আপনি যত বেশি আপনার Microsoft Outlook মেলবক্স ব্যবহার করবেন, আপনার মেলবক্স তত বেশি বৃদ্ধি পাবে। আপনি যদি এটি সম্পর্কে চিন্তা করেন তবে এটি আপনার ডেস্কে কাগজপত্রগুলি কীভাবে জমা হয় তার সাথে বেশ মিল রয়েছে। কিন্তু যখন গাদা এত বড় হয়ে যায় তখন আপনি কী করতে পারেন? ঠিক আছে, বাস্তব জীবনে, আপনি প্রতিটি নথি বাছাই করতে সময় নিতে পারেন এবং কম গুরুত্বপূর্ণগুলি বাতিল করার সময় গুরুত্বপূর্ণ সেই কাগজগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন। সৌভাগ্যবশত, আপনি Outlook এ একই প্রক্রিয়া পুনরায় তৈরি করতে পারেন।
ব্যতিক্রম ছাড়া, Outlook এর প্রতিটি সংস্করণ সংরক্ষণাগার সমর্থন করে। এমনকি আরও, Outlook-এ আপনার আইটেমগুলি সংরক্ষণ করার ক্ষেত্রে আপনার একাধিক পছন্দ রয়েছে। সবচেয়ে সুবিধাজনক উপায় হল পুরানো বার্তা, অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং কাজগুলি মোকাবেলা করতে AutoArchive ব্যবহার করা। এটি করার আরেকটি উপায় হ'ল একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে বার্তাগুলি সরাতে ম্যানুয়াল সংরক্ষণাগার ব্যবহার করা। কিন্তু দ্রুততম উপায় হল আর্কাইভ ব্যবহার করা বোতামটি ফাইল-এ অবস্থিত মেনু।
মনে রাখবেন যে আউটলুক সংরক্ষণাগারের উদ্দেশ্যে একটি ডিফল্ট ফোল্ডার রাখে যা মুছে ফেলা যায় না। আপনার ইমেল সংরক্ষণাগার আপনাকে একটি পরিষ্কার দোকান রাখতে সাহায্য করবে, আপনার ইনবক্সকে অগোছালো রেখে পুরানো ইমেলগুলি অনুসন্ধান করা সহজ করে তুলবে৷
নীচে আপনার নির্দেশিকাগুলির একটি সিরিজ রয়েছে যা আপনাকে প্রতিটি সম্ভাব্য উপায়ে Outlook-এ আইটেম সংরক্ষণাগারের মাধ্যমে নিয়ে যাবে। শুরু করা যাক!
পদ্ধতি 1:একটি একক ক্রিয়াকলাপের মাধ্যমে ম্যানুয়ালি বার্তা সংরক্ষণ করুন
এই পদ্ধতিটি আর্কাইভ ফোল্ডারে এক বা একাধিক বার্তা সরানোর দ্রুততম উপায়। এই আর্কাইভ করা ফাইলগুলি সার্চ বাক্সের মাধ্যমে বা ম্যানুয়ালি আর্কাইভ-এ নেভিগেট করার মাধ্যমে অ্যাক্সেসযোগ্য থাকবে ফোল্ডার আর্কাইভ এ গিয়ে সংরক্ষণাগারভুক্ত আইটেমগুলি মোবাইল ডিভাইসেও দেখা যেতে পারে ফোল্ডার Outlook 2016-এ ম্যানুয়ালি আইটেম আর্কাইভ করার বিষয়ে এখানে একটি দ্রুত নির্দেশিকা রয়েছে:
- আউটলুক খুলুন এবং আপনার ইনবক্সে এক বা একাধিক বার্তা নির্বাচন করুন অথবা অন্য কোনো ফোল্ডার।
- আর্কাইভ এ ক্লিক করুন মুছুন এর ভিতরে আইকন দল সংরক্ষণাগার আইকনটি শুধুমাত্র Outlook 2016-এ রিবনের ভিতরে দৃশ্যমান।
দ্রষ্টব্য: আপনি ব্যাকস্পেস কী টিপতে পারেন একই ফলাফল অর্জন করতে। - আপনি আপনার বার্তাগুলিকে আর্কাইভ-এর মধ্যে খুঁজে পেতে সক্ষম হবেন৷ ফোল্ডার।
দ্রষ্টব্য: সংরক্ষণাগার ফোল্ডারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়ে যায় এমনকি যদি আপনি এটি আগে কখনও ব্যবহার করেননি। আপনি যদি সংরক্ষণাগার ফোল্ডারটি দেখতে না পান, তাহলে ফাইল> অফিস অ্যাকাউন্ট> আপডেট বিকল্প-এ যান এবং এখনই আপডেট করুন-এ ক্লিক করুন .
পদ্ধতি 2:অটোআর্কাইভ বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করা
আউটলুকে একটি স্বয়ংক্রিয় বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা অটোআর্কাইভ নামক আইটেমগুলি সংরক্ষণ করতে সক্ষম। এই বৈশিষ্ট্যটি নিয়মিত বিরতিতে আইটেম সংরক্ষণাগারে প্রোগ্রাম করা যেতে পারে। আউটলুকের সমস্ত সংস্করণে সংরক্ষণাগারের জন্য সমর্থন রয়েছে। পার্থক্য হল, Outlook 2010 এবং পরবর্তীতে ডিফল্টরূপে AutoArchive বন্ধ থাকে।
অটোআর্কাইভের পরে সক্ষম করা আছে, ব্যবহারকারীরা সংরক্ষণ করতে চান এমন প্রতিটি ফোল্ডারের জন্য বৈশিষ্ট্য সেট করতে পারেন। মনে রাখবেন যে আপনি যখন একটি ইমেল সংরক্ষণাগার করেন, তখন এটি অন্য PST ফাইলে সরানো হবে এবং মূল PST ফাইলে আর উপলব্ধ থাকবে না। স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার সক্রিয় এবং ব্যবহার করার জন্য এখানে একটি দ্রুত নির্দেশিকা রয়েছে:
কিভাবে স্বতঃআর্কাইভ সক্ষম এবং কনফিগার করবেন
- অটোআর্কাইভ চালু করতে চালু, ফাইল> বিকল্প-এ নেভিগেট করুন . একবার আপনি Outlook সেটিংস-এর ভিতরে চলে গেলে , উন্নত ক্লিক করুন এটিকে সামনে আনতে ট্যাব, তারপর অটোআর্কাইভ সেটিংস-এ ক্লিক করুন .
দ্রষ্টব্য: আউটলুক 2007 এবং তার আগে, আপনি অটোআর্কাইভ খুঁজে পেতে পারেন সরঞ্জাম> বিকল্প> অন্যান্য-এ সেটিংস . - যদি সবকিছু ধূসর হয়ে যায়, তাহলে আপনাকে অটোআর্কাইভ চালান-এর পাশের বাক্সে টিক দিতে হবে AutoArchive.
সক্ষম করার জন্য
- এখন অটোআর্কাইভ কীভাবে আচরণ করবে তা কনফিগার করার সময়। আপনি কত ঘন ঘন অটো আর্কাইভ চালাতে চান তা বেছে নিয়ে শুরু করুন। ডিফল্ট 14 দিন, কিন্তু আপনি যদি এটি পরিষ্কার রাখতে চান তবে এটি 2 থেকে 6 এর মধ্যে কোথাও সেট করুন৷
- অটোআর্কাইভ শুরু হওয়ার আগে আপনি যদি বিজ্ঞপ্তি পেতে চান, তাহলে অটোআর্কাইভ চলার আগে প্রম্পট করুন-এর পাশের বাক্সে টিক দিন। . অটো-আর্কাইভিং আপনার কাজে হস্তক্ষেপ করার সম্ভাবনা থাকায় এই বিকল্পটি সক্রিয় করা একটি ভাল ধারণা৷
- অপ্রয়োজনীয় ইমেল দিয়ে আপনার সংরক্ষণাগার পূরণ না করার জন্য, মেয়াদ শেষ হওয়া ইমেল টিক চিহ্ন মুছে দিন ছেড়ে দেওয়া ভাল ধারণা। . আপনি যদি পুরানো আইটেমগুলি সংরক্ষণ বা মুছুন অক্ষম করেন৷ শুধুমাত্র মেয়াদোত্তীর্ণ বার্তা সম্পূর্ণরূপে মুছে ফেলা হবে৷
৷
- আপনি যদি চান আপনার সংরক্ষণাগার ফোল্ডারটি Outlook-এর মধ্যে দৃশ্যমান হোক, আপনাকে সক্রিয় করতে হবে ফোল্ডার তালিকায় সংরক্ষণাগার ফোল্ডার দেখান৷
- এখন আর্কাইভ করার জন্য ডিফল্ট ফোল্ডার সেটিংস সেট করুন।
- এরপর, পুরনো আইটেমগুলিকে এতে সরান এর পাশের টগলটি সক্ষম করুন৷ এবং ব্রাউজ করুন ক্লিক করুন আপনি যেখানে আপনার আইটেম সংরক্ষণাগার করতে চান সেখানে পথ সেট করতে। ঠিক আছে টিপুন আপনার সেটিংস নিশ্চিত করতে।
আপনি অটোআর্কাইভ সক্ষম এবং কনফিগার করার পরে, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারিত সময়ে তার কাজ করবে৷ আর্কাইভস কিনা তা পরীক্ষা করে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে এটি কাজ করছে৷ ফোল্ডার পপুলেট করা হচ্ছে।
স্বতন্ত্র ফোল্ডারগুলির জন্য স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার বৈশিষ্ট্যগুলি কনফিগার করা৷
আপনি অটোআর্কাইভ বৈশিষ্ট্যটি কনফিগার করা শেষ করার পরে, আপনি আপনার প্রতিটি ফোল্ডারের জন্য নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য সেট করে নিয়ন্ত্রণের একটি অতিরিক্ত স্তর যোগ করতে পারেন। মুছে ফেলা আইটেম এর মতো ফোল্ডারগুলির জন্য এটি সাধারণ অভ্যাস অথবা স্প্যাম আপনার প্রধান ইমেল ফোল্ডারের চেয়ে আলাদা স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করতে৷
দ্রষ্টব্য:৷ আপনি যদি একটি ফোল্ডারের জন্য পৃথক স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার সেটিংস সেট না করেন তবে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপরে কনফিগার করা গ্লোবাল অটোআর্কাইভ সেটিংস ব্যবহার করবে৷
এখানে একটি ফোল্ডারে পৃথক স্বয়ংক্রিয় আর্কাইভ বৈশিষ্ট্য সেট করার জন্য একটি দ্রুত নির্দেশিকা রয়েছে:
- আপনি যে ফোল্ডারটিকে অগ্রাধিকারমূলকভাবে ব্যবহার করতে চান সেটিতে ডান ক্লিক করুন এবং সম্পত্তিতে ক্লিক করুন।
- AutoArchive এ ক্লিক করুন ট্যাব সামনে আনতে। এখানে আপনার সেটিংসের একটি নির্বাচন রয়েছে যা শুধুমাত্র এই ফোল্ডারে প্রযোজ্য হবে৷
৷
- আপনি এই ফোল্ডারে আইটেম সংরক্ষণ করবেন না এ ক্লিক করে এই ফোল্ডারের জন্য স্বতঃসংগ্রহ বন্ধ করতে পারেন .
- গ্লোবাল অটোআর্কাইভ সেটিংস ওভাররাইড করার জন্য, এই সেটিংস ব্যবহার করে এই ফোল্ডারটি আর্কাইভ করুন এ ক্লিক করুন এবং নীচে আপনার পরিবর্তন করুন। প্রয়োগ করুন ক্লিক করুন আপনার সেটিংস নিশ্চিত করতে।
দ্রষ্টব্য: মনে রাখবেন যে এই সেটিংস এই নির্দিষ্ট ফোল্ডারের কোনো সাবফোল্ডারে প্রযোজ্য হবে না। আপনাকে প্রতিটি পরিবর্তন করতে হবে।
পদ্ধতি 3:ক্লিনআপ টুল ব্যবহার করে ম্যানুয়ালি ইমেল আর্কাইভ করা
আপনি যদি অটোমেশনের একজন বড় অনুরাগী না হন তবে একটি মধ্যম স্থল সমাধান রয়েছে যা আপনাকে আরও বেশি নিয়ন্ত্রণের সাথে বাল্ক আর্কাইভ করার অনুমতি দেবে। এই পদ্ধতির সাহায্যে, আপনি একটি সম্পূর্ণ ফোল্ডার তার সাবফোল্ডার সহ সংরক্ষণাগার করতে পারেন। আপনি যদি অটোআর্কাইভ শুরু করার জন্য অপেক্ষা করতে না চান তবে আপনি নিজেই এটি করতে পারেন এবং আপনি সেগুলি কোথায় সংরক্ষণ করতে চান তা চয়ন করতে পারেন। আপনাকে যা করতে হবে তা এখানে:
- ফাইল-এ ক্লিক করুন ট্যাব, তারপর তথ্য-এ যান৷ এবং Cleanup Tools থেকে ড্রপ-ডাউন মেনু প্রসারিত করুন। সংরক্ষণাগার নির্বাচন করুন৷ ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে।
- এই ফোল্ডারটি এবং সমস্ত সাবফোল্ডার সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন৷ এবং আপনি যে ফোল্ডারটি আর্কাইভ করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন।
- আপনি যদি আপনার সম্পূর্ণ Outlook ডেটা সংরক্ষণ করতে চান, তালিকার শীর্ষে আপনার ইমেল ঠিকানায় ক্লিক করুন৷
- এর থেকে পুরানো আইটেম আর্কাইভ করুন এর পাশের ড্রপ-ডাউন মেনু ব্যবহার করুন আইটেম সংরক্ষণাগার জন্য সর্বশেষ তারিখ নির্বাচন করতে. আপনি এই মেনুতে যে তারিখটি সেট করেছেন তার চেয়ে পুরানো সমস্ত আইটেম সংরক্ষণাগারভুক্ত করা হবে৷
৷
- আপনি অটোআর্কাইভ সহ আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন এর পাশের বাক্সে টিক চিহ্ন দিয়ে পূর্বে স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার থেকে বাদ দেওয়া আইটেমগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন৷ .
- ব্রাউজ করুন ব্যবহার করুন আপনি যেখানে আপনার PST সংরক্ষণাগার সংরক্ষণ করতে চান সেখানে পথ সেট করতে বোতাম। ঠিক আছে ক্লিক করুন প্রক্রিয়া শুরু করতে।
আপনি শীঘ্রই লক্ষ্য করবেন যে কিছু ইমেল আপনার ডিফল্ট ফোল্ডার থেকে সংরক্ষণাগারভুক্ত pst ফাইলে সরানো হবে৷
দ্রষ্টব্য: সংরক্ষণাগারভুক্ত ফাইলটি একটি ফোল্ডার হিসাবে Outlook-এ অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত। যদি কোনো কারণে এটি ফাইল-এ না যায় এবং খুলুন এবং রপ্তানি করুন ক্লিক করুন . তারপর, Open Outlook Data ফাইল-এ ক্লিক করুন , আপনার সংরক্ষণাগারের অবস্থানে নেভিগেট করুন এবং ঠিক আছে টিপুন .
