যখন আপনি ছুটি पर যান, আপনি সর্বোচ্চ উপভোগ করতে চান কোনো বিঘ্ন বা চিন্তা ছাড়া। কিন্তু আপনি চিন্তিত হবেন যেহেতু আপনি অফিস থেকে দূরে আছেন এবং важনো মেইলসময়ে রিপ্লাই দিতে পারবেন না।
তবে, Out-of-Office Outlook অটো রিপ্লাই সেট আপ করা একটি চমৎকার আইডিয়া যাতে আপনার ক্লায়েন্ট এবং সহকর্মীরা জানতে পারে আপনি কখন ফিরবেন, কিভাবে যোগাযোগ করবেন অথবা অনুপস্থিতিতে কেसे যোগাযোগ করবেন। আপনার পারসোনাল Gmail বা Yahoo একাউন্ট সেট আপ করা ও ভালো আইডিয়া যাতে আপনার আত্মীয়-স্বজন আপনাকে ট্র্যাক করতে পারে এবং যোগাযোগ না कर পাওয়ার জন্য ঘুমাহানি না করে। আপনি কি মনে করেন Outlook-এ Out of Office Assistant ব্যবহার করা আপনার জীবনকে অনেক সহজ করে দেয়?
আরও পড়ুন: Windows Live Hotmail কীভাবে Outlook-এ কনফিগার করবেন
আপনি যদি Microsoft Outlook ব্যবহারকারী হন, তবে আপনি সহজেই Outlook-এ Out of Office Reply সেট করতে পারেন যাতে ইনকামিং মেসেজগুলোতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিপ্লাই চলে যায়, যদি আপনি আপনার ইমেইল অ্যাক্সেস না করেন। Microsoft Office Outlook আপনাকে এই চমৎকার ফিচার দেয় — Out of Office Assistant।
image source: makeuseof.com
Outlook-এ Out of Office Assistant-এর আরও ব্যবহার জানতে পড়তে থাকুন
Outlook-এ Out of Office Reply সেট করতে আপনাকে একটি Exchange অ্যাকাউন্ট দরকার যা অনেক সংগঠন ব্যবহার করে। সাধারণত, indywidual ব্যবহারকারীরা Exchange অ্যাকাউন্ট রাখেন না। যাইহোক, যেসব ব্যবহারকারীরা Exchange অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন না, তারা নন-Exchange অ্যাকাউন্টের জন্য অটোমেটিক রিপ্লাই ফিচার সক্ষম করতে পারেন। আপনি যদি এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন এবং আপনি Outlook বন্ধ করেন বা কম্পিউটার শাট ডাউন করেন, এক্সচেঞ্জ সার্ভার যাকি আপনার মেসেজগুলো পাঠিয়ে দেবে।
Outlook-এ Out of Office Assistant সেট আপ করা
Microsoft Office Outlook 365-এর জন্য
- Outlook অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন।
- সেটিং আইকনে ক্লিক করুন এবং ডান উপরের কোণ থেকে সিলেক্ট করুন।
- Automatic replies অন করুন এবং Automatic replies পাঠাতে ক্লিক করুন।
image source: ucl.ac.uk
image source: sawyoo.com
-আপনি সংগঠনের ভিতর এবং বাইরের প্রেরকদের জন্য ভিন্ন অটোমেটিক রিপ্লাই কনফিগার করতে পারেন। (আপনি অনিশ্চিতকালের জন্য অটোমেটিক রিপ্লাই পাঠাতে পারেন, অথবা নির্দিষ্ট টাইম ফ্রেমের জন্য।)
(নোট: এই ধাপ অপশনাল।)
image source: groovypost.com
- আপনি যে অটোমেটিক রিপ্লাই মেসেজটি ব্যবহার করতে চান সেটি লিখুন
- পরিবর্তনগুলো সেভ করুন
Microsoft Office Outlook 2016, 2013 এবং 2010-র জন্য
আপনি যদি উপরের যেকোনো Outlook সেটিং ব্যবহার করেন, তবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে Outlook-এ Out of Office Reply সেট করতে পারেন।
- File মেনুতে যান।
image source: zdnet.com
- Automatic replies বাটন সিলেক্ট করুন এবং send automatic replies-এ ক্লিক করুন
- ‘Only send during this time range’ বক্সটি টিক করুন।
- শুরু এবং শেষ সময় লিখুন।
image source: quora.com
- আপনার সংগঠনের ভিতরের প্রেরকদের জন্য একটি অটো রিপ্লাই টাইপ করুন।
- আপনার সংগঠনের ভিতরের প্রেরকদের ট্যাবে ক্লিক করুন এবং অন্যদের জন্যও।
image source: quora.com
- আপনার সংগঠনের বাইরের কাউকে জানাতে চাইলে
- OK-এ ক্লিক করুন।
অটোমেটিক রিপ্লাই বন্ধ করার পদ্ধতি
- File অপশন বেছে নিন।
- Automatic Replies-এ যান।
- Automatic Replies বক্সে, Do not send automatic replies সিলেক্ট করুন।
আমাদের জানান এটি কি উপকারী ছিল এবং আপনি যেকোনো অন্য অফিস হ্যাক জানাতে চান তা বলুন!
