্য AutoArchive প্রোপার্টি কনফিগার করা
AutoArchive ফিচার কনফিগার করা শেষ করার পর, আপনি আপনার প্রতিটি ফোল্ডারের জন্য স্পেসিফিক প্রোপার্টি সেট করে এক্সট্রা কন্ট্রোল যোগ করতে পারেন। Deleted Items বা Spam এর মত ফোল্ডারগুলো সাধারণত আপনার মূল ইমেল ফোল্ডারের থেকে ভিন্ন AutoArchive প্রোপার্টি ব্যবহার করে।
নোট: আপনি যদি কোনো ফোল্ডারের জন্য indywidual AutoArchive সেটিংস সেট না করেন, তবে সেটি উপরের গ্লোবাল AutoArchive সেটিংস ব্যবহার করবে।
একটি ফোল্ডারের জন্য ব্যক্তিগত AutoArchive প্রোপার্টি সেট করার দ্রুত গাইড:
- আপনি যে ফোল্ডারকে পছন্দ করতে চান সেটিতে রাইট-ক্লিক করুন এবং Properties-এ ক্লিক করুন।
- AutoArchive ট্যাবে ক্লিক করুন সেটি সামনে আনতে। এখানে আপনার সেটিংসের একটি সিলেকশন আছে যা শুধু এই ফোল্ডারের জন্য প্রযোজ্য।
- আপনি এই ফোল্ডারের জন্য AutoArchive বন্ধ করতে পারেন Do not archive items in this folder-এ ক্লিক করে।
- গ্লোবাল AutoArchive সেটিংস ওভাররাইড করতে, Archive this folder using these settings-এ ক্লিক করুন এবং নিচে আপনার পরিবর্তনগুলো করুন। সেটিংস নিশ্চিত করতে Apply চাপুন।
নোট: মনে রাখবেন এই সেটিংস এই নির্দিষ্ট ফোল্ডারের সাবফোল্ডারগুলোর জন্য প্রযোজ্য হবে না। আপনাকে প্রতিটি আলাদা পরিবর্তন করতে হবে।
পদ্ধতি ৩: Cleanup Tools ব্যবহার করে ম্যানুয়ালি ইমেল আর্কাইভ করা
আপনি যদি অটোমেশনের বড় ফ্যান নন হন, তবে একটি মাঝপথের সমাধান আছে যা আপনাকে আরও বেশি কন্ট্রোলের সাথে বাল্কে আর্কাইভ করতে দেবে। এই পদ্ধতিতে, আপনি সাবফোল্ডারসহ পুরো একটি ফোল্ডার আর্কাইভ করতে পারেন। আপনি যদি AutoArchive কিক ইন করার জন্য অপেক্ষা করতে না চান, তবে আপনি নিজে এটি করতে পারেন এবং আপনি সেগুলো কোথায় সংরক্ষণ করতে চান সেটি বেছে নিতে পারেন। আপনার যা করতে হবে:
- File ট্যাবে ক্লিক করুন, তারপর Info-এ যান এবং Cleanup Tools-এর ড্রপ-ডাউন মেনু এক্সপ্যান্ড করুন। ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Archive সিলেক্ট করুন।
- Archive this folder and all subfolders সিলেক্ট করুন এবং আপনি যে ফোল্ডারটি আর্কাইভ করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন।
- আপনি যদি আপনার পুরো Outlook ডেটা আর্কাইভ করতে চান, তালিকার শীর্ষে আপনার ইমেল ঠিকানায় ক্লিক করুন।
- Archive items older than-এর পাশের ড্রপ-ডাউন মেনু ব্যবহার করে আর্কাইভ করার জন্য আইটেমগুলোর সর্বশেষ তারিখ সিলেক্ট করুন। আপনি যেটি সেট করবেন সেই তারিখের চেয়ে পুরনো সব আইটেম আর্কাইভ হবে।
- আপনি পূর্বে অটো আর্কাইভিং থেকে বাদ দেওয়া আইটেমগুলো আর্কাইভ করতে পারেন Include items with AutoArchive-এর পাশের বক্সে চেক দিয়ে।
- Browse বাটন ব্যবহার করে আপনি আপনার PST আর্কাইভ কোথায় সংরক্ষণ করতে চান সেটি পাথ সেট করুন। প্রক্রিয়া শুরু করতে Ok চাপুন।
আপনি শীঘ্রই লক্ষ্য করবেন কিছু ইমেল আপনার ডিফল্ট ফোল্ডার থেকে আর্কাইভ করা PST ফাইলে সরানো হয়েছে।
নোট: আর্কাইভ করা ফাইলটি Outlook-এ একটি ফোল্ডার হিসেবে অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত। কোনো কারণে না হলে File-এ যান এবং Open & Export ক্লিক করুন। তারপর Open Outlook Data file-এ ক্লিক করুন, আপনার আর্কাইভের লোকেশনে নেভিগেট করুন এবং OK চাপুন।
