আউटलুকে কাস্টম একাধিক অটোমেটিক রিপ্লাই টেমপ্লেট সেট আপ ও ব্যবহার করার উপায়

আপনি যদি ভিন্ন ইমেইল প্রেরকদের জন্য ভিন্ন অটো-রিপ্লাই রুল সেট করতে চান, তবে এই আর্টিকেল আপনাকে সাহায্য করবে। আপনি আউटलুক ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট ব্যবহার করে আউटलুকে একটি কাস্টম অটোমেটিক রিপ্লাই টেমপ্লেট সেট আপ ও ব্যবহার করতে পারেন এই টিউটোরিয়াল অনুসরণ করে।

ভিন্ন মানুষকে ভিন্ন রেসপন্স পাঠান

আউटलুকে অটোমেটিক রিপ্লাই সেট আপ করা সহজ। তবে সমস্যাটি শুরু হয় যখন আপনি একই সাথে ভিন্ন মানুষকে ভিন্ন রেসপন্স পাঠাতে চান। উপরে উল্লিখিত গাইড আপনাকে একই মেসেজ সবাইকে পাঠাতে দেবে যা ফিল্টারের মধ্যে পড়ে। তবে, আপনি যদি একটি কাস্টম Automatic Reply টেমপ্লেট ব্যবহার করতে চান, তবে আপনাকে এই গাইড অনুসরণ করতে হবে।

আউटलুকে একটি অটো রিপ্লাই টেমপ্লেট তৈরি করুন

আউटलুকে একটি অটোমেটিক রিপ্লাই টেমপ্লেট তৈরি করতে যা ভিন্ন মানুষকে ভিন্ন রেসপন্স পাঠাবে, নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন-

1. আপনার কম্পিউটারে Outlook খুলুন।
2. New Email বাটনে ক্লিক করুন।
3. প্রাপকের ইমেইল ঠিকানা না দিয়ে একটি নতুন ইমেইল কমপোজ করুন।
4. File > Save As-এ ক্লিক করুন।
5. Save as type-এ서 Outlook Template (*.oft) নির্বাচন করুন।
6. একটি নাম দিন।
7. Save বাটনে ক্লিক করুন।

আপনাকে একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে হবে যা আপনি পাঠাতে চান। সেজন্য, আপনার কম্পিউটারে আউटलুক অ্যাপ খুলুন এবং উপরের বাম কোণে দৃশ্যমান New Email বাটনে ক্লিক করুন। এরপর, আপনি যে ইমেইলটি পাঠাতে চান সেটি কমপোজ করা শুরু করুন। আপনি সাবজেক্ট লাইন এবং ইমেইলের বডি লিখতে পারেন। এখন File অপশনে ক্লিক করুন এবং পরবর্তী পেজে Save As নির্বাচন করুন।

এটি একটি পপ-আপ উইন্ডো খুলবে। Save as type ড্রপ-ডাউন লিস্ট এক্সপ্যান্ড করুন এবং Outlook Template (*.oft) নির্বাচন করুন, একটি নাম দিন, এবং Save বাটনে ক্লিক করুন।

এটি টেমপ্লেটটি সংরক্ষণ করবে। এখন আপনি New Email উইন্ডো বন্ধ বা ডিসকার্ড করতে পারেন।

আউटलুকে কাস্টম অটোমেটিক রিপ্লাই টেমপ্লেট ব্যবহার করুন

আউटलুকে একটি কাস্টম অটোমেটিক রিপ্লাই টেমপ্লেট ব্যবহার করতে, নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন-

1. আপনার কম্পিউটারে Outlook খুলুন।
2. File > Manage Rules & Alerts-এ ক্লিক করুন।
3. New Rule-এ ক্লিক করুন।
4. Apply rule on messages | receive নির্বাচন করুন এবং Next বাটনে ক্লিক করুন।
5. ইমেইল শর্ত নির্বাচন করুন এবং Next-এ ক্লিক করুন।
6. অ্যাকশন উইন্ডোতে reply using a specific template নির্বাচন করুন।
7. a specific template লিঙ্কে ক্লিক করুন এবং আপনার টেমপ্লেট নির্বাচন করুন।
8. Next-এ ক্লিক করুন এবং এক্সেপশন নির্বাচন করুন।
9. Finish বাটনে ক্লিক করুন।

আপনি যদি এই ধাপগুলো সম্পর্কে আরও জানতে চান, তবে পড়তে থাকুন।

প্রথমে, আপনার কম্পিউটারে Outlook খুলুন এবং File > Manage Rules & Alerts-এ যান।

এটি একটি পপ-আপ উইন্ডো খুলবে। Email Rules ট্যাবে New Rule অপশনে ক্লিক করুন।

পরবর্তী উইন্ডোতে, Apply rule on messages | receive নির্বাচন করুন এবং Next বাটনে ক্লিক করুন।

এরপর, আপনাকে একটি শর্ত নির্বাচন করতে হবে। ধরি আপনি কিছু নির্দিষ্ট মানুষকে অটোমেটিক রিপ্লাই পাঠাতে চান। যদি তাই হয়, তবে from people or public group চেকবক্সে টিক দিন।

তারপর, Step 2 বক্সে people or public group-এ ক্লিক করুন এবং কন্টাক্ট লিস্ট নির্বাচন করুন। একবার হয়ে গেলে, Next বাটনে ক্লিক করুন। পরবর্তী উইন্ডোতে, আপনাকে reply using a specific template অপশনটি বেছে নিতে হবে।

এরপর, আপনার আগে তৈরি করা টেমপ্লেটটি বেছে নেওয়া প্রয়োজন। সেজন্য, a specific template লিঙ্কটি নির্বাচন করুন এবং অনুযায়ী টেমপ্লেটটি বেছে নিন। তারপর, Next বাটনে ক্লিক করুন।

এখন আপনি যদি চান কিছু এক্সেপশন নির্বাচন করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি নির্দিষ্ট কিছু মানুষকে অটোমেটিক রিপ্লাই পাঠাতে চান শুধু তখন যখন ইমেইল বডিতে কিছু নির্বাচিত শব্দ থাকে। শেষে, Finish বাটনে ক্লিক করুন।

এরপর, আপনার অটোমেটিক রিপ্লাই টেমপ্লেট কাজ করার জন্য প্রস্তুত হবে। যদি আপনি এই টেমপ্লেটটি ডিলিট করতে চান, তবে একই Manage Rules & Alerts উইন্ডোতে যান, এবং রুলটি রিমুভ করুন।

সাহায্য করতে পারলে ভালো লাগবে।