আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই, যাকে অটোমেটিক রিপ্লাইও বলা হয়, মাইক্রোসফট আউটলুকে একটি অত্যন্ত কার্যকর ফিচার যা আপনাকে ইমেইল পাঠানোর লোক들에게 স্বয়ংক্রিয়ভাবে উত্তর পাঠাতে দেয়। এটি প্রেরকদের আপনার উপলব্ধতার সাথে আপডেট রাখতে সাহায্য করে। এই ফিচার আউটলুক ২০১৩, আউটলুক ২০১৬, আউটলুক ২০১০ এবং পুরনো সংস্করণগুলোতে উপলব্ধ। এটি সাধারণত আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই নামে পরিচিত; যাইহোক, এটি অন্যান্য অনেক পরিস্থিতিতেও ব্যবহার করা যায়।
আউট অফ অফিস রিপ্লাই ফিচার শুধুমাত্র এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট-এর সাথে কাজ করে। যদি আপনার এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট না থাকে, তবে আপনাকে নিচে আলোচিত নিয়ম সেট আপ করতে হবে।
এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট সহ আউটলুক ২০১৩, ২০১৬ এবং ২০১০-এ আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই সেটআপ করা
- মাইক্রোসফট আউটলুকে, ফাইল, ইনফো এ ক্লিক করুন।
- তারপর অটোমেটিক রিপ্লাইস (আউট অফ অফিস) নির্বাচন করুন।
দ্রষ্টব্য: যদি অটোমেটিক রিপ্লাইস (আউট অফ অফিস) অপশনটি উপলব্ধ না থাকে, তবে আপনি এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করছেন না। নন-এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্টে অটোমেটিক রিপ্লাই সেট আপ করার জন্য পরবর্তী অংশটি দেখুন। - সেন্ড অটোমেটিক রিপ্লাইস চেকবক্স চেক করুন। আপনি যদি অটোমেটিক রিপ্লাইর জন্য শুরু এবং শেষ সময় সেট করতে চান, তবে শুধু এই সময় পরিসরে পাঠান চেকবক্স চেক করুন এবং শুরু ও শেষ তারিখ ও সময় সেট করুন।
- ইনসাইড মাই অর্গানাইজেশন লেবেলযুক্ত ট্যাবে, আপনি আপনার সংস্থার ভিতরে কেউ আপনাকে ইমেইল করলে যা পাঠাতে চান সেই টেক্সট বার্তা লিখুন।
- আউটসাইড মাই অর্গানাইজেশন লেবেলযুক্ত ট্যাবে, আমার সংস্থার বাইরের লোকদের অটো-রিপ্লাই করুন চেকবক্স চেক করুন এবং শুধু আমার কন্ট্যাক্টস বা আমার সংস্থার বাইরের কেউ লেবেলযুক্ত রেডিও বাটন অপশনগুলোর একটি নির্বাচন করুন।
নির্দিষ্ট তারিখ ও সময়ের পর অটোমেটিক রিপ্লাই ফিচারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিষ্ক্রিয় হয়ে যাবে। যাইহোক, আপনি এটি আগে বন্ধ করতে চাইলে, আবার অটোমেটিক রিপ্লাই সেটিংসে যান এবং অটোমেটিক রিপ্লাই পাঠাব না রেডিও বাটন বেছে নিন।
আউটলুক ৩৬৫ অনলাইন (ওয়েব ভিত্তিক)-এ আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই সেটআপ করা
যদি আপনি ওয়েবে আউটলুক ৩৬৫ ব্যবহার করেন, তবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই সেট আপ করুন:
- ওয়েব ব্রাউজারে আউটলুক খুলুন এবং আপনার অ্যাকাউন্টে লগইন করুন।
- পেজের শীর্ষে গিয়ার চাকা বাটনে ক্লিক করে সেটিংস অ্যাক্সেস করুন।
- অটোমেটিক রিপ্লাইস এ ক্লিক করুন এবং সেন্ড অটোমেটিক রিপ্লাইস রেডিও বাটনে ক্লিক করুন।
- প্রয়োজন হলে অটোমেটিক রিপ্লাইর জন্য তারিখ ও সময় সেট করুন।
- আপনার বার্তা লিখুন।
- সম্পন্ন হলে সেভ এ ক্লিক করুন।
- অন্যান্য সব অ্যাকাউন্টের সাথে আউটলুক ২০১৩, ২০১৬ এবং ২০১০-এ আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই সেটআপ করা
যদি আপনি নন-এক্সচেঞ্জ ইমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, যা সাধারণত POP বা IMAP টাইপের হয়, যেমন @outlook.com, @aol.com, @live.com, ইত্যাদি। আপনি আউটলুক ইমেইল টেমপ্লেট এবং আউটলুক নিয়মগুলোর সংযোগ দিয়ে অটোমেটিক রিপ্লাইর কার্যকারিতা অনুকরণ করতে পারেন।
- হোম এ ক্লিক করুন এবং তারপর নিউ ইমেইল। আপনি অটোমেটিক রিপ্লাই হিসেবে যে বার্তা পাঠাতে চান সেটি লিখুন।
- ফাইল → সেভ एজ; সেভ এজ টাইপ ড্রপ-ডাউন লিস্টে, আউটলুক টেমপ্লেট বেছে নিন।
- টেমপ্লেটের জন্য যেকোনো নাম লিখুন এবং সেভ এ ক্লিক করুন।
- এখন আপনার অটো-রিপ্লাই টেমপ্লেট তৈরি হয়ে গেছে, আপনাকে নতুন ইমেইল বার্তাগুলোর অটো রিপ্লাই করার জন্য একটি নিয়ম তৈরি করতে হবে।
- রুলস এ ক্লিক করুন, এবং তারপর ম্যানেজ রুলস & অ্যালার্টস।
- রুলস অ্যান্ড অ্যালার্টস ডায়ালগ বক্সে নিউ রুল এ ক্লিক করুন। একটি ফাঁকা নিয়ম থেকে শুরু করুন-এর অধীনে আমি যে বার্তাগুলো পাই সেটিতে নিয়ম প্রয়োগ করুন এ ক্লিক করুন, এবং নেক্সট, এবং আবার নেক্সট এ ক্লিক করুন।
- একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করে রিপ্লাই করুন চেক করুন বার্তাগুলোর সাথে কী করতে চান → অধীনে → একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট এ ক্লিক করুন।
- সিলেক্ট আ রিপ্লাই টেমপ্লেট ডায়ালগ বক্সে লুক ইন বক্সে, ইউজার টেমপ্লেটস ইন ফাইল সিস্টেম এ ক্লিক করুন। একটি স্ট্যান্ডার্ড সিলেক্ট ফাইল ডায়ালগ বক্স আসবে। প্রথম ধাপে তৈরি করা অটো-রিপ্লাই টেমপ্লেটটি নির্দেশ করুন। নেক্সট, নেক্সট, ফিনিশ, এবং অ্যাপ্লাই এ ক্লিক করুন।
দ্রষ্টব্য: এই পদ্ধতিতে অটো-রিপ্লাই পাঠাতে, রুলস উইজার্ডের জন্য আউটলুক চালু থাকতে হবে এবং এটি دوره-role নতুন বার্তা চেক করার জন্য কনফিগার করা থাকতে হবে। ডিফল্টভাবে, আউটলুক دوري دورে নতুন বার্তা চেক করার জন্য সেট করা থাকে।
আপনার ইমেইল প্রেরকদের পুনরাবৃত্ত রিপ্লাই পাঠাতে না দিতে, রুলস উইজার্ড প্রতিটি সেশনে প্রতি প্রেরককে একটি রিপ্লাই পাঠাবে। একটি সেশন শুরু হয় আউটলুক চালু করার সাথে এবং শেষ হয় অ্যাপ্লিকেশন বন্ধ করার সাথে।
যখন প্রয়োজন নাই, নিয়মটি বন্ধ কর देना মনে রাখবেন। অন্যথায়, এটি অটো-রিপ্লাই পাঠাতে থাকবে।
